内定の返事を保留するメール｜お礼と回答期限の伝え方の例文

2026年9月21日

＠SOHO編集部

この記事のポイント

✓内定の返事を保留したいときに送るお礼メールの書き方を
✓件名・宛名・本文・結び・署名まで1通の形の例文で解説します
✓承諾や辞退を伝える後日のメール

内定の連絡をもらったものの、ほかの会社の選考結果を待っている、家族と相談したい、労働条件をもう一度確かめたい。そんな理由で、すぐには承諾の返事ができないことがあります。このときに送るのが、内定へのお礼と、返事を少し待ってほしいというお願いを1通で伝える「内定保留のお礼メール」です。

結論から言うと、このメールで大切なのは3つだけです。内定へのお礼を最初に書くこと、保留したい理由を短く正直に書くこと、そして「いつまでに返事をするか」を具体的な日付で示すことです。この3つがそろっていれば、採用担当者は社内の調整を進められ、保留をお願いしたことで印象が大きく下がることはほとんどありません。

この記事では、保留をお願いする前に確かめておくこと、件名から署名までの組み立て、新卒と転職の場面ごとの例文、保留のあとに承諾や辞退を伝えるメール、電話との使い分け、避けたい書き方を順に説明します。後半では、採用する側が候補者からの連絡を取りこぼさないための管理の方法にも触れます。

内定保留のお礼メールとは何か

内定保留のお礼メールは、企業から届いた内定の連絡に対して「内定をいただいたことへの感謝」と「返事をするまで少し時間をいただきたいというお願い」をまとめて伝えるメールです。単に「検討します」と返すのではなく、まずお礼を伝え、そのうえで保留をお願いする順番にするのが基本です。

企業にとって内定は、書類選考から面接までの時間と人手をかけて出した結論です。採用担当者は、内定を出した人が入社するかどうかで、ほかの候補者への連絡や配属先との調整を決めます。返事を待つ期間が長くなるほど、ほかの候補者を待たせることになり、場合によっては採用計画そのものを組み直す必要が出てきます。

そのため、保留を伝えるメールでは、相手が次の段取りを決められる情報を渡すことが何より大切です。具体的には次の3点です。

内定を受け取ったことと、そのお礼
返事を待ってほしい理由（くわしく書きすぎない）
返事をする日付（「来週中」ではなく「11月20日（金）まで」のように）

この3点がそろっていれば、採用担当者は「この日までは枠を空けておこう」と判断できます。逆に、理由も日付もないメールは、相手に「入社の意思が低いのでは」と受け取られやすくなります。

なお、内定の連絡が電話で来た場合でも、電話の場でお礼と保留のお願いを伝えたうえで、同じ内容をメールでも送っておくと、言った言わないの行き違いを防げます。メールは記録として残るので、回答の期限を相手と自分の両方が同じ日付で把握できます。

保留をお願いする前に確かめておくこと

保留のメールを書く前に、内定の連絡に何が書かれているかを読み直します。特に見ておきたいのは、回答の期限と、労働条件が書面で示されているかどうかです。

回答の期限が示されているか

内定通知のメールや書面に「◯月◯日までにご回答ください」と期限が書かれていることがあります。期限が書かれている場合は、その日までに返事をするのが原則です。期限を延ばしてほしいときは、延ばしたい理由と、何日まで待ってほしいかを書いてお願いします。期限が書かれていない場合でも、自分から返事の日付を示すほうが親切です。

保留をお願いできる期間に決まりはなく、企業ごとに事情が違います。採用の時期や、ほかの候補者の選考の進み具合によって、待てる日数は変わります。長く待ってもらうほど企業の負担は増えるので、必要な日数だけをお願いし、決まったら期限より前でも早めに返事をするのが礼儀です。

労働条件が書面で示されているか

入社を決める前に、賃金や勤務時間、勤務地などの条件を書面で確かめておくことは、保留を考える大きな理由の1つです。労働基準法は、会社が働く人と契約を結ぶときに、労働条件をはっきり示すことを求めています。

