人事採用代行を個人に頼む契約｜個人情報の取扱いを定める条項 2026

「採用代行を委託したいけれど、応募者の個人情報をどう扱ってもらえばいいのか分からない」。こういうご相談、本当に多いんです。人手が足りず採用業務を誰かに任せたいけれど、履歴書や職務経歴書には氏名、住所、学歴、時には健康状態まで書かれています。これを外部の人に渡すことに、漠然とした不安を感じるのは当然のことです。大丈夫です。契約書に必要な条項を盛り込み、業務範囲を正しく線引きすれば、個人にも安心して採用代行を任せられます。今日は、その具体的な方法を全部お話しします。

採用代行の委託契約、今どうなっているのか

まず、今の状況を俯瞰してみましょう。中小企業や個人事業主が採用業務を外部委託する動きは年々広がっています。求人票の作成、応募者対応、面接日程の調整、スカウトメールの送信といった実務を、社内の限られた人員だけでこなすのは負担が大きいからです。特に採用担当者を専任で置けない従業員30人未満の企業では、採用活動そのものが後回しになりがちです。

その受け皿として、法人の採用代行（RPO)会社だけでなく、人事経験のあるフリーランスに個人単位で採用業務を委託するケースが増えています。理由はシンプルで、法人の代行会社を挟むと仲介手数料が上乗せされる一方、実務経験のある個人に直接依頼すれば中間マージンがない分コストを抑えられるからです。同じ予算でも、より多くの業務時間を確保できる、あるいは同じ業務量でもより低い費用で依頼できる。これは発注側にとって無視できないメリットです。

ただし、個人への委託には法人の代行会社にはない注意点があります。それが「委託募集」という許可の問題と、個人情報保護法上の取扱いです。この2つを理解しないまま契約を結ぶと、後から思わぬトラブルに発展することがあります。まずは基本の考え方から整理していきましょう。

採用代行を個人に業務委託しても違法にならないのか

結論から言うと、採用代行そのものは違法ではありません。ただし「委託できる業務の範囲」に線引きがあります。ここを誤解すると、契約全体が職業安定法に抵触するリスクが生まれます。

「委託募集」の許可が必要になるケース

職業安定法では、企業が自社の労働者を募集する行為(直接募集)は原則として届出等の規制対象になりません。しかし、その募集業務を第三者(採用代行の個人や法人)に委託する場合、報酬の支払い方によっては「委託募集」に該当し、厚生労働大臣の許可または届出が必要になります。

具体的には、応募者への声かけや募集広告の掲載といった「募集」に直接関わる業務を、成功報酬(採用が決まった場合に報酬が発生する形)で個人に委託すると、委託募集の許可が必要になるケースがあります。一方で、求人票の文章作成、応募者データの整理、面接日程の調整といった「募集に付随する事務作業」は、委託募集の許可なく個人に依頼できる業務とされています。

特に重要なのは、委託契約書の内容です。この契約書には、委託する業務の具体的な範囲、提供される報酬の額、そして応募者の個人情報の取り扱いに関する詳細など、トラブルを避けるために明確に記載しておく必要があります。例えば、「〇〇の業務をどこからどこまで委託するのか」「報酬は月額〇〇円または成果に応じて〇〇円とするのか」「個人情報は〇〇の目的にのみ使用し、契約終了後は〇〇の形式で返却・破棄する」といった具体的な取り決めが必要です。 出典: marunagekanri.com

つまり、契約書の段階で「どの業務を、どんな報酬形態で委託するか」を具体的に書き出しておくことが、違法性を避ける第一歩になります。曖昧なまま「採用業務全般をお願いします」とだけ発注してしまうと、実は委託募集の許可が必要な業務まで含まれていた、という事態になりかねません。

個人に安心して任せられる業務、慎重になるべき業務

発注者として押さえておきたいのは、次のような業務区分です。

・許可なく委託しやすい業務: 求人票・求人広告文の作成、応募者からの問い合わせ対応の一次窓口、書類選考のスクリーニング補助、面接日程の調整、応募者データの入力・管理 ・慎重な確認が必要な業務: 成功報酬型でのスカウト送信、SNSでの直接的な採用勧誘、応募者への合否連絡そのものの代行

