ファイルの命名規則｜日付と版を入れた名前の付け方

ファイルの命名規則とは、パソコンや共有フォルダに保存するファイルに、誰が付けても同じ形になるように名前の付け方を決めておく決まりのことです。結論から言うと、「日付を8桁で先頭に」「区切りは1種類の記号で」「版は v01 のような番号で」「最終版という言葉を使わない」の4つを決めるだけで、探す時間と取り違えの事故は大きく減ります。

この記事では、命名規則を決めるメリット、名前に入れる要素と並べ方、日付と版の付け方、使ってはいけない文字、共有フォルダでの決まり方、請求書などのデータを保存するときに国税庁が示している名前の付け方、Windows と Mac で名前をまとめて変える手順を順に説明します。Mac で大量のファイルを扱う人向けに、名前の編集やファイルの移動がしやすいファイル管理のアプリ Atriens も、方法の1つとして後半で紹介します。

ファイルの命名規則を決めるメリット

ファイルの名前は、付けたその日には誰でも中身が分かります。困るのは、数か月後に探すときや、ほかの人が開くときです。

探す時間が減る

「見積書.xlsx」「見積書（修正）.xlsx」「見積書_新.xlsx」が同じフォルダに並んでいると、どれが新しいのか、どの取引先のものなのか、開くまで分かりません。名前の頭に日付と取引先が入っていれば、一覧を見ただけで目当てのファイルにたどり着けます。

取り違えの事故を防げる

古い版の見積書を取引先に送ってしまう、修正前の資料で会議を進めてしまう、という事故の多くは、名前から版が分からないことが原因です。版の付け方を決めておけば、いちばん新しいものがどれかを名前だけで判断できます。

引き継ぎがしやすくなる

担当者が休んだり、異動したり、退職したりしたとき、後任の人がファイルを探せないと仕事が止まります。命名規則が決まっていれば、前の担当者に聞かなくても、名前を頼りに必要なファイルを見つけられます。

検索が効くようになる

Windows のエクスプローラーや Mac の Finder には、ファイル名で検索する機能があります。名前に取引先や書類の種類が必ず入っていれば、「見積」「〇〇商事」と入力するだけで一覧が出ます。名前の付け方がばらばらだと、検索しても見つからないファイルが残ります。

税金の書類を保存するときの決まりにも沿いやすい

取引先からメールで届いた請求書の PDF などは、電子帳簿保存法という法律で、データのまま保存することが求められています。このとき、日付・金額・取引先で探せるようにしておく必要があり、国税庁はファイル名で対応する方法を例として示しています（詳しくは後の節で説明します）。命名規則を決めておくと、この保存の決まりにも自然に沿えます。

名前に入れる要素と並べ方

命名規則の中心は、「何を」「どの順番で」名前に入れるかです。仕事のファイルで使われることが多い要素は次の5つです。

要素	例	役割
日付	20261023	並べたときに時系列になる
取引先・案件	〇〇商事、A案件	誰のための書類か分かる
書類の種類	見積書、議事録、請求書	何の書類か分かる
内容の補足	10月分、ロゴ案	同じ種類の中で区別する
版	v01、v02	どれが新しいか分かる

おすすめの並べ方

並べる順番は、「探すときに最初に絞り込みたいもの」を先頭にします。多くの職場で使いやすいのは次の形です。

日付_取引先_書類の種類_内容_版.拡張子
20261023_〇〇商事_見積書_ロゴ制作_v02.xlsx

日付を先頭にすると、名前の順に並べたとき、自動的に古い順になります。案件ごとにフォルダを分けている場合は、フォルダの名前に取引先が入っているので、ファイル名からは取引先を外して短くしても構いません。

要素は全部入れなくてよい

5つの要素をいつも全部入れる必要はありません。社内向けの議事録なら「20261023_定例会議_議事録」で十分です。大切なのは、同じ種類の書類なら同じ要素を同じ順番で入れることです。書類の種類ごとに型を決めておくと、迷わずに付けられます。

名前の長さの目安

名前は長すぎても読みにくくなります。目安として、全角で30文字ほどまでに収めると、一覧の画面でも名前が途切れにくくなります。Windows では、フォルダの場所を含めた全体の長さ（パス）に上限があり、Microsoft の開発者向けの資料では、Windows 10 バージョン1607より前の版ではパスの最大長が260文字と定義されていると説明されています（Microsoft Learn「ファイル、パス、名前空間の名前付け」）。フォルダを深く重ねたうえに長い名前を付けると、この上限に近づき、コピーや移動ができなくなることがあります。

