ケアマネジャーの1日の流れ｜時間の使い方と、山場になる時間帯

2026年1月6日

長谷川奈津

この記事のポイント

✓ケアマネジャーの1日を時間帯ごとに追い
✓訪問と記録と調整の配分
✓記録を溜めないための工夫

ケアマネジャーの1日がどう流れているのか。資格取得を考えている方からも、転職を検討している方からも、この質問をよく受けます。これ、知らない人が本当に多いんです。

結論から言います。ケアマネジャーの1日は、訪問と記録と調整という3つの作業でできています。そして、この3つのうち最も時間を奪われやすいのが調整です。電話が鳴る、折り返しがつかない、日程が合わない。この待ち時間と切り替えの回数が、1日の体感的な忙しさを決めています。

つまり、訪問件数が多いから忙しいのではなく、割り込みの回数が多いから忙しい。ここを理解しておくと、時間の使い方の設計が変わります。

この記事では、居宅ケアマネの1日を時間帯ごとに追い、どこが山場になるのか、月の中でどう波があるのか、そして記録を溜めないための実務的な工夫までを整理します。あわせて、記録が法令上どういう位置づけの書類なのか、労働時間はどう扱われるのかという点にも触れます。ここは私が普段扱っている領域で、意外と知られていない部分です。

1日を構成する3つの作業

まず全体像を確認します。居宅ケアマネの業務は、大きく3つに分けられます。

1つ目が訪問です。利用者の自宅を訪ね、本人と家族に面談します。運営基準では、少なくとも月に1回は利用者の居宅を訪問して面接することが求められています。担当している利用者の数だけ、この訪問が発生します。

2つ目が記録です。訪問した内容の記録、モニタリングの記録、サービス担当者会議の記録、居宅サービス計画書の作成と更新。介護保険の運営基準で作成と保存が求められている書類が中心です。

3つ目が調整です。サービス提供事業所との連絡、医療機関への照会、家族との相談、行政の窓口とのやり取り、担当者会議の日程調整。相手がいる作業なので、自分の都合だけでは進みません。

時間の配分としては、訪問と移動で午前中が埋まり、午後に記録という形が理想です。ただ、実際にはこの理想通りにはいきません。

【監修者コメント】居宅ケアマネは特に移動が多く、記録が後回しになりやすい仕事です。湘南国際アカデミーで講師を担当していると、受講生から「実際の1日ってどんな感じですか？」とよく聞かれます。正直なところ、午前に3件訪問して午後に書類、というのが理想ですが、緊急が1件入るだけで崩れます。だからこそ「記録は当日中に最低限の骨格を」という習慣が、長く続けるための基本になります。出典: si-academy.jp

緊急が1件入ると崩れる。これがこの仕事の構造です。つまり、計画通りに進む前提で予定を組むと、ほぼ毎日破綻します。余白を織り込んだ組み方が必要になります。

時間帯ごとに1日を追う

具体的な流れを時間帯で見ていきます。事業所によって差はありますが、骨格は共通しています。

始業直後

出勤したら、まず前日の夕方以降に入った連絡を確認します。留守番電話、ファックス、メール。介護分野では今もファックスが現役で使われている場面が多く、他業種から来た人が最初に驚く点です。

同時に、その日の訪問予定を確認します。訪問先の住所、経路、所要時間、面談の目的。前日に準備していても、朝に一度確認しておくと抜けを防げます。

事業所によっては、朝に短いミーティングを行います。前日に起きた事案の共有、その日の予定の確認、担当を超えて相談したい内容の持ち寄り。ここで情報が回るかどうかで、その後の動きやすさが変わります。

午前中

訪問に出る時間帯です。利用者宅への訪問は、相手の生活リズムに合わせて設定します。午前中に訪問を集めるのは、多くの利用者にとって午前のほうが体調が安定していること、そして午後に事務所での作業時間を確保するためです。

