Googleフォームで回答のコピーを回答者に送信する設定と、届かないときの確認点

Googleフォームで申し込みやアンケートを受け付けるとき、回答した人に「送信した内容」をメールで届けたい場面があります。イベントの申し込みなら控えとして、問い合わせなら送った内容の確認として、回答者にとって安心材料になります。この機能が、Googleフォームの「回答のコピーを回答者に送信」です。

ところが、設定したのに届かない、どのアドレスに送られるのか分からない、という声も多く聞かれます。この記事では、回答のコピーを回答者に送信する設定を、Googleのヘルプに沿って手順で説明し、送信先のアドレスがどれになるか、届かないときに何を確かめればよいかを整理します。

回答の控えを送るだけでなく、届いた回答に担当を決めて返信まで行いたい場合の選択肢として、フォームと回答の管理を1つの画面で行えるHalictにも後半で触れます。

回答のコピーを回答者に送信する機能とは

回答のコピーとは、回答者がフォームを送信したあとに、その回答内容がメールで回答者に届く機能のことです。フォームの持ち主に届く通知ではなく、回答した本人に届く控えだという点がポイントです。

この機能を使うには、前提として、フォームで回答者のメールアドレスを集める設定が必要です。Googleのヘルプには、次のように書かれています。

回答者のメールアドレスを収集する場合は、回答者に回答のコピーを送信するように設定できます。 出典: Google ドキュメント エディタ ヘルプ「フォームの回答を表示、管理する」

つまり、メールアドレスを集めていないフォームでは、回答のコピーを送る設定そのものが使えません。最初にメールアドレスの集め方を決め、そのうえで回答のコピーの送り方を選ぶ、という順番になります。

回答のコピーが役立つのは、次のような場面です。

• イベントやセミナーの申し込みで、申し込んだ内容と日時を控えとして渡したい
• 問い合わせフォームで、送った内容を回答者が後から確かめられるようにしたい
• 社内の申請フォームで、申請した内容を本人の手元にも残したい
• 研修の課題提出で、提出した回答を受講者が見返せるようにしたい

どの場面でも、回答者が「ちゃんと送れたかどうか」を確かめられることが、問い合わせの二度送りや確認の電話を減らすことにつながります。

フォームを作る側から見ても、回答のコピーには利点があります。回答者が自分の回答内容を手元に持っていれば、後から「申し込んだ日時を教えてほしい」「何と書いたか忘れた」といった問い合わせに対応する手間が減ります。少人数で受け付けを回している事業者や、1人で申し込みを管理しているフリーランスにとっては、問い合わせが1件減るだけでも、本来の仕事に使える時間が増えます。設定にかかる時間は数分なので、控えを渡す意味のあるフォームなら、最初に設定しておく価値があります。

設定の手順

ここからは、Googleのヘルプに書かれている手順に沿って、回答のコピーを回答者に送信する設定を説明します。画面はパソコンのブラウザで操作する前提です。

手順1：フォームの「設定」を開く

Googleフォームで対象のフォームを開き、画面の上部にある「設定」をクリックします。設定の画面には、「回答」「プレゼンテーション」などの項目が並んでいます。

手順2：メールアドレスの集め方を選ぶ

「メールアドレスを収集する」の欄で、次の2つのどちらかを選びます。

• 確認済み：回答者の Google アカウントのメールアドレスを集める
• 回答者からの入力：回答者に手でメールアドレスを入力してもらう

「確認済み」を選ぶと、回答者は Google アカウントにログインしている必要があります。Googleのヘルプによると、回答者は回答と一緒に Google アカウントのメールアドレスが収集されることを確認する必要があり、フォームの各ページに確認のメッセージが表示されます。「回答者からの入力」を選ぶと、フォームにメールアドレスの入力欄が加わり、Google アカウントを持っていない人も回答できます。

手順3：「回答」の項目を開く

「回答」の横にある下向きの矢印をクリックすると、回答に関する細かい設定が開きます。

手順4：「回答のコピーを回答者に送信」を選ぶ

「回答のコピーを回答者に送信」の横で、次の3つから選びます。

選択肢	動き	向いている場面
オフ	回答のコピーを送らない	控えが不要なアンケート
リクエストされた場合	回答者が希望したときだけ送る	控えが要るかどうかを回答者に任せたい
常に表示	回答者全員に送る	申し込みや申請など、全員に控えを渡したい

