英文メールの結びの書き方｜締めの言葉と署名

英文メールの結びは、本文の最後に書く「締めの一文」と、名前の直前に書く「結びの言葉」の2つでできています。締めの一文は「返事を待っています」「ご協力に感謝します」のように用件に合わせて選び、結びの言葉は Best regards や Sincerely のように、相手との関係の近さで選びます。迷ったときは、仕事の相手なら Best regards、初めての相手やあらたまった場面なら Sincerely を使えば、失礼にはなりません。

この記事では、締めの一文と結びの言葉の違いを整理したうえで、依頼、お礼、謝罪、返信、問い合わせなどの場面ごとに使える締めの一文、結びの言葉の使い分け、署名の書き方を、例文と一緒に紹介します。海外から届く英語の問い合わせを、担当と状況を付けて返信まで回す方法として、受付から対応までをまとめるフォームのサービスのHalictにも後半で触れます。

英文メールの結びは「締めの一文」と「結びの言葉」の2段

日本語のビジネスメールでは、「よろしくお願いいたします」の一文で本文を終え、そのあとに署名を書くのが一般的です。英文メールでは、この部分が2段に分かれます。

1. 締めの一文（closing sentence）：本文の最後に書く一文。用件に合わせて、返事のお願いやお礼を書く
2. 結びの言葉（complimentary close）：名前の直前に書く短い言葉。Best regards や Sincerely など
3. 名前と署名：結びの言葉の次の行に名前を書き、その下に会社名や連絡先を書く

英文メールの最後は、次のような形になります。

I look forward to hearing from you.

Best regards, Taro Yamada

1行目が締めの一文、2行目が結びの言葉、3行目が名前です。結びの言葉のあとにはカンマを付け、名前は次の行に書きます。

締めの一文と結びの言葉を混同すると、Best regards だけで本文を終えてしまい、何をしてほしいのかが伝わらないメールになります。反対に、締めの一文だけを書いて結びの言葉を省くと、仕事の相手には少しぶっきらぼうに見えることがあります。両方をそろえておくと、英文メールらしい自然な終わり方になります。

英語学習の情報サイトでも、この2つは分けて説明されています。

「締めの言葉」と「結びの言葉」は、下記の例の通り異なります。このコラムでは、これら2つについて、あなたが今書いているビジネスメールでそのまま使えるフレーズを、メールの目的別、フォーマル・カジュアル別に全63種類ご紹介します。 出典: english-club.jp

結びの言葉の使い分け

結びの言葉は、相手との関係の近さと、メールのあらたまり具合で選びます。よく使われるものを、あらたまった順に並べると次のようになります。

結びの言葉	あらたまり具合	使う場面
Yours faithfully	もっともあらたまった	相手の名前が分からない手紙（Dear Sir or Madam で始めたとき）。イギリス英語で使われる
Yours sincerely / Sincerely	あらたまった	初めての相手、応募の書類、正式な依頼やお詫び
Respectfully	あらたまった	目上の相手や、公的な機関への連絡
Kind regards	ややあらたまった	取引先や、何度かやり取りをした相手
Best regards	ふつう	仕事の相手全般。迷ったらこれ
Regards	やや短い	社内や、やり取りの多い相手
Best / All the best	打ち解けた	親しい仕事仲間
Thanks / Many thanks / Thank you	打ち解けた	短い用件や、お願いのメール
Cheers	くだけた	親しい相手。イギリスやオーストラリアでよく使われる

Sincerely

Sincerely は、ビジネスの場面でもっとも一般的に使われる、あらたまった結びの言葉です。初めて連絡する相手や、応募の書類、正式な依頼やお詫びのメールに向いています。アメリカ英語では Sincerely だけ、または Sincerely yours を使い、イギリス英語では Yours sincerely の順にすることが多いです。

Best regards と Kind regards

Best regards は、仕事のメールでもっとも広く使える結びの言葉です。あらたまりすぎず、くだけすぎないため、相手との関係が分からないときにも使えます。Kind regards は Best regards より少しあらたまった響きで、取引先への連絡に向いています。

Thank you

短い用件のメールでは、大げさな結びの言葉がかえって堅く感じられることがあります。

軽い用事などの短いメールの場合は、大層な締め言葉がかえって大袈裟に感じられる場合もあります。そんな時は、「メールを読んでくれてありがとう」という感謝の気持ちを込めて、Thank youと添えましょう。相手に敬意を示すことが一番の目的なので、日本語の「宜しくお願いいたします」に近い表現と言えます。 出典: eikaiwa.weblio.jp

