発注書の管理方法｜番号の付け方と保管のルール

2026年1月10日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓紙と電子データの保管のルール
✓注文請書と印紙税の関係まで整理しました
✓Excelでの台帳の作り方

発注書は、取引先に商品や作業を頼んだことを示す大切な書類です。ところが、担当者ごとに書式がばらばら、番号の付け方が決まっていない、紙とメールの添付が混ざって保管されている、という状態の会社は少なくありません。発注書の管理が乱れていると、納品の確認や請求書との照合に時間がかかり、二重の発注や支払いの漏れにもつながります。

この記事では、発注書の管理方法を、発注番号の付け方、台帳に残す項目、紙と電子データの保管のルール、法律で決められた保存期間の順に整理します。小さな会社や個人事業主でもすぐに始められるExcelでの台帳の作り方と、管理システムを選ぶときのポイントも紹介します。発注の進み具合を複数の担当者で共有したい場合は、国産のプロジェクト管理のPinatecaで、発注ごとのカードに担当と納期をまとめる方法もあります。

発注書管理とは何か

発注書管理とは、自社が取引先へ出した発注書を、決まったルールで作成し、番号を付けて記録し、納品や請求と照らし合わせたうえで、決められた期間保管する一連の仕事のことです。発注書を作って送るだけでなく、その後の納品の確認、請求書との照合、支払い、保管までを含めて考えるのが一般的です。

発注書と似た書類に、注文書、注文請書、発注請書があります。それぞれの違いを整理すると次のとおりです。

書類	作る側	役割
発注書、注文書	発注する側	商品や作業を頼むことを伝える
注文請書、発注請書	受注する側	注文を引き受けたことを伝える
納品書	受注する側	商品や成果物を納めたことを伝える
検収書	発注する側	納品物を確かめて受け取ったことを伝える
請求書	受注する側	代金の支払いを求める

発注書と注文書は、呼び方が違うだけで役割はほぼ同じです。会社や業界によって使う呼び方が異なるため、自社ではどちらの名前で統一するかを決めておくと、社内のやりとりで迷いません。

発注書の管理は、取引の記録を残すという意味で、経理や税務の仕事とも深く関わっています。発注書は、取引の内容と金額を示す書類として、後で説明する保存期間のあいだ保管しておく必要があります。

発注書をきちんと管理するメリット

発注書をきちんと管理すると、日々の仕事にも、会社の経営にも良い影響があります。主なメリットを紹介します。

1つ目は、取引の行き違いを防げることです。発注した数量や単価、納期が書面で残っていれば、納品された内容が違っていたときに、どちらの認識が正しいかをすぐに確かめられます。口頭や電話だけで頼んだ発注は、後から「頼んだ」「頼まれていない」という食い違いが起きやすく、取引先との関係を損なう原因になります。

2つ目は、請求書との照合が早くなることです。発注番号で発注書と請求書を結び付けておけば、請求された金額が発注した内容と合っているかを短い時間で確かめられます。月末に請求書がまとめて届く会社ほど、この照合の早さが経理の負担を大きく左右します。

3つ目は、二重の発注や発注の漏れを防げることです。誰がいつ何を頼んだかが台帳で見えるようになると、同じ物を別の担当者が重ねて頼んでしまうことや、頼んだつもりで頼んでいなかったことに気づきやすくなります。

4つ目は、税務の調査や監査に備えられることです。発注書は取引の証拠となる書類の1つで、決められた期間保管しておく必要があります。番号順に整理され、すぐに取り出せる状態になっていれば、調査のときにも慌てずに対応できます。

5つ目は、発注の傾向を見直せることです。どの取引先に、どのくらいの金額を、どのくらいの頻度で発注しているかが台帳にまとまっていれば、取引先を見直したり、まとめて発注して単価の交渉をしたりする判断材料になります。

6つ目は、担当者が替わっても仕事を引き継ぎやすくなることです。発注番号と台帳で記録が整理されていれば、新しい担当者も過去の発注をたどりながら、すぐに同じ流れで仕事を進められます。引き継ぎの資料を別に作る手間も減り、異動や退職の多い時期でも発注の流れが止まりません。

