内定通知メールの書き方｜企業が送る例文と添付する書類

内定通知メールは、選考を通った人に採用の決定を伝える、採用の流れの中でいちばん喜ばれる連絡です。その一方で、書き方を誤ると、承諾の期限があいまいになったり、条件の行き違いが入社後まで残ったりします。相手は複数の会社から内定を受けていることも多く、届いたメールの分かりやすさが、そのまま会社の印象になります。

この記事では、採用担当者が送る内定通知メールの基本の形を、件名から署名まで1通の例文で示します。新卒、中途、アルバイト・パートの場面別の例文、承諾の返事を受けたあとの返信、添付する書類と、法律で明示が求められる労働条件の項目もあわせて整理します。応募者からの返信を、担当と状況を付けて管理する方法の1つとして、受付から返信までを1か所で扱えるフォームサービスのHalictにも触れます。

内定通知メールを送る前に決めておくこと

内定通知メールを書き始める前に、社内で次の4つを決めておきます。メールを書いてから決めようとすると、送る日が遅れたり、相手に伝える内容が途中で変わったりします。

1. 承諾の返事の期限：何月何日までに返事をもらうか
2. 返事の方法：メールの返信か、入社承諾書の郵送か、フォームからの回答か
3. 添付する書類：内定通知書、労働条件通知書、入社承諾書、提出書類の一覧
4. 入社までの予定：入社日、入社前の面談や健康診断、内定者の集まりの有無

承諾の期限は、相手が考える時間を取れるように、1週間前後に設定する会社が多く見られます。新卒の場合は、ほかの会社の選考の日程もあるため、期限が短すぎると相手を追い詰めてしまいます。逆に長すぎると、会社側の採用計画が立てにくくなります。期限をいつにするかは、採用の人数と次の候補者の選考の予定を見ながら決めます。

返事の方法も、最初にはっきり伝えておきます。「メールでご返信ください」とだけ書くと、何を書けば承諾になるのかが相手に伝わりません。入社承諾書に署名して返送してもらうのか、メールで承諾の旨を書いてもらえばよいのかを決め、本文に書いておきます。

採用の情報を扱う会社の解説でも、内定通知を受け取る側の気持ちを考えることが基本だと書かれています。

求職者にとって、選考結果は非常に気になるものです。内定通知を受け取る側の気持ちを考慮して内定通知メールを送りましょう。 出典: saiyo-kakaricho.com

選考の結果を待っている人は、面接のあと毎日のように受信箱を確かめています。面接で伝えた連絡の予定日より遅れそうなときは、内定の判断がまだでも、その旨を一度連絡しておくと、相手の不安を和らげられます。

内定通知メールの基本の形

ビジネスメールは、件名、宛名、本文、結び、署名の5つで組み立てます。内定通知メールでは、それぞれ次の点を押さえます。

部分	書くこと	例
件名	用件が内定の連絡であることと社名	採用内定のご連絡（株式会社〇〇）
宛名	氏名と敬称	〇〇 〇〇様
本文	選考へのお礼、内定の決定、添付書類、承諾の期限と方法	〇月〇日（〇）までにご返信ください
結び	問い合わせ先と、入社を待っている気持ち	ご不明な点はお気軽にお問い合わせください
署名	会社名、部署、担当者名、電話、メール	株式会社〇〇　人事部　〇〇〇〇

件名は、受信箱の一覧で用件と会社名が分かるように書きます。「選考結果のご連絡」とだけ書くと、合否のどちらなのかが開くまで分からず、相手は緊張しながらメールを開くことになります。内定の連絡であることを件名で伝えるのが、相手への配慮になります。

本文の中心は、内定が決まったことと、相手にしてほしいことの2つです。特に、承諾の期限と返事の方法は、本文の中で目立つ位置に書きます。メールの最後のほうに小さく書くと、読み飛ばされることがあります。