Love や Hugs のような言葉は、家族や友人に向けたもので、仕事のメールには使いません。

Thanks は Thank you をさらに短くした言い方で、社内や親しい相手への短い連絡に向いています。Many thanks は、相手に手間をかけてもらったときに使うと、Thanks よりも感謝の気持ちが強く伝わります。どちらも、初めての相手やあらたまった場面では避け、やり取りに慣れてから使うようにします。

依頼とお願いのメールの締めの一文

相手に何かをお願いするメールでは、締めの一文で「何を、いつまでに」してほしいかを改めて伝えます。本文でお願いした内容を、最後にもう一度短く書くことで、相手が返事を忘れにくくなります。

依頼のメールで使える締めの一文は、次のとおりです。

• I would appreciate it if you could reply by Friday, November 20.（11月20日の金曜日までにお返事いただけると助かります）
• Could you let me know by the end of this week?（今週中にお知らせいただけますか）
• Thank you in advance for your help.（ご協力に先にお礼を申し上げます）
• Please let me know if you have any questions.（ご不明な点があればお知らせください）
• I look forward to hearing from you.（お返事をお待ちしております）

Thank you in advance は便利な表現ですが、相手が引き受けることを前提にしている響きがあるため、難しいお願いをするときには避けたほうが無難です。その場合は I would appreciate it if you could のように、相手に判断を委ねる書き方にします。

依頼のメールの例文です。

Subject: Request for product samples

Dear Ms. Johnson,

Thank you for your quick reply yesterday. We are interested in your new line of cotton bags and would like to check the quality before placing an order. Could you send us three samples of each color to our Tokyo office?

I would appreciate it if you could let me know the shipping date by Friday, November 20.

Best regards, Hanako Sato Purchasing Department ABC Trading Co., Ltd.

締めの一文に期限の日付を入れるときは、曜日も添えると、相手が読み間違えにくくなります。日付の書き方は、アメリカ式（November 20）とイギリス式（20 November）で順番が違いますが、月を英語で書けば、どちらでも誤解は起きません。11/20 のような数字だけの書き方は、国によって月と日の順番が違うため避けます。

お礼、謝罪、お知らせのメールの締めの一文

用件ごとに、締めの一文の選び方を見ていきます。

お礼のメール

お礼のメールでは、締めの一文でもう一度感謝を伝えるか、今後の関係への期待を書きます。

• Thank you again for your support.（ご支援に改めて感謝いたします）
• We truly appreciate your time.（お時間をいただき、本当にありがとうございました）
• I look forward to working with you.（ご一緒にお仕事ができることを楽しみにしております）

謝罪のメール

謝罪のメールでは、締めの一文でもう一度お詫びを伝え、今後の対応を約束します。

• We apologize again for any inconvenience this may have caused.（ご不便をおかけしたことを改めてお詫び申し上げます）
• We will make sure this does not happen again.（同じことが起きないように努めます）
• Thank you for your patience and understanding.（ご辛抱とご理解に感謝いたします）

謝罪のメールでは、結びの言葉も Sincerely のようなあらたまったものを選びます。Cheers や Thanks のような打ち解けた言葉で終えると、謝罪の気持ちが軽く見えてしまいます。

発送の遅れを詫びるメールの例文です。

Subject: Apology for the delayed shipment

Dear Ms. Johnson,

We are very sorry that your order has not arrived on the scheduled date. Due to a problem at our warehouse, the shipment was delayed by two days. Your order was shipped this morning, and it is expected to arrive on Thursday, November 19.

We apologize again for any inconvenience this may have caused, and we will review our process to prevent this from happening again.

Sincerely, Ichiro Suzuki Customer Support ABC Trading Co., Ltd.

