日報のテンプレートをExcelで作る｜続けやすい項目と書き方

2026年8月18日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓日報のテンプレートをExcelで作る方法を
✓入力を楽にする関数と入力規則
✓続けるための運用まで順番に整理します

日報をExcelで作ろうと思ったとき、ネットで配られているテンプレートをダウンロードしてみたものの、項目が多すぎて毎日書くのが負担になったり、自分の仕事に合わない欄が空いたままになったりしていませんか。日報のテンプレートをExcelで作る方法を調べている人の多くは、「配られているものをそのまま使う」か「自分で作る」かで迷っています。

日報のテンプレートで大切なのは、項目の多さではなく、毎日5分から10分で書き終えられて、読む人が知りたいことが分かる形になっていることです。この記事では、日報に入れる項目の選び方、Excelでのシートの作り方、入力を楽にする関数と入力規則、職種別の項目の例、書き方のこつ、続けるための運用までを順番に整理します。作業の時間を記録して、報告書まで作りたい人向けに、プロジェクト管理の道具「Pinateca」の稼働タイムシートにも触れます。

日報は何のために書くのか

テンプレートを作る前に、日報を何のために書くのかをはっきりさせておくと、入れる項目を選びやすくなります。日報の役割は、大きく3つあります。

1つ目は、上司やチームに、その日の仕事の進み具合を伝えることです。在宅で働く人や、外回りの多い営業の人のように、上司と顔を合わせる時間が少ない働き方では、日報が仕事の様子を伝える主な手段になります。

2つ目は、問題を早く見つけて相談することです。作業が予定より遅れている、取引先から気になる連絡があった、といったことを日報に書いておけば、上司は早い段階で手を打てます。口頭では言い出しにくい相談も、日報の欄があれば伝えやすくなります。

3つ目は、自分の仕事を振り返ることです。その日に何をして、どれだけ時間がかかったかを記録しておくと、自分の作業の速さや、時間がかかりやすい仕事が見えてきます。数か月分の日報は、自分の仕事の記録として、評価の面談や仕事の見積もりの材料にもなります。

どの役割を重視するかで、入れる項目は変わります。進み具合を伝えるのが目的なら作業の内容と進み具合の欄を、相談が目的なら課題と相談の欄を、振り返りが目的なら時間と気づきの欄を、それぞれ大きくとります。

Excelで日報を作るメリットとデメリット

日報を書く方法には、Excel、Word、メール、専用のアプリなどがあります。Excelで日報を作ることには、次のようなメリットとデメリットがあります。

Excelで作るメリット

多くの会社のパソコンに入っていて、追加の費用がかからない
表の形で項目を並べやすく、決まった形で毎日書ける
時間の合計や件数の集計を、関数で自動で計算できる
1か月分を1つのファイルにまとめて、あとから見返しやすい

Excelで作るデメリット

複数の人が同じファイルを同時に編集すると、内容が食い違うことがある
ファイルをメールで送ったり共有の場所に保存したりする手間がかかる
スマートフォンからは入力しにくい
上司がコメントを返す仕組みがなく、やり取りは別の手段になる

会計や業務のソフトを提供している会社の解説も、次のように書いています。

日々の業務の進捗管理や報告に欠かせない「日報」。エクセルでゼロから作るのは手間に思えるかもしれませんが、テンプレートを活用すれば、手軽に編集できて、さまざまな現場で活用できます。出典: biz.moneyforward.com

1人で書いて上司に送る日報や、少人数のチームの日報なら、Excelで十分に回せます。人数が多くなったり、日報の内容をもとにやり取りを重ねたりする場合は、デメリットが目立ってきます。その場合の移り方は、後の節で整理します。

日報に入れる項目の選び方

日報に入れる項目は、多すぎても少なすぎても続きません。まずは、どの職種でも使える基本の項目から考えます。

基本の6項目

日付と氏名。誰のいつの日報かを示します
その日の作業の内容。何をしたかを箇条書きで書きます
作業の時間。それぞれの作業にかかった時間を書きます
進み具合。予定どおりか、遅れているかを書きます
課題と相談。困っていること、判断してほしいことを書きます
翌日の予定。次の日に何をするかを書きます