例文1：新卒の学生に送る内定通知メール

新卒の学生に、最終面接のあとに内定を伝える場面の例です。内定通知書と入社承諾書を添付し、承諾書の郵送を求める形にしています。

件名：採用内定のご連絡（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇様

株式会社〇〇　人事部の〇〇です。 先日は、最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。

厳正な選考の結果、〇〇様を採用内定とすることに決まりましたので、ご連絡いたします。 面接では、学生時代に取り組まれた研究の進め方を丁寧にお話しいただき、社員一同、ぜひ一緒に働きたいと考えております。

本メールに、次の書類を添付いたしました。

1. 採用内定通知書
2. 労働条件通知書
3. 入社承諾書

内容をご確認のうえ、入社をご承諾いただける場合は、入社承諾書にご署名のうえ、〇月〇日（〇）必着で、下記の住所までご郵送ください。 ご承諾の前に確かめたい点や、ご返事の期限についてご相談がある場合は、このメールにご返信いただくか、お電話でお知らせください。

なお、入社までの予定は、ご承諾をいただいたあとに改めてご案内いたします。

〇〇様と一緒に働ける日を、社員一同楽しみにしております。 今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇　人事部　採用担当　〇〇〇〇 〒000-0000　東京都〇〇区〇〇1-2-3 電話：03-0000-0000 メール：saiyo@〇〇.co.jp

例文のポイントは、面接で印象に残った点を1文だけ入れていることです。定型の文面だけで送るより、「自分のことを見てくれていた」と伝わり、承諾の判断にも良い影響を与えます。ただし、長く書きすぎると本題の期限が目立たなくなるため、1文から2文にとどめます。

例文2：中途採用の候補者に送る内定通知メール

中途採用では、相手が今の職場で働きながら転職活動をしていることがほとんどです。退職の手続きに時間がかかるため、入社日の相談ができることを伝えておくと親切です。

件名：採用内定のご連絡と労働条件のご案内（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇様

株式会社〇〇　人事部の〇〇です。 このたびは、弊社の選考にお時間をいただき、誠にありがとうございました。

選考の結果、〇〇様を営業部の営業職として採用内定とすることに決まりました。 添付の労働条件通知書に、給与、勤務地、勤務時間、試用期間などの条件をまとめております。面接でお伝えした内容と相違がないか、ご確認ください。

入社日は〇月〇日を予定しておりますが、現在のお勤め先での引き継ぎのご都合もあるかと存じます。ご希望の入社日がございましたら、ご承諾のお返事とあわせてお知らせください。

ご承諾のお返事は、〇月〇日（〇）までに、このメールへのご返信でお知らせください。返信の本文に「内定を承諾します」とお書きいただければ結構です。 条件について確かめたい点がございましたら、承諾の前でもお気軽にご質問ください。必要であれば、オンラインで30分ほどの面談の時間を設けます。

〇〇様のご入社を、心よりお待ちしております。

株式会社〇〇　人事部　〇〇〇〇 電話：03-0000-0000（平日9時から18時） メール：saiyo@〇〇.co.jp

中途採用の候補者は、給与や勤務地の条件をほかの会社と比べて判断します。条件の説明を添付の書類だけに任せず、本文で「どの書類に何が書いてあるか」を示しておくと、読み落としが減ります。条件の面談を申し出ておくのも、承諾の前の不安を解く方法の1つです。