謝罪のメールでは、何が起きたか、いつまでに解決するか、今後どうするかの3つを本文に書き、締めの一文でもう一度お詫びを伝えます。言い訳を長く書くよりも、具体的な日付で次の見通しを示すほうが、相手の不安を和らげられます。

お知らせのメール

予定の変更や、新しい仕組みの案内などのお知らせでは、相手からの質問を受け付ける一文で締めます。

• If you have any questions, please feel free to contact us.（ご質問があれば、お気軽にご連絡ください）
• Please let us know if you need any further information.（さらに情報が必要でしたらお知らせください）

お知らせのメールは、複数の人に同時に送ることが多いため、Dear all や Hi everyone で始め、Best regards で結ぶ形がよく使われます。

返信と問い合わせへの回答の締めの一文

相手から届いた問い合わせに答えるメールでは、締めの一文で「ほかに分からないことがあれば聞いてください」と伝えるのが一般的です。

• I hope this answers your question.（ご質問へのお答えになっていれば幸いです）
• Please do not hesitate to contact me if you need anything else.（ほかに必要なことがあれば、遠慮なくご連絡ください）
• Thank you for your interest in our products.（当社の製品に関心をお寄せいただき、ありがとうございます）
• We will get back to you as soon as we have more information.（詳しいことが分かり次第、改めてご連絡いたします）

すぐに答えられない問い合わせには、受け取ったことと、いつまでに答えるかを先に伝えます。

Subject: Re: Question about delivery to Singapore

Dear Mr. Tan,

Thank you for contacting us. We have received your question about delivery to Singapore. Our shipping team is checking the cost and delivery time, and we will get back to you by Wednesday, November 18.

Thank you for your patience.

Kind regards, Ichiro Suzuki Customer Support ABC Trading Co., Ltd.

問い合わせへの返信では、相手が最初に書いてきた件名を変えずに Re: を付けて返すと、相手の受信箱でやり取りがつながります。件名を変えたい場合は、元の件名を残したまま後ろに書き加えます。

海外からの問い合わせは、時差のため、日本の夜中に届くことがあります。翌朝に返信する場合でも、受け取ったことだけは早めに伝えておくと、相手は安心して待つことができます。

書き出しと結びの組み合わせ方

結びの言葉は、メールの書き出し（宛名）と組み合わせて選ぶと、全体のあらたまり具合がそろいます。書き出しがあらたまっているのに結びが打ち解けていたり、その反対だったりすると、ちぐはぐな印象になります。

よく使われる組み合わせは、次のとおりです。

書き出し	合わせる結びの言葉	向いている相手
Dear Sir or Madam,	Yours faithfully,	名前の分からない相手（イギリス英語）
To whom it may concern,	Sincerely,	名前の分からない相手（アメリカ英語）
Dear Mr. Smith, / Dear Ms. Brown,	Sincerely, / Kind regards,	初めての相手、取引先
Dear John,	Best regards,	何度かやり取りをした相手
Hi John,	Best, / Thanks,	親しい仕事仲間、社内
Hi all, / Hi everyone,	Best regards, / Thanks,	社内やチームへの連絡

女性の相手には、結婚しているかどうかに関わらず使える Ms. を使います。相手の性別が分からない場合は、Dear Alex Taylor, のように、名前をそのまま書く方法もあります。

相手の名前が分からない問い合わせ窓口に送る場合は、Dear Customer Service Team, のように、部署の名前を宛名にすることもできます。To whom it may concern は、とてもあらたまった響きがあるため、日常の問い合わせでは、部署の名前を宛名にするほうが自然です。

やり取りが続くと、相手が書き出しを Hi に変えたり、宛名を省いたりすることがあります。その場合は、こちらも相手に合わせて少しずつ打ち解けた書き出しと結びにしていきます。最初のメールで決めた形を、最後まで変えずに続ける必要はありません。

お礼と面接のあとの英文メールの全文例

結びの使い方は、全文の中で見ると分かりやすくなります。打ち合わせのお礼と、面接のあとのお礼の2つの例文を紹介します。

打ち合わせのお礼

Subject: Thank you for the meeting today

Dear Mr. Smith,

Thank you for taking the time to meet with us today. It was very helpful to hear about your plans for the new store in Singapore.

As we discussed, we will send you our proposal and price list by Friday, November 20. Please let me know if there is anything else you would like us to include.

Thank you again for your time.

Kind regards, Hanako Sato Sales Department ABC Trading Co., Ltd.

締めの一文で「次にこちらが何をするか」を書き、お礼をもう一度添えてから結んでいます。打ち合わせのお礼は、その日のうちに送ると、話した内容を相手が覚えているうちに確認できます。

面接のあとのお礼

Subject: Thank you for the interview

Dear Ms. Brown,

Thank you for the opportunity to interview for the marketing position yesterday. I enjoyed learning more about your team and the projects you are working on.