訪問1件にかかる時間は、面談そのものよりも前後が長くなります。移動、駐車場所の確保、家に上がってからの雑談、退出時のやり取り。1件の面談が30分でも、移動を含めると1時間から1時間半を見ておく必要があります。

そして、この時間帯は事業所に電話が最も多く入る時間でもあります。サービス提供事業所からの連絡、医療機関からの折り返し、家族からの相談。担当者が外に出ているため、事務職員が受けて伝言を残す運用が一般的です。

昼から午後前半

事業所に戻り、午前中の訪問内容を記録します。ここで記録を残せるかどうかが、その日の後半を大きく左右します。

同時に、午前中に入っていた伝言への折り返しを行います。相手も日中は動いているので、つながらないことが多い。この往復が、時間を細かく削っていきます。

午後後半

午後に訪問がある場合は、この時間帯に出ます。訪問がない日は、サービス担当者会議の開催、書類の作成、関係機関への照会が入ります。

サービス担当者会議は、利用者、家族、サービス提供事業所の担当者が集まる場です。全員の予定を合わせる必要があるため、日程調整に手間がかかります。開催が決まったら、資料の準備と当日の進行、そして会議録の作成まで担当します。

夕方

事業所に戻り、記録の続きと翌日の準備をします。訪問先で受けた依頼の処理、サービス提供事業所への連絡、翌日の訪問予定の確認。

この時間帯は、他の職種が動き終わる時間でもあります。日中つながらなかった相手に連絡がつくことがあり、そこから新しい作業が発生することもあります。

山場になる時間帯は2つある

1日の中で負荷が集中する時間帯は、おおむね2つに絞られます。

1つ目は、午前中の訪問と電話が重なる時間帯です。自分は外にいて、事業所には連絡が溜まっていく。戻ったときに複数の対応が待っている状態になります。

この時間帯を乗り切る鍵は、伝言の質にあります。誰から、何時に、どの利用者について、何を求めているのか。この4点が揃った伝言であれば、戻ってから優先順位をつけて処理できます。揃っていないと、結局かけ直して聞き直すことになります。事務職員がいる事業所では、この受け方を共有しておくだけで午後の効率が変わります。

2つ目は、夕方の記録の時間帯です。日中に処理しきれなかった記録が、この時間に集中します。記録を溜めた日が続くと、週の後半に負荷が跳ね上がります。

この2つの山場は、どちらも自分だけでは制御できない要素で起きています。だからこそ、対策は自分の側の準備に絞るのが現実的です。相手の連絡の入り方を変えることはできませんが、受け取り方と処理の順番は自分で決められます。

この2つの山場を前提に、予定を組みます。具体的には、午前中の訪問は詰め込みすぎない。1日の訪問件数に上限を決めておく。記録の時間をあらかじめ予定として確保しておく。この3つで、崩れ方が緩やかになります。

月の中にも波がある

1日単位だけでなく、月単位でも負荷の波があります。

月初は請求業務の時期です。前月のサービス提供実績を各事業所から集め、給付管理票を作成して国民健康保険団体連合会へ伝送します。締切が明確に決まっているため、この期間は他の作業を後ろにずらすことになります。実績が予定と違っていれば確認の連絡を入れ、修正します。

月末は、モニタリングと計画の更新が集中しやすい時期です。要介護認定の更新時期が近い利用者への対応、翌月のサービス調整、担当者会議の開催もこの時期に寄りやすくなります。

比較的余裕があるのは、月の中旬です。この時期に、後回しにしていた記録の整理、書類の点検、新規の相談への対応をまとめて処理する。この波を前提に予定を組めるかどうかが、この仕事を続けられるかの分かれ目になります。

新規の利用者を受け持つタイミングも、負荷に影響します。初回のアセスメント、居宅サービス計画書の作成、サービス事業者の選定と調整、担当者会議の開催。新規1件にかかる作業量は、継続の利用者の数倍になります。