Googleのヘルプでは、「リクエストされた場合」または「常に表示」を選ぶと、回答者に回答のコピーを送信できるようになると案内されています。

手順5：テストで確かめる

設定が終わったら、フォームを公開した状態で、自分で1回回答してみます。回答のコピーがメールで届くかどうかを、実際の回答者と同じ条件で確かめるのが確実です。テストの方法は、後の「公開前のテストの方法」の節で詳しく説明します。

「リクエストされた場合」と「常に表示」の選び方

2つの選択肢の違いは、回答者に選ばせるか、全員に送るかです。どちらを選ぶかで、回答者の体験も、届かないときの原因の探し方も変わります。

「リクエストされた場合」を選ぶと、回答者がフォームを送信するときに、回答のコピーを受け取るかどうかを選べるようになります。控えが要らない人にはメールが届かないので、受信箱を余計なメールで埋めずに済みます。アンケートのように、回答者が控えを必要としないことが多いフォームに向いています。

一方で、「リクエストされた場合」にしたフォームで「回答のコピーが届かない」という問い合わせを受けたときは、まず回答者が受け取りを選んだかどうかを確かめる必要があります。選ばずに送信していれば、メールは届きません。設定の不具合ではなく、選び方の問題です。

「常に表示」を選ぶと、回答者全員に回答のコピーが届きます。申し込みや申請のように、控えを全員に渡したいフォームでは、こちらが確実です。回答者が選ぶ手間もなく、「届かない」という問い合わせが来たときも、選び忘れを疑う必要がありません。

迷ったときは、フォームの目的で決めます。回答した内容を後から確かめる必要があるもの、たとえば申し込み日時、注文の内容、提出した書類の一覧などが含まれるフォームなら「常に表示」です。感想や意見を聞くだけのフォームなら「リクエストされた場合」か「オフ」で足ります。

回答のコピーはどのアドレスに送られるか

「回答のコピーは、どのメールアドレスに届くのか」という疑問はよく聞かれます。Google アカウントのアドレスなのか、フォームの中に書いてもらったアドレスなのか、両方なのか、という疑問です。

考え方の軸になるのは、手順2で選んだメールアドレスの集め方です。Googleのヘルプでは、回答のコピーはメールアドレスを収集する設定と組み合わせて使う機能として説明されています。

「確認済み」を選んでいる場合は、回答者がログインしている Google アカウントのメールアドレスが集められます。回答のコピーの送り先も、このアドレスだと考えるのが自然です。回答者が複数の Google アカウントを持っている場合、フォームを開いたときにログインしていたアカウントのアドレスが使われることになるので、「普段使っているアドレスに届かない」と感じる原因になります。

「回答者からの入力」を選んでいる場合は、回答者がフォームのメールアドレス欄に入力したアドレスが集められます。入力を1文字でも間違えると、回答のコピーは別のアドレスに送られるか、届かずに終わります。

ここで気をつけたいのは、フォームの中に自分で「メールアドレス」という名前の質問を作った場合です。この質問は、メールアドレスを収集する設定とは別の、ただの記述式の質問として扱われます。回答のコピーの送り先にしたいなら、自分で質問を作るのではなく、設定の「メールアドレスを収集する」を使うのが確実です。すでに自作の質問があるフォームでは、収集の設定と自作の質問の両方でアドレスを聞くことになり、回答者が戸惑う原因にもなるので、どちらかにまとめます。

回答のコピーが届かないときの確認点

設定したはずなのに回答のコピーが届かない場合は、次の7つを順に確かめます。上から順に、確かめるのが簡単なものを並べています。

1. 設定がオフになっていないか

フォームの「設定」から「回答」を開き、「回答のコピーを回答者に送信」が「オフ」になっていないかを見ます。複数の人で編集しているフォームでは、誰かが設定を変えていることがあります。

2. 「リクエストされた場合」で、回答者が受け取りを選んだか

「リクエストされた場合」と「常に表示」の選び方の節で説明したとおり、「リクエストされた場合」では、回答者が受け取りを選ばなければメールは届きません。全員に届けたいなら「常に表示」に切り替えます。