例文3：アルバイト・パートに送る採用の連絡

アルバイトやパートの採用では、「内定」という言葉より「採用」と書くことが多くなります。最初の出勤日と持ち物を具体的に伝えることが大切です。

件名：採用のご連絡と初出勤のご案内（〇〇店）

〇〇 〇〇様

〇〇店の店長、〇〇です。 先日は、面接にお越しいただきありがとうございました。

〇〇様を、ホールスタッフとして採用することに決まりました。 添付の労働条件通知書に、時給、勤務の曜日と時間、交通費の扱いをまとめております。ご確認ください。

初回の出勤は、〇月〇日（〇）の10時からを予定しております。 当日は、次のものをお持ちください。

1. 給与の振込先の口座が分かるもの
2. マイナンバーが確認できる書類
3. 動きやすい黒の靴

ご都合が合わない場合は、〇月〇日（〇）までに、このメールへのご返信か、お店の電話でお知らせください。

一緒に働けることを、スタッフ一同楽しみにしております。

〇〇店　店長　〇〇〇〇 電話：03-0000-0000 メール：〇〇@〇〇.co.jp

アルバイトやパートでも、労働条件を書面などで明示することは正社員と同じように求められます。時給や勤務時間を口頭で伝えただけで済ませず、労働条件通知書を必ず渡します。

例文4：電話で先に伝えたあとに送る内定通知メール

中途採用や、早く返事がほしい場面では、先に電話で内定を伝え、そのあとにメールで正式に連絡する会社もあります。電話は相手の反応をその場で聞ける一方で、話した内容が記録に残りません。電話のあとには、話した内容をメールで必ず送り直します。

電話では、内定が決まったことと、詳しい条件や書類をメールで送ることだけを伝えます。条件の細かい説明まで電話で済ませようとすると、相手は聞き取りに集中できず、あとで「聞いていた話と違う」という行き違いが起こりやすくなります。

件名：お電話でお伝えした採用内定について（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇様

株式会社〇〇　人事部の〇〇です。 先ほどはお電話でのご連絡にお時間をいただき、ありがとうございました。

お電話でお伝えしたとおり、〇〇様を採用内定とすることに決まりました。改めて、書面でご連絡いたします。 本メールに、採用内定通知書と労働条件通知書を添付いたしました。給与、勤務地、勤務時間などの条件は、労働条件通知書にまとめております。

ご承諾のお返事は、お電話でお話ししたとおり、〇月〇日（〇）までに、このメールへのご返信でお知らせください。 お電話では伝えきれなかった点もあるかと存じます。ご不明な点がございましたら、どうぞお気軽にお尋ねください。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇　人事部　〇〇〇〇 電話：03-0000-0000 メール：saiyo@〇〇.co.jp

電話で伝えた期限とメールに書いた期限が食い違うと、相手はどちらを信じればよいか迷います。電話をかける前に期限を決めておき、メールにも同じ日付を書きます。電話がつながらなかった場合は、留守番電話に用件を残すのではなく、「改めてメールでご連絡します」と伝えてからメールを送ります。

添付する書類と、それぞれの役割

内定通知メールに添付する書類は、会社によって違いますが、次の4つが基本になります。

書類	役割	相手にしてもらうこと
採用内定通知書	内定が決まったことを正式に知らせる	内容を確かめて保管する
労働条件通知書	給与、勤務時間、勤務地などの条件を示す	内容を確かめる
入社承諾書	入社の意思を書面で確かめる	署名して返送する
提出書類の一覧	入社までに出してもらう書類を示す	期限までに準備する

採用内定通知書には、内定が決まったこと、入社予定日、承諾の期限、内定を取り消すことがある事情（卒業できなかった場合など）を書くのが一般的です。内定を取り消す事情を書いておくのは、あとで行き違いを生まないためです。ただし、内定の取り消しは法律の上で簡単に認められるものではないため、取り消しを考える場面になったら、労働局や専門家に相談してください。

提出書類の一覧には、入社の手続きで必要になるものを並べます。中途採用なら、前の職場の源泉徴収票、雇用保険の被保険者証、基礎年金番号が分かるもの（基礎年金番号通知書や年金手帳など）がよく求められます。新卒でも、給与の振込先、マイナンバー、扶養控除等申告書などが必要になります。何をいつまでに出せばよいかを表にしておくと、相手は準備しやすくなります。