発注から支払いまでの流れ

発注書の管理方法を決める前に、発注から支払いまでの流れを整理しておきます。一般的な流れは次のとおりです。

見積もりを依頼し、見積書を受け取る
社内で発注の承認を得る
発注書を作成し、発注番号を付けて取引先へ送る
取引先から注文請書を受け取る（必要な場合）
商品や成果物の納品を受け、納品書を受け取る
納品物を確かめて検収する
請求書を受け取り、発注書と照合する
代金を支払う
関係する書類をまとめて保管する

発注書の管理で大切なのは、この流れのどこまで進んだかを、発注ごとに追えるようにしておくことです。発注書を送ったまま納品の確認を忘れていた、検収が済んでいないのに支払ってしまった、といった問題は、発注ごとの進み具合が見えていないことから起こります。

小さな会社では、見積もりの依頼から支払いまでを1人の担当者が行うことも多く、流れを意識しないまま仕事を進めがちです。担当者が1人でも、台帳に「発注済み」「納品済み」「検収済み」「支払済み」のような状態の欄を作っておくと、どの発注がどこで止まっているかがひと目で分かります。

発注番号の付け方

発注書の管理の土台になるのが、発注番号です。発注番号は、1件の発注を特定するための番号で、発注書、注文請書、納品書、請求書をひも付ける鍵になります。番号の付け方を最初に決めておくと、後から書類を探すときの手間が大きく減ります。

発注番号の付け方には、いくつかの型があります。

型	番号の例	特徴
連番	000123	簡単だが、時期や部署が分からない
年月と連番	202611-001	発注した時期が分かり、月ごとに数えやすい
部署と年月と連番	SA-202611-001	部署ごとに発注を分けて管理できる
取引先と年月と連番	AB-202611-001	取引先ごとに照合しやすい

小さな会社や個人事業主なら、年月と連番を組み合わせた型が扱いやすくなります。たとえば2026年11月の3件目の発注なら「202611-003」とします。月が変わったら連番を1から振り直すため、番号が大きくなりすぎず、いつの発注かも番号を見ただけで分かります。

発注番号を決めるときは、次のルールを守ると混乱を防げます。

同じ番号を二度使わない
欠番が出ても詰めずに、欠番の理由を台帳に残す
番号の桁数をそろえる（3件目なら「3」ではなく「003」）
取り消した発注も番号ごと台帳に残し、取り消しの印を付ける
番号は台帳で発行し、担当者が手元で勝手に付けない

特に大切なのが、番号を台帳で一元的に発行することです。担当者がそれぞれ番号を付けると、同じ番号が重なったり、どこまで使ったかが分からなくなったりします。台帳に1行書き込んだ時点で番号が決まる、という流れにしておけば、番号の重なりは起きません。

発注番号は、発注書に大きく分かりやすく書き、取引先にも請求書や納品書に同じ番号を書いてもらうよう頼んでおきます。取引先の書類に発注番号が書かれていれば、請求書が届いたときに、どの発注に対する請求なのかをすぐに照合できます。

発注書に書く項目

発注書の書式は会社ごとに自由に決められますが、取引の行き違いを防ぐために、次の項目は必ず入れておきます。

項目	書く内容
発注番号	台帳で発行した番号
発注日	発注書を作成した日
宛先	取引先の会社名と担当者名
発注者	自社の会社名、担当者名、連絡先
品名や作業の内容	商品の名前や型番、作業の範囲
数量と単価、金額	税抜の金額、消費税、合計の金額
納期と納品場所	納品の予定日と届け先
支払いの条件	締め日、支払日、支払い方法
備考	見積書の番号、修正の回数などの条件

特に忘れやすいのが、見積書の番号と支払いの条件です。見積書の番号を書いておくと、発注した金額がどの見積もりに基づくものかを後から確かめられます。支払いの条件は、取引先との間で毎回同じでも、発注書に書いておくことで、請求と支払いの時期の食い違いを防げます。