3. メールアドレスの集め方が合っているか

メールアドレスを収集する設定がオフになっていると、回答のコピーは送れません。また、「確認済み」で集めている場合は、回答者がどの Google アカウントでログインしていたかを確かめてもらいます。

4. 入力されたアドレスに誤りがないか

「回答者からの入力」で集めている場合は、回答の一覧で、その回答者のメールアドレスを確かめます。ドットの抜け、ハイフンとアンダーバーの取り違え、ドメインの打ち間違いがよくある原因です。

5. 迷惑メールやプロモーションのフォルダに入っていないか

Googleのヘルプには、状況によっては迷惑メールフィルタなどの不正使用対策により、回答のコピーが届かない場合があると書かれています。回答者には、受信箱だけでなく迷惑メールのフォルダや、Gmailならプロモーションのタブも確かめてもらいます。

6. 会社や学校のメールのフィルタで止まっていないか

勤め先や学校のメールアドレスで回答した場合、組織のメールの設定で外部からの自動送信のメールが止められていることがあります。この場合は、回答者側の管理者に確かめてもらうか、別のアドレスで回答してもらいます。

7. フォームが公開され、回答を受け付けているか

Googleのヘルプによると、公開されていないフォームでは回答を受け付けることはできません。回答の受け付けを止めている場合も、新しい回答は送れません。回答自体が届いていなければ、回答のコピーも送られないので、回答の一覧に該当の回答があるかを最初に確かめておくと、原因の切り分けが早くなります。

公開前のテストの方法

回答のコピーの設定は、実際に回答して届くところまで確かめて、はじめて完了です。公開する前に、次の手順でテストしておくと、本番で「届かない」という問い合わせを減らせます。

まず、自分の普段の Google アカウントとは別のアドレスを用意します。フォームの持ち主のアカウントで回答すると、持ち主にとって都合のよい条件で動いてしまい、回答者と同じ状況になりません。会社のメールアドレスと個人の Gmail のように、種類の違う2つ以上のアドレスで試すと、フィルタの影響も確かめられます。

公開前には、社外メールアドレスを使ってテストし、メールが届くこと、迷惑メールに振り分けられないこと、送信後の案内が適切であることを確認してください。Gmailだけでなく、必要に応じてOutlookなど複数のメールサービスでも確認すると安心です。 出典: jicoo.com

次に、スマートフォンからも回答してみます。回答者の多くはスマートフォンでフォームを開きます。メールアドレスの入力欄が見やすいか、受け取りを選ぶチェックが分かりやすいかを、実際の画面で確かめます。

最後に、届いたメールの中身を読みます。どの質問にどう答えたかが、回答者にとって分かる形になっているかを見ます。質問文が長すぎる、選択肢の名前が分かりにくいといった点は、メールで読み返したときに初めて気づくことがあります。気づいた点はフォームの質問文を直し、もう一度テストします。

用途別の設定の組み合わせ例

回答のコピーの設定は、ほかの設定と組み合わせて考えると、フォームの目的に合った形になります。よくある4つの用途ごとに、組み合わせの例を挙げます。

イベントやセミナーの申し込み

申し込んだ人に、日時や会場、参加の方法を控えとして渡したい場面です。メールアドレスの集め方は「回答者からの入力」にし、Google アカウントを持っていない人でも申し込めるようにします。回答のコピーは「常に表示」にして、全員に控えが届くようにします。

申し込みの内容を変えたいという連絡に備えて、「回答の編集を許可する」をオンにしておくと、参加人数の変更などを回答者自身で直してもらえます。確認メッセージには、開催日時と、当日の連絡先を書いておくと、メールが届かなかった人にも最低限の情報が伝わります。

問い合わせの受け付け

送った内容を回答者が後から確かめられるようにしたい場面です。回答のコピーは「常に表示」にしておくと、回答者は自分が何を書いたかを手元に残せます。問い合わせの内容をめぐって「書いた」「書いていない」の行き違いが起きたときにも、双方が同じ控えを見て話せます。