居宅と施設で、1日の形は変わる

ここまで居宅の1日を追ってきましたが、施設で働く場合は流れがかなり違います。同じ職名なので混同されがちですが、分けて理解しておいてください。

施設のケアマネジャーは、入所している方を担当します。まず、移動がありません。訪問と移動で午前が埋まるという居宅の構造が、そもそも存在しない。その代わり、施設内での面談、他職種との打ち合わせ、会議が業務の中心になります。

1日の流れとしては、朝の申し送りに参加するところから始まる形が一般的です。夜勤帯に何があったか、体調の変化はあるか。この情報が、その日の優先順位を決めます。日中は、入所者との面談、家族への連絡、計画の作成と見直し、他職種を交えた会議。夕方に記録という配分になります。

居宅との最大の違いは、対象者が同じ建物の中にいることです。会いたいときに会えるので、日程調整の負荷は小さくなります。一方で、日常的に顔を合わせる分、介護職員や看護職員からの相談が随時入ります。つまり、割り込みの性質が変わります。居宅は電話の割り込み、施設は対面の割り込みです。

もうひとつの違いは、介護業務の応援を求められるかどうかです。人員の状況によっては、現場の手が足りない場面で協力を求められることがあります。この扱いは施設ごとに差が大きく、求人票からは読み取れません。転職の面接で確認しておきたい項目のひとつです。

地域包括支援センターの場合は、さらに形が変わります。介護予防の支援に加えて、総合相談や権利擁護に関わる業務が入るため、予定していない相談が飛び込んでくる比率が高くなります。1日の中で対応する相手の幅も広く、関係機関との連携が業務の骨格になります。

同じ資格でも、1日の使い方は働く場所で変わる。転職を検討している方は、この違いを前提に求人を見てください。これ、知らないまま移って戸惑う方が本当に多いんです。

情報のハブとしての役割

1日の流れを追うと見えてくるのが、この職種が情報の中継点として機能しているという構造です。

3件目は一人暮らしの利用者です。訪問しているヘルパーはお昼ご飯を買いに外出していたため、利用者とお話しました。「ヘルパーさんの工夫がすごいんです。お薬を自分で飲めない人にどうやったら飲んでもらえるか、置き場所を変えてみたり。食べ物なんかも『いついつ食べてください』ってメモを貼り付けたり。食べる意欲がない方にも目で見ても、感覚でもわかりやすいように工夫しているんです」訪問先で気づいたちょっとした工夫を別の事業所のヘルパーにも共有します。ケアマネジャーには情報のハブとしての役割があると言います。出典: job-medley.com

訪問先で見聞きしたことを、別の関係者へ渡す。この動きは、書類に現れにくい業務です。ケアプランに書かれるのは方針とサービスの組み合わせであって、現場で交わされた工夫の共有は記録の欄外にあります。

しかし実務では、この部分が支援の質を左右します。ある事業所の工夫が別の事業所にも役立つ場面は多く、それを橋渡しできるのは複数の事業所と接している立場だけです。

つまり、1日の流れの中で「移動している時間」や「雑談している時間」は、無駄な時間ではありません。そこで得た情報が、後の調整を楽にします。効率だけを追って訪問を短く切ると、この部分が失われます。

予定が崩れた日を、どう組み直すか

理想の1日を書いても、実際にはその通りに進まない日のほうが多い。だから、崩れた日の組み直し方を持っておくことが実務では重要になります。

崩れる原因は、いくつかの型に分けられます。

1つ目は、担当している方の状態が急に変わった場合です。入院、転倒、体調の急変。この場合、当日の他の予定はほぼ後ろへずれます。医療機関との連絡、家族への連絡、サービス提供事業所への調整が一気に発生します。