I am very excited about the possibility of joining your company. Please let me know if you need any further information from me.

Sincerely, Taro Yamada

面接や応募のメールは、相手の判断を待つ立場で書くため、結びには Sincerely を使っています。英語圏では、面接のあとにお礼のメールを送ることが広く行われています。

英文メールの署名の書き方

結びの言葉と名前のあとには、署名を書きます。署名は、相手が返事をしたり電話をかけたりするときに必要な情報をまとめたものです。

英文メールの署名に入れる項目は、次のとおりです。

• 名前（名、姓の順。Taro Yamada）
• 役職（Sales Manager など）
• 部署名（Sales Department など）
• 会社名（ABC Trading Co., Ltd. など）
• 住所（必要な場合。番地から書き始め、最後に Japan）
• 電話番号（国番号を付けて +81-3-0000-0000 のように書く）
• メールアドレスと会社のサイトのURL

署名の例です。

Taro Yamada Sales Manager, Overseas Sales Department ABC Trading Co., Ltd. 1-2-3 Marunouchi, Chiyoda-ku, Tokyo 100-0005, Japan Tel: +81-3-0000-0000 Email: [email protected]

電話番号は、海外からかけることを考えて、国番号の +81 を付け、市外局番の最初の0を外して書きます。東京の 03 であれば、+81-3 になります。

名前の順番

日本人の名前は、英文メールでは名、姓の順に書くことが一般的でしたが、姓、名の順で書く人も多くなっています。姓を大文字で書いて YAMADA Taro とする方法もあります。どちらの順でも構いませんが、署名と本文で書き方をそろえることが大切です。相手がどちらが姓か分からず困らないように、初めてのやり取りでは姓を大文字にしておくと親切です。

署名は長すぎないようにする

署名に会社の宣伝文や長い注意書きを入れると、やり取りが続くうちに、引用の部分が署名だらけになります。署名は、連絡に必要な情報だけに絞り、5行から7行程度に収めます。

GmailとOutlookで署名を登録する方法

毎回署名を手で書くのは手間がかかるため、メールソフトに登録しておきます。

Gmail

Googleのヘルプによると、Gmailでは、設定アイコンから[すべての設定を表示]を開き、[署名]の欄に署名の文章を書いて、ページの下の[変更を保存]を押すと登録できます。署名は最大10,000文字まで登録できます。手順はGmailのヘルプの署名のページで確かめられます。

英文メール用と日本語のメール用で署名を分けたい場合は、署名を複数作っておき、メールを書くときに切り替えて使えます。

Outlook

Microsoftのサポートによると、新しいOutlookでは、[設定]から[アカウント]の[署名]を開き、署名を追加して名前を付け、新しいメッセージや返信・転送に自動で付けるかどうかを選んで保存します。メールを書いている途中で署名を入れたいときは、[メッセージ]タブの[挿入]グループにある[署名]から選べます。詳しくはOutlookの署名のサポートページで確かめられます。

返信や転送のときは、短い署名（名前と会社名だけ）を使う設定にしておくと、やり取りが長くなっても読みやすさを保てます。

英文メールの結びでよくある間違い

英文メールの結びで、日本人がつまずきやすい点をまとめます。

「よろしくお願いします」をそのまま訳そうとする

「よろしくお願いします」にぴったり当たる英語はありません。Please treat me well のような直訳は、英語では意味が通じにくい表現です。お願いの内容があるなら I would appreciate your help with this.、特にないなら Thank you. や Best regards, で十分です。

結びの言葉のあとのカンマを忘れる

Best regards のあとにはカンマを付けて、名前は次の行に書きます。アメリカ英語ではカンマを付けるのが一般的です。イギリス英語では、カンマを省く書き方も見られますが、付けておけばどちらの国の相手にも違和感はありません。

結びの言葉の大文字と小文字

結びの言葉は、最初の単語だけを大文字で始めます。Best Regards のように2つ目の単語まで大文字にするのは、厳密には誤りとされます。Best regards、Kind regards、Yours sincerely のように書きます。

結びの言葉を複数重ねる

Thank you and best regards, のように、結びの言葉を2つ重ねる書き方は、間違いではありませんが、少しくどく見えます。締めの一文で Thank you for your help. と書き、結びは Best regards, だけにするとすっきりします。