発注書の書式は、社内で1つに統一します。担当者ごとに違う書式を使っていると、項目の抜けが起きやすく、台帳への転記にも時間がかかります。Excelやスプレッドシートで書式を1つ作り、発注番号と発注日だけを書き換えて使う形にすると、作成の手間も減ります。書式を変えるときは、変えた日と変えた内容を記録しておくと、過去の発注書と見比べるときに迷いません。

取引先によっては、相手の指定する書式で発注書を出すよう求められることもあります。その場合も、自社の発注番号を相手の書式の備考の欄などに必ず書き込み、自社の台帳とひも付けられるようにしておきます。

発注書の管理でよくある失敗

発注書の管理を始めても、運用の途中で乱れてしまうことがあります。よくある失敗と、その防ぎ方を紹介します。

1つ目は、電話や口頭だけで発注してしまうことです。急ぎの発注ほど、電話で頼んで発注書を後回しにしがちです。電話で頼んだ場合も、その日のうちに発注書を作って送り、台帳に記録する流れにしておくと、記録の抜けを防げます。

2つ目は、発注内容を変えたときに記録を残さないことです。数量や納期を途中で変えた場合、元の発注書のままでは、納品や請求との照合で食い違いが起きます。変更があったときは、変更後の内容で発注書を作り直すか、変更の内容と日付を台帳の備考に残しておきます。

3つ目は、取り消した発注を台帳から消してしまうことです。取り消した発注の行を消すと、発注番号に欠番ができ、なぜ番号が抜けているのかが後から分からなくなります。取り消した発注も行は残し、状態の欄に取り消しと書いて理由を残します。

4つ目は、担当者が辞めたあとに記録の場所が分からなくなることです。担当者が自分のパソコンやメールの中だけで発注書を管理していると、異動や退職のときに記録が引き継がれません。発注書と台帳は、最初から共有の保存先で管理するルールにしておきます。

発注管理台帳に残す項目

発注番号と並んで大切なのが、発注を一覧にした台帳です。発注管理台帳には、発注ごとに1行を使い、次のような項目を残します。

項目	書く内容の例
発注番号	202611-003
発注日	2026年11月11日
取引先	取引先の会社名
品名や作業の内容	商品の名前、作業の範囲
数量と単価	数量と1つあたりの価格
金額	税抜の金額と消費税
納期	納品の予定日
担当者	発注した社員の名前
状態	発注済み、納品済み、検収済み、支払済み
請求書の番号	取引先の請求書の番号
支払日	実際に支払った日
保管場所	紙のファイルの名前、または電子データの保存先

最初からすべての項目を埋めようとすると負担になるため、まずは発注番号、発注日、取引先、内容、金額、納期、状態の7つから始めます。運用に慣れてから、請求書の番号や支払日、保管場所の欄を加えていくと無理がありません。

台帳で特に役立つのが、状態の欄です。発注ごとに今どこまで進んでいるかを書いておくと、「納品済みなのに検収が済んでいない発注」「請求書が届いているのに支払いが済んでいない発注」を簡単に見つけられます。月末に状態の欄を見直す習慣をつけると、支払いの漏れや遅れを防げます。状態の欄を見直すときは、納期を過ぎても納品済みになっていない発注があれば取引先へ確認の連絡を入れ、検収済みなのに請求書が届いていない発注があれば請求の予定を問い合わせます。

保管場所の欄も、見落とされがちですが大切です。紙の発注書なら綴じたファイルの名前、電子データならフォルダの場所を書いておくと、台帳から書類の現物へすぐにたどり着けます。

Excelで発注書を管理する方法

発注の件数がそれほど多くない会社や個人事業主なら、Excelやスプレッドシートで台帳を作るのが手軽です。ここでは、Excelで発注管理台帳を作る手順を紹介します。

1行目に、前の節で紹介した項目の見出しを並べる
発注番号の列は文字列として扱い、桁数をそろえて入力する
状態の列は、入力規則で選択肢から選べるようにする
金額の列は、数量と単価から計算する式を入れる
表全体をテーブルとして設定し、取引先や状態で絞り込めるようにする
納期を過ぎても納品済みになっていない行に、条件付き書式で色を付ける

