ビジネスメールの署名の作り方｜入れる項目と例

新しい職場に入ったとき、独立して自分の名前で仕事を始めたとき、副業で初めて取引先とメールをやり取りするとき。ビジネスメールの署名を一から作ろうとして、何を入れればよいのか、どのくらいの長さがよいのかと迷う人は多いはずです。署名は、メールの最後に付ける差出人の名刺のようなもので、相手が連絡先を探す手間を省くための大事な情報です。この記事では、署名に入れる基本の項目、入れないほうがよい項目、長さと形の目安、立場ごとの例、Gmail と Outlook での設定方法、よくある失敗までを順に紹介します。複数の担当者で問い合わせの窓口を受け持つときに、返信の文面をそろえる道具として、フォームと対応の管理ツールのHalictの使い方にも後半で触れます。

ビジネスメールの署名とは

ビジネスメールの署名とは、メールの本文の最後に付ける、差出人の名前や所属、連絡先をまとめた数行のことです。紙の手紙でいえば、最後に書く差出人の名前と住所にあたり、対面でいえば名刺にあたります。

署名が必要な理由は、大きく3つあります。

1つ目は、相手が連絡先をすぐに見つけられることです。メールを読んだ相手が電話で問い合わせたいと思ったとき、署名に電話番号があれば、名刺を探したり、会社のホームページを開いたりする手間がかかりません。

2つ目は、差出人が誰かをはっきりさせることです。メールアドレスだけでは、相手はどの会社の誰からのメールなのかを判断しにくいことがあります。署名があれば、会社名と名前、部署がひと目で分かります。

3つ目は、信頼を得ることです。きちんとした署名が付いたメールは、送り主がしっかりした会社や人であるという印象を与えます。逆に、署名のないメールは、初めての相手には不安を感じさせることがあります。

問い合わせの管理の道具を提供する Tayori の解説も、署名の役割を次のように説明しています。

ビジネスメールの末尾に添える「署名」は、受け取る相手への配慮であり、あなたや会社の印象を左右する重要な役割を果たします。 出典: tayori.com

署名は、一度作ってメールソフトに保存しておけば、毎回自動で付けられます。最初に少し時間をかけて、自分の立場に合った署名を作っておくことが大切です。

署名に入れる基本の項目

会社員がビジネスメールの署名に入れる基本の項目は、次のとおりです。

• 会社名: 正式な名前で書く。「株式会社」を「（株）」と略さない
• 部署名と役職: 相手がどの部署の誰に連絡しているのかを分かるようにする
• 氏名: 名字と名前を書く。読みにくい名前には、ふりがなやローマ字を添える
• 会社の住所: 郵便番号から書く。建物の名前と階まで入れる
• 電話番号: 会社の代表番号か、部署の直通の番号
• メールアドレス: 返信の先を相手が控えやすいように書く
• 会社のホームページの URL: 相手が会社の情報を確かめられるようにする

このうち、最低限必要なのは、会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレスの5つです。住所とホームページの URL は、取引先とのやり取りが多い仕事なら入れておきます。

電話番号は、相手が電話をかけたときに確実に自分につながる番号を書きます。会社の代表番号だけを書くと、相手は代表の電話から自分の部署まで取り次いでもらうことになるので、部署の直通の番号がある場合はそちらも書きます。

会社によっては、署名の形や項目を社内で決めていることがあります。新しく入った職場では、自分で作る前に、決まった形がないかを先輩や総務の担当に確かめます。

入れてもよい項目と、入れないほうがよい項目

基本の項目のほかに、仕事に合わせて入れると便利な項目もあります。

入れてもよい項目の例です。

• 携帯電話の番号: 外出が多い仕事で、会社が業務用の携帯電話を用意している場合
• FAX の番号: 取引先と FAX でのやり取りがある業界の場合
• 営業時間や受付の時間: 窓口の仕事で、返信できる時間を伝えたい場合
• 資格: 仕事に直接関わる資格を持っている場合（例: 税理士、行政書士）
• お知らせ: 年末年始の休業や、展示会への出展など、相手に知ってほしい情報

入れないほうがよい項目の例です。

• 個人の携帯電話の番号: 会社が認めていない場合は、仕事の外で連絡が来ることにつながる
• 自宅の住所: 在宅勤務の人でも、会社の住所を書く
• 個人の SNS: 仕事に関係のない SNS の URL は、署名に入れない
• 好きな言葉や季節のあいさつ: ビジネスメールでは、署名が長くなる原因になる

