歓迎会の幹事がやること｜段取りと挨拶の頼み方

2026年8月1日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓歓迎会の幹事がやることを
✓案内文と挨拶の依頼文の例
✓精算とお礼まで時期ごとに整理します

歓迎会の幹事を任されたものの、何から手を付ければよいのか、誰に挨拶を頼めばよいのかが分からずに困っている人は少なくありません。結論から言うと、歓迎会の幹事の仕事は「主役が職場に溶け込むきっかけを作る」という目的から逆算すれば迷いません。日程、会場、会費、挨拶の順番、席の並びは、どれも「主役が話しやすくなるか」で決められます。この記事では、開催の4週間前から翌日のお礼までにやることを時期ごとに並べ、案内文と挨拶の依頼文の例、当日の進行表、お酒の扱いの注意点、精算のしかたまでを順に説明します。幹事が2人以上いて作業を分担するときは、担当と期限を共有できるプロジェクト管理ツールのPinatecaを使う方法もあり、その使い方も後半で紹介します。

歓迎会の幹事が最初に決める3つのこと

準備を始める前に、幹事が決めておくことは3つあります。目的、主役、お金の出どころです。この3つが曖昧なまま店を探し始めると、あとで「誰を呼ぶのか」「会社から補助は出るのか」で話が戻り、予約の取り直しになりがちです。

1つ目は目的です。歓迎会の目的は、新しく来た人に職場の人の顔と名前を覚えてもらい、困ったときに声をかけられる相手を作ってもらうことです。盛り上げることそのものが目的ではありません。この目的を先に確かめておくと、余興を入れるか、席替えをするか、二次会をどうするかといった判断の基準がはっきりします。

2つ目は主役です。4月の新卒の入社、中途で入った人、異動してきた人、パートやアルバイトの新人など、主役が誰かで適した形が変わります。新卒の新入社員が複数いるなら、同期どうしが隣にならないように席を分ける工夫が要りますし、中途で入った人が1人なら、同じ部署の人が隣に座れるようにします。二十歳未満の人がいるかどうかも、この段階で確かめておきます。

3つ目はお金の出どころです。会社が費用を出すのか、部署の予算から一部を補助するのか、参加者の会費だけでまかなうのかを、上司や総務の担当者に最初に確かめます。会社が負担する場合は、上限の額、領収書の宛名、精算の締め日まで聞いておくと、あとで経理とのやり取りが1回で済みます。

この3つが決まったら、上司に「目的はこう、主役はこの人、予算はこう聞いています」と1通のメッセージで共有します。幹事が1人で抱え込まず、最初に上の人の了承を取っておくことで、日程や会場を決めるときに「それで進めてよい」と言ってもらいやすくなります。幹事を初めて任された人ほど、この最初の確認を飛ばして店探しから始めてしまうので、まずここから手を付けてください。

歓迎会の幹事がやることを時期ごとに並べた一覧

幹事の仕事は、開催日から逆算して時期ごとに分けると抜けが出にくくなります。目安として、次の表のように進めます。

時期	やること
4週間前	目的・主役・予算を上司と確かめる。候補日を2つから3つ出す
3週間前	日程を決めて出欠を取る。主役の都合を最優先で押さえる
2週間前	人数の見込みで店を予約する。挨拶をお願いする人に依頼する
1週間前	人数を確定して店に伝える。案内を再送し、席の並びを考える
前日	店に人数と時間を最終確認する。進行表と名簿を印刷または共有する
当日	早めに店に入り、受付と会計と進行を回す
翌日	精算を締め、参加者と挨拶をした人にお礼を伝える

春の歓迎会は、4月の第2週から第3週の金曜日に集中しやすく、人気の店は早く埋まります。春に開く場合は、表より1週間ほど前倒しで動くと安心です。逆に、中途入社や異動の人を迎える会は時期が分散するので、3週間前からでも十分間に合うことが多いです。

表の中で一番後回しにされやすいのが挨拶の依頼です。開会の言葉や乾杯の挨拶をお願いする人は、上司や部署の責任者になることが多く、当日いきなり頼むと準備ができません。店の予約と同じ時期に依頼しておくと、相手も気持ちよく引き受けてくれます。

もう1つ見落としやすいのが、前日の最終確認です。店側で人数や開始時間が違って登録されていることは珍しくありません。前日に電話で「何名で何時から、コースはこれ、飲み放題は何時間」と読み上げて確かめるだけで、当日の行き違いをほとんど防げます。

