新年会の幹事がやること｜日程調整から会計まで

2026年8月28日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓新年会の幹事がやることを
✓当日の進行と挨拶の頼み方
✓終わった後のお礼まで順に説明します

新年会の幹事を任されたものの、何から手を付ければよいのか分からず、年末の忙しさの中で不安になっている人は多いはずです。結論から言うと、新年会の幹事の仕事は「目的と予算を決める」「日程を決める」「お店を予約する」「案内を出す」「当日を進める」「会計を締める」の6つに分けて、開催日から逆算して1つずつ片づければ迷わずに進められます。この記事では、それぞれの段階でやることと、文例、よくある失敗、会社の費用で開くときの注意点までを順に説明します。準備の作業を何人かで分担する場合は、スプレッドシートで十分ですが、担当と期限を1か所で共有できるPinatecaのような道具を使う方法もあり、その使い方も後半で触れます。

新年会の幹事が任される仕事の全体像

新年会は、年の初めに職場や取引先、仲間が集まり、新しい年のあいさつを交わし、1年の抱負を共有する会です。忘年会が1年をねぎらう会だとすれば、新年会は1年の始まりを祝い、気持ちをそろえる会という性格があります。社長や部長の年頭のあいさつがある会社も多く、忘年会よりもやや改まった雰囲気になりがちです。

幹事の仕事は、思っている以上に幅が広いものです。宴会や懇親会の会場を紹介するサイトでは、幹事の仕事を次のように説明しています。

実際に幹事業務は、日程調整や会場確保、予算、当日の段取りなど、企画力、情報収集力、調整力、業務遂行力が問われる仕事です。裏を返せば、幹事の役割をスムーズに進行することで、普段の仕事への評価がアップすることにもつながります。出典: konshinkai.net

幹事の仕事は大きく、準備、当日、終わった後の3つの段階に分かれます。準備の段階では、目的と予算、日程、お店、案内、出し物や景品を決めます。当日は、受付、進行、挨拶の段取り、会計をします。終わった後は、精算、お礼、記録を残すところまでが仕事です。

新年会ならではの難しさ

新年会の準備には、忘年会にはない難しさが2つあります。1つは、準備の時期が年末年始の休みと重なることです。年末は仕事が忙しく、年明けは休み明けで連絡がつきにくくなります。休みに入る前に、日程とお店を決め、案内まで出しておくのが理想です。

もう1つは、1月上旬から中旬は、新年会と仕事始めの行事が集中する時期だということです。取引先の賀詞交換会や、別の部署の新年会と日程が重なることもあります。早めに動くほど、日程もお店も選びやすくなります。

準備のスケジュールの目安

新年会の準備は、開催日の2か月前ごろから始めます。年末年始の休みを挟むため、忘年会より少し早めに動くのがコツです。

時期	やること
2か月前（11月上旬）	目的・予算・参加の範囲を決める、日程の候補を出す
6週間前（11月下旬）	日程を決める、お店の候補を探して予約する
1か月前（12月上旬）	案内を出す、出欠を取り始める、挨拶を頼む
年末の休み前	出欠をほぼ固める、お店に人数の目安を伝える、景品を手配する
1週間前	人数を確定してお店に連絡する、進行表を作る
前日	名簿、進行表、会費のつり銭、景品をまとめる
当日	受付、進行、会計
翌日以降	精算の報告、お礼の連絡、記録を残す

この表は、1月の中旬に開く場合の目安です。1月の上旬に開くなら、全体を1週間から2週間早めます。

目的と予算を決める

最初に決めるのは、新年会の目的と予算です。ここが決まると、お店の選び方も、進行の組み立ても決まります。

目的を確かめる

新年会の目的は、職場によって違います。上司や前年の幹事に、次の点を確かめておきます。

年頭のあいさつや方針の発表があるか
表彰や新しく加わった人の紹介があるか
取引先や来賓を招くか、社内だけか
参加の範囲は部署だけか、全社か、パートや派遣の人も含むか

年頭のあいさつや方針の発表があるなら、全員が前を向いて話を聞ける会場が必要です。社内だけの気軽な会なら、居酒屋の個室で十分です。

予算を決める

予算は、1人あたりの会費と、会社や部署からの補助の有無で決まります。会費は、お店の料理と飲み放題のコースの金額に、景品や二次会の費用を加えて考えます。会社から補助が出る場合は、いくら出るのか、何に使えるのか、領収書の宛名をどうするのかを経理の担当者に確かめておきます。