使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。出典: e-Gov法令検索（労働基準法第15条）

さらに、2024年4月からは、働く場所や仕事の内容について、入社後に変わる可能性がある範囲（変更の範囲）も示すことになりました。厚生労働省は、この改正を労働条件明示のルールの案内ページで説明しています。内定の段階で労働条件通知書（働く条件をまとめた書面）が届いていない場合は、保留のメールの中で「労働条件通知書をいただけますでしょうか」とお願いしてかまいません。条件を確かめてから決めたいというのは、企業にとっても理解しやすい理由です。

自分の中で何が決まれば返事ができるか

保留の理由を書く前に、何がそろえば返事ができるのかを自分で整理しておきます。「他社の最終面接の結果が11月17日に出る」「家族と週末に話し合う」「条件通知書を読んでから決める」のように、返事の日付の根拠になる出来事を1つ決めておくと、メールに書く期限にも説得力が出ます。

保留のメールを送るタイミング

内定の連絡を受け取ったら、まずは当日中、遅くとも翌日の営業時間内に返信するのが目安です。結論が出ていなくても、お礼と「いつまでに返事をするか」だけは早く伝えます。返信が遅れると、採用担当者は「連絡が届いていないのでは」「入社の意思が低いのでは」と考え、確認の電話をかけるなど余計な手間が生まれます。

送る時間帯は、相手の会社の営業時間内が無難です。夜遅くや休日に送ってもマナー違反ではありませんが、メールソフトの予約送信を使って、翌朝の始業時刻のあとに届くようにしておくと、受け取る側の印象がよくなります。スマートフォンから急いで送る場合は、宛名や署名が抜けていないかを送信前に見直します。

保留のお願いは、1回で済ませるのが原則です。最初のメールで期限を決めずに「少し考えさせてください」と送り、あとから期限を相談し直すと、やり取りが2往復になり、相手の負担が増えます。最初のメールで日付まで書くことを意識すると、やり取りの回数が減り、相手にとっても段取りが組みやすくなります。

新卒と転職で違うところ

内定保留のメールの組み立ては新卒でも転職でも同じですが、事情が違うため、気をつける点も少しずつ違います。

新卒の場合は、企業が内定者の人数をそろえて入社の準備を進めているため、内定承諾書（入社の意思を書面で示す書類）の提出を求められることがよくあります。承諾書の提出期限が保留をお願いしたい日より前に来る場合は、承諾書の期限についても一緒に相談します。また、大学のキャリアセンターに内定の状況を報告している場合は、保留中であることも伝えておくと、相談に乗ってもらいやすくなります。

転職の場合は、入社日をいつにするかが大きな論点になります。現在の勤務先の就業規則で退職の申し出の時期が決められていることが多く、引き継ぎにも時間がかかります。内定先から入社日の希望を聞かれている場合は、保留のメールで「入社日についても、お返事の際にあわせてご相談させてください」と書いておくと、承諾の返事と入社日の調整をまとめて進められます。

在職中の転職活動では、保留中に現在の勤務先へ退職を伝えるのは避けます。内定先の労働条件や入社日が固まる前に退職を申し出ると、条件が合わなかった場合に戻れなくなるからです。退職を伝えるのは、内定を承諾し、労働条件通知書で条件を確かめてからにします。

保留の期間にやっておくこと

保留をお願いした期間は、迷う時間ではなく、決めるための材料をそろえる時間です。期限の日に慌てないよう、やることを先に書き出しておきます。

まず、届いた労働条件通知書を読み、次の項目を確かめます。

契約の期間（期間の定めがあるかどうか）
働く場所と、入社後に変わる可能性がある範囲
仕事の内容と、入社後に変わる可能性がある範囲
始業と終業の時刻、休憩、休日、残業の有無
賃金の決め方、支払日、昇給の有無
試用期間の有無と、その間の条件

分からない項目があれば、保留の期限より前に採用担当者に質問します。質問のメールを送ることは失礼ではなく、条件を確かめたうえで決めたいという姿勢は、むしろ真剣に考えている証拠として受け取られます。

次に、比べている会社がある場合は、仕事の内容、働く場所、条件、成長できる環境、一緒に働く人の印象など、自分が大切にしたい軸を3つから5つ書き出し、それぞれの会社を同じ軸で比べます。比べる軸を先に決めずに迷っていると、期限が近づいても結論が出ません。紙1枚に表を作るだけでも、頭の中が整理されます。