日付の付け方

日付は、命名規則の中で最も効果が大きい要素です。決め方しだいで、並べ替えたときの見やすさが大きく変わります。

8桁の数字で書く

日付は「20261023」のように、西暦4桁・月2桁・日2桁の8桁で書きます。月と日が1桁のときは、頭に0を付けて2桁にします。「2026105」のように桁がずれると、名前の順に並べたときに正しく並びません。

「2026-10-23」のように区切りを入れる書き方もありますが、ファイル名では記号を減らしたほうが扱いやすいので、8桁の数字に揃えるのがおすすめです。年が入っていない「1023」の形は、年をまたぐと前の年のファイルと混ざるので避けます。和暦（令和8年）も、元号が変わると並びが崩れるので、ファイル名では西暦を使います。

どの日付を入れるかを決めておく

日付には、「作った日」「送った日」「書類に書かれている日」など、いくつかの種類があります。どれを入れるかを書類の種類ごとに決めておきます。

• 議事録：会議をした日
• 見積書・請求書：書類に書かれている発行日
• 受け取った書類：受け取った日、または書類に書かれている日
• 写真：撮った日

ファイルの「作成日」や「更新日」はパソコンが自動で記録していますが、コピーしたり別のパソコンに移したりすると変わることがあります。名前に日付を入れておけば、どこに移しても日付が残ります。

年月だけでよい書類もある

毎月作る報告書のように、日付よりも「何月分か」が大切な書類は「202610_月次報告」のように6桁の年月で十分です。その場合も、同じ書類の種類の中では桁数を揃えます。

版の付け方：「最終版」を増やさない

版とは、同じ書類を何度か直したときの順番のことです。版の付け方を決めていない職場では、「最終版」「最終版2」「本当の最終版」が並ぶことになります。

版は番号で付ける

版は「v01」「v02」「v03」のように、v と2桁の番号で付けます。2桁にしておくと、10版を超えても名前の順で正しく並びます。番号は上書きせず、直すたびに1つずつ上げます。

20261023_〇〇商事_見積書_v01.xlsx
20261023_〇〇商事_見積書_v02.xlsx
20261023_〇〇商事_見積書_v03.xlsx

「最終」「新」「修正」を名前に使わない

「最終」は、その後に直しが入ると意味がなくなります。「新」「修正」「改」も、どれより新しいのかが分かりません。版は番号だけで表し、言葉で新しさを表さないようにします。

確定した版の扱いを決める

取引先に送った版や、社内で承認された版は、あとから見返すことが多いので、区別できるようにしておきます。方法は2つあります。

• 名前の最後に「_確定」を付ける（例：20261023_〇〇商事_見積書_v03_確定.xlsx）
• 「送付済み」のフォルダにコピーして保存する

どちらにするかを決めたら、全員がその方法で揃えます。両方が混ざると、かえって分かりにくくなります。

古い版をどうするか

古い版を同じフォルダに残し続けると、一覧が長くなって探しにくくなります。確定版ができたら、古い版は「old」や「過去の版」といったフォルダに移すと、作業中のフォルダがすっきりします。古い版を削除するかどうかは、書類の種類や保存の決まりによって変わるので、職場で決めた方法に従います。

ファイル名に使ってはいけない文字

ファイル名には、パソコンの仕組みの都合で使えない文字や、使うと困る文字があります。

Windows で使えない文字

Microsoft の資料では、ファイル名に使えない文字として次のものが挙げられています。

• 山括弧の2つ（より小さいを表す記号と、より大きいを表す記号）
• コロン（:）
• 二重引用符（"）
• スラッシュ（/）と円記号（\）
• 縦棒（|）
• 疑問符（?）
• アスタリスク（*）

同じ資料では、CON、PRN、AUX、NUL、COM1 から COM9、LPT1 から LPT9 といった名前もファイルの名前に使わないよう案内されています。また、名前の末尾を空白やピリオドで終わらせないことも書かれています。

Mac で使えない文字

Apple のサポートページでは、Finder で名前を付けるとき、数字とほとんどの記号が使えるものの、コロン（:）は使えず、ピリオド（.）で始まる名前も付けられないと説明されています。一部のアプリでは、半角のスラッシュ（/）が使えないこともあるとされています（Apple サポート「Macでファイルやフォルダの名前を変更する」）。