役職によって会費に差を付ける職場もあります。差を付ける場合は、上司の負担を多めにし、若手や新入社員の負担を軽くするのが一般的です。会費に差を付けるかどうかは職場の習慣によるため、前年のやり方を確かめておきます。

会費の計算の例

会費は、お店に払う金額と、それ以外にかかる金額を合計し、人数で割って決めます。たとえば20人の新年会で、1人あたり4,500円の飲み放題つきのコースを選び、景品に合計10,000円をかける場合を考えます。

項目	金額
コースの料金（4,500円×20人）	90,000円
景品	10,000円
合計	100,000円
1人あたり	5,000円

ここに部署の補助が20,000円出るなら、参加者が負担する合計は80,000円となり、1人あたり4,000円まで下げられます。会費は、つり銭の準備が楽になるよう、千円単位か五百円単位の切りのよい金額にそろえるのが一般的です。端数の余りは予備の費用として持っておき、延長や追加の飲み物が出たときに充てます。最後まで余った分は、精算の報告で扱いを伝えます。

日程を決める

日程は、参加してほしい人の予定を優先して決めます。

日程調整の進め方

まず、社長や部長など、必ず参加してほしい人の予定を確かめます。年頭のあいさつをお願いする人が出られない日に開いても意味がありません。その人の予定が空いている日の中から、候補を3つほどに絞ります。

候補が決まったら、参加者全員に都合を聞きます。人数が多いときは、日程調整の仕組みやフォームを使うと、集計の手間が省けます。回答の期限は1週間ほど先に設定し、期限が近づいたら回答していない人に一度だけ声をかけます。

曜日と時間帯の選び方

平日の夜に開くなら、週の後半を選ぶと参加しやすくなります。開始時刻は終業の30分後から1時間後に設定し、会社からお店まで移動する時間を見込みます。子育て中の人や遠方から通う人が多い職場では、開始時刻を早めにする、終わりの時刻をはっきり示す、途中で帰りやすい雰囲気を作るといった配慮が参加者を増やします。

お店を選んで予約する

日程が決まったら、すぐにお店を予約します。新年会の時期は、忘年会ほどではないものの、金曜日を中心に予約が埋まりやすくなります。

お店選びで確かめること

人数に合った個室や貸切ができるか
会社からの移動に無理がないか、駅から近いか
コースの料金と、飲み放題の時間と種類
ソフトドリンクやノンアルコールの飲み物の種類
食物アレルギーや苦手な食べ物に対応してくれるか
マイクやプロジェクターを借りられるか
支払いの方法（会社宛の請求書が使えるか、カードが使えるか）
キャンセルの期限と料金、人数の変更の期限

特に大事なのが、人数の変更とキャンセルの期限です。新年会は年末年始を挟むため、体調を崩して欠席する人が出やすくなります。何日前までなら人数を減らせるのか、当日の欠席にはいくらかかるのかを、予約の時点で確かめておきます。

下見をする

初めて使うお店は、できれば一度下見をします。席の配置、上座と下座の位置、トイレの場所、マイクの有無、受付をする場所を確かめておくと、当日の段取りが立てやすくなります。下見が難しいときは、お店に電話で確かめ、席の配置図を送ってもらいます。

案内を出して出欠を取る

お店が決まったら、参加者に案内を出します。案内には、日時、場所、会費、出欠の期限、問い合わせ先を必ず書きます。

社内向けの案内の文例

件名：新年会のご案内（1月16日開催）

営業部の皆さま

お疲れさまです。今年の新年会の幹事を務めます、〇〇です。下記のとおり新年会を開きますので、ご案内いたします。

日時：1月16日（金）18時30分から20時30分まで場所：〇〇（〇〇駅から徒歩3分、地図は添付のとおりです）会費：5,000円（当日、受付でお支払いください）出欠：12月19日（金）までに、このメールへの返信でお知らせください

部長から年頭のごあいさつをいただく予定です。年明けのお忙しい時期ですが、皆さまのご参加をお待ちしております。

幹事　〇〇（内線1234）

文例の日付と曜日は、実際に開く年の暦で必ず確かめてから送ります。日付と曜日が食い違っていると、参加者から問い合わせが来て、余計な手間がかかります。

出欠の集め方

出欠は、メールの返信、フォーム、表への書き込みのどれかで集めます。人数が多いときは、フォームを使うと集計が楽になります。出欠と一緒に、食物アレルギーや苦手な食べ物、車で来るかどうかも聞いておくと、お店への連絡と当日の段取りに役立ちます。