家族と相談する場合は、相談する日を先に決めておきます。「週末に話そう」とだけ決めて当日になると、話し合いが短くなりがちです。相談の前に、労働条件通知書のコピーや会社の情報をまとめておくと、家族も判断しやすくなります。

件名・宛名・本文・結び・署名の組み立て

内定保留のお礼メールは、ほかのビジネスメールと同じく、件名、宛名、本文、結び、署名の順に組み立てます。それぞれの書き方の要点を先に押さえておきます。

件名

件名は、開かなくても用件が分かるように書きます。「内定のお礼と回答期限のご相談（氏名）」のように、お礼と保留の両方が入っていると、採用担当者が受信一覧で見つけやすくなります。企業から届いたメールに返信する場合は、件名の「Re:」を残したまま、後ろに用件を書き足す形でもかまいません。やり取りの流れが1つのまとまりとして残るので、担当者が過去の連絡を探しやすくなります。

宛名

宛名は、会社名、部署名、担当者名の順に書きます。会社名は「（株）」と略さずに「株式会社」と書き、担当者名には「様」を付けます。担当者の名前が分からない場合は「採用ご担当者様」とします。

本文

本文は、名乗り、お礼、保留のお願い、理由、回答の日付、締めの順に書きます。お礼は冒頭の2文以内で伝え、保留のお願いはその直後に書くと、読み手が用件をすぐに理解できます。長い前置きや、志望動機を繰り返す文章は要りません。

結び

結びには、勝手なお願いへのおわびと、今後へのお願いを書きます。「勝手なお願いで恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです」のように、相手に判断をゆだねる言い方にします。

署名

署名には、氏名、大学名と学部（新卒の場合）、電話番号、メールアドレスを入れます。転職の場合は、現在の勤務先は書かず、氏名と連絡先だけでかまいません。採用担当者が電話で連絡したいときに、すぐ番号が見つかるようにしておきます。

例文1：新卒で他社の選考結果を待ちたいとき

新卒の就職活動では、複数の会社の選考が同時に進むことが珍しくありません。他社の選考結果を待ってから決めたい場合の例文です。他社の会社名は書かず、「選考中の企業」とだけ書くのが一般的です。

件名：内定のお礼と回答期限のご相談（山田花子）

株式会社〇〇
人事部 採用担当 △△様

お世話になっております。
〇〇大学経済学部の山田花子です。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
面接で□□様から伺った事業のお話が心に残っており、
貴社から評価をいただけたことを大変うれしく思っております。

大変恐縮ですが、内定のお返事について、
11月20日（金）までお時間をいただくことはできますでしょうか。
現在、選考が進んでいる企業が1社あり、
その結果を踏まえて、悔いのない形でお返事をしたいと考えております。

勝手なお願いで申し訳ございません。
ご都合が難しい場合は、お手数ですがお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

山田花子
〇〇大学経済学部経営学科4年
電話：090-0000-0000
メール：hanako.yamada@〇〇.ac.jp

この例文では、お礼のあとに面接での具体的な話を1文だけ入れています。保留をお願いする前に、その会社に関心があることを伝えておくと、単なる時間かせぎではないことが伝わります。ただし、志望動機を長々と書く必要はありません。1文で十分です。

また、「ご都合が難しい場合は、お知らせいただけますと幸いです」と添えているのは、企業側に断る余地を残すためです。保留を一方的に通告するのではなく、相談の形にすることで、相手も返事をしやすくなります。

例文2：転職で他社の結果と条件を比べたいとき

転職では、現在の勤務先の退職時期や、年収などの条件を比べてから決めたいという事情がよくあります。転職の場合の例文です。

件名：内定のお礼とご回答時期のご相談（佐藤一郎）

株式会社〇〇
管理部 人事課 △△様

お世話になっております。
佐藤一郎です。

先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
これまでの経験を評価していただけたことに、心より感謝申し上げます。

お返事につきまして、ご相談がございます。
現在、別の企業の最終選考の結果を待っており、
11月18日（水）に結果が出る予定です。
貴社への入社を前向きに考えておりますが、
両社のお話を踏まえて慎重に判断したく、
11月20日（金）までお返事をお待ちいただくことは可能でしょうか。