迷った場合は、委託する業務が「募集そのもの」なのか「募集に付随する事務」なのかを契約書に明記し、必要であれば専門家に確認してから契約を結ぶのが安全です。個人に委託するからこそ、この線引きを口頭ではなく書面で残しておくことが重要になります。

委託契約書に必ず盛り込むべき項目

採用代行を個人に依頼する際の契約書は、一般的な業務委託契約書のひな形をそのまま流用すると、個人情報保護の観点で不十分になりがちです。以下の項目は必ず個別に条文として盛り込んでください。

業務範囲を具体的に定義する条項

「採用業務全般」のような包括的な書き方は避け、対象となる業務を箇条書きで列挙します。求人票作成、応募者対応、面接調整、合否連絡のドラフト作成など、担当してもらう業務とそうでない業務を明確に分けます。ここが曖昧だと、後述する個人情報の利用目的も曖昧になってしまいます。

報酬と支払い条件の条項

月額固定なのか、稼働時間に応じた時給計算なのか、成果に応じた歩合なのかを明記します。特に成功報酬型は委託募集の許可要件に関わるため、報酬形態そのものが契約の合法性を左右する要素になることを理解しておく必要があります。相場としては、事務作業中心の採用代行であれば月5万円から20万円程度、稼働時間や業務範囲によって幅があります。時給換算では2,000円から4,000円程度が目安になることが多いです。

個人情報の取扱いに関する条項(最重要)

ここが本記事の核心です。応募者の履歴書、職務経歴書、面接時のメモには、氏名、住所、生年月日、学歴、職歴、時には家族構成や健康状態まで含まれます。これらはすべて個人情報保護法上の「個人情報」に該当し、企業には適正な取扱いが義務付けられています。委託先が個人であっても、この義務は変わりません。

契約書には少なくとも次の内容を盛り込んでください。

・利用目的の限定: 「本契約に定める採用代行業務の遂行にのみ使用し、それ以外の目的では一切使用しない」旨を明記する ・第三者提供の禁止: 委託先がさらに別の第三者(再委託先や個人的な知人など)に応募者データを渡すことを禁止する条項 ・保管方法の指定: クラウドストレージの利用可否、パスワード設定、私物端末での保管禁止など、具体的な取扱いルール ・契約終了時の返却・破棄: 契約終了後、一定期間内(例えば30日以内)にデータを返却または完全に破棄し、その証跡(スクリーンショットや破棄報告書)を提出させる ・漏洩時の報告義務: 万が一情報漏洩が発生した場合、直ちに発注者へ報告する義務と、その際の責任範囲

過去に契約範囲が曖昧なためにトラブルになった経験がある人事担当者の方もいらっしゃるかもしれません。採用代行サービスとの契約では、トラブルを未然に防ぐために契約書の内容を慎重に確認することが極めて重要です。契約を締結する前に、以下の項目が曖昧な表現なく明確に記載されているかを必ず確認してください。 出典: marunagekanri.com

私自身、初めて外部の方に事務作業をお願いしたとき、契約書に個人情報の取扱いを詳しく書かず「常識の範囲でお願いします」と口頭で伝えただけで進めてしまったことがあります。結果的に大きな問題にはなりませんでしたが、後から契約書を見返して、返却方法も破棄期限も何も書かれていないことに気づき、冷や汗をかきました。書面に残していなければ、何かあったときに「言った言わない」の水掛け論になってしまいます。この経験から、どんなに信頼できそうな相手でも、個人情報に関わる取り決めは必ず書面化するようにしています。

秘密保持と再委託禁止の条項

個人情報以外にも、採用計画そのものや組織体制、給与水準といった機密情報に触れる場合があります。秘密保持義務(NDA)を独立した条項、または別紙のNDAとして締結し、契約終了後も一定期間(一般的には2年から3年)効力が続くようにしておきましょう。また、委託先が業務を勝手に第三者へ再委託することを禁止する条項も忘れずに入れてください。