挨拶と進行の段取りを決める

新年会では、年頭のあいさつ、乾杯のあいさつ、締めのあいさつが進行の柱になります。誰にお願いするかを早めに決め、本人に頼んでおきます。

挨拶を頼む相手と順番

開会と年頭のあいさつ：社長、部長など、その場で一番役職の高い人
乾杯のあいさつ：2番目に役職の高い人、または来賓
締めのあいさつ：役職が上から3番目くらいの人、またはその年の行事の担当者

挨拶は、本人に直接お願いし、話す時間の目安を伝えます。年頭のあいさつは3分から5分、乾杯と締めは1分程度が目安です。急に頼まれると準備ができないため、1か月前までに頼んでおきます。

進行表を作る

当日の流れを進行表にまとめます。2時間の新年会なら、次のような組み立てが一般的です。

時刻	内容	担当
18時00分	受付開始	幹事、受付係
18時30分	開会のことば、年頭のあいさつ	司会、部長
18時40分	乾杯	課長
18時45分	食事と歓談
19時30分	新しく加わった人の紹介、抱負の発表、景品の抽選	司会
20時15分	締めのあいさつ	担当者
20時30分	閉会、精算	幹事

進行表は、司会、挨拶をする人、お店の担当者に事前に渡しておきます。料理が出る時刻や、ラストオーダーの時刻もお店と確かめ、進行表に書き込んでおきます。

出し物と景品

新年会では、1人ずつ今年の抱負を一言ずつ話す時間を作ると、普段話さない人どうしにも会話のきっかけが生まれます。景品のある抽選会やビンゴを入れる場合は、高価な景品を1つより、手ごろな景品を多めに用意したほうが、多くの人が楽しめます。新年らしく、干支にちなんだ品やお年玉袋に入れた商品券を景品にする方法もあります。

当日の動き方

当日の幹事は、全体を見る役に回るのが理想です。受付、会計、司会を1人で抱えると、困りごとに対応できなくなります。

受付と会費の受け取り

会費は、受付で名簿と照らし合わせながら受け取ります。つり銭を多めに用意し、受け取った人の名前に印を付けていきます。会費を事前に集めておく方法もありますが、欠席が出たときの返金の手間がかかります。キャッシュレスの送金で集める場合は、誰から受け取ったかが分かるように、名前を書いてもらうよう頼んでおきます。

進行中に気を配ること

進行中は、時間どおりに進んでいるか、料理や飲み物が行き渡っているか、一人で手持ち無沙汰にしている人がいないかに気を配ります。お酒が進むと声が大きくなり、他のお客さまの迷惑になることもあるため、個室でない場合は特に注意します。

体調が悪くなった人がいたら、すぐに休める場所に移し、必要なら救急の対応をお願いします。会場の近くの病院や、タクシーを呼ぶ方法を、事前に調べておくと安心です。

二次会をどうするか

二次会を開く場合は、一次会の終わりに、参加は自由であることをはっきり伝えます。二次会のお店は、事前に目星を付けておくか、一次会のお店に紹介してもらいます。幹事が二次会まで仕切る必要はなく、希望する人の中から別の世話役を決めてもかまいません。

前日までにそろえる持ち物

当日になって慌てないよう、前日までに持ち物をひとまとめにしておきます。お店の中を何度も往復しなくて済むよう、受付で使うものと進行で使うものを分けて袋に入れておくと、当日の動きが軽くなります。

分類	持ち物	使い道
受付	参加者の名簿（印刷したもの）、筆記用具	会費を受け取った人に印を付ける
受付	つり銭（千円札と五百円玉を多めに）、集金袋	会費の受け取り
受付	名札（大人数のとき）	部署をまたぐ会で顔と名前を一致させる
進行	進行表、挨拶をする人の名前と役職のメモ	司会の台本として使う
進行	景品、抽選の道具（くじ、ビンゴカード）	余興
会計	お店の予約の控え、領収書を入れる封筒	支払いと経理への提出
その他	幹事の連絡先を書いたメモ、お店の電話番号	遅れる人や迷った人からの連絡に答える