あわせて、労働条件通知書をお送りいただけますと幸いです。
勤務地と業務内容の変更の範囲を確かめたうえで、お返事をいたします。

ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

佐藤一郎
電話：090-0000-0000
メール：ichiro.sato@〇〇.com

転職の例文では、他社の結果が出る日付を書いています。返事の期限の根拠が分かると、採用担当者は待つ理由を社内に説明しやすくなります。また、労働条件通知書のお願いを同じメールに入れておけば、やり取りの回数を減らせます。

在職中の転職では、平日の日中にメールを返せないこともあります。その場合は、署名の下に「平日は18時以降であれば電話に出られます」のように、連絡がつきやすい時間帯を書いておくと、採用担当者が電話をかけて不在だったという行き違いを減らせます。

例文3：家族と相談してから決めたいとき

勤務地が遠い、転居をともなう、家族の生活に関わるといった場合は、家族と相談してから決めたいという理由も正直に伝えてかまいません。

件名：内定のお礼とお返事の時期について（鈴木美咲）

株式会社〇〇
人事部 △△様

お世話になっております。
鈴木美咲です。

このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
貴社の一員として働ける機会をいただけたことを、大変うれしく思っております。

入社にあたり転居が必要となるため、家族と相談したうえでお返事をしたいと考えております。
大変恐縮ですが、11月16日（月）までお時間をいただけますでしょうか。
決まりしだい、期限より前でもすぐにご連絡いたします。

勝手なお願いで申し訳ございませんが、
ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

鈴木美咲
電話：090-0000-0000
メール：misaki.suzuki@〇〇.com

家族との相談は、数日で結論が出ることが多い理由です。待ってもらう期間を短めに設定し、「決まりしだい、期限より前でも連絡する」と添えると、企業側の不安を和らげられます。

例文4：企業から回答期限を示されたときの返信

企業が内定の連絡と一緒に回答の期限を示してきた場合、その期限で問題がなければ、お礼と「期限までに返事をする」ことを伝えるだけのメールを返します。保留のお願いではありませんが、返事を待ってもらう点では同じなので、検索して迷う人が多い場面です。

件名：Re: 内定のご連絡（田中健太）

株式会社〇〇
人事部 △△様

お世話になっております。
田中健太です。

内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
お知らせいただいた11月19日（木）までに、
入社の意思について改めてご連絡いたします。

労働条件通知書もお送りいただき、ありがとうございました。
内容を確認し、不明な点がございましたら、あわせてお尋ねいたします。

引き続きよろしくお願いいたします。

田中健太
電話：090-0000-0000
メール：kenta.tanaka@〇〇.com

このように、内定の連絡を受け取ったことと、期限を確かに把握したことを返すだけでも、採用担当者は安心できます。内定の連絡に返事をしないまま期限の日を迎えると、相手は届いているかどうかも分からず、確認の電話をかけることになります。受け取ったらその日のうちに一度返信しておくのが目安です。

期限を延ばしてほしい場合は、この返信の中で「大変恐縮ですが、11月24日（火）までお時間をいただくことは可能でしょうか」と書き、理由を1文添えます。延ばしてほしい日数は、示された期限からの数日程度にとどめるのが無難です。

例文5：一度お願いした期限を延ばしてほしいとき

他社の選考結果の発表が遅れたなど、自分では動かせない事情で、最初にお願いした期限までに結論が出ないことがあります。延長のお願いは、期限の当日ではなく、遅れが分かった時点ですぐに送ります。

件名：お返事の期限についてのご相談（山田花子）

株式会社〇〇
人事部 採用担当 △△様

お世話になっております。
〇〇大学経済学部の山田花子です。

先日は内定のお返事についてご配慮いただき、ありがとうございました。
11月20日（金）までにお返事するとお伝えしておりましたが、
選考中の企業の結果発表が予定より遅れ、11月24日（火）になると連絡がありました。

重ねてのお願いとなり大変恐縮ですが、
11月25日（水）までお返事をお待ちいただくことは可能でしょうか。
難しい場合は、当初のお約束どおり11月20日（金）にお返事いたします。

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

山田花子
〇〇大学経済学部経営学科4年
電話：090-0000-0000
メール：hanako.yamada@〇〇.ac.jp

この例文のポイントは、延長が認められなかった場合にどうするかを自分から書いている点です。「難しい場合は当初の期限で返事をする」と書いておけば、採用担当者は延長を断りやすく、どちらに決まっても段取りが崩れません。延長のお願いは2回目が限度と考え、それ以上は求めないのが無難です。何度も延ばしてもらうと、入社後の信頼関係にも影響します。