状態の列を選択肢から選ぶ形にしておくと、担当者によって「発注済」「発注済み」「済」のように書き方がばらつくのを防げます。絞り込みの機能で「検収済み」だけを表示すれば、請求書が届くはずの発注を一覧で確かめられます。

Excelで管理するメリットは、追加の費用がかからず、項目を自由に変えられることです。多くの会社ですでに使われている道具なので、担当者に使い方を教える手間もほとんどかかりません。

一方で、デメリットもあります。複数の担当者が同時に同じファイルを書き換えると、どちらかの変更が消えてしまうことがあります。ファイルをメールで送り合っていると、どれが最新の台帳なのかが分からなくなります。行を誤って消してしまっても気づきにくく、誰がいつ書き換えたかの記録も残りにくいのが弱点です。

こうした弱点を減らすには、台帳のファイルを共有の保存先に1つだけ保存し、そのファイルだけを書き換えるルールにします。月に1回、その月の終わりの状態の台帳を別名で保存しておくと、誤って消した行を後から確かめられます。

紙と電子データの保管のルール

発注書の保管で迷いやすいのが、紙と電子データの扱いです。最近は発注書をPDFにしてメールで送ったり、取引先の受発注の仕組みでやりとりしたりすることが増え、紙と電子データが混在している会社も多くなっています。

紙の発注書の保管

紙で作成した発注書や、紙で受け取った注文請書は、発注番号の順にファイルに綴じて保管します。月ごとにファイルを分け、背表紙に年月と発注番号の範囲を書いておくと、探すときに迷いません。自社で作った発注書は、送った原本ではなく控えを保管することになるため、控えを必ず残す流れにしておきます。

電子データの発注書の保管

PDFをメールで送った発注書や、メールで受け取った注文請書のように、電子データでやりとりした取引の書類は、電子帳簿保存法の電子取引にあたります。国税庁の電子帳簿保存法の特設ページでは、電子取引について次のように案内されています。

取引に関する書類に通常記載される情報（取引情報）を含む電子データをやり取りした場合の、当該データに関する保存義務やその保存方法等についても同法により定められていますので、所得税法・法人税法上の保存義務者となる方は、特に「電子取引」についてご確認ください。出典: 国税庁電子帳簿保存法関係特設ページ

電子データでやりとりした発注書は、紙に印刷して保管するのではなく、電子データのまま保存するのが原則です。保存するときは、後から探せるように、ファイル名に取引の日付、取引先、金額を入れておく方法がよく使われます。たとえば「20261111_取引先名_55000_202611-003.pdf」のように名前を付けると、ファイルの一覧から目的の発注書を見つけやすくなります。

保存の具体的な要件は、会社の規模や売上によって扱いが異なる部分もあるため、特設ページの案内や顧問の税理士に確かめてから、自社のルールを決めます。

紙と電子データが混在するときの工夫

紙と電子データの発注書が混在している場合は、台帳の保管場所の欄で、どちらで保管しているかを分かるようにしておきます。同じ発注について、紙の注文請書と電子データの発注書が別々の場所に保管されていても、台帳の1行から両方の場所をたどれるようにしておけば、探す手間がかかりません。

発注書の保存期間

発注書は、取引に関して作成した書類として、税法で決められた期間保管する必要があります。保存期間は、法人か個人事業主かによって異なります。

法人の場合について、国税庁のタックスアンサーでは次のように説明されています。

法人は、帳簿（注1）を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成または受領した書類（注2）を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間（注3）保存しなければなりません。出典: 国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間

同じページでは、青色申告をした事業年度に欠損金が生じた場合などは、保存期間が10年間になることも説明されています。発注書は、その年度の確定申告書の提出期限の翌日から数えるため、発注した日から数えるよりも長く保管することになります。

個人事業主の場合は、帳簿や書類の種類によって保存期間が分かれます。青色申告をしている個人事業主については、国税庁のNo.2070 青色申告制度で、帳簿や書類は原則として7年間保存し、請求書、見積書、納品書、送り状などは5年間の保存でよいと案内されています。