使えても避けたほうがよい文字

使えるけれど、トラブルの元になりやすい文字もあります。

• 空白：Web のアドレスや一部のソフトで、空白が別の記号に変わって表示されることがあります。区切りはアンダーバー（_）を使います
• 全角と半角の英数字の混在：「v01」と「ｖ０１」は、パソコンにとっては別の文字です。英数字は半角に揃えます
• 丸数字や機種で表示が変わる文字：①や㈱は、環境によって表示が崩れることがあります
• ハッシュ記号（#）やパーセント記号（%）：Web の仕組みで特別な意味を持つため、クラウドの共有リンクで崩れることがあります

区切りの記号は1種類に決める

日付と取引先の間、取引先と書類の種類の間などの区切りは、アンダーバー（_）かハイフンのどちらか1種類に決めます。混ざると見た目が揃わず、検索の結果も乱れます。この記事の例ではアンダーバーで統一しています。

共有フォルダで命名規則を決めて浸透させる手順

1人で使うパソコンなら、自分が分かる名前で十分です。複数の人で使う共有フォルダでは、決まりを全員で揃えることが何より大切です。

ステップ1：いまのフォルダを見て困りごとを集める

まず、共有フォルダの中を見て、どんな名前が多いか、何に困っているかを集めます。「どれが最新か分からない」「取引先名の書き方がばらばら」といった具体的な困りごとが、決まりを作るときの材料になります。

ステップ2：書類の種類ごとに型を決める

見積書、請求書、議事録、提案書、写真など、よく使う書類の種類ごとに名前の型を決めます。型は1枚の表にまとめ、例も必ず付けます。

書類	名前の型	例
見積書	発行日_取引先_見積書_件名_版	20261023_〇〇商事_見積書_ロゴ制作_v01
請求書（受け取り）	発行日_取引先_金額	20261031_〇〇商事_110000
議事録	会議日_会議名_議事録	20261023_定例会議_議事録
提案書	作成日_取引先_提案書_版	20261020_〇〇商事_提案書_v02
写真	撮影日_場所や案件_連番	20261023_A現場_001

ステップ3：取引先の名前の書き方を揃える

同じ取引先でも、「株式会社〇〇」「〇〇」「(株)〇〇」と書き方がばらつくと、検索で見つかりません。会社の種類（株式会社など）は省くのか付けるのか、英語の社名はカタカナにするのかを決め、よく使う取引先は一覧にしておきます。

ステップ4：目的とメリットを伝えて周知する

決まりを作ったら、なぜその決まりが必要なのかを添えて全員に伝えます。決まりは一度に浸透するものではありません。リコーのコラムでも、浸透には時間がかかることを前提に進めるよう書かれています。

また、実際に浸透させるまでには時間がかかります。もしルールを守れていない従業員がいたとしても、重要度ごとに注意の仕方を変えましょう。いちいち同じように注意してしまっては従業員の不満につながります。あまりにも浸透しない場合はルールから見直すのもおすすめです。 出典: ricoh.co.jp

ステップ5：3か月たったら見直す

運用を始めて3か月ほどたったら、共有フォルダの中を見直し、決まりから外れている名前がどのくらいあるかを確かめます。外れているものが多い型は、決まりのほうが使いにくい可能性があります。現場の声を聞いて、型を直します。

請求書などのデータを保存するときの名前の付け方

取引先からメールで受け取った請求書の PDF や、Web サイトからダウンロードした領収書のデータは、電子帳簿保存法という法律で、データのまま保存することが求められています。この保存では、あとから「取引の日付」「金額」「取引先」で探せるようにしておくことが条件の1つになっています。

専用のソフトを使わなくても、ファイル名の付け方でこの条件に対応する方法を、国税庁は一問一答の中で次のように示しています。

１ 請求書データ（ＰＤＦ）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。 例） 2021年（令和３年）１月31日に株式会社霞商店から受領した110,000円の請求書 ⇒「20210131_㈱霞商店_110000」 ２ 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。 ３ 【問33】に記載の事務処理規程を定めて備付け、定めた規程に沿って運用する。 出典: 国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和8年7月）

つまり、「日付8桁_取引先_金額」という形で名前を付け、取引先ごとや月ごとのフォルダに分けて保存し、保存のやり方を書いた社内の決まり（事務処理規程）を用意しておく、という方法です。事務処理規程とは、データを勝手に直したり消したりしないための社内の手順を書いた文書のことで、国税庁がひな形を公開しています。