採用担当者が保留のメールで見ていること

保留のメールを受け取った採用担当者が確かめるのは、主に3つの点です。この点を意識して書くと、短いメールでも誤解されにくくなります。

1つ目は、入社の意思がどのくらいあるかです。お礼の言葉や、面接で印象に残った話が1文あるだけで、「前向きに考えてくれている」と伝わります。反対に、お礼が定型文だけで保留の理由が長いと、ほかの会社が本命なのではと受け取られやすくなります。

2つ目は、いつ結論が出るかです。採用担当者は、内定者の返事しだいで、補欠の候補者に連絡するかどうかを決めます。日付が書かれていれば、その日まではほかの候補者に連絡を待ってもらう、といった判断ができます。

3つ目は、社内に説明できる理由があるかです。採用担当者は、保留を受け入れるかどうかを上司や配属先に相談することがあります。「他社の結果を待っている」「家族と相談したい」「条件を確かめたい」のように、短くても筋の通った理由があれば、担当者は社内で説明しやすくなります。

この3点は、メールの長さではなく中身で伝わるものです。丁寧に書こうとして長くなるより、要点がそろった短いメールのほうが、忙しい採用担当者には読みやすく、印象もよくなります。

送信する前の点検

内定保留のメールは、一度送ると取り消せません。送信ボタンを押す前に、次の点を確かめます。

宛先のメールアドレスが採用担当者のものになっているか（別の会社に送っていないか）
会社名を略さずに書いているか、担当者の名前の漢字は合っているか
件名にお礼と用件と自分の名前が入っているか
お礼が保留のお願いより先に書かれているか
返事の日付と曜日が書かれていて、カレンダーと合っているか
他社の社名や条件を書いていないか
署名に電話番号とメールアドレスが入っているか

特に気をつけたいのは、複数の会社に同時に連絡している場合の宛先の間違いです。ある会社への保留のメールを、別の会社に送ってしまうと、取り返しがつきません。会社ごとに新しくメールを作り、宛先は最後に入れる習慣をつけておくと、誤送信を防げます。

保留のあとに承諾や辞退を伝えるメール

保留をお願いしたら、約束した日付までに必ず返事をします。承諾する場合も辞退する場合も、待ってもらったことへのお礼を最初に書きます。

承諾を伝える例文

件名：内定承諾のご連絡（山田花子）

株式会社〇〇
人事部 採用担当 △△様

お世話になっております。
〇〇大学経済学部の山田花子です。

先日はお返事の時期についてご配慮いただき、誠にありがとうございました。
慎重に考えた結果、貴社の内定をお受けしたく、ご連絡いたしました。

入社までに必要な手続きや書類がございましたら、
ご指示いただけますと幸いです。
これからどうぞよろしくお願いいたします。

山田花子
〇〇大学経済学部経営学科4年
電話：090-0000-0000
メール：hanako.yamada@〇〇.ac.jp

承諾のメールでは、迷った理由や他社との比較を書く必要はありません。待ってもらったことへのお礼と、承諾の意思、今後の手続きのお願いだけで十分です。

辞退を伝える例文

件名：内定辞退のご連絡（山田花子）

株式会社〇〇
人事部 採用担当 △△様

お世話になっております。
〇〇大学経済学部の山田花子です。

先日はお返事をお待ちいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、熟慮の結果、このたびの内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

選考では貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
このようなご連絡となり、心よりおわび申し上げます。
本来であれば直接おわびすべきところ、メールでのご連絡となりますことをお許しください。

貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

山田花子
〇〇大学経済学部経営学科4年
電話：090-0000-0000
メール：hanako.yamada@〇〇.ac.jp

辞退の理由は「熟慮の結果」でかまいません。企業から理由を聞かれた場合は、「ほかの企業とのご縁を選んだため」のように、相手の会社を否定しない言い方で答えます。辞退は早く伝えるほど、企業がほかの候補者に連絡できる時間が長くなります。決めた日のうちに連絡するのが望ましいとされています。