持ち主への「新しい回答についてのメール通知」もオンにしておくと、問い合わせが届いたことにすぐ気づけます。返信は回答のコピーとは別に送る必要があるので、誰が返信するかを決めておきます。

社内の申請

経費の申請や備品の発注など、社内の申請フォームでは、申請した人が自分の申請内容を後から確かめられることが大切です。社内の全員が Google アカウントを持っている組織なら、メールアドレスの集め方は「確認済み」にすると、入力の手間も打ち間違いもなくなります。回答のコピーは「常に表示」が向いています。

二重の申請を防ぎたい場合は、「回答を1回に制限する」も検討します。ただし、同じ人が月に何度も申請する用途では、この設定は合いません。

アンケートや感想の収集

回答者が控えを必要としないことが多い場面です。回答のコピーは「オフ」か「リクエストされた場合」にします。メールアドレスを集めること自体が回答のハードルを上げることもあるので、控えも連絡も不要なら、メールアドレスを集めない形も選択肢です。その場合、回答のコピーは使えなくなります。

回答者への案内文の書き方

回答のコピーを確実に受け取ってもらうには、フォームの説明文と確認メッセージに、回答者向けの案内を書いておくことが効果的です。設定だけでは、回答者は何が起きるのかを知りません。

フォームの説明文には、次の3つを書いておきます。

• 送信すると、入力したメールアドレスに回答のコピーが届くこと
• メールアドレスは、回答のコピーと、この件の連絡にだけ使うこと
• 届かない場合の連絡先

たとえば、次のような文になります。

「送信後、ご入力いただいたメールアドレスに回答内容の控えをお送りします。メールアドレスは、控えの送付と本件のご連絡にのみ使用します。控えが届かない場合は、迷惑メールのフォルダをご確認のうえ、下記の連絡先までお知らせください。」

確認メッセージには、送信が完了したことと、メールの確認を促す一文を入れます。「ご回答ありがとうございました。回答内容の控えをメールでお送りしましたので、ご確認ください。」のように書きます。「リクエストされた場合」を選んでいるフォームでは、「控えを受け取る場合は、送信前に受け取りを選んでください」と説明文に書いておくと、選び忘れが減ります。

案内文に、届かないときの連絡先を書いておくことには、もう1つの意味があります。回答者が同じ内容を何度も送り直すのを防げることです。控えが届かないと、回答者は送信に失敗したと考え、もう一度送信しがちです。その結果、同じ申し込みが2件、3件と並び、集計のときに重複を取り除く手間が生まれます。

スマートフォンで回答する人への配慮

フォームの回答者の多くは、スマートフォンから回答します。パソコンの画面で作ったフォームが、スマートフォンでは思わぬ使いにくさを生むことがあります。

まず、メールアドレスの入力です。スマートフォンでは、メールアドレスの打ち間違いが起きやすくなります。「回答者からの入力」で集めている場合、打ち間違えたアドレスには回答のコピーが届きません。説明文で「入力したアドレスに控えが届きます。お間違えのないようご確認ください」と一言添えておくだけでも、確認してから送信する人が増えます。

次に、「確認済み」で集めている場合のアカウントの問題です。スマートフォンでは、ブラウザやアプリにログインしている Google アカウントが、本人が普段使っているアドレスと違うことがあります。家族と共有している端末なら、家族のアカウントでログインしていることもあります。回答のコピーが「知らないアドレスに届いた」という問い合わせは、このパターンが多いので、テストのときにスマートフォンでの表示も確かめておきます。

最後に、届いたメールの読みやすさです。質問の数が多いフォームでは、回答のコピーのメールも長くなります。スマートフォンで読み返したときに、どの質問にどう答えたかが分かるよう、質問文は短く、何を聞いているかが一目で分かる形にしておくと親切です。

フォームの持ち主に届く通知との違い

回答のコピーとよく混同されるのが、フォームの持ち主に届く「新しい回答」の通知です。2つは別の機能で、設定する場所も違います。

回答のコピーは、回答者に届く控えです。設定は、フォームの「設定」から「回答」を開いて行います。

持ち主への通知は、新しい回答が届いたことをフォームの持ち主に知らせるメールです。Googleのヘルプによると、フォームの上部にある「回答」をクリックし、その他のアイコンから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリックして、オンとオフを切り替えます。