同じ一問一答には、ファイル名の代わりに、ファイルに連番を付けて内容を一覧表（索引簿）で管理する方法も示されています。また、2年前の売上高が5,000万円以下で、税務調査のときにデータの提出を求められたら応じられるようにしている場合などは、この検索の条件そのものが不要になるとも書かれています。自分の事業がどれにあたるか、どの方法をとるかは、事業の規模や事情によって変わるので、国税庁の資料や税務署、税理士に確認してください。

この方法の名前の形は、先に紹介した命名規則の考え方とほぼ同じです。日付を8桁で先頭に入れ、区切りをアンダーバーに揃えておけば、税金の書類の保存でもそのまま使えます。

Windows と Mac で名前をまとめて変える方法

命名規則を決めたあと、すでにあるファイルの名前を1つずつ直すのは大変です。Windows と Mac には、複数のファイルの名前をまとめて変える機能があります。

Windows のエクスプローラーで連番を付ける

エクスプローラーで名前を変えたいファイルを複数選び、F2キーを押して名前を1つ入力すると、選んだすべてのファイルに同じ名前と「(1)」「(2)」のような番号が付きます。写真のように、同じ名前に連番を付けたいときに便利です。ただし、名前の一部だけを入れ替える機能はないので、取引先名の書き方を揃えるといった直しは1つずつ行うか、専用のソフトを使います。

Mac の Finder で名前を一括変更する

Mac の Finder では、より細かい一括変更ができます。Apple のサポートページで案内されている手順は次のとおりです。

1. 名前を変えたい項目を選び、Control キーを押したままそのうちの1つをクリックします
2. ショートカットメニューで「名称変更」を選びます
3. 「Finder項目の名前を変更」の下のポップアップメニューで、「テキストを置き換える」「テキストを追加」「フォーマット」のどれかを選びます
4. 内容を入力して「名称変更」をクリックします

「テキストを置き換える」を使えば、「(株)〇〇」を「〇〇」に揃えるといった直しが一度にできます。「テキストを追加」では、名前の前やあとに日付などの文字を加えられます。「フォーマット」では、名前に連番や日付を付けられます。

同じサポートページでは、「アプリケーション」フォルダや「ライブラリ」フォルダなど、システムに付属する項目の名前は変更しないよう注意が書かれています。拡張子（.xlsx や .pdf など、名前の最後のピリオドのあとの部分）を変えると、そのファイルを作ったアプリで開けなくなることがあるとも書かれているので、一括変更のときは拡張子に触れないようにします。

Mac で大量のファイルを扱うときの選択肢

Mac で案件ごとに大量のファイルを整理していると、Finder の窓を何枚も開いて行き来したり、名前を1つずつ直したりする手間が積み重なります。複数の場所を開いたまま行き来し、名前の編集やファイルの移動をキーボード中心で進めたい場面では、Finder とは別のファイル管理のアプリを使う方法もあります。

その1つが Atriens（アトリエンス） です。公式サイトによると、Atriens は Mac のファイル管理のアプリで、複数の場所を開いたまま行き来でき、Enter キーで名前を編集でき、日本語入力の変換中も文字が消えないとされています。あちこちから集めたファイルを一時的にまとめて別の場所へ移せる「シェルフ」や、決まった条件で何度でも探し直せる「保存した検索」もあります。サイドバーに出す名前をフォルダ名と別に付けられるので、「proj_2026_a」のような名前のフォルダを「案件A」と表示することもできます。Mac の中で使う機能は期限なく無料で、iPhone や iPad から使う場合だけ有料（月額780円、年額6,800円、買い切り14,800円）です。動作環境は macOS 14 以降で、Apple シリコン（M1 以降）を搭載した Mac です。Atriens は、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

写真や画像のファイル名の付け方

スマートフォンやデジタルカメラで撮った写真は、「IMG_1234.jpg」のような、機械が付けた名前のまま保存されがちです。仕事で使う写真は数が多く、あとから探すときに最も困るファイルの1つです。

撮影日と場所や案件を入れる

現場の記録写真や商品の写真は、「撮影日_場所や案件_連番」の形にすると探しやすくなります。たとえば、工事の現場で撮った写真なら「20261023_A現場_001.jpg」、商品の撮影なら「20261023_商品B_正面_01.jpg」のようにします。連番は3桁にしておくと、100枚を超えても名前の順で正しく並びます。