名簿は、出欠の回答をもとに前日の夜に最終版を作ります。会費に差を付けている場合は、名簿に1人ずつの会費の金額を書いておくと、受付で迷わずに済みます。つり銭は、会費が5,000円なら千円札を、4,500円のように端数があるなら五百円玉も用意します。

景品は、開会前にお店の担当者に預かってもらうと、席の周りが散らからずに済みます。抽選会の時刻をお店に伝えておけば、料理を出す間隔を合わせてもらえることもあります。

幹事がつまずきやすい失敗と防ぎ方

幹事の失敗の多くは、準備の段階で防げます。新年会でよく起きるものを、原因と防ぎ方に分けて整理します。

予約が遅れて希望のお店が取れない

年末の忙しさにまぎれて予約を先延ばしにすると、金曜日の夜や大人数の個室は埋まってしまいます。日程が決まったその週のうちに、仮の人数で予約を入れておくのが確実です。人数は後から変更できることが多いため、予約の時点で変更の期限を確かめておけば、仮の人数でも困りません。

人数の連絡が遅れて料金がかかる

年明けは体調を崩す人が出やすく、前日や当日の欠席が重なることがあります。お店によっては、決まった期限を過ぎてからの人数の変更に料金がかかります。出欠の回答期限を、お店の変更期限の数日前に設定しておくと、余裕を持って人数を伝えられます。

挨拶をお願いし忘れる、順番を取り違える

年頭のあいさつをお願いする人に正式に頼んでいなかった、乾杯と締めの順番を役職と逆にしてしまった、という失敗は、会の雰囲気を気まずくします。挨拶をお願いしたら、日時と話す時間の目安を書いたメールを本人に送り、進行表にも名前を書き込んでおきます。役職の順番に迷ったら、上司か前年の幹事に確かめます。

会計が合わない

当日に受け取った会費とお店への支払いが合わず、幹事が差額を立て替えてしまう例は少なくありません。原因の多くは、会費の受け取り漏れ、途中参加や途中退出の人の扱い、飲み放題の時間の延長です。名簿に印を付けながら受け取る、途中参加の会費を事前に決めておく、延長するかどうかは幹事が決めてお店に伝える、という3つで防げます。

一部の人だけが盛り上がる

席が役職や部署ごとに固まると、普段話す人どうしだけで会話が続き、新しく加わった人が取り残されがちです。くじで席を決める、途中で席替えの時間を作る、1人ずつ抱負を話す時間を設けるといった工夫で、話すきっかけを作れます。

昼の会やオンラインで開く選択肢

新年会は、夜にお酒を飲む会だけではありません。参加する人の事情に合わせて、開き方を選ぶ方法があります。

昼の時間に開く

子育て中の人や遠方から通う人が多い職場では、昼の休憩の時間を少し長めに取り、仕出しの弁当やケータリングで新年会を開く方法があります。業務の時間内に開くため参加しやすく、お酒が出ないので飲酒運転の心配もありません。年頭のあいさつと、1年の方針の共有が主な目的なら、昼の会でも十分に役割を果たせます。会社の会議室を使う場合は、使える時間と、飲食をしてよいかを総務の担当者に確かめておきます。

オンラインで開く

在宅勤務の人や、拠点が離れている人が多い職場では、ビデオ会議を使ったオンラインの新年会という選択肢もあります。オンラインの場合は、1時間ほどの短い時間にまとめ、年頭のあいさつ、1人ずつの抱負、少人数に分かれての歓談の順に進めると、話す人が偏りにくくなります。お店の予約は要りませんが、接続の案内、話す順番、画面を共有する資料の準備が幹事の仕事になります。

会場とオンラインを組み合わせる

会場に集まる人とオンラインで参加する人が混ざる形は、音声と映像の準備に手間がかかります。会場のマイクの音がオンラインの参加者に届かない、会場の会話にオンラインの人が入れない、といった問題が起きやすいため、挨拶の時間だけをつなぐ、といった割り切りも1つの方法です。

取引先や来賓を招く場合の準備

取引先や来賓を招く新年会は、社内だけの会とは準備の重さが変わります。招待する相手の選び方、案内の出し方、当日のもてなしまで、会社の顔として失礼のないように整えます。