ファイルを添付するときは、パスワードを付けた圧縮ファイルを送り、別のメールでパスワードを送る方法は避ける会社が増えています。同じ経路で送るため安全の効果が薄く、受け取る側の手間も増えるからです。社内の決まりに沿って、ファイルの共有の仕組みを使うか、そのままPDFで添付するかを決めておきます。

採用内定通知書に書く項目の例

採用内定通知書は、決まった様式がない書類です。会社ごとに作ってかまいませんが、次の項目を入れておくと、相手が必要な情報を1枚で確かめられます。

1. 日付と宛名：通知書を出す日と、内定者の氏名
2. 会社名と代表者名：社印を押す会社も多い
3. 内定の旨：「採用を内定しましたので通知します」という一文
4. 入社予定日：何年何月何日に入社するか
5. 配属予定の部署と職種：変わりうる場合は、その旨も書く
6. 承諾の期限と方法：入社承諾書の返送の期限と送り先
7. 内定を取り消すことがある事情：卒業できなかった場合、提出書類に重大な偽りがあった場合など
8. 問い合わせ先：担当者の部署、氏名、電話番号

給与や勤務時間などの条件は、内定通知書に書かず、労働条件通知書にまとめるのが分かりやすい形です。2つの書類に同じ条件を書くと、どちらかを直したときに食い違いが生まれます。内定通知書には「労働条件は別紙の労働条件通知書のとおり」と書いておけば足ります。

書類の作成日と、メールを送る日がずれることもあります。通知書の日付は、実際に送る日に合わせておくと、相手が承諾の期限までの日数を数え間違えません。

労働条件通知書で明示する項目

労働条件の明示は、法律で会社に求められていることです。労働基準法第15条は、次のように定めています。

使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。 出典: e-Gov法令検索「労働基準法」第15条

明示する項目のうち、契約の期間、働く場所と仕事の内容、始業と終業の時刻や休日、賃金の決め方と支払いの方法、退職に関することなどは、書面で渡すことが求められています。労働者本人が希望した場合は、書面の代わりに、印刷できる形の電子メールなどで明示することも認められています。

さらに、2024年4月からは、明示する項目が加わりました。厚生労働省の案内によると、すべての労働契約で、働く場所と仕事の内容について「雇い入れた直後」のものに加えて、将来変わりうる範囲（変更の範囲）も示す必要があります。期間を定めた契約では、更新の上限の有無と内容なども示します。

対象	2024年4月から加わった明示事項
すべての労働契約	就業場所と業務の変更の範囲
期間の定めのある契約	更新の上限の有無と内容
無期への転換を申し込める契約の更新	無期転換を申し込めること、転換後の労働条件

内定通知メールに労働条件通知書を添付するときは、この変更の範囲の欄が空いていないかを必ず確かめます。古い様式を使い続けていると、この欄そのものがないことがあります。新しい様式は、厚生労働省の労働条件明示のルールの案内からたどれます。

承諾の返事を受けたあとの返信の例文

承諾の返事が届いたら、その日のうちに受け取ったことを伝えます。返信がないと、相手は「届いているのか」「手続きは進んでいるのか」と不安になります。

件名：Re：採用内定のご連絡（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇様

株式会社〇〇　人事部の〇〇です。 内定のご承諾のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。社員一同、大変うれしく思っております。

今後の流れを、次のとおりご案内いたします。

1. 〇月〇日（〇）までに、添付の一覧にある書類をご準備ください
2. 〇月上旬に、入社前の面談の日程をご相談いたします
3. 入社日の〇月〇日は、9時に本社の受付までお越しください

ご準備の途中で分からない点がございましたら、いつでもこのメールにご返信ください。 入社の日まで、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇　人事部　〇〇〇〇 電話：03-0000-0000 メール：saiyo@〇〇.co.jp

承諾のあとから入社までの期間は、内定者が「本当にこの会社でよかったのか」と迷いやすい時期でもあります。今後の流れを番号付きで示しておくと、相手は入社までの見通しを持てます。