在宅勤務や副業の人は、特に自宅の住所や個人の電話番号の扱いに注意が必要です。署名に書いた情報は、相手が社内で転送したときなど、思いがけない人にまで届くことがあります。仕事の連絡に本当に必要な情報だけを書くようにします。

署名の長さと形の目安

署名の長さは、4行から6行程度が目安です。長すぎると、本文よりも署名のほうが目立ってしまい、返信が続いてメールのやり取りが長くなったときに読みにくくなります。

署名は、本文との境目が分かるように、区切りの線で囲むのが一般的です。線には、等号やアスタリスクなど、どの環境でも同じように表示される記号を使います。

署名の形の例です。

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株式会社○○

営業部　主任　○○ ○○（まるまる まるまる）

〒000-0000　東京都○○区○○1-2-3　○○ビル5階

TEL: 03-0000-0000　FAX: 03-0000-0001

Mail: （メールアドレス）

URL: （会社のホームページのURL）

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区切りの線は、凝りすぎないことが大切です。記号を組み合わせた飾りの線は、相手のメールソフトによっては崩れて表示されることがあります。また、線の長さは、本文の1行の長さを超えない程度にしておくと、スマートフォンで見たときにも崩れにくくなります。

区切りの線を使わず、署名の前に1行の空白を入れるだけで本文と分ける方法もあります。どちらにする場合も、社内で形をそろえておくと、受け取る相手から見て同じ会社のメールだと分かりやすくなります。

1行に入れる情報は、1つか2つにします。電話番号と FAX の番号のように関係のある情報は1行にまとめても構いませんが、会社名と住所と電話番号を1行に詰め込むと読みにくくなります。

立場ごとの署名の例

ここからは、立場や場面ごとの署名の例を紹介します。会社名や名前、番号は仮のものです。

部署の窓口として使う署名の例です。複数の人で同じアドレスを使う場合は、部署名を中心にし、送った人の名前を添えます。

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株式会社○○　お客様サポート窓口

担当: ○○

受付時間: 平日9時から17時まで

TEL: 0120-000-000

Mail: （窓口のメールアドレス）

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営業職の署名の例です。外出が多い場合は、業務用の携帯電話の番号を入れておくと、相手が連絡しやすくなります。

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株式会社○○　法人営業部

○○ ○○

TEL: 03-0000-0000（直通）　携帯: 090-0000-0000

Mail: （メールアドレス）

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フリーランスや個人事業主の署名の例です。会社名の代わりに屋号を書きます。屋号とは、個人で事業をするときに使う、店や事務所の名前のことです。屋号がなければ、仕事の内容を一言で書きます。

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○○デザイン事務所

Webデザイナー　○○ ○○

Mail: （メールアドレス）

URL: （制作実績のページのURL）

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フリーランスの場合、自宅を仕事場にしている人が多いため、住所は書かず、メールアドレスと実績を確かめられるページの URL を中心にするのが一般的です。電話番号を書く場合は、仕事用の番号を用意します。

副業で仕事を受けるときの署名の例です。本業の会社名や役職は書かず、副業で使う名前と連絡先だけにします。

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○○ ○○（ライター）

Mail: （メールアドレス）

連絡の取りやすい時間: 平日の19時から22時まで

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副業の場合は、返信できる時間帯を署名に書いておくと、相手が返信の遅れを心配しなくて済みます。本業の会社のメールアドレスを副業の連絡に使うのは避けます。

就職活動や転職活動の署名の例です。学生の場合は、大学名と学部、学年を書きます。

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○○大学　○○学部　○○学科　4年

○○ ○○（まるまる まるまる）

携帯: 090-0000-0000

Mail: （メールアドレス）

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就職活動では、自分の携帯電話の番号を書くのが一般的です。転職活動の場合は、今の会社のメールアドレスや電話番号を使わず、個人の連絡先を使います。

海外の取引先とやり取りがある場合は、英語を併記した署名を用意します。

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○○ ○○ / Taro Marumaru

株式会社○○ / Marumaru Co., Ltd.