この6つがあれば、読む人は、その日の仕事の様子と、次に何が起きるかを知ることができます。

足りなくなったときに加える項目

基本の6項目で書いてみて、伝えきれないことが出てきたら、項目を加えます。

気づきと改善の案。仕事の中で気づいたこと、こうすればよくなるという案
成果の数字。訪問の件数、問い合わせの対応の件数、作成した資料の枚数など
取引先とのやり取り。誰と、何について話したか

項目を加えるときは、「この欄に書いたことを、誰がどう使うのか」を考えます。誰も読まない欄は、書く人の負担になるだけです。最初は少ない項目で始め、必要になったものだけを加えていくのが、続けやすいテンプレートを作るこつです。

Excelでテンプレートを作る手順

項目が決まったら、Excelでテンプレートを作ります。手順は、次の5つです。

項目を書き出す。決めた項目を、シートの左の列に縦に並べるか、1行目に横に並べます
表の形を整える。項目の欄と記入の欄に罫線を引き、記入の欄の幅を広くとります
入力を楽にする仕組みを入れる。日付の自動入力、時間の合計、選択式の入力などを設定します（次の節で説明します）
印刷の範囲を決める。紙で提出する場合は、A4の1枚に収まるように印刷の範囲と余白を決めます
テンプレートとして保存する。書く欄を空にした状態で保存し、毎日これを複製して使います

1日1シートか、1か月1シートか

日報のファイルの形には、2つの考え方があります。

1つは、1日の日報を1枚のシートに書く形です。作業の内容や相談を詳しく書きたい場合に向いています。1か月分を1つのファイルにまとめるなら、シートを日付ごとに分け、シートの名前を日付にしておくと探しやすくなります。

もう1つは、1か月分を1枚のシートに、1日1行で書いていく形です。作業の内容が毎日似ていて、時間や件数を記録することが中心の場合に向いています。月末に1か月分の合計をすぐに出せるのが強みです。

どちらにするかは、日報で何を伝えたいかで決めます。文章で伝えることが多いなら1日1シート、数字の記録が中心なら1か月1シートが合います。

両方の良さを取り入れたいときは、1か月分を1つのファイルにまとめ、日ごとのシートとは別に「集計」のシートを1枚作る形もあります。日ごとのシートには作業の内容と相談を文章で書き、集計のシートには各日のシートから作業の時間や件数を集めて並べます。毎日の書きやすさと、月末の集計のしやすさを両立できるので、慣れてきたら試してみる価値があります。ただし、シートどうしを関数でつなぐ形は、シートの名前を変えたり順番を入れ替えたりすると計算が崩れやすいので、作ったあとにシートの名前の決まりを変えないようにします。

入力を楽にする関数と機能

Excelで日報を作るなら、関数と機能を使って、毎日の入力の手間を減らします。よく使うものを紹介します。

日付を入れる

今日の日付を入れたいときは、TODAY関数が使えます。Microsoftのサポートページでは、TODAY関数について、現在の日付を返す関数だと説明されています。ただし、TODAY関数で入れた日付は、ファイルを開くたびにその日の日付に変わります。日報のように、書いた日の日付を残しておきたい場合は、TODAY関数をそのまま使うのではなく、キーボードのCtrlキーとセミコロンのキーを同時に押して、その日の日付を値として入れるほうが確実です。

時間を合計する

作業の時間を記録するなら、作業ごとに開始と終了の時刻を入れ、終了の時刻から開始の時刻を引いて、作業の時間を出します。1日の合計は、SUM関数で作業の時間を合計して出します。Microsoftのサポートページでは、SUM関数について、数値以外の値を無視して数値だけを合計すると説明されています。