2つ目は、家族からの相談や苦情が入った場合です。話を途中で切ることが難しく、時間が読めません。感情が伴う場面では、こちらの都合で区切ると関係が悪化します。

3つ目は、行政や関係機関からの照会です。期限が短いものが多く、割り込みとして入ってきます。

4つ目は、新規の相談です。相談を受けてから初回の訪問までの日数は短いことが多く、既存の予定に上乗せされます。

組み直すときの原則は、その日のうちに必ず終わらせなければならないものを先に確定させることです。期限のあるもの、相手を待たせているもの、明日以降に動かせないもの。この3つを紙に書き出して、残りは翌日以降へ送る。頭の中だけで組み直そうとすると、抜けが出ます。

そして、動かした予定は必ず相手に連絡してください。訪問を延期するとき、会議を組み直すとき。連絡が遅れるほど、相手の予定も巻き込んで崩れます。「後で連絡しよう」と思った時点で、忘れる確率が上がります。

もうひとつ、崩れた日ほど記録を軽く扱わないでください。緊急の対応をした日ほど、後から経緯が問われる可能性が高くなります。誰にいつ連絡し、何を判断したか。時系列で残しておくことが、自分を守ります。※事故や苦情が正式な形になりそうな場合は、個人で抱えず管理者に共有してください。事業所として対応する事案です。

担当件数と、1日の密度の関係

1日の忙しさを決める要素として、担当している人数の話をしておきます。

担当件数が増えると、単純に訪問の回数が増えます。運営基準では、少なくとも月に1回は利用者の居宅を訪問して面接することが求められているため、件数がそのまま月内の訪問回数の下限になります。

ただ、負荷が増えるのは訪問だけではありません。件数に比例して増えるのは、むしろ調整と記録です。担当している方が増えれば、関わるサービス提供事業所も、医療機関も、家族も増えます。連絡の相手が増えるということは、割り込みの発生源が増えるということです。

さらに、件数の中身も効いてきます。状態が安定している方と、頻繁に変化がある方では、必要な対応の量が違います。新規の受け入れが続いている時期は、初回のアセスメントと計画作成が重なるため、同じ件数でも密度がまったく違います。

だから、転職の面接で件数を確認するときは、平均だけを聞いても実態が掴めません。繁忙期の最大値、新規の受け入れ頻度、状態が不安定な方の割合。この3点まで聞いて、初めて1日の密度が見えてきます。

件数の上限については、介護保険の運営基準の中で人員配置の考え方が定められています。ただ、その内容は改正によって見直されることがあり、算定する加算の種類によっても扱いが変わります。正確な内容は改正のたびに確認が必要ですので、厚生労働省の情報や、保険者である市区町村の担当窓口で確認してください。※求人票に書かれた件数と、実際の運用が違うことは珍しくありません。面接での確認を省かないでください。

記録を溜めないための工夫

記録の先送りが、この仕事で最も危険な習慣です。理由は2つあります。

1つ目は、質の問題です。訪問から時間が経つほど、細部の記憶が薄れます。誰が何を言ったか、どんな様子だったか。後から書くと、印象だけが残った記録になります。

2つ目は、量の問題です。溜めた記録は、まとめて処理しようとしても時間がかかります。1件ずつなら5分で済むものが、10件溜まると1時間では終わりません。切り替えのコストが乗るからです。

実務的な対処を挙げます。

訪問直後に骨格だけ残す方法があります。日時、面談した相手、話した論点、次にやること。この4点をメモアプリや音声入力で残しておけば、後から文章化するときの負荷が大きく下がります。整った文章にする必要はありません。移動中の数分でできる作業です。

定型部分をテンプレート化する方法もあります。モニタリング記録の書き出し、担当者会議の議事録の枠組み。毎回同じ構造で書く部分は雛形を持っておくと入力量が減ります。

会議をオンラインで行うという選択肢もあります。サービス担当者会議の日程調整が難しい原因の一つは、全員が同じ場所に集まる必要があることです。オンラインでの開催が認められる場合、移動時間の分だけ日程が合わせやすくなります。ただし、開催方法について制度上の要件がある場合もありますので、実施の可否や記録の残し方は保険者である市区町村の担当窓口に確認してください。