営業部 / Sales Department

TEL: +81-3-0000-0000

Mail: （メールアドレス）

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英語の署名では、電話番号の頭に日本の国番号を付け、市外局番の最初の0を取って書きます。会社名の英語の表記は、会社が決めている正式な表記を使います。

返信用と社内用の短い署名

署名は、1つだけでなく、用途に合わせて複数用意しておくと便利です。

社内のメールでは、会社名や住所は要らないので、部署名と名前、内線の番号程度の短い署名にします。

営業部　○○（内線: 1234）

返信が続くやり取りでは、毎回長い署名を付けると、メールがどんどん長くなります。2回目以降の返信には、会社名と名前、電話番号だけの短い署名を使う方法があります。

株式会社○○　営業部　○○

TEL: 03-0000-0000

Gmail や Outlook では、新しいメールと返信で、別の署名を自動で付ける設定ができます。設定の方法は、後の節で紹介します。

テキスト形式と HTML 形式の違い

メールの形式には、文字だけで送るテキスト形式と、文字の色や大きさ、画像を使える HTML 形式があります。署名もどちらの形式で作るかによって、できることが変わります。

テキスト形式の署名は、どのメールソフトでも同じように表示されます。文字の色や画像は使えませんが、崩れて表示されることがほとんどありません。

HTML 形式の署名は、会社のロゴの画像や、文字の色を使えます。見た目は整いますが、相手のメールソフトが HTML 形式に対応していなかったり、画像の表示を止めていたりすると、意図したとおりに表示されないことがあります。また、画像を入れると、メールの容量が大きくなります。

HTML 形式の署名で URL やメールアドレスに色を付けると、相手の画面では押せるリンクとして表示されます。テキスト形式でも、多くのメールソフトは URL やメールアドレスを自動でリンクにして表示するので、文字だけの署名でも相手の使い勝手が大きく下がることはありません。

迷ったら、テキスト形式を基本にするのが無難です。ロゴの画像を入れたい場合は、会社が決めている形に従い、画像が表示されなくても会社名や連絡先が文字で読めるようにしておきます。

Gmail の署名については、Google の公式ヘルプが、入力できる文字数の上限を次のように案内しています。

署名には最大 10,000 文字を入力できます。 出典: support.google.com

同じヘルプでは、画像も文字数の上限に数えられると説明されています。画像を入れて設定がうまくいかない場合は、画像の大きさを小さくしてみます。

Gmail で署名を設定する方法

Gmail のパソコン版では、次の手順で署名を設定します。Google の公式ヘルプに書かれている手順を、画面の名前のまま紹介します。

1. Gmail を開き、右上にある設定のアイコンから「すべての設定を表示」を選ぶ
2. 「全般」のタブの「署名」の欄で、署名を作る
3. 署名のボックスに、署名の文章を入力する
4. ページの下にある「変更を保存」を押す

Gmail では、複数の署名を作って、新しいメールと返信で使い分けることもできます。署名の設定の画面で、新しいメールに使う署名と、返信や転送に使う署名を、それぞれ選べます。メールを書いている途中で署名を変えたいときは、作成の画面の下にある署名を挿入のアイコンから選びます。

別のメールアドレスから送る設定をしている場合は、アドレスごとに違う署名を設定できます。会社の窓口のアドレスと、自分のアドレスで、署名を分けたいときに便利です。

Outlook で署名を設定する方法

Outlook は、使っている種類によって画面が違います。Microsoft のOutlook でメールの署名を作成して追加するのページでは、新しい Outlook、従来の Outlook、Web 版のそれぞれの手順が案内されています。

新しい Outlook の場合の手順は、次のとおりです。

1. 「設定」を選ぶ
2. 「アカウント」から「署名」を選ぶ
3. 複数のアカウントを使っている場合は、署名を付けるアカウントを選ぶ
4. 署名を追加し、名前を付ける
5. 編集の欄に署名を入力し、必要に応じて文字の書式を整える
6. 新しいメッセージ、返信と転送に署名を付けるかどうかを選ぶ
7. 「保存」を選ぶ

同じページでは、Outlook では目的に合わせて複数の署名を設定し、新しいメール、返信、転送に自動で付けるかどうかを選べると説明されています。社外向けと社内向けの署名を作っておき、メールを作るときに選ぶ使い方もできます。