時間を合計するときに気をつけたいのが、合計が24時間を超える場合です。1か月分の作業の時間を合計すると、表示の形式によっては、24時間を超えた分が正しく表示されません。セルの表示の形式で、時間の表示を「[h]:mm」のように設定すると、24時間を超える合計も正しく表示されます。また、Microsoftのサポートページにあるとおり、Excelは時間を1日の分数として扱うので、時間を「3.5時間」のような数で表したいときは、時間に24を掛けて計算します。

選択式で入力する

進み具合の欄のように、書く内容が決まっている欄は、データの入力規則を使って、選択式にすると便利です。Microsoftのサポートページは、データの入力規則について、次のように説明しています。

データの入力規則を使用すると、ドロップダウンリストなど、ユーザーがセルに入力するデータの種類や値を制限できます。出典: support.microsoft.com

たとえば、進み具合の欄に「予定どおり」「少し遅れ」「大きく遅れ」の3つから選べるドロップダウンを作っておけば、書く人は迷わずに選べ、読む人は一目で状況を知ることができます。作業の種類の欄も、「資料作成」「打ち合わせ」「問い合わせ対応」のように選択式にしておくと、月末に種類ごとの時間を集計しやすくなります。

種類ごとに集計する

作業の種類を選択式で入れておくと、SUMIF関数を使って、種類ごとの時間を集計できます。SUMIF関数とは、条件に合うセルの数値だけを合計する関数のことです。「資料作成」の時間だけを合計する、といった使い方ができます。1か月分の日報から、どの作業に時間を使っているかが分かれば、仕事の進め方を見直す材料になります。

職種別の項目の例

基本の6項目に加えて、職種ごとに入れておくと役立つ項目があります。

営業の日報

訪問先と面談の相手
商談の内容と、相手の反応
次の打ち合わせの予定
見込みの度合い（受注の見込みが高い、検討中、見込みが低い、など）

営業の日報では、取引先ごとの動きを記録しておくことが大切です。担当が替わったときにも、これまでの経緯を引き継げます。

事務の日報

処理した書類の種類と件数
問い合わせの対応の件数と内容
期限のある作業の進み具合

事務の仕事は、毎日似た作業をくり返すことが多いので、件数を記録しておくと、仕事の量の変化が見えます。

制作や開発の日報

担当している案件と作業の内容
作業の時間
進み具合と、残りの作業の見込み
確認を待っているもの

制作や開発の仕事では、案件ごとに作業の時間を記録しておくと、次に似た案件の見積もりを出すときの根拠になります。

在宅で業務委託の仕事を受ける人の報告

会社に雇われずに業務委託で仕事を受けている人も、依頼主から日々の報告を求められることがあります。この場合は、作業の内容と時間に加えて、確認してほしいこと、次に依頼主の判断が必要なことをはっきり書いておくと、やり取りがスムーズになります。時間単価で受けている仕事なら、作業の時間の記録が、そのまま請求の根拠になります。

読みやすい日報の書き方

テンプレートが整っても、書き方が分かりにくいと、読む人に伝わりません。読みやすい日報を書くこつを紹介します。

1つ目は、結論を先に書くことです。進み具合の欄には、「予定どおり」「1日遅れ」のように、まず結論を書き、理由はその後に短く書きます。

2つ目は、事実と意見を分けて書くことです。「取引先から納期を1週間延ばしたいと連絡があった」は事実、「延ばしても全体の予定に影響はないと思う」は意見です。分けて書くと、読む人は判断しやすくなります。

3つ目は、数字を入れることです。「たくさん対応した」ではなく、「問い合わせに12件対応した」のように、数字で書くと、状況が正確に伝わります。

4つ目は、相談したいことをはっきり書くことです。「〇〇の件、どうしましょうか」ではなく、「〇〇の件、A案とB案のどちらで進めるか、明日の午前中までにご判断いただけますか」のように、何を、いつまでに決めてほしいのかを書きます。