日程の決め方と出欠の取り方

日程は、主役の都合を最初に押さえ、次に挨拶をお願いしたい上司の都合、最後に参加者全体の都合という順番で決めます。参加者全員の都合を一度に聞くと、候補日が割れて決まらなくなります。主役と上司の両方が出られる日を2つから3つに絞ってから、全体に聞くのがこつです。

曜日は、翌日が休みになる金曜日が選ばれやすいものの、子育てや介護をしている人、遠くから通っている人には平日の早い時間のほうが出やすい場合もあります。全員参加を前提にせず、開始時間を18時半ごろにして、途中から来る人や早めに帰る人がいてもよい形にしておくと、参加しやすくなります。

出欠の取り方は、職場で普段使っている連絡の手段に合わせます。チャットのツールで投票の機能を使う、社内のメールで返信をもらう、フォームを作って回答してもらう、といった方法があります。どの方法でも、締め切りの日時、出欠の選択肢、アレルギーや苦手な食べ物、お酒を飲むかどうかの4つを一緒に聞いておくと、店選びとコースの選択がしやすくなります。

締め切りまでに返事がない人には、締め切りの前日に個別に声をかけます。全体に向けて「まだの人は返事をお願いします」と流すより、1人ずつ短く聞いたほうが早く返事がそろいます。参加しない人を責めるような言い方は避け、「人数を店に伝えたいので」と理由を添えて聞くのがよいでしょう。

出欠の結果は、名前と参加の有無、途中参加や途中退出の予定、食べられないものを1つの表にまとめておきます。この表は、店に人数を伝えるとき、席の並びを考えるとき、当日の受付、会費の集金と、何度も使うことになります。

会場の選び方と予約のときに確かめること

会場は、職場から歩いて行ける距離、または乗り換えなしで行ける場所を選ぶと、遅れてくる人が減ります。主役が電車の路線にまだ慣れていないこともあるので、駅からの道が分かりやすいことも大切です。

店の形は、個室か、貸し切りに近い区切られた席を選ぶと、挨拶や自己紹介の声が届きやすくなります。大きな店の大部屋の一角だと、周りの声にかき消されて、主役の自己紹介がほとんど聞こえないまま終わることがあります。人数が20人を超えるなら、マイクが借りられるかも聞いておきます。

コースを選ぶときは、料理が大皿で出てくるか、1人ずつ盛り付けて出てくるかを確かめます。大皿だと取り分けの手間が出て、新人が気を遣って取り分け役に回ってしまいがちです。主役に取り分けをさせないために、1人ずつ出てくるコースを選ぶか、幹事や先輩が取り分けると決めておくと気持ちよく過ごしてもらえます。

予約のときに店に確かめることは次のとおりです。

人数の確定の締め切りと、人数が減ったときの料金の扱い
キャンセル料がかかる日と割合
飲み放題の時間と、ラストオーダーの時刻
アレルギーや食べられないものへの対応ができるか
会社宛ての領収書が出せるか、宛名と但し書きの指定ができるか
支払いの方法（現金、クレジットカード、請求書払い）

キャンセル料の扱いは、店ごとに大きく違います。前日や当日の人数の減少に料金がかかる店では、急な欠席が出たときの会費の扱いを事前に決めておく必要があります。予約の画面や電話で聞いた条件は、メモにして幹事どうしで共有しておくと、当日に店と話が食い違ったときに確かめられます。

会費の決め方と主役の分の扱い

歓迎会の会費は、店のコース料金に、主役の分をほかの参加者で割り振った額を乗せて決めるのが一般的です。主役からは会費を取らないのが通例で、その分をどう割り振るかが幹事の腕の見せどころになります。

計算の例を示します。1人あたり5,000円のコースで、主役が2人、ほかの参加者が10人の合計12人の場合、店への支払いは合計60,000円です。主役2人の分の10,000円を10人で割ると1人あたり1,000円になるので、参加者の会費は1人あたり6,000円です。

役職によって会費に差を付ける職場もあります。たとえば部長は多めに、若手は少なめに、というやり方です。差を付けるかどうかは職場の慣習によるので、前の年の幹事や上司に聞いておきます。上司から「多めに出すよ」と申し出があった場合は、その分を若手の会費から引くか、二次会の費用に回すかを決めて、参加者にも伝えておくと不公平感が出ません。

会社が費用を負担する場合は、上限の額と精算のしかたを経理の担当者に確かめます。社員の慰安のための費用について、国税庁は交際費から除かれるものを次のように示しています。