自分が使っている Outlook がどの種類か分からない場合は、同じページの案内に沿って確かめてください。会社の環境では、署名の設定が管理者によって決められている場合もあります。

スマートフォンから送るときの署名

外出先でスマートフォンからメールを送る人は、スマートフォンのメールアプリにも署名を設定しておきます。パソコンで設定した署名が、スマートフォンのアプリには反映されないことがあるからです。

スマートフォンのメールアプリには、初めから「iPhone から送信」のような文言が署名として設定されていることがあります。ビジネスメールでこの文言がそのまま付いていると、相手に雑な印象を与えることがあるので、自分の署名に置き換えておきます。

スマートフォンの画面は横の幅が狭いため、署名の区切りの線が長いと折り返されて崩れます。スマートフォンから送る署名は、線を短くするか、線を使わずに名前と連絡先だけにするのがおすすめです。

署名にお知らせを入れるとき

署名の下に、休業のお知らせや、新しいサービスの案内、展示会への出展の予定などを1行から2行で添えることがあります。相手に知ってほしい情報を、毎日のメールで自然に伝えられる方法です。

お知らせの例です。

【年末年始の休業のお知らせ】12月28日から1月5日まで休業いたします。

お知らせを入れるときは、次の点に気をつけます。

• 期限が過ぎたら、すぐに消す: 終わった休業のお知らせが残っていると、相手が混乱します
• 1つか2つにとどめる: お知らせが多いと、署名が長くなり、肝心の連絡先が目立たなくなります
• お詫びのメールでは外す: お詫びのメールに宣伝のお知らせが付いていると、誠意がないと受け取られることがあります

お知らせ入りの署名と、お知らせなしの署名の2つを用意しておき、メールの内容によって使い分けると安心です。お知らせを入れる期間を自分の予定表に書いておくと、消し忘れを防げます。休業のお知らせなら、休業が始まる2週間ほど前から入れ、休業が明けた日に消すのが目安です。

署名を作るときの手順

初めて署名を作るときは、次の順番で進めると迷いません。

1. 会社の決まりを確かめる: 社内で署名の形が決まっていないかを、先輩や総務の担当に聞きます。決まった形があれば、それに従います。
2. 名刺を手元に置く: 名刺に書かれている会社名、部署名、役職、住所、電話番号は、会社が正式に決めた表記です。署名も名刺と同じ表記にそろえます。
3. 入れる項目を決める: 基本の項目のうち、自分の仕事に必要なものを選びます。外出が多いなら業務用の携帯電話、取引先が海外なら英語の表記、のように仕事に合わせて追加します。
4. 文字だけで下書きを作る: メモ帳などに、区切りの線を含めて下書きを作ります。1行に1つか2つの情報になっているか、4行から6行程度に収まっているかを確かめます。
5. メールソフトに登録する: 新しいメール用と、返信用の短い署名をそれぞれ登録します。
6. 自分宛てに送って確かめる: パソコンとスマートフォンの両方で表示を確かめ、電話番号やメールアドレスに誤りがないかを、実際に電話をかけたりメールを送ったりして確かめます。

5の段階で、社外用と社内用、お知らせ入りとお知らせなしのように、使い分ける署名を最初からいくつか作っておくと、後で慌てずに済みます。作った署名は、メールソフトとは別に、文書のファイルとしても保存しておきます。パソコンを替えたときや、メールソフトの設定が消えてしまったときに、すぐに作り直せます。

仕事や業界による署名の違い

署名の基本の形は同じでも、仕事や業界によって、入れることが多い項目が違います。

士業の事務所では、資格の名前と登録番号を入れることがあります。士業とは、税理士や行政書士、社会保険労務士のように、国家資格をもとに専門の仕事をする職業のことです。相手が、資格を持った専門家とやり取りしていることを確かめられるようにするためです。

医療機関や介護の事業所では、受付の時間と休みの日を入れておくと、相手が連絡するときの目安になります。急ぎの連絡を受け付ける電話番号がある場合は、メールでの連絡と分けて書きます。

小売店や飲食店のように、お客様とメールでやり取りする店では、店の名前、住所、営業時間、定休日を入れます。地図のページの URL を添えておくと、来店する人の役に立ちます。

制作やデザイン、ライターのような仕事では、実績を見られるページの URL を入れることがよくあります。依頼を検討している相手が、メールを読みながら実績を確かめられるからです。