5つ目は、毎日同じ順番で書くことです。テンプレートの項目の順番どおりに書けば、読む人は毎日同じ場所を見るだけで、知りたいことが分かります。

書き方の例。伝わりにくい日報と伝わる日報

同じ1日の仕事でも、書き方によって伝わり方は大きく変わります。事務の仕事を例に、伝わりにくい日報と伝わる日報を比べます。

伝わりにくい日報の例です。

作業の内容。請求書の作成、問い合わせ対応、資料作成
進み具合。だいたい順調
課題と相談。特になし
翌日の予定。引き続き作業

この日報からは、何件の請求書を作ったのか、資料作成はどこまで進んだのか、明日は何をするのかが分かりません。「だいたい順調」では、遅れがあるのかどうかも判断できません。

伝わる日報の例です。

作業の内容。10月分の請求書の作成（15件中12件完了、1.5時間）、問い合わせへの返信（8件、1時間）、来週の会議資料の作成（全10枚中6枚、2時間）
進み具合。請求書は予定どおり。会議資料は予定より1日遅れ
課題と相談。会議資料のグラフに使う9月の売上の数字が、まだ経理から届いていません。明日の午前中に届かない場合、資料の完成が金曜になる見込みです。経理への確認をお願いできますか
翌日の予定。請求書の残り3件を完成させて送付、会議資料の残り4枚を作成

伝わる日報では、件数と時間、進み具合の理由、相談したいことと期限、翌日にすることが具体的に書かれています。読む人は、この日報だけで状況をつかみ、すぐに経理へ確認するという行動に移れます。書く量はそれほど変わりませんが、数字と期限を入れるだけで、日報の役に立つ度合いが大きく変わります。

日報を続けるための運用

日報は、作ることより続けることのほうが難しいものです。続けるための工夫を紹介します。

書く時間を決める

毎日、仕事の終わりの10分前を日報の時間と決め、カレンダーに入れておきます。時間を決めておかないと、忙しい日ほど後回しになり、次の日にまとめて思い出しながら書くことになります。思い出しながら書いた日報は、時間も内容も不正確になりがちです。

書きながら記録する

作業の時間は、1日の終わりに思い出して書くより、作業を始めたときと終えたときに、その都度記録しておくほうが正確です。日報のファイルを開いたままにしておき、作業の区切りごとに開始と終了の時刻を入れておけば、終わりの時間には内容を整えるだけで済みます。

読む人が反応する

日報を読む上司やチームのリーダーは、書かれた相談に返事をする、よかった点に一言返す、といった反応を返すことが大切です。書いても誰からも反応がない日報は、書く人にとって負担でしかなくなり、続かなくなります。

定期的に見直す

テンプレートは、一度作ったら終わりではありません。1か月ほど使ったら、使っていない欄がないか、足りない欄がないかを見直します。書く人と読む人の両方の意見を聞いて、項目を整えていくと、だんだん自分たちに合ったテンプレートになります。

テンプレートをチームで配るときの注意

自分で作ったテンプレートをチームに配って使ってもらう場合は、次の点に気をつけると、使い方のばらつきや入力の誤りを減らせます。

1つ目は、書き換えてほしくない部分を守ることです。項目の名前や関数の入ったセルを誤って消されると、集計が正しく行われなくなります。Excelには、シートを保護して、決めたセル以外は編集できないようにする機能があります。記入の欄だけを編集できるようにしておけば、テンプレートの形が崩れません。

2つ目は、ファイル名の決まりを作ることです。「日報_2026年10月_氏名.xlsx」のように、年月と氏名をファイル名に入れる決まりにしておくと、共有の場所に保存したときにも探しやすくなります。決まりがないと、「日報.xlsx」「日報(1).xlsx」のようなファイルが並び、誰のいつの日報かが分からなくなります。

3つ目は、記入の例を添えることです。テンプレートの別のシートに、記入の例を1日分書いておくと、初めて使う人も、どの程度の詳しさで書けばよいかが分かります。「書き方の例」の節で紹介した伝わる日報の例のように、件数や時間、期限を入れた例を見せておくと、チーム全体の日報の質がそろいます。