オンライン会議のツール選びについてはZoom・Teams・Google Meetを比較｜フリーランスの打ち合わせに最適なのは？【2026年版】に、それぞれの特徴と使い分けがまとまっています。参加者の環境に合わせて選ぶという観点は、介護分野の会議でも同じです。高齢の家族が参加する場合、操作の簡単さが最優先になります。

1年を通した波と、休みの取り方

1日、1か月と見てきたので、1年の波にも触れておきます。予定を立てるうえで、この視点は役に立ちます。

年末年始と大型連休の前は、負荷が上がります。事業所が休みに入る期間があると、サービスの調整を前倒しで済ませる必要があるからです。連休中の緊急時の連絡体制、薬の残量、家族の帰省の予定。確認しておく項目が一時的に増えます。

制度の改正がある年度は、その前後が忙しくなります。加算の要件や書式が変わると、既存の書類の見直しが発生します。改正の内容は事前に公表されますので、時期が分かった段階で作業を分散させておくと、直前の集中を避けられます。改正の内容や施行の時期は正確な確認が必要ですので、公的な情報で確かめてください。

要介護認定の更新も、年間を通じて分散はしますが、担当している方の認定時期が偏っていると、特定の月に集中します。自分の担当分の更新時期を一覧にしておくと、半年先までの繁閑が読めます。

休みの取り方についても書いておきます。この仕事は、担当している方との関係が個人に紐づくため、休みづらいと感じる方が多い。ただ、休めない状態を続けると、必ずどこかで無理が出ます。

対処は、情報を自分だけが持っている状態を作らないことに尽きます。担当している方の状況、進行中の調整、次に予定していること。これが記録に残っていれば、休んでいる間も誰かが動けます。逆に頭の中だけで管理していると、休んだ瞬間に業務が止まります。休みやすさは、記録の丁寧さと直結しています。

そして、休む前に連絡しておくべき相手を決めておいてください。関係する事業所、医療機関、家族。事前に一言伝えておくだけで、不在中の連絡が減ります。これも、割り込みを減らす工夫のひとつです。

記録は法令上の書類であることを忘れない

ここからは、私が普段扱っている領域の話をします。

居宅サービス計画書、アセスメントの記録、サービス担当者会議の記録、モニタリングの記録。これらは業務メモではなく、介護保険の運営基準に基づいて作成と保存が求められている書類です。

つまり、記録を残していないことは、単に業務が滞っているという話では済みません。実地指導や監査の場面で、書類の不備として指摘の対象になります。

保存期間についても定めがあります。保存の年数や起算点は、市区町村の条例や指定基準の運用によって差がある部分なので、自分の事業所が所在する自治体の基準を確認してください。※事業所の管理者が把握しているはずですが、担当者としても自分で確認しておくことをおすすめします。

もうひとつ、記録の内容について。記録には事実と評価が混ざりやすいという問題があります。「本人は不安そうだった」という記述は評価であり、「本人が『夜眠れない』と述べた」という記述は事実です。両方を書いて構いませんが、どちらなのかが読んで分かる書き方にしてください。後から誰かが読むとき、そして万一トラブルになったときに、この区別が意味を持ちます。

法律はあなたの味方です。ただし、それは記録がある場合に限ります。何をしたかを残していない状態では、後から自分の対応の正当性を示す手段がありません。記録を残す習慣は、利用者のためであると同時に、自分を守る手段でもあります。

労働時間と移動時間の扱い

1日の流れを考えるとき、労働時間の扱いも押さえておくべき点です。

訪問先への移動時間が労働時間に含まれるかどうかは、実務でよく問題になります。一般論として、使用者の指揮命令下にある時間は労働時間として扱われます。事業所から訪問先への移動、訪問先から次の訪問先への移動は、業務のための移動であり、通常は労働時間に含まれると考えられます。