発注書と一緒に、見積書、注文請書、納品書、検収書、請求書も同じ発注番号でまとめて保管しておくと、1件の取引の書類を一度に取り出せます。書類ごとに保存期間が違う場合でも、1件の取引の書類はまとめて長いほうの期間に合わせて保管すると、処分のときに一部の書類だけが先になくなる心配がありません。

ファイルや保存先のフォルダに、いつまで保管するのかを書いておくと便利です。たとえば「2026年度分　2034年5月末まで保管」のように書いておけば、保管期間を過ぎた書類を処分するときに迷いません。期間がはっきりしない場合は、長いほうの期間に合わせて保管しておくのが安全です。

注文請書と印紙税の関係

発注書の管理で見落とされやすいのが、印紙税との関係です。発注する側が作る発注書や注文書は、一般に契約の申し込みにあたる書類として扱われます。一方で、受注する側が作る注文請書は、注文を引き受けたことを示す書類で、取引の内容によっては印紙税の対象になることがあります。

国税庁のタックスアンサーでは、請負に関する契約書について、具体的な書類の例として「工事注文請書」「物品加工注文請書」などが挙げられています。請負とは、仕事の完成を約束し、それに対して報酬を支払う契約のことで、建設工事のほか、警備や清掃、機械の保守のような役務の提供も含まれます。印紙税の額は、契約書に書かれた契約金額によって決まり、1万円未満のものは非課税とされています。詳しくは国税庁のNo.7102 請負に関する契約書で確かめられます。

発注する側としては、取引先から受け取った注文請書を、発注書と一緒に発注番号でひも付けて保管しておきます。発注書の書き方によっては、発注書そのものが契約の成立を示す書類として扱われる場合もあるため、判断に迷う書式を使うときは、税務署や顧問の税理士に確かめておくと安心です。

発注管理システムを選ぶポイント

発注の件数が増えたり、担当者が複数になったりすると、Excelの台帳では管理が追いつかなくなることがあります。そうした場合は、発注管理の専用のシステムを検討します。システムの費用について、発注管理を紹介する記事では次のように説明されています。

デメリットとしては、運用コストがかかる点があげられます。システムによりますが、月額10,000円～という価格設定が多いようです。出典: liskul.com

システムを選ぶときは、次のポイントを確かめます。

発注書の作成から請求書の照合まで、自社の流れに合っているか
発注番号を自動で振れるか、自社の番号の型に合わせられるか
社内の承認の流れを設定できるか
会計の仕組みと連携できるか
電子帳簿保存法の電子取引の保存に対応しているか
使う人数や発注の件数に応じた料金になっているか

システムを入れるメリットは、発注書の作成、承認、台帳への記録、保管が1つの仕組みでつながり、入力の手間や転記の誤りが減ることです。一方で、月額の費用がかかること、自社の流れをシステムに合わせて変える必要があること、担当者が使い方に慣れるまで時間がかかることがデメリットです。

システムを比べるときは、無料の試用の期間を使い、実際の発注を数件入力してみるのが確実です。発注書の作成から台帳への記録、請求書との照合までを一通り試すと、画面の分かりやすさや、自社の流れとの合い方を確かめられます。担当者の何人かに試してもらい、使い続けられそうかの意見を聞いておくと、導入後に使われなくなる失敗を防げます。

発注の件数が月に数十件程度までで、担当者も数人なら、Excelの台帳で十分に回ることが多くあります。件数が増え、承認の流れが複雑になってきた段階で、システムへの切り替えを検討するのが現実的です。

複数の担当者で発注の進み具合を共有したいとき

発注の件数がそれほど多くなくても、発注する人、検収する人、支払う人が分かれている会社では、発注ごとの進み具合を共有する方法が必要になります。Excelの台帳を共有の保存先で管理する方法で困らなければ、それで十分です。担当者どうしで「この発注は納品されたか」「請求書は届いたか」と確認し合う手間が増えてきたら、共有の道具を検討します。