写真はフォルダで分けてから名前を付ける

写真は1枚ずつ名前を付けると時間がかかるので、まず撮影日や案件ごとにフォルダに分け、そのあとで一括変更の機能を使って連番を付けるのが効率的です。Mac の Finder の「フォーマット」を使えば、「20261023_A現場_」のような共通の名前のあとに連番を付けられます。

加工した画像は元の画像と区別する

明るさを直したり、大きさを変えたりした画像は、元の写真と同じ名前で上書きしないようにします。「_加工」「_web用」のように用途を名前の最後に付けると、元の写真を残したまま使い分けられます。デザインの仕事で取引先に渡す画像は、「20261023_〇〇商事_ロゴ案A_v02.png」のように、案の区別と版を必ず入れます。

取引先とファイルをやり取りするときの決まり

自分の職場の中で決まりが揃っていても、取引先との間で名前の付け方が違うと、受け取ったファイルを毎回付け直す手間が生まれます。

送るファイルの名前は相手の目線で付ける

取引先に送るファイルは、相手のパソコンに保存されたときに分かる名前にします。自分の会社の中だけで通じる略語や案件番号ではなく、「20261023_ロゴ制作_お見積書_株式会社△△.pdf」のように、相手から見て何の書類で、誰から届いたものかが分かる名前にします。相手の社名を名前に入れる必要はありませんが、自分の社名や名前を入れておくと、相手のフォルダの中でも見分けやすくなります。

最初の打ち合わせで名前の付け方を確かめる

長く続く案件や、何度もファイルをやり取りする案件では、最初の打ち合わせのときに「ファイル名の付け方に決まりはありますか」と確かめておきます。取引先に決まりがあればそれに合わせ、決まりがなければこちらの型を伝えます。最初に揃えておけば、版の取り違えによる行き違いを防げます。

受け取ったファイルは自分の型に付け直して保存する

取引先から届いたファイルは、名前がばらばらのことがほとんどです。受け取ったらその日のうちに自分の型に付け直し、元の名前は必要ならメモに残しておきます。請求書のように税金の書類にあたるものは、先に紹介した国税庁の例の形で保存すると、あとで探すときにも迷いません。

よくある失敗と直し方

命名規則を始めたばかりの職場で起きやすい失敗と、その直し方を整理しておきます。

決まりが細かすぎて誰も守らない

書類の種類ごとに10個以上の要素を入れる決まりにすると、名前が長くなり、誰も守らなくなります。要素は多くても4つか5つに絞り、毎日使う書類から順に型を決めます。最初から全部の書類を決めようとせず、困りごとが多い書類から始めるのが続けるコツです。

古いファイルを全部付け直そうとして止まる

決まりを作ったあと、過去のファイルを全部付け直そうとすると、作業が終わらずに途中で止まってしまいます。付け直すのは、これから作るファイルと、いま使っている案件のファイルだけで十分です。過去のファイルは「過去分」のフォルダにまとめておき、必要になったときに付け直します。

日付の種類が人によって違う

ある人は作成日、別の人は送付日を入れていると、同じ日付の形でも意味が違ってしまいます。書類の種類ごとに「どの日付を入れるか」を決まりの表に書き、迷ったときに確かめられるようにします。

命名規則を長く続けるコツ

決まりを作っても、続かなければ元に戻ってしまいます。長く続けるためのコツを整理しておきます。

保存するその場で名前を付ける

「あとで直そう」と思って「無題」や「新しいファイル」のまま保存すると、そのまま残りがちです。保存するときに、その場で型どおりの名前を付ける習慣を付けます。メールの添付ファイルをダウンロードしたときも、開く前に名前を付け直します。

ひな形のファイルに名前の例を入れておく

見積書や議事録のひな形のファイルを用意している職場なら、ひな形そのものの名前を「YYYYMMDD_取引先_見積書_v01」のような形にしておくと、使う人は文字を入れ替えるだけで済みます。

フォルダの階層は浅くする

名前の付け方を決めても、フォルダが何階層も重なっていると、どこに保存したかを思い出せません。階層は3段ほどまでを目安にし、「取引先」「年度」「書類の種類」のように、何で分けるかを決めておきます。

決まりの表をすぐ見られる場所に保存する

命名規則の表は、共有フォルダのいちばん上に「00_ファイル名の決まり」のような名前で保存しておくと、迷ったときにすぐ確かめられます。先頭に00を付けると、名前の順で並べたときにいちばん上に表示されます。