4つ目は、保存の場所を決めることです。個人のパソコンに保存した日報は、ほかの人が見られず、パソコンが壊れると失われます。チームで共有するフォルダや、会社が決めたクラウドの保存先に保存する決まりにしておきます。

紙で提出する場合の設定

会社によっては、日報を印刷して提出したり、紙に印刷してとじておいたりすることがあります。紙で提出する場合は、テンプレートを作る段階で、印刷したときの見え方まで整えておきます。

まず、用紙の大きさと向きを決めます。A4の縦向きが一般的です。Excelの画面では表がきれいに見えても、印刷すると右端の列が2枚目にはみ出すことがあるので、印刷プレビューで確かめながら、印刷の範囲と余白を調整します。ページ設定で「1ページに収める」ように縮小の設定をしておくと、はみ出しを防げます。

次に、記入の欄の大きさを決めます。手書きで追記することがあるなら、記入の欄を広めにとっておきます。押印や上司の確認の印を押す欄が必要なら、表の右上に小さな枠を作っておきます。

最後に、ヘッダーやフッターに、日付やページ番号、氏名を入れておくと、印刷した日報がばらばらになっても、順番どおりに並べ直せます。

紙で提出する日報でも、元のExcelのファイルは保存しておきます。紙だけでは、あとから作業の時間を集計したり、過去の日報の中から特定の案件の記録を探したりするのが大変だからです。印刷は提出のため、ファイルは記録と集計のため、と役割を分けて考えます。

上司として日報を読むときのポイント

日報のテンプレートを作るのは、書く側だけの仕事ではありません。読む側の上司やリーダーの読み方によって、日報が役に立つかどうかは大きく変わります。読む側が気をつけたい点を整理します。

1つ目は、課題と相談の欄を最初に読むことです。判断を求められていることがあれば、その日のうちに返事をします。返事が遅れると、書いた人の作業が止まってしまいます。

2つ目は、進み具合の変化を見ることです。1日の遅れは珍しくありませんが、遅れが何日も続いている場合は、仕事の量が多すぎる、やり方に迷っている、といった原因があるかもしれません。日報の文面だけで判断せず、短い会話で事情を聞いてみます。

3つ目は、日報を評価のためだけに使わないことです。日報に書いた失敗や遅れが、そのまま悪い評価につながると感じると、書く人は本当のことを書かなくなります。正直に書かれた課題こそ早く手を打てる、という姿勢を示しておくことが、日報を役に立つ記録にするための条件です。

1か月分の日報を振り返りに使う

日報は、毎日上司に送って終わりにするのはもったいない記録です。1か月分がたまったら、自分の仕事を振り返る材料として使います。

まず、作業の種類ごとの時間を集計します。作業の種類を選択式で入れていれば、SUMIF関数で、資料作成に何時間、問い合わせ対応に何時間、といった合計をすぐに出せます。思っていたより時間がかかっている作業が見つかれば、手順を見直したり、ひな形を作ったりして、時間を短くする工夫ができます。

次に、課題と相談の欄を読み返します。同じ種類の課題がくり返し出てきている場合は、仕事の流れそのものに問題があるかもしれません。たとえば、毎回同じ部署からの資料が遅れているなら、締め切りの伝え方を変える、といった手を打てます。

最後に、翌日の予定の欄と、次の日の作業の内容の欄を比べます。予定どおりに進まない日が多い場合は、1日に詰め込みすぎている可能性があります。予定の立て方を見直すきっかけになります。

こうした振り返りの結果は、上司との面談や、仕事の見積もりを出すときの根拠になります。業務委託で仕事を受けている人なら、作業の時間の実績をもとに、次の案件の見積もりをより正確に出せるようになります。

在宅で働く人の日報で気をつけること

在宅で働く人の日報は、会社で顔を合わせて働く人の日報より、伝える役割が大きくなります。上司やチームは、日報やチャットの文面からしか仕事の様子を知ることができないからです。在宅で日報を書くときは、次の点に気をつけます。