損害賠償と契約解除の条項

情報漏洩が発生した場合の損害賠償責任の範囲、契約違反があった場合の即時解除条項も必要です。個人への委託は法人と違い、資力の面で賠償能力に限界がある場合が多いため、そもそも情報漏洩を未然に防ぐ体制づくり(前述の保管方法の指定など)に力を入れる方が現実的な対策になります。

個人情報漏洩が起きた場合のリスクを知っておく

契約書をどれだけ丁寧に作っても、リスクをゼロにすることはできません。だからこそ、万が一の場合にどれほどの負担が発生するかを知っておくことは、契約設計の判断材料になります。

個人情報漏洩が発生すると、企業は個人情報保護委員会への報告義務、本人への通知義務を負います。加えて、漏洩件数や内容によっては損害賠償請求を受ける可能性もあり、賠償金の相場は漏洩した情報の性質や規模によって大きく異なります。この点について、詳しくは個人情報漏洩が発生した時の賠償金相場と企業が受ける経済的ダメージでも解説していますので、契約書作成の前に一度目を通しておくと、条項の重要性がより具体的に理解できるはずです。

採用代行における情報漏洩のリスクは、応募者数百人分の個人情報が一度に扱われるという点で特に高いと言えます。単発の業務委託とは異なり、継続的に個人情報を取り扱う契約だからこそ、契約書の個人情報条項は「念のため」ではなく「必須」として扱うべきです。

業務委託契約の基本を押さえる

採用代行に限らず、個人へ業務委託で人材募集や実務を任せる際の契約書の基本構造については、業務委託契約で人材を募集する方法｜正社員採用との違い【2026年版】で詳しく解説しています。業務委託と雇用契約の違い、指揮命令権の有無といった基本を押さえておくと、採用代行契約特有の条項がなぜ必要なのかがより理解しやすくなります。

また、契約書そのものをゼロから作るのが不安な場合は、業務委託契約書テンプレート｜発注者向けチェックリスト付き【2026年版】のようなテンプレートとチェックリストを活用し、そこに採用代行特有の個人情報条項を追加していく方法が現実的です。ひな形をそのまま使うのではなく、自社の採用フローに合わせて業務範囲と個人情報条項をカスタマイズすることが、トラブルを避ける最短ルートになります。

採用代行(RPO)において、どのような契約を締結すればよいのか知りたい方に向けて、業務委託契約書を締結する上で抑えるべきポイントや違法になるケースなどを解説します。 出典: leggenda.co.jp

契約前に確認すべき5つのポイント

個人に採用代行を依頼する前、最終確認として次の5点をチェックしてください。

・業務範囲が箇条書きで具体的に明記されているか(「採用業務全般」のような曖昧な表現になっていないか) ・報酬形態が固定報酬か成功報酬かを明記し、成功報酬の場合は委託募集の許可要否を確認したか ・個人情報の利用目的、保管方法、返却・破棄の期限と方法が条文化されているか ・秘密保持義務と再委託禁止が独立した条項として存在するか ・情報漏洩時の報告義務と損害賠償の範囲が定められているか

この5点がすべて満たされていれば、個人への採用代行委託でも大きなリスクを避けながら業務を進めることができます。逆に、この5点のどれか一つでも契約書に書かれていない場合は、依頼を先に進める前に条項の追加を交渉することをおすすめします。信頼できる相手だからと契約書の整備を後回しにすると、良好な関係が続いている間は問題になりませんが、何かのきっかけで関係が悪化したときに、書面がないことが致命傷になります。

独自データから見る個人委託のコスト構造

在宅ワーク・業務委託マッチングの現場を20年見てきた立場から言えば、採用代行を個人に委託する動きが増えている背景には、単なるコスト削減だけでなく「柔軟性」への期待があります。法人の代行会社は月額契約や最低契約期間の縛りがあることが多い一方、個人への委託は業務量に応じて時間単位・月単位で契約内容を調整しやすいという特徴があります。繁忙期だけ稼働時間を増やす、閑散期は最小限の業務だけ残すといった柔軟な運用が可能です。