例外を作りすぎない

「この取引先だけは別の書き方」といった例外が増えると、決まりそのものが覚えられなくなります。例外が必要になったら、例外を作るのではなく、型のほうを直せないかを考えます。

フリーランスや1人で仕事をする人の命名規則

1人で仕事をしていると、決まりを作らなくても困らないように思えます。ところが、取引先が増え、案件が重なってくると、自分のパソコンの中でも探し物が増えていきます。

型は3つだけ決めればよい

1人の場合は、共有フォルダのような細かい表は要りません。次の3つの型を決めるだけで、ほとんどのファイルに対応できます。

1. 自分が作って送る書類：日付_取引先_書類の種類_版
2. 受け取った書類：日付_取引先_書類の種類（請求書は金額も）
3. 作業の素材や下書き：日付_案件_内容

確定申告の時期を楽にする

フリーランスや個人で事業をしている人は、毎年の確定申告のときに、1年分の請求書や領収書を集めることになります。受け取った請求書や領収書のデータを、日付と取引先と金額を入れた名前で年ごとのフォルダに保存しておけば、申告の時期にまとめて探す手間が大きく減ります。

パソコンを買い替えるときにも役立つ

パソコンを買い替えてデータを移すと、ファイルの作成日や更新日が変わってしまうことがあります。名前に日付が入っていれば、移したあとも時系列で並べられます。クラウドのストレージに保存している場合も同じで、名前に情報を持たせておくと、どの環境でも同じように探せます。

運営の現場から見えること

2004年からフリーランスと在宅ワークの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、長く仕事が続く人ほど、納品物や資料の名前の付け方が丁寧です。依頼する側から見ると、届いたファイルの名前を見ただけで「いつの、何の、何版か」が分かる相手には、安心して次の仕事を任せられます。反対に、「最終版」「修正済み」のファイルが何度も届くと、どれを使えばよいか確かめるやり取りが増え、それだけで相手の時間を奪います。

仲介の手数料が乗らない直接のやり取りでは、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は手取りが厚くなります。その分、ファイルの受け渡しのような細かな段取りも自分たちで決めることになり、命名規則を相手と最初に揃えておくことが、行き違いを防ぐいちばんの近道になります。

ファイル名の決まりは、どの職種でも求められる基本です。たとえば、ロゴや画像の案を何度もやり取りするデザインの仕事では版の管理が欠かせず、デザイナーの年収・単価相場では、働き方ごとの相場の目安を確かめられます。実験や調査のデータを長く扱う人は、研究者の年収・単価相場も参考になります。ソフトウェアを作るアプリケーション開発のお仕事では、ファイルの名前や版の付け方がそのまま仕事の質に直結するので、在宅で働く前に身に付けておきたい習慣です。

よくある質問

Q. ファイル名の日付は先頭と末尾のどちらに付けるのがよいですか？

並べ替えたときに時系列で並ぶよう、先頭に付けるのが一般的です。日付を先頭にすると、名前の順で並べるだけで古い順か新しい順になり、同じ書類の版の違いも見分けやすくなります。案件ごとにフォルダを分けている場合も、フォルダの中で日付が先頭にあると目当てのファイルを探しやすくなります。

Q. 「最終版」という名前を使わないほうがよいのはなぜですか？

「最終版」と付けたあとに直しが入ると、「最終版2」「本当の最終版」のように名前が増え、どれが新しいか分からなくなるからです。版は v01、v02 のような番号で付け、送付した版や承認された版は名前の最後に「確定」と付けるか、送付済みのフォルダにコピーして区別すると取り違えを防げます。

Q. ファイル名に空白を入れてもよいですか？

Windows でも Mac でも空白そのものは使えますが、Web のアドレスや一部のソフトで空白が別の記号に変わって表示されることがあるため、区切りにはアンダーバーを使うのが無難です。全角の空白と半角の空白が混ざると検索でも見つかりにくくなるので、空白を使わない決まりにしておくと迷いがなくなります。

Q. 受け取った請求書の PDF はどんな名前で保存すればよいですか？

国税庁の一問一答では、「20210131_㈱霞商店_110000」のように、日付・取引先・金額を規則的に入れた名前を付け、取引先や月ごとのフォルダに保存する方法が例として示されています。あわせて保存の手順を書いた社内の決まりを用意することも求められています。事業の規模によって扱いが変わるので、国税庁の資料や税務署で確かめてください。