どの業界でも共通しているのは、相手が次に何をするときに役立つ情報かを考えて項目を選ぶことです。電話をかける、来店する、実績を確かめる、といった相手の次の行動から逆算すると、署名に入れるべき項目が自然に決まります。

署名でよくある失敗

署名でよく見られる失敗をまとめます。

• 古い情報が残っている: 異動や引っ越しの後に、部署名や住所、電話番号を直し忘れる
• 署名が二重に付く: 返信のたびに署名を手で貼り付けていて、自動の署名と重なる
• 長すぎる: 10行を超える署名や、飾りの線を何本も使った署名は、読みにくくなる
• 誤字がある: 自分の名前や会社名、メールアドレスの誤りは、信頼を損ねる
• 個人の情報を書きすぎる: 自宅の住所や個人の電話番号を、必要のない相手にまで知らせてしまう
• 署名を付け忘れる: 新しいパソコンやスマートフォンに替えたときに、署名の設定を忘れる

署名を作ったら、自分宛てにメールを送って、表示を確かめます。パソコンとスマートフォンの両方で見て、崩れていないか、電話番号やメールアドレスに誤りがないかを確かめると安心です。異動や引っ越し、役職の変更があったときは、その日のうちに署名を直す習慣を付けておきます。

署名を見直すタイミング

署名は、一度作ったら終わりではありません。次のようなときには、その日のうちに見直します。

• 異動、昇進、役職の変更があったとき
• 会社や事務所が引っ越したとき、電話番号が変わったとき
• 会社の名前や、部署の名前が変わったとき
• 休業や展示会などのお知らせの期限が過ぎたとき
• 新しいパソコンやスマートフォンに替えたとき
• フリーランスや副業で、屋号や仕事の内容が変わったとき

見直しを忘れないために、名刺を作り直したときに署名も直す、と決めておくのがおすすめです。複数のメールソフトやスマートフォンで署名を設定している場合は、直す場所を一覧にしておくと、1か所だけ古いまま残る失敗を防げます。名刺と署名の表記がそろっていれば、相手が混乱しません。

また、半年に1回程度、自分宛てにメールを送り、署名の中のURLが正しく開けるか、電話番号が今もつながるかを確かめておくと安心です。会社のホームページの URL が変わっていたり、古いページが消えていたりすることは、意外に多くあります。

署名と個人情報、情報の守り方

署名に書いた情報は、メールの受け取り手が転送したり、返信の引用に含めたりすることで、思いがけない範囲に広がることがあります。署名に書く情報は、知られても困らない仕事の連絡先に限るのが基本です。

特に、在宅勤務の人やフリーランスの人は、仕事場が自宅であることが多いため、住所の扱いに気をつけます。取引の契約や請求書で住所が必要な場合でも、毎回のメールの署名に住所を書く必要はありません。必要な相手にだけ、別に伝える方法があります。

また、署名をまねた偽のメールにも注意が必要です。取引先の署名をそっくりまねて、支払いの口座の変更を求めるような詐欺のメールが送られてくることがあります。署名が正しく見えても、振込先の変更のようなお金に関わる依頼は、電話など別の方法で相手に確かめてから対応します。

複数の担当者で窓口を受け持つときの署名

問い合わせの窓口を複数の担当者で受け持つ場合、担当者ごとに署名の形がばらばらだと、お客様から見て同じ窓口からのメールだと分かりにくくなります。窓口の署名の形を1つに決め、全員で同じものを使うのが基本です。

担当者が少なく、問い合わせの数も多くないなら、共有のメールアドレスに窓口の署名を設定し、担当者の名前だけを書き換えて使う方法で十分です。署名の形は、共有フォルダに保存した手順書に載せておき、新しく入った人もすぐに設定できるようにします。

社外の多くの人から届く問い合わせを、担当と状況を付けて返信まで回したい場面では、問い合わせの受付と対応を1か所で管理できる道具を使う方法があります。その選択肢の1つが、フォームで受け付けてから対応までを管理するHalict（ハリクト）です。公式サイトによると、フォームから届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封とクリックが記録されます。担当者とタグで誰が見ているかを明示でき、ステージの変更や担当の割り当て、メール送信は対応履歴として時系列で残ります。同じ人が複数のフォームに答えた場合も、メールアドレスをもとに1人の連絡先として束ねられるので、前の問い合わせの履歴を見ながら返信できます。