この2つを混同すると、「回答のコピーをオンにしたのに、自分に通知が来ない」「通知をオンにしたのに、回答者に控えが届かない」といった行き違いが起きます。回答者に控えを送りたいのか、自分が回答に気づきたいのかで、使う機能を選んでください。

あわせて確かめたい関連の設定

回答のコピーと一緒に見直しておくと、回答者にとって使いやすいフォームになる設定があります。

1つ目は、確認メッセージです。フォームを送信した直後に画面に表示されるメッセージで、「設定」の「プレゼンテーション」から編集できます。「回答のコピーをメールでお送りしました。届かない場合は迷惑メールのフォルダもご確認ください」のように書いておくと、届かないときに回答者が自分で確かめられます。

2つ目は、回答の編集の許可です。「設定」の「回答」で「回答の編集を許可する」をオンにすると、回答者は送信済みの回答を後から直せます。申し込みの内容を変えたいという連絡を受けることが多いフォームでは、オンにしておくと対応の手間が減ります。

3つ目は、回答を1回に制限する設定です。同じ人からの二重の申し込みを防げますが、Googleのヘルプによると、この設定を使うと回答者は Google アカウントにログインする必要があります。ログインできない人がいる場面では、オンにする前に影響を考えます。

4つ目は、回答の上限です。Googleのヘルプによると、2026年9月から、1つのフォームで受け取れる回答は最大50万件、合計の保存容量は最大1GBという上限が適用されています。上限に達したあとも回答を受け付けるには、持ち主が既存の回答をダウンロードして削除する必要があります。毎年使い回す申し込みフォームのように回答が積み上がっていくものは、年度ごとに新しいフォームに切り替えるか、定期的に回答を書き出して整理しておくと安心です。

回答を受け付けたあとの流れを決めておく

回答のコピーの設定を整えると、回答者の側は安心できます。一方で、フォームを作った側の仕事は、回答が届いたところから始まります。回答のコピーが届いた回答者は、次に何が起きるのかを待っているからです。

公開する前に、次の3つを決めておくと、回答が届いてから慌てずに済みます。

1つ目は、誰が回答を確かめるかです。1人で運用しているなら自分ですが、複数の人で受け付けている場合は、確かめる担当を決めておきます。担当が決まっていないと、全員が「誰かが見ているだろう」と思い込み、回答が放置されます。

2つ目は、いつまでに返事をするかです。問い合わせなら「2営業日以内に返信」、申し込みなら「受付の確定メールを3日以内に送る」のように、目安を決めておきます。この目安を確認メッセージやフォームの説明文に書いておけば、回答者も安心して待てます。

3つ目は、対応が終わったことをどう記録するかです。回答をスプレッドシートに書き出している場合は、「対応状況」の列を加え、返信したら「完了」と入れる、といった決まりを作ります。記録がないと、同じ回答に2人が返信したり、誰も返信しなかったりします。

この3つが決まっていれば、回答のコピーで回答者に安心を届け、そのあとの対応でも信頼を積み重ねられます。

回答のコピーだけでは足りない場面

回答のコピーは、回答者に控えを届けるための機能です。ただ、フォームの運用が進むと、控えを届けるだけでは足りない場面が出てきます。

• 申し込みの内容に応じて、個別に案内のメールを送りたい
• 問い合わせに担当者を決めて、誰が返信したかを残したい
• 回答ごとに「未対応」「対応中」「完了」の状況を管理したい
• 送った案内のメールが読まれたかを知りたい

Googleフォームだけで回す場合、回答をスプレッドシートに書き出し、担当や状況の列を手で埋め、返信は Gmail から送る、という形になるのが一般的です。少ない件数なら十分に回りますが、件数や担当者が増えると、誰がどの回答に返信したかが分からなくなります。

こうした受け付けから対応までを1つの画面で行いたい場合は、フォームの作成と回答の管理、返信までをまとめて扱えるツールを使う方法があります。たとえばHalictは、届いた回答ごとに担当者やステージ（未対応・対応中などの状況）、タグを割り当てて管理し、回答の画面から回答者に個別のメールを送れるフォームのツールです。公式サイトによると、自動返信の機能があり、上位のプランでは一斉送信したメールの開封やクリックの記録も取れます。料金は、1人で使うフリープランが0円、3人まで使えるスターターが月額2,980円（税抜）からで、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限とされています。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