1つ目は、働いた時間の始まりと終わりをはっきり書くことです。何時から何時まで仕事をしたのか、途中で休憩をとった時間はどれくらいかを書いておくと、働きすぎや、働いた時間の食い違いを防げます。

2つ目は、連絡がつきにくかった時間を書くことです。通院や子どもの送り迎えなどで席を外した時間があれば、その時間と、そのあいだに届いた連絡への対応を書いておくと、チームは安心できます。

3つ目は、つまずいたことを早めに書くことです。在宅では、隣の席の人に気軽に聞くことができないので、困ったことを1人で抱え込みがちです。小さなことでも、日報の課題と相談の欄に書いておけば、上司が気づいて声をかけられます。

在宅で業務委託の仕事を受けている人は、雇われている人とは働き方の決まりが違いますが、作業の時間と内容を毎日記録して報告することは、依頼主との信頼を保つうえで同じように大切です。

Excelから移るときの目安

Excelの日報で不便を感じるようになったら、ほかの方法を考える時期です。次のような状況になったら、移ることを検討します。

日報を書く人が増え、ファイルの管理が大変になった
上司とのやり取りが日報の外のメールやチャットに散らばるようになった
外出先からスマートフォンで書きたいという声が出てきた
複数の案件の作業の時間を、人別や案件別に集計したくなった

Googleスプレッドシートのように、ブラウザで複数の人が同時に編集できる表計算のサービスに移ると、ファイルを送り合う手間はなくなります。Excelで作ったテンプレートの形をそのまま使えることが多いので、最初の移り先として考えやすい方法です。

作業の時間の記録を、人別や案件別に集計し、相手に渡す報告書まで作りたい場合は、プロジェクト管理の道具に移る方法もあります。その1つが、プロジェクト管理の道具「Pinateca」の稼働タイムシートです。公式サイトでは、0.5時間刻みで稼働を入力でき、担当者別、案件別、作業別の集計とCSVの書き出しができ、稼働報告書と業務完了報告書を印刷してPDFにできると案内されています。時間単位、案件単位、月額固定の3つの契約の形を扱え、週ごとの提出と承認の仕組みもあります。稼働タイムシートは有料プランに追加するオプションで、料金ページによると1人あたり月額980円（年払いなら1人あたり月額780円、税抜）、数えるのは稼働を入力する人だけです。作業の中身は8種類のボードでカードとして管理でき、カードごとのコメントで上司とのやり取りも同じ場所に残せます。

Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どの方法に移る場合も、Excelで使っていたテンプレートの項目を、そのまま新しい方法に移すところから始めると、書く人の戸惑いを小さくできます。移ったあとも、しばらくはExcelのファイルを残しておき、過去の日報を見返せるようにしておくと安心です。新しい方法に慣れて、過去の記録を参照する機会が減ってから、保存の場所を整理します。

日報を長く見てきた立場から

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見ていると、在宅で長く仕事が続く人ほど、日報や作業の報告を、依頼主に「確かめる手間」をかけさせない形で書いていると感じます。その日にしたこと、かかった時間、確認してほしいことが毎日同じ形で並んでいれば、依頼主は数分で状況を把握でき、安心して次の仕事を任せられます。

時間単価で直接取引する仕事では、作業の時間の記録が、そのまま請求の根拠になります。間に入る会社の取り分が少ない手数料0%の直接の取引ほど、依頼主は同じ予算で多くの作業を頼めて、受ける側の手取りも厚くなります。その分、作業の時間を正確に記録して報告することが、双方の信頼の土台になります。

在宅で働く環境を整えるための費用については、テレワーク助成金 2026で、テレワークの導入に使える助成金が紹介されています。生成AIを使って日報の作成や集計を効率化する仕事に関心がある人は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、企業の業務にAIを取り入れる仕事の中身を確かめられます。まずは基本の6項目だけで、明日の日報を書いてみてください。