選択肢の1つが、国産のプロジェクト管理のPinatecaです。公式の案内によると、カンバンやリストを含む8種類のボードで、発注1件を1枚のカードにし、「発注済み」「納品待ち」「検収済み」「支払済み」のような列の間でカードを動かして進み具合を共有できます。カードには担当者や納期のほか、発注番号や取引先などの項目を自由に追加でき、カードごとのコメントで確認のやりとりを残せます。5人まで、ボード10個までは無料で、クレジットカードの登録も要りません。6人目または11個目のボードからは、スタンダードのプラン（1人あたり月額500円、税抜。年払いなら1人あたり月額400円）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

金額の集計や書類の保管そのものは、会計の仕組みや台帳で行い、共有の道具には進み具合と担当を書く、と役割を分けておくと、どちらも無理なく続けられます。

フリーランスへ発注するときの注意点

デザインや開発、文章の作成などをフリーランスへ発注する会社も増えています。フリーランスへの発注では、商品の発注とは違う点に気をつける必要があります。

1つ目は、取引の条件を書面や電子メールで示すことです。2024年11月に施行された、いわゆるフリーランス法では、フリーランスに業務を委託する事業者は、業務の内容、報酬の額、支払期日などの取引の条件を、書面や電子メールなどで明示することが求められています。発注書に必要な項目を書いておけば、この明示の手段として使えます。

2つ目は、作業の範囲と修正の回数を書いておくことです。成果物が形のない作業では、どこまでが依頼の範囲なのかが食い違いやすくなります。「バナーの画像3点、修正は2回まで」のように、範囲と修正の回数を発注書に書いておくと、後からの行き違いを防げます。

3つ目は、検収の期限を決めておくことです。納品を受けたあと、いつまでに確かめて結果を伝えるのかを決めておくと、支払いの時期も明確になります。検収が長く止まっていると、報酬の支払いが遅れ、取引先との信頼を損なう原因になります。

4つ目は、成果物の権利の扱いを決めておくことです。デザインや文章、プログラムのような成果物では、納品後に自社で自由に修正したり、別の用途に使ったりできるかどうかを、発注の段階で決めておく必要があります。権利の扱いを発注書や別の契約書に書いておかないと、後から使い道を広げたいときに改めて相談が必要になります。

5つ目は、源泉徴収が必要な報酬かを確かめておくことです。個人のフリーランスに支払う報酬のうち、原稿料やデザイン料など一定の種類の報酬は、支払う側が所得税を源泉徴収する必要があります。発注書に報酬の額を書くときは、源泉徴収の前の金額なのかを明確にし、支払いのときに差し引く額を取引先と共有しておくと、入金の額が違うという行き違いを防げます。

発注の書類を整えている会社が選ばれる理由

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、フリーランスから長く選ばれる発注者には、発注の書類がきちんと整っているという共通点があります。作業の範囲、報酬、納期、支払日が最初の発注書で明確に示されていると、受ける側は安心して作業に集中できます。反対に、発注の条件があいまいなまま作業が始まり、途中で範囲が広がったり、支払日がはっきりしなかったりする発注者は、腕の良いフリーランスほど次の依頼を受けなくなる傾向があります。

仲介の手数料が乗らない直接の取引では、同じ予算で依頼する側はより多くの作業を頼め、受ける側は手取りが厚くなります。その分、発注書や検収の段取りを当事者どうしで整える必要があり、書類の管理がそのまま取引の信頼につながります。

発注の書類の整え方は、会社の業務改善の大切なテーマでもあります。業務の流れの見直しを外部の専門家に頼みたい場合は、経営の診断と助言を行う国家資格の中小企業診断士がどんな仕事をしているかを確かめておくと、相談先を選ぶ手がかりになります。発注の仕組みにAIや新しい道具を取り入れたい会社に向けては、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、業務の改善を手伝う人にどんな依頼が出ているかが整理されています。自社に合った発注の仕組みを作りたい場合は、アプリケーション開発のお仕事で、在宅で受けられる業務システムの開発の依頼の種類も確かめられます。

発注書の管理は、番号の付け方と台帳の項目を決めるところから始まります。まずは今月の発注から、年月と連番で番号を振り、台帳に1行ずつ記録していくことから始めてみてください。