電話とメールの使い分け

内定の連絡が電話で来ることもあります。その場で保留をお願いする場合は、電話でお礼を伝え、「お返事は◯日までにさせていただけますでしょうか」と期限を相談します。電話のあとで、同じ内容をメールで送っておくと記録が残ります。

電話のあとのメールは、次のように短くまとめます。

件名：本日のお電話のお礼（山田花子）

株式会社〇〇
人事部 採用担当 △△様

お世話になっております。
〇〇大学経済学部の山田花子です。

本日はお電話で内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
お電話でお伝えしたとおり、11月20日（金）までにお返事をいたします。

お時間をいただき申し訳ございません。
何卒よろしくお願いいたします。

山田花子
電話：090-0000-0000
メール：hanako.yamada@〇〇.ac.jp

反対に、メールで内定の連絡が来た場合は、メールで返事をすれば足ります。ただし、約束した期限を延ばしたいなど、急いで伝えたいことがある場合は、メールを送ったうえで電話でも一言伝えると確実です。採用担当者は多くのメールを受け取っているため、急ぎの連絡が埋もれてしまうことがあります。

電話をかける時間帯は、始業直後や昼休み、終業間際を避け、平日の10時から12時、14時から17時ごろが目安です。担当者が不在の場合は、名前と用件、折り返し先を伝えて、あとでメールでも同じ内容を送ります。

内定保留のメールで避けたい書き方

保留のメールは、書き方しだいで「入社する気があまりない」と受け取られてしまうことがあります。よく見かける失敗と、その直し方を5つ挙げます。

1. 回答の期限を書かない

「少し考えさせてください」だけでは、採用担当者は待つ期間を判断できません。必ず日付と曜日を書きます。

2. 他社の社名や条件を書く

「〇〇社からも内定が出ていて、年収が◯万円高いので比べたい」のような書き方は、相手に交渉や比較の材料を突きつける印象になります。他社については「選考中の企業」とだけ書きます。

3. お礼より先に保留を書く

冒頭で「返事を待ってほしい」と書くと、内定を喜んでいないように読めます。お礼が先、保留があとの順番を守ります。

4. 長すぎる言い訳を書く

保留の理由をくわしく説明しようとして、数段落にわたる文章になることがあります。理由は1文から2文で十分です。

5. 約束した日を過ぎても連絡しない

いちばん信頼を失うのは、自分で示した期限を過ぎても連絡しないことです。結論が出ていなくても、期限の日には「もう1日だけお時間をいただけますか」と連絡します。

返信が来ないときと、期限の延長を断られたとき

保留のお願いを送っても、採用担当者から返信が来ないことがあります。担当者が出張中だったり、社内で確認を取っていたりすることが多いので、2営業日ほど待っても返信がなければ、電話で「先日お送りしたメールは届いておりますでしょうか」と確かめます。迷惑メールのフォルダに入っていることもあるので、電話で確かめるのが確実です。

期限の延長を断られた場合は、示された期限の中で決めるしかありません。そのときは、「承知いたしました。◯日までにお返事いたします」と短く返し、期限までに結論を出します。延長を断られたからといって、相手が自分を低く評価しているわけではありません。ほかの候補者への連絡を待たせられないなど、企業側の事情であることがほとんどです。

延長を断られたときに、もう一度同じお願いを重ねるのは避けます。企業が期限を動かせない理由を説明してくれた場合は、その理由に対するお礼を一言添えると、やり取りが気持ちよく終わります。そのうえで、期限までに決めるために足りない情報があれば、「労働条件について1点だけ確認させてください」のように、質問を絞って送ります。

また、電話で確かめる際に担当者が不在だった場合は、留守番電話や代わりに出た人に、名前と「内定のお返事の件でお電話しました」という用件、折り返しの電話番号を伝えます。同じ日のうちに、電話をかけたことと用件をメールでも送っておくと、担当者が戻ったときにすぐ状況を把握できます。

なお、内定の承諾をしたあとで辞退することになった場合の扱いや、内定の取り消しの扱いは、事情によって大きく変わります。トラブルになりそうなときは、都道府県労働局の総合労働相談コーナーなどの公的な窓口に相談できます。法的にどうなるかを自分だけで判断しないことが大切です。