料金は、公式の料金ページによると、メンバー1人までのフリープランが0円で、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。メンバー3人までのスターターは1か月あたり2,980円、メンバー10人までのチームは1か月あたり7,800円（いずれも税抜）で、チームのプランでは、よく使う文面を保存して使い回せる「メールのひな形」の機能が使えます。窓口の署名の行を含めた返信の文面をひな形にしておけば、担当者が替わっても同じ形で返信できます。なお、Halict はフォームから届いた問い合わせを管理する道具で、普段使っているメールソフトの署名の設定を置き換えるものではありません。Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

メールの書き方の力が活きる仕事

正しい形のビジネスメールを書ける力は、事務やサポートの仕事で欠かせない基本の力です。カスタマーサポート・事務全般のお仕事では、問い合わせ対応やメールでの事務の仕事の内容と進め方が紹介されています。窓口の署名や返信の文面をそろえる工夫は、こうした仕事でそのまま評価されます。

ビジネス文書を整える仕事に関心がある人は、ビジネス文書・契約書作成のお仕事も参考になります。署名の形やメールのひな形を会社全体でそろえる手伝いは、文書を整える仕事の1つとして頼まれることがあります。

文書の作成を専門の仕事にしたい人には、行政書士の資格ガイドが参考になります。官公署に出す書類の作成などを仕事にする資格で、試験の内容と学び方が紹介されています。開業した行政書士の署名には、登録番号や事務所の名前を入れることが多く、立場に合った署名の作り方が求められます。

業務委託の現場で見えること

在宅ワークと業務委託の仲介を長く続けてきた運営者として見てきた限りでは、初めて取引する相手とのやり取りで信頼を得やすい人は、最初のメールから、名前、仕事の内容、連絡の取りやすい時間、実績を確かめられるページがそろった署名を付けています。依頼する側から見ると、署名だけで「どんな人で、いつ連絡がつくのか」が分かるので、安心して仕事を任せられます。

仲介の手数料が乗らない手数料0%で直接やり取りできる仕組みでは、依頼する側は同じ予算でより多くの仕事を頼め、受ける側は手元に残る額が厚くなります。直接やり取りする分、最初のメールの署名が名刺の代わりになるので、自分の立場に合った署名を整えておく価値は大きくなります。

まずは、自分の今の署名を自分宛てのメールで送り、パソコンとスマートフォンで表示を確かめるところから始めてみてください。メールでの対応を仕事にすることに関心がある人は、カスタマーサポート・事務全般のお仕事で、どのような依頼があるのかを確かめるところから始めるのがおすすめです。

よくある質問

Q. ビジネスメールの署名は何行くらいがよいですか？

4行から6行程度が目安です。会社名、部署名、氏名、電話番号、メールアドレスの5つが最低限で、取引先とのやり取りが多い仕事なら住所とホームページのURLも入れます。長すぎると本文より署名が目立ち、返信が続いたときに読みにくくなるので、返信用には会社名と名前と電話番号だけの短い署名を用意しておくと便利です。

Q. 副業のメールにも署名は必要ですか？

必要です。副業で使う名前、仕事の内容、メールアドレス、連絡の取りやすい時間を入れておくと、相手が安心してやり取りできます。本業の会社名や役職、本業の会社のメールアドレスは使わないようにします。自宅の住所や個人の電話番号は、仕事に必要な相手にだけ別に伝える方法があります。

Q. 署名に会社のロゴの画像を入れてもよいですか？

会社が決めている形であれば入れても構いません。ただし、相手のメールソフトの設定によっては画像が表示されないことがあり、画像を入れるとメールの容量も大きくなります。画像が表示されなくても会社名や連絡先が文字で読めるようにしておくことが大切です。迷ったら、どの環境でも崩れにくい文字だけの署名にするのが無難です。

Q. スマートフォンから送るメールの署名はどうすればよいですか？

パソコンで設定した署名がスマートフォンのアプリに反映されないことがあるので、アプリにも署名を設定します。初めから入っている送信元の端末名の文言は、自分の署名に置き換えておきます。画面の横の幅が狭いため、区切りの線は短くするか使わず、名前と連絡先だけの短い署名にすると崩れにくくなります。