直行直帰の場合の扱いは、事業所の運用によって差があります。始業と終業の記録をどう取るか、移動時間をどう計上するかは、就業規則や労働条件通知書で定められているはずです。入職時に確認しておいてください。

記録のために自宅へ持ち帰る作業についても、注意が必要です。持ち帰った作業に時間を使えば、それは働いた時間です。事業所がそれを把握していない状態が続くと、実際の労働時間と記録された労働時間が乖離します。

※労働時間や残業代の扱いについて具体的な問題が生じている場合は、労働基準監督署の窓口や弁護士に相談してください。この記事で扱えるのは一般的な考え方までです。

そして、個人情報の持ち出しについても触れておきます。利用者の情報を含む書類やデータを事業所の外へ持ち出すことは、事業所の規程で制限されているのが通常です。自宅で作業するために資料を持ち帰る前に、その運用が認められているかを必ず確認してください。

1日の流れの中で使う周辺のスキル

この仕事を回すうえで必要になる能力を、業務の外側から見ておきます。

文書を書く能力は、この職種の中核です。記録、照会文書、家族への説明資料。読み手に正確に伝わることが求められます。社外文書の形式や敬語の使い分けといった基本を体系的に確認したい場合、ビジネス文書検定が扱う範囲が参考になります。介護分野に特化した資格ではありませんが、文書の作法は共通しています。

情報を扱う環境の整備も、実務に直結します。記録システムの操作、データの保管、事業所のネットワーク環境。小規模な事業所では、これらを担える人がいるかどうかで業務効率が変わります。ITインフラの基礎の入り口として位置づけられるのがCCNA（シスコ技術者認定）です。

介護分野でも、記録のデジタル化やデータの活用が進んでいます。この方向に関心があるなら、業務にAIをどう組み込むかを扱う領域の案件傾向がAIコンサル・業務活用支援のお仕事にまとまっています。周辺として、データ活用やセキュリティを扱う領域はAI・マーケティング・セキュリティのお仕事に、システム開発そのものはアプリケーション開発のお仕事に整理されています。

働き方の選択肢を考える材料として、他職種の相場を知っておくのも有効です。文章を扱う職種の水準は著述家，記者，編集者の年収・単価相場に、システム開発の職種はソフトウェア作成者の年収・単価相場にまとめられています。介護分野の待遇と直接比べる必要はありませんが、世の中の相場を把握しておくと判断の材料が増えます。

運営者として見てきた、時間の使い方の差

在宅ワークと業務委託の市場を20年見てきた立場から、ひとつ観察を書いておきます。

働く時間の長さと、成果の量は比例しません。長く続いている人ほど、作業そのものより、次の作業への切り替えを減らすことに気を配っています。似た作業をまとめて処理する、割り込みを受ける時間帯を決めておく、判断が要らない作業は別の時間に寄せる。地味ですが、効きます。

運営者として見てきた限りでは、長く仕事が続く人には共通点があります。単発の作業を受けて終わるのではなく、「この人に任せると全体が楽になる」と相手に思われる関係をつくることに時間を使っている点です。ケアマネジャーの仕事で言えば、関係する事業所や医療機関から「この人が担当なら安心だ」と思われる状態をつくることに相当します。

報酬の構造についても触れておきます。業務委託の世界では、仲介事業者を通すと発注額から一定割合の手数料が引かれます。中間マージンが乗らない直接の取引なら、同じ予算で依頼側はより多くを頼め、受け手の手取りは厚くなる。手数料0%という条件が意味を持つのは、金額の大小ではなく、働いた分がそのまま手元に残るという質の部分です。雇用で働く場合も、自分の労働時間がどう計上されているかを把握しておくことが、同じ意味で自分を守ります。

1日の流れは、事業所によっても、担当する利用者によっても変わります。ただ、訪問と記録と調整という3つの柱と、割り込みへの備えという構造は共通しています。この骨格を知ったうえで働き方を設計すれば、続けられる形をつくれます。