Halictの公式サイトでも、アンケートを取って集計を見るだけで終わる用途や、回答者へ個別に返信する必要がない用途なら、Googleフォームから乗り換える理由はないと案内されています。回答のコピーで控えを渡すだけで足りているなら、Googleフォームのままで問題ありません。返信や担当の管理に手間がかかり始めたときに、検討すればよい選択肢です。

メールアドレスを集めるときに気をつけたいこと

回答のコピーを送るためにメールアドレスを集めるなら、そのアドレスの扱いにも気を配る必要があります。メールアドレスは、それだけで特定の個人を識別できる場合があり、個人情報として扱われることがあります。

フォームの説明文には、メールアドレスを何に使うのかを書いておきます。「回答のコピーと、お申し込みに関するご連絡にのみ使います」のように書けば、回答者は安心して入力できます。集めたアドレスを、説明していない目的、たとえば営業のメールの送信に使わないことも大切です。個人情報の扱いの基本は、個人情報保護委員会の個人情報保護法の解説ページで確かめられます。

回答を書き出したスプレッドシートやCSVファイルにも、メールアドレスが含まれます。共有の範囲を必要な人に限り、使い終わったファイルは決めた期間で削除する、といった扱いを決めておきます。

フォームの運用を仕事にする人が増えている

在宅ワークと業務委託の仲介を2004年から続けてきた運営者として、フォームの設計や運用を外部に頼む発注者が増えていることを実感しています。申し込みの受け付け、アンケートの集計、問い合わせの振り分けといった仕事は、フォームの設定を正しく理解している人に任せると、回答者からの問い合わせが目に見えて減ります。回答のコピーが届かない原因を切り分けられる人は、発注者にとって頼りになる存在です。

こうした仕事は、依頼する側と受ける側が直接やり取りできる形だと、細かな設定の確認も早く進みます。間に入る手数料がない分、同じ予算で依頼者はより多くを頼め、受け手の手取りも厚くなります。

フォームやアンケートを使った集客や顧客対応の仕事に関心があるなら、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、在宅で受けられるマーケティングの仕事の中身と求められる力を確かめてみてください。業務の流れ全体を見直して改善を提案する立場を目指すなら、中小企業診断士の資格ガイドも参考になります。まずは自分のフォームで「回答のコピーを回答者に送信」の設定を開き、別のアドレスで1回テストするところから始めましょう。

よくある質問

Q. Googleフォームで回答のコピーを回答者に送るには何が必要ですか？

フォームで回答者のメールアドレスを集める設定が必要です。「設定」で「メールアドレスを収集する」を「確認済み」か「回答者からの入力」にし、「回答」を開いて「回答のコピーを回答者に送信」を「リクエストされた場合」か「常に表示」にします。メールアドレスを集めていないフォームでは、この機能は使えません。

Q. 「リクエストされた場合」と「常に表示」は何が違いますか？

「リクエストされた場合」は、回答者が送信時に受け取りを選んだときだけ回答のコピーが届きます。「常に表示」は回答者全員に届きます。申し込みや申請のように全員に控えを渡したいフォームは「常に表示」、アンケートのように控えが要らないことが多いフォームは「リクエストされた場合」が向いています。

Q. 回答のコピーが届かないときはまず何を確かめればよいですか？

回答の一覧にその回答が届いているか、設定がオフや「リクエストされた場合」になっていないか、入力されたメールアドレスに誤りがないかを確かめます。そのうえで、回答者に迷惑メールのフォルダやプロモーションのタブを見てもらいます。会社や学校のアドレスでは、組織のフィルタで止まっていることもあります。

Q. 回答のコピーとフォームの持ち主への通知は同じものですか？

別の機能です。回答のコピーは回答者に届く控えで、「設定」の「回答」から設定します。持ち主への通知は新しい回答が届いたことをフォームの持ち主に知らせるメールで、「回答」タブのその他のアイコンから「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選んで切り替えます。