次に掲げる費用は交際費等から除かれます。 1 専ら従業員の慰安のために行われる運動会、演芸会、旅行等のために通常要する費用出典: 国税庁「No.5265 交際費等の範囲と損金不算入額の計算」

歓迎会の費用をどの科目で処理するかは、参加者の範囲や金額によって会社ごとに判断が変わります。幹事は自分で判断せず、経理の担当者から言われた形で領収書を受け取り、参加者の名簿と一緒に提出します。領収書の宛名と但し書き、日付、参加人数は、経理の確認でよく聞かれる項目です。

会費を集めるタイミングは、事前に集める方法と、当日の受付で集める方法があります。事前に集めると当日の受付が楽になる一方で、急な欠席があったときに返金の手間が出ます。当日に集めるなら、おつりが出ないように会費を1,000円単位にしておき、千円札を多めに用意しておくと受付が早く進みます。

歓迎会の案内文の書き方と例文

案内は、出欠を取るときと、人数が確定したあとの2回送ります。1回目は日程と出欠の締め切りを中心に、2回目は会場と集合時間、会費、当日の連絡先を中心に書きます。どちらも、日時、場所、会費、締め切り、問い合わせ先の5つが1目で分かるように、箇条書きにするのが読みやすい形です。

1回目の案内の例です。

件名：〇〇さん・△△さんの歓迎会のご案内（出欠のご回答のお願い）営業部のみなさまお疲れさまです。幹事の□□です。 4月に営業部に加わった〇〇さんと△△さんの歓迎会を、次の日程で開きたいと考えています。候補日：4月17日（金）または4月24日（金）、いずれも18時30分から場所：会社から歩いて5分ほどのお店を予定しています（決まり次第お知らせします）会費：6,000円前後を予定していますお手数ですが、4月8日（水）17時までに、参加できる日と、苦手な食べ物やアレルギーの有無をご返信ください。どうぞよろしくお願いいたします。

人数が確定したあとの案内の例です。

件名：【確定】〇〇さん・△△さんの歓迎会のご案内営業部のみなさまお疲れさまです。幹事の□□です。歓迎会の日程と会場が決まりましたので、ご案内します。日時：4月17日（金）18時30分から20時30分まで会場：〇〇〇（住所と地図のURL）会費：6,000円（当日の受付でお預かりします。おつりのないようご準備をお願いします）当日の連絡先：幹事 □□（携帯の番号）遅れる場合や欠席になった場合は、上の連絡先までご連絡ください。

主役にも同じ案内を送りますが、主役には会費がかからないことを個別に一言伝えておきます。新しく来た人は、案内に会費が書いてあると自分も払うものだと考えてしまうからです。「〇〇さんは主役なので会費はいりません。気軽に来てください」と添えるだけで、当日の受付で戸惑わせずに済みます。

挨拶の頼み方と、そのまま使える依頼文

歓迎会の挨拶は、開会の言葉、乾杯の挨拶、主役の自己紹介、中締めの言葉の4つで組み立てるのが基本です。誰にどれをお願いするかは、職場の上下の関係に沿って決めます。

開会の言葉：幹事が行うのが一般的。会の目的と主役の紹介を短く伝える
乾杯の挨拶：部署の責任者や、主役の直属の上司にお願いする
主役の自己紹介：1人あたり1分から2分ほど。事前に主役に伝えておく
中締めの言葉：乾杯の挨拶をした人より役職が上の人、または次に年次の高い人にお願いする

挨拶をお願いするときは、何を、いつ、どれくらいの長さで話してほしいかをはっきり伝えます。依頼の例です。

〇〇部長お疲れさまです。△△さんの歓迎会の幹事をしている□□です。 4月17日（金）の歓迎会で、乾杯のご挨拶をお願いできないでしょうか。開始の18時30分すぐに、1分ほどでお願いしたいと考えています。当日の流れを添えますので、ご確認いただけますと幸いです。どうぞよろしくお願いいたします。

主役の自己紹介も、当日いきなり振らないようにします。前の週のうちに「1分くらいで、前の職場やこれまでの経歴、休みの日の過ごし方を話してもらえると、みんなが話しかけやすくなります」と伝えておくと、主役は安心して準備できます。話してほしい項目の例を3つほど示すと、何を話せばよいか迷わずに済みます。