承諾の期限を延ばしたいと相談されたときの返信

ほかの会社の選考の結果を待っているなどの理由で、承諾の期限を延ばしてほしいと相談されることがあります。延ばせるかどうかは採用の計画によって違いますが、どちらの場合でも、理由を聞いたうえで、新しい期限をはっきり伝えます。

件名：Re：ご返事の期限についてのご相談

〇〇 〇〇様

株式会社〇〇　人事部の〇〇です。 ご返事の期限について、ご相談いただきありがとうございます。

ご事情を承知いたしました。ご返事の期限を、〇月〇日（〇）まで延ばすことにいたします。 期限までにご判断がつかない場合も、その時点の状況を一度お知らせいただけますと幸いです。

判断の材料として、仕事の内容や働き方について確かめたい点がございましたら、配属予定の部署の社員と話す時間を設けることもできます。ご希望の際はお知らせください。

引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

株式会社〇〇　人事部　〇〇〇〇

期限を延ばせない場合は、「採用の予定の都合で、恐れ入りますが当初の期限でのご判断をお願いしております」と理由を添えて伝えます。延ばせない理由を言わずに断ると、相手は会社に冷たい印象を持ってしまいます。

期限までに返事がないときの確認のメール

承諾の期限を過ぎても返事がないときは、期限の翌日に確認のメールを送ります。メールが迷惑メールのフォルダに入っていて、相手が気づいていないこともあります。

件名：内定のご返事について確認のご連絡（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇様

株式会社〇〇　人事部の〇〇です。 〇月〇日にお送りした採用内定のご連絡について、ご返事の期限を〇月〇日とさせていただいておりました。

行き違いでしたら申し訳ございません。メールが届いていない可能性もあるため、念のため改めてご連絡いたしました。 ご判断に時間が必要な場合は、その旨だけでもお知らせいただけますと助かります。

ご確認のほど、よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇　人事部　〇〇〇〇 電話：03-0000-0000

催促の言い方を強くしすぎないことが大切です。「行き違いでしたら」の一言を入れるだけで、相手を責めない文になります。メールで返事がない場合は、電話で一度連絡してみるのも方法です。

内定辞退の連絡を受けたときの返信

内定を辞退するという連絡を受けたときも、返信は短く、丁寧に送ります。辞退した人が、将来の取引先や、再び応募してくる人になることもあります。

件名：Re：内定辞退のご連絡

〇〇 〇〇様

株式会社〇〇　人事部の〇〇です。 ご連絡いただき、ありがとうございます。内定辞退のご意向、承知いたしました。

〇〇様とご一緒できないことは残念ですが、ご自身で考えて決められたことと受け止めております。 選考の間、弊社のためにお時間をいただき、ありがとうございました。 お送りした書類は、お手数ですが破棄していただいて差し支えありません。

〇〇様の今後のご活躍を、心よりお祈りしております。

株式会社〇〇　人事部　〇〇〇〇

辞退の連絡は、相手にとっても送るのに勇気が要るメールです。返信が遅れると、相手は「怒らせてしまったのではないか」と気にし続けます。受け取ったその日のうちに、短くてもよいので返信を送ります。社内では、応募者の一覧の状況を「辞退」に変え、ほかの担当者が案内のメールを送ってしまわないようにしておきます。

辞退の理由をしつこく聞いたり、引き止めの言葉を重ねたりするのは避けます。理由を聞きたい場合は「差し支えなければ、今後の採用の参考にお聞かせください」と、答えなくてもよい形で添えます。

入社までの間に送るフォローの連絡の例文

新卒の内定から入社までは、半年以上空くこともあります。中途でも、退職の手続きのために1か月から2か月ほど待つことが珍しくありません。この間に連絡がまったくないと、内定者は「本当に入社できるのか」「歓迎されているのか」と不安になります