相手の結びに合わせない

相手が Cheers や Thanks のような打ち解けた結びで返してきたのに、こちらがいつまでも Yours sincerely で返すと、距離を置いているように見えることがあります。何度かやり取りをしたら、相手の結びに合わせて、少しずつ打ち解けた言葉に変えていくと自然です。

英語の問い合わせを、担当と状況を付けて返信まで回す方法

海外の取引先や利用者から英語の問い合わせが届くようになると、結びの書き方以前に、「誰が返信するのか」「返信したのか」が分からなくなる問題が起きます。英語が得意な人に返信が集中し、その人が休んでいる間に問い合わせが止まってしまうのは、よくある例です。

問い合わせが少ないうちは、共有の受信箱に届いた英語のメールを、表計算のファイルに1件ずつ書き出し、担当者、受け取った日、返信の期限、状況（未対応、返信済み、相手の返事待ち）を記録する方法で回ります。時差がある相手には、受け取ったことだけを先に返す決まりを作っておくと、相手を待たせずに済みます。よく使う英文の締めの一文や結びの言葉を、表の別のシートにまとめておくと、英語に慣れていない担当者も同じ水準の返信を書けるようになります。

問い合わせの数が多くなり、対応する人も複数になったら、届いた1件ごとに担当と状況を記録して、返信まで同じ場所で扱える道具を使う方法もあります。選択肢の1つが、受付から対応までをまとめるフォームのサービスのHalictです。公式の案内によると、フォームから届いた1件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、相手がメールを開いたかどうかまで記録されます。料金は使う人数で決まり、フォームの数と回答の数はどのプランでも無制限です。税抜の月額で、1人で使うフリーは0円、3人までのスターターは2,980円、10人までのチームは7,800円です。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

英語の問い合わせでは、相手がメールを開いたかどうかが分かると、返事がないときに、もう一度送るべきか、相手の検討を待つべきかを判断しやすくなります。結びの言葉の選び方と同じく、相手との関係を保つための大事な手がかりになります。

運営者として見てきた、英語で仕事を受ける人の結びの書き方

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、海外の取引先と直接やり取りする人ほど、締めの一文で「次に何が起きるか」をはっきり書いています。I will send you the first draft by Monday. のように、自分がいつまでに何をするかを書いて結ぶと、相手は返事を書かなくても次の段取りが分かります。英語の上手さよりも、この書き方のほうが、仕事を続けて頼まれるかどうかに効いてくる印象があります。仲介の手数料が乗らない直接の取引では、こうしたやり取りの積み重ねが、そのまま信頼になります。

英語を生かした在宅の仕事にはいろいろな種類があります。海外向けの集客や情報の扱いに関わる仕事に興味があれば、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で、仕事の種類と求められる力を確かめられます。英語の論文や資料を読む機会の多い研究職の働き方は、研究者の年収・単価相場が参考になります。

生成AIを使えば、英文メールの下書きを作るのは難しくありません。そのうえで、締めの一文と結びの言葉が相手との関係に合っているかを自分で確かめることが、AIに任せきりにしない使い方です。業務にAIを取り入れる支援の仕事については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どのような依頼があるかを紹介しています。

よくある質問

Q. 英文メールの結びで迷ったら、何を使えばよいですか？

仕事の相手なら Best regards を使えば、まず失礼にはなりません。初めての相手や、応募の書類、正式なお詫びのようなあらたまった場面では Sincerely を使います。相手が打ち解けた結びで返してきたら、少しずつ相手に合わせていくと自然です。

Q. Best regards と Kind regards はどう違いますか？

どちらも仕事のメールで広く使われる結びの言葉で、大きな違いはありません。Kind regards のほうが少しあらたまった響きがあり、取引先や目上の相手に向いています。Best regards は社内外のどちらにも使えるため、迷ったときの選択肢として便利です。

Q. 結びの言葉のあとのカンマは必要ですか？

付けておくのが無難です。アメリカ英語では Best regards, のようにカンマを付けて、名前を次の行に書くのが一般的です。イギリス英語ではカンマを省く書き方もありますが、付けておけばどちらの国の相手にも違和感はありません。

Q. 「よろしくお願いします」は英語でどう書けばよいですか？

ぴったり当たる英語はないため、用件に合わせて書き分けます。お願いの内容があるなら I would appreciate your help.、返事を待つなら I look forward to hearing from you.、特に用件がなければ Thank you. と書き、結びの言葉を添えます。