敬語と言い回しの言い換え

保留のメールは、お願いの文章が続くため、同じ言い回しが重なりやすくなります。よく使う表現と、言い換えの候補をまとめておきます。

「お時間をいただけますでしょうか」は「ご猶予をいただくことは可能でしょうか」「お待ちいただけますと幸いです」に言い換えられます
「申し訳ございません」が続く場合は、片方を「恐縮ですが」「ご迷惑をおかけいたしますが」に変えます
「検討させてください」は、相手の会社を比べている印象を与えやすいため、「慎重に考えたうえでお返事をしたいと考えております」のように書きます
「ご連絡いたします」は、期限と組み合わせて「◯日までにご連絡いたします」と書くと、約束がはっきりします

また、「させていただきます」を1通の中で何度も使うと、回りくどい印象になります。「お返事させていただきます」は「お返事いたします」で十分です。丁寧さは言葉の数ではなく、お礼と期限がそろっているかどうかで伝わります。

書き終えたら、声に出して読んでみるのも有効です。同じ語尾が3回以上続いていないか、1文が長くなりすぎていないかが分かります。1文は60字前後までを目安にし、長くなったら2つに分けると読みやすくなります。

採用する側から見た保留の連絡と、取りこぼさない管理

ここまでは内定をもらった側の書き方を説明してきましたが、採用する側にとっても、候補者からの保留や辞退の連絡を確実に受け取り、期限までに返事が来たかを追うことは重要な仕事です。応募や面接の日程調整、内定への返事などの連絡が続くと、誰がどの候補者に返事をしたのか、期限はいつだったのかが分からなくなることがあります。

少人数の会社であれば、スプレッドシートに「候補者名」「連絡の内容」「回答期限」「担当者」「状況」の列を作って管理する方法で十分に回ります。返事が来たらその行の状況を「回答済み」に変え、期限の列で並べ替えれば、近い順に追いかけられます。

採用の窓口に届く応募や問い合わせが増え、複数の担当者で分担するようになったら、フォームで受け付けた一件ごとに担当と状況を記録できる仕組みを使う方法もあります。受付管理のサービスのHalictは、フォームで受け取った一件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、相手が開封したかどうかまで記録されるサービスです。公式ページによると、フリープランは0円でメンバー1人まで使え、フォームの数も回答の数も無制限です。10人までで共有する場合はチームプラン（税抜の月額7,800円）があります。応募の受付から候補者への返信までを1つの画面で追えるので、保留の返事を待っている候補者を見落としにくくなります。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

どの道具を使う場合でも、大切なのは「誰が、いつまでに、誰に返事をするのか」が一目で分かる状態にしておくことです。候補者は返事を待つ間、不安を抱えています。採用する側が期限を守って連絡することは、内定を出した人に入社を決めてもらうための大切な一歩になります。

内定の返事を待つ期間に考えておきたいこと

保留をお願いした期間は、ただ他社の結果を待つだけでなく、働き方そのものを見直す時間にもなります。最近は、正社員として1社に勤めるだけでなく、業務委託の仕事を組み合わせたり、副業として専門の仕事を受けたりする人も増えています。

たとえば、企業の生成AIの使い方を支える仕事については、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で、どのような業務があり、どのような経験が活きるのかを紹介しています。アプリの開発に関わる仕事を考えている場合は、アプリケーション開発のお仕事で、受託の仕事の種類と求められる技術を確かめられます。

デザインの仕事の報酬の目安を知りたい場合は、デザイナーの年収・単価相場で、会社員と業務委託それぞれの相場の考え方を確かめられます。また、経営の知識を体系的に身につけたい人には、経営コンサルタントの国家資格である中小企業診断士の試験の内容と取り方をまとめたページもあります。内定先で働きながら学ぶ資格の候補として見ておくと、入社後のキャリアの見通しも立てやすくなります。

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者として見てきた限りでは、仕事を長く続けている人ほど、返事の早さと約束した日を守ることを大切にしています。内定の保留のように、相手に待ってもらう場面ほど、その姿勢がはっきり表れます。期限を示し、期限より前に連絡する。この積み重ねが、会社員として働く場合にも、業務委託で仕事を受ける場合にも、相手からの信頼につながります。仲介の手数料がかからない直接のやり取りでは、こうした信頼がそのまま次の仕事の依頼につながりやすく、依頼する側も受ける側も、同じ予算で無理のない取引を続けやすくなります。