開会の言葉は幹事が話すので、自分の分も短くまとめておきます。例として、「本日は〇〇さんと△△さんの歓迎会にお集まりいただき、ありがとうございます。2人は4月から営業部に加わりました。今日はぜひたくさん話しかけてください。それでは、〇〇部長に乾杯のご挨拶をお願いします」という流れなら、30秒ほどで次に渡せます。

挨拶をしてくれた人には、会が終わったあとに直接お礼を伝えます。翌日のお礼のメッセージにも、挨拶をしてくれた人の名前を挙げて感謝を書いておくと、次に幹事をする人が頼みやすい空気が残ります。

当日の進行表と幹事の動き

当日の流れは、2時間の会なら次のような形が標準です。進行表は紙1枚にまとめて、幹事どうしと挨拶をする人に前日までに共有しておきます。

時刻	内容	担当
18:00	幹事が店に入る。席と人数、コースを店と確かめる	幹事
18:15	受付を始める。会費を受け取り、名簿に印を付ける	幹事
18:30	開会の言葉、乾杯の挨拶	幹事、部長
18:40	歓談	全員
19:00	主役の自己紹介	主役
19:30	席替え（希望する場合）	幹事
20:15	中締めの言葉	本部長
20:30	お開き。忘れ物の確認と会計	幹事

店には開始の30分前には入り、予約の内容と席の数を確かめます。名札を用意する場合は、このときに席に配っておきます。受付は入口の近くに小さな机を借りて、名簿と会費を入れる封筒、おつりを用意しておくと、到着した人から順に会費を受け取れます。

主役の自己紹介は、乾杯の直後ではなく、料理と飲み物が一巡した開始から30分後くらいに入れると、みんなが落ち着いて聞けます。自己紹介のあとに、幹事から「〇〇さんは休みの日に山に登るそうなので、山が好きな人はぜひ話しかけてください」と一言添えると、そのあとの会話のきっかけになります。

中締めの言葉は、ラストオーダーの時刻を見ながら、終わりの15分前くらいに入れます。お開きのあとは、店を出る前に忘れ物がないかを見て回り、会計を済ませます。二次会がある場合は、店を出る前に参加する人を確かめて、行き先を伝えておきます。主役に二次会への参加を強く勧めることはせず、帰りたい人がそのまま帰れる雰囲気にしておくことも大切です。

席の並びと主役が話しやすくなる工夫

席の並びは、主役の両隣に、これから一緒に働く人を座らせるのが基本です。直属の先輩や、同じ業務の担当者が隣にいると、仕事の話から自然に会話が始まります。主役を上座に座らせるかどうかは職場の慣習によりますが、入口から遠い奥の席を主役の席にすると、店員の出入りに邪魔されずに話を聞いてもらえます。

主役が複数いるときは、主役どうしを隣に座らせないようにします。同期どうしで固まると安心はしますが、職場の人との会話が増えません。テーブルごとに主役を1人ずつ割り振り、それぞれのテーブルに話を回すのが上手な先輩を1人入れておくと、会話の偏りが出にくくなります。

会の途中で席替えをすると、主役がより多くの人と話せます。ただし、全員を動かすと料理や飲み物が混ざって落ち着かないので、主役だけが別のテーブルへ移る形にすると手間がかかりません。席替えのタイミングは、自己紹介が終わって30分ほどたった頃が目安です。

話しやすくする工夫として、名札を用意する方法もあります。名前と所属と、好きな食べ物や休みの日の過ごし方を一言書いたカードを席に置いておくと、初対面どうしでも会話のきっかけになります。大がかりな余興は準備の負担が大きく、主役が人前に出る場面が増えて緊張させてしまうこともあるため、まずは席の工夫と自己紹介で十分です。

お酒の扱いと、飲まない人への配慮

歓迎会でいちばん気を付けたいのが、お酒の扱いです。新卒の新入社員の中には、高校や専門学校を卒業したばかりで二十歳未満の人がいることがあります。二十歳未満の人の飲酒は法律で禁じられています。

二十歳未満ノ者ハ酒類ヲ飲用スルコトヲ得ス出典: e-Gov法令検索「二十歳未満ノ者ノ飲酒ノ禁止ニ関スル法律」

この法律では、酒類を出す店が、二十歳未満の人が飲むと知りながら酒類を出すことも禁じていて、違反すると50万円以下の罰金が定められています。幹事は出欠を取る段階で年齢を確かめ、二十歳未満の人がいる場合は店にも伝えて、ソフトドリンクを用意してもらいます。乾杯もソフトドリンクで行えるように、乾杯の挨拶をする人にも事前に伝えておきます。