長く続く発注者と受注者の関係を見ていると、単価の交渉だけに終始する発注者よりも、業務範囲と情報の取扱いを最初にきちんと言語化する発注者の方が、結果的にトラブルが少なく、長期的に良いパートナーと出会えている印象があります。額面の安さだけを追いかけると、契約書の整備がおろそかになりがちですが、仲介会社を通さずフリーランスへ直接依頼して手数料0%で契約できる分、浮いたコストを契約書のリーガルチェックや情報管理ツールの導入に回す発注者ほど、長期的な満足度が高い傾向があります。中間マージンがない分、発注者はより多くの予算を業務の質そのものに投じられ、受注者側も手取りが厚くなる。この双方が得をする構造は、単に「安い」という話ではなく、契約の質を高める余地が生まれるという意味でも重要だと考えています。

実務経験のある人事担当者に業務を任せたい場合は、どのような専門分野の人材が在宅で活躍しているのかを知っておくと委託先選びの参考になります。例えばAIコンサル・業務活用支援のお仕事では、採用フローへのAIツール導入支援まで担える人材の傾向がまとまっており、採用代行と合わせて業務効率化を検討する際の目安になります。

また、応募者データの取扱いについても、法人の代行会社より個人受託者の方がクラウドツールの活用に慣れているケースが目立ちます。共有スプレッドシートや採用管理ツールに閲覧権限を細かく設定し、契約終了時にワンクリックでアクセス権を剥奪できる仕組みを使っている受託者は、情報管理の意識が高い傾向にあります。契約前の面談で「応募者データをどのツールでどう管理する予定か」を具体的に聞いてみることも、信頼できる委託先を見極める実務的な手がかりになります。

個人への委託でよくある失敗パターン

最後に、発注者側が陥りやすい失敗をいくつか共有しておきます。

・口頭合意だけで進めてしまう: 「信頼できる人だから」と契約書を簡略化し、後から業務範囲や報酬の認識違いが発覚するケース ・成功報酬型の設計を安易に採用する: コストを抑えたい気持ちから成功報酬型を選び、後から委託募集の許可が必要な業務だったと気づくケース ・個人情報の返却期限を決めない: 契約終了後もデータが受託者の手元に残り続け、いつまでも不安が消えないケース ・複数の受託者に同じデータを渡してしまう: 業務を分担する際、個人情報へのアクセス範囲を分けずに全員へ同じデータを共有してしまうケース

これらはどれも、契約書の段階で条項を具体化していれば防げるものばかりです。採用代行を個人に委託すること自体は合理的な選択肢です。大切なのは、契約書という書面の力を借りて、業務範囲と個人情報の取扱いを最初にきちんと言葉にしておくことです。それさえできれば、あなたは一人で抱え込まずに、安心して採用業務を任せられるようになります。

よくある質問

Q. 採用代行を個人に委託する場合、必ず委託募集の許可が必要ですか？

必要になるのは、募集業務そのものを成功報酬型で委託する場合です。求人票作成や応募者データ整理など募集に付随する事務作業のみを固定報酬で委託する場合は、許可が不要なケースが多いです。契約前に業務範囲と報酬形態を確認してください。

Q. 個人情報の取扱い条項は、市販の契約書テンプレートで十分ですか？

一般的なテンプレートは業務範囲や利用目的が汎用的な表現にとどまることが多いです。応募者データの保管方法、返却・破棄の期限、漏洩時の報告義務は個別に条文を追加することをおすすめします。

Q. 個人への採用代行委託の費用相場はどれくらいですか？

事務作業中心であれば月5万円から20万円程度、時給換算では2,000円から4,000円程度が目安です。業務範囲や稼働時間、専門性によって幅があるため、見積もり時に業務内容を具体的に伝えることが重要です。

Q. 契約終了後、応募者データはどう処理してもらえばよいですか？

契約書に返却または破棄の期限(例えば30日以内)を明記し、破棄した場合はスクリーンショットや報告書などの証跡を提出してもらう条項を入れておくと安心です。口頭確認だけで終わらせないようにしてください。