招待状を早めに送る

社外の人を招く場合は、案内を1か月以上前に送ります。相手も年始は予定が詰まっているため、遅くとも年末の休みに入る前には届くようにします。案内には、会の趣旨、日時、場所、出欠の返事の期限と方法を書き、会費をいただかない場合はその旨も添えます。差出人は幹事ではなく、社長や部長など会の主催者の名前にするのが一般的です。

席と受付を整える

来賓の席は、上座に用意します。上座は、一般に入り口から最も遠い席です。来賓が複数いる場合は、役職や関係の深さで順番を決め、迷ったら上司に確かめます。受付には、来賓の名簿と名札、記念品を用意し、到着したら社内の担当者が席まで案内します。来賓の到着時刻をお店に伝えておけば、入り口での案内も頼めます。

社外の人を交えた費用の記録

社外の人を交えた飲食は、次の節で引用する国税庁の説明のとおり、参加者の人数で割った金額が10,000円以下かどうかで扱いが分かれることがあります。この扱いを受けるには、飲食の年月日、参加した社外の人の氏名や会社名と関係、参加した人数、費用の額とお店の名前と所在地を書いた書類を保存しておく必要があると、国税庁は説明しています。幹事は、参加者の名簿と領収書を経理に渡せるよう、当日の名簿を最新の状態にしておきます。

会社の費用で開くときと、お酒で気をつけること

会社の費用の扱い

新年会の費用を会社が負担するとき、その費用が税金のうえでどう扱われるかは、参加者の範囲や内容によって変わります。国税庁は、交際費等の範囲から除かれるものとして、次のように説明しています。

1 専ら従業員の慰安のために行われる運動会、演芸会、旅行等のために通常要する費用 2 飲食その他これに類する行為（以下「飲食等」といいます。）のために要する費用（専らその法人の役員もしくは従業員またはこれらの親族に対する接待等のために支出するものを除きます。）であって、その支出する金額を飲食等に参加した者の数で割って計算した金額が10,000円以下である費用出典: 国税庁「No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算」

2つ目の「1人あたり10,000円以下」の基準は、取引先など社外の人を交えた飲食についてのもので、社内の人だけの飲食には使えないと読めます。社内の新年会は、全員を対象にした慰安の行事として開くなら福利厚生の費用として扱われることが多い一方、一部の役員や特定の人だけの会は扱いが変わることがあります。金額や事情で扱いが変わるため、具体的な判断は経理の担当者や税理士、税務署に確認してください。幹事としては、領収書の宛名、但し書き、参加者の名簿を残しておくと、経理の処理がスムーズになります。

飲酒運転を防ぐ

お酒の出る新年会では、飲酒運転を絶対に起こさない段取りが欠かせません。道路交通法の第65条は、酒気を帯びて車両等を運転することを禁じるだけでなく、運転するおそれのある人に車両を提供すること、お酒を出したり飲酒をすすめたりすること、飲酒した人の運転する車に同乗することも禁じており、それぞれに罰則があります。

何人も、第一項の規定に違反して車両等を運転することとなるおそれがある者に対し、酒類を提供し、又は飲酒をすすめてはならない。出典: e-Gov法令検索「道路交通法」

幹事は、出欠を取るときに車で来るかどうかを聞き、車で来る人には飲み物をソフトドリンクにしてもらうか、車を置いて公共の交通機関で来てもらうようお願いします。自転車も道路交通法の車両に含まれるため、同じように注意を呼びかけます。

お酒を飲まない人への配慮

お酒を飲まない人、飲めない人も気持ちよく参加できるよう、ソフトドリンクやノンアルコールの飲み物が充実したお店を選びます。乾杯の飲み物も自由に選べるようにし、お酒を勧める雰囲気を作らないことが大切です。

お酒を飲まない人が多い場合は、飲み放題をつけずに料理のコースだけを選び、飲み物は各自で注文してもらう方法もあります。飲む人と飲まない人で会費に差を付ける職場もあるため、案内を出す前に上司と相談して決めておきます。お酒を飲めない理由は、体質、健康、宗教などさまざまで、本人が説明したくない場合もあります。理由を尋ねたり、一口だけと勧めたりしないよう、司会や上司にもあらかじめ伝えておくと安心です。

会計と、終わった後の仕事

新年会は、会計を締め、お礼を伝えるところまでが幹事の仕事です。

精算と報告

お店への支払いを済ませたら、集めた会費、会社からの補助、支払った金額を表にまとめ、参加者に報告します。余りが出た場合は、次の行事に回すのか、参加者に返すのかを決めて伝えます。領収書は、会社の補助を使った場合は経理に提出し、そうでない場合も幹事が一定の期間保管しておきます。