二十歳以上の人でも、体質や体調、信条、運転の予定などでお酒を飲まない人はいます。飲み放題のコースでも、ソフトドリンクの種類が多い店を選び、乾杯のときにお酒以外を選んでも目立たないようにしておくと、飲まない人も気兼ねなく参加できます。上司や先輩がお酒を勧めすぎていると感じたら、幹事が「次はお茶にしましょうか」と間に入るのも役目の1つです。

帰り道の安全も幹事が気にかけておきたい点です。車や自転車で来ている人がいないかを事前に確かめ、運転して帰る人にはお酒を出さないようにします。飲みすぎた人がいたら、1人で帰らせず、同じ方向の人に付き添いをお願いします。終電の時刻が近い人がいる場合は、中締めの時刻を少し早めることも考えます。

会計と精算、翌日のお礼までが幹事の仕事

会計は、お開きの前、中締めの言葉の頃に済ませておくと、全員が店を出るのを待たせずに済みます。受付で集めた会費と、店の請求額が合っているかをその場で確かめ、差額が出たらメモに残しておきます。会社に精算する場合は、領収書の宛名と但し書き、金額を受け取ったその場で確かめます。

精算は、翌日のうちに締めるのが理想です。集めた会費、店への支払い、会社からの補助、差額の扱いを1つの表にまとめ、余りが出たら次の会の費用に回すか、参加者に返すかを決めます。足りない場合は、幹事が立て替えたままにせず、上司に相談して処理のしかたを決めます。幹事が自腹で穴埋めをする慣習が続くと、次の人が幹事を引き受けにくくなります。

翌日には、参加者全員にお礼のメッセージを送ります。例として、「昨日は〇〇さんと△△さんの歓迎会にご参加いただき、ありがとうございました。乾杯のご挨拶をいただいた〇〇部長、中締めのお言葉をいただいた〇〇本部長にもお礼申し上げます。精算は次のとおりです」と書き、精算の結果を簡単に添えます。

主役には、個別に短いメッセージを送ると喜ばれます。「昨日はありがとうございました。分からないことがあれば、いつでも声をかけてください」という一言で十分です。歓迎会の目的は、主役が困ったときに声をかけられる相手を作ることなので、この一言が会の締めくくりになります。

最後に、次に幹事をする人のための記録を残しておきます。店の名前と連絡先、コースの内容と料金、予約の条件、参加人数、うまくいったことと反省点を数行にまとめておくと、翌年の幹事はゼロから調べ直さずに済みます。

夜の飲み会にしない歓迎会の形

歓迎会は、夜に店で開く飲み会だけが選択肢ではありません。職場に子育て中の人や遠くから通う人が多い場合、在宅勤務の人が多い場合、主役がお酒を飲まない場合には、別の形のほうが参加者がそろいやすくなります。

1つ目は、昼休みのランチ会です。会社の近くの店で、平日の昼に1時間ほどで開きます。時間が短いので挨拶は乾杯の代わりに部署の責任者の一言にとどめ、主役の自己紹介を中心に組み立てます。会費が夜の会より低く収まりやすく、勤務時間の中なので全員が参加しやすいのが利点です。

2つ目は、社内の会議室での軽食の会です。終業の少し前の時間に、飲み物と軽食を用意して30分から1時間ほど集まります。店の予約やキャンセル料の心配がなく、準備の負担も小さくなります。会議室の予約、ゴミの持ち帰り、片付けの担当を決めておくことが幹事の主な仕事になります。

3つ目は、在宅勤務の人が多い職場でのオンラインの会です。ビデオ会議で集まり、主役の自己紹介と、参加者が1人ずつ短く自己紹介をする時間を取ります。オンラインでは同時に話せるのが1人だけなので、20人を超える場合は小さなグループに分けて話す時間を作ると、主役が多くの人と話せます。

どの形でも、主役が職場の人の顔と名前を覚え、困ったときに声をかけられる相手を作るという目的は変わりません。形を決めるときは、主役と上司にどの形がよいかを先に聞いてから決めると、参加しやすい会になります。

幹事が2人以上いるときの分担と共有のしかた

人数の多い職場や、新入社員の歓迎会を若手の2人から3人で任されたときは、作業を分担することになります。分担するときは、店の予約と会計、出欠と名簿、挨拶の依頼と進行表、というように、ひとまとまりの作業ごとに担当を決めます。同じ作業を2人で持つと、店に二重に電話をしてしまうといった行き違いが起こります。

分担した作業の進み具合は、幹事どうしで同じものを見られるようにしておきます。少人数で作業が少なければ、表計算のファイルを共有するか、チャットのツールで1つのスレッドにまとめるだけで足ります。項目は「作業」「担当」「期限」「状況」の4列で十分です。

作業の数が多く、期限の管理まで1か所で行いたい場合は、プロジェクト管理ツールを使う方法もあります。候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使え、5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで作れます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、料金は1人あたり月額500円（年払いなら1人あたり月額400円、税抜）です。たとえば「未着手」「進行中」「完了」の3つの列を作り、「店を予約する」「挨拶を依頼する」「人数を確定して店に伝える」をカードにして担当と期限を付ければ、誰の作業が止まっているかを1画面で確かめられます。カードごとのコメントに店とのやり取りの内容を残しておけば、翌年の幹事への引き継ぎにも使えます。なお、Pinatecaは作業の分担と進み具合を共有するための道具で、出欠の回答の集計や会費の計算を自動で行うものではありません。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

道具を使うかどうかにかかわらず、幹事どうしの連絡は1つの場所に集めることが大切です。メール、チャット、口頭と連絡の場所がばらばらになると、決まったことが誰かに伝わっていないという事態が起こります。決まったことは必ず共有の場所に書く、という決まりを最初に作っておくと、少人数の幹事でも作業が回ります。

歓迎会の幹事がしがちな失敗と防ぎ方

最後に、歓迎会の幹事がしがちな失敗と、その防ぎ方をまとめておきます。

1つ目は、主役の都合を後回しにしてしまうことです。参加者の都合を先に聞いてしまい、決まった日に主役が出られないという失敗は意外に多く起こります。日程は必ず主役の都合から押さえます。

2つ目は、挨拶を当日にお願いしてしまうことです。上司に当日いきなり乾杯の挨拶を頼むと、相手は準備ができず、会の始まりがぎこちなくなります。挨拶は店の予約と同じ時期に依頼し、前日に進行表を共有します。

3つ目は、既存の参加者だけで盛り上がってしまうことです。内輪の話や、前からいる人どうしの思い出話が続くと、主役は会話に入れません。席の並びと自己紹介の時間で、主役が話題の中心にいる時間を作ります。

4つ目は、会費の説明が足りないことです。主役から会費を取るのか取らないのか、会社から補助が出るのかを案内に書かないと、当日の受付で混乱します。案内の段階で書いておき、主役には個別に伝えます。

5つ目は、店のキャンセル料の条件を知らないことです。当日の欠席が多く出て、思わぬキャンセル料が発生し、会費が足りなくなる例があります。予約のときに条件を聞き、急な欠席が出たときの会費の扱いを決めておきます。

どの失敗も、目的を「主役が話しやすくなること」と決めておけば、事前に防げるものばかりです。迷ったときは、その選択が主役のためになるかどうかで判断してください。

運営の現場から見た、段取りの経験の生かし方

在宅ワークとフリーランスの仲介を20年あまり続けてきた運営者として見てきた限りでは、仕事を長く続けられる人ほど、こうした社内行事の段取りを面倒な雑用ではなく、仕事の練習の場として扱っています。日程を決める、関係者の了承を取る、店という外部の相手と条件を詰める、作業を人に割り振る、終わったら記録を残す。この流れは、取引先から仕事を受けて納品するまでの流れとほとんど同じです。

特に、相手に何を、いつまでに、どれくらいの長さでお願いするのかをはっきり書く力は、どの仕事でも求められます。挨拶の依頼文をきちんと書ける人は、仕事の依頼や確認のメールも相手に伝わる形で書けます。発注する側と受ける側が直接やり取りする働き方では、間に入って調整してくれる人がいないため、こうした段取りの力がそのまま評価につながります。中間の手数料が乗らない直接のやり取りは、同じ予算で依頼する側はより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなるという双方の利点がありますが、それを生かせるのは、自分で段取りを組める人です。

社内の業務の進め方を見直したり、関係者の調整を担ったりする経験は、業務の改善を支援する仕事にもつながります。たとえば、企業の業務に生成AIを取り入れる支援をするAIコンサル・業務活用支援のお仕事では、関係者の話を聞いて作業を整理し、誰が何をいつまでに行うかを決める力が欠かせません。会社の経営や業務の改善を体系的に学びたい人には、経営の助言を行う国家資格の中小企業診断士という道もあります。歓迎会の幹事は、そうした段取りの力を試せる身近な機会の1つです。