お礼の連絡

翌日の朝には、参加者へのお礼のメールを送ります。挨拶をしてくれた人、景品を出してくれた人、準備を手伝ってくれた人には、個別にもお礼を伝えます。

件名：新年会のお礼

営業部の皆さま

お疲れさまです。幹事の〇〇です。昨日の新年会には多くの方にご参加いただき、ありがとうございました。部長からの年頭のごあいさつで、今年の方針を皆さまと共有できたことを嬉しく思います。会計の報告は添付のとおりです。本年もどうぞよろしくお願いいたします。

記録を残す

最後に、お店の連絡先、予約の時期、コースの内容と料金、参加人数、うまくいったことと反省点を記録します。翌年の幹事は、この記録があるだけで準備の時間を大きく減らせます。

記録は、次のような項目でまとめておくと、翌年の幹事が読んですぐに使えます。

項目	書いておくこと
日時と会場	開いた日、お店の名前、電話番号、担当者の名前
予約	予約を入れた時期、空き具合、人数の変更の期限とキャンセル料
費用	コースの内容と料金、会費、補助の額、景品にかけた金額
参加	案内を送った人数、参加した人数、当日の欠席の人数
進行	挨拶をお願いした人、余興の内容、かかった時間
反省	うまくいったこと、困ったこと、次に変えたほうがよいこと

特に役立つのが「困ったこと」と「次に変えたほうがよいこと」です。料理の量が足りなかった、駅からの道が分かりにくかった、締めのあいさつの時刻にラストオーダーが重なった、といった具体的な反省は、翌年の幹事が同じ失敗を避ける手がかりになります。記録は、共有のフォルダなど次の幹事が見つけやすい場所に保存し、引き継ぐときに場所を伝えます。

準備の作業を分担して進めるには

人数の多い新年会では、幹事が1人ですべてを抱えると、年末の忙しさの中で手が回らなくなります。受付、会計、司会、景品、案内の係を分け、それぞれに担当を決めると負担が減ります。

係を分けたら、作業と担当と期限を1か所にまとめて共有します。少人数なら、スプレッドシートに「作業・担当・期限・状況」の4つの列を作るだけで十分に回ります。係が多い、毎年同じ形で開くので次の幹事に引き継ぎたい、という場合は、作業をカードにして担当と期限を付ける道具が便利です。

その1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードと、ボードごとのチャット、カードへのコメントが無料プランから使えます。「お店の予約」「案内の送付」「景品の手配」のように作業をカードにし、担当と期限を付けて「未着手」「進行中」「完了」の列で動かせば、年末の休みに入る前に何が残っているかがひと目で分かります。お店とのやり取りや景品の候補をカードのコメントに残しておけば、翌年の幹事がそのまま参考にできます。5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで作れます。6人以上で使う場合は、1人あたり月額500円（税抜）のスタンダードプランになります。出欠の集計や案内の一斉送信をする道具ではないため、出欠はメールやフォームで集め、準備の作業の管理に使う形になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

幹事の経験は仕事の力になる

幹事の仕事は、予定の調整、予算の管理、外部との交渉、当日の進行と、企画や運営の仕事そのものです。在宅ワークやフリーランスの仲介を20年以上続けてきた運営者として見てきた限りでは、イベントの企画や運営、告知の仕事を受けている人には、社内の行事の幹事を通じて段取りの力を身につけた人が少なくありません。

社内の行事でも、案内状やポスターのデザイン、記念の映像の制作、当日の司会など、外部のフリーランスに頼める仕事があります。案内のチラシやポスターのデザインを頼むなら、デザイナーの年収・単価相場で報酬の目安を知っておくと予算を組みやすくなります。行事の告知や集客の仕事に興味がある人は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、マーケティングの分野でどんな仕事が受けられているかを確かめられます。

運営者として見てきた傾向として、外部の人に頼む仕事は、頼む側が条件をはっきり伝えるほどうまくいきます。仲介の手数料がかからない手数料0%の直接のやり取りであれば、限られた行事の予算でも頼める範囲が広がり、受ける側の手取りも厚くなります。幹事の負担を減らしたいときは、外部の力を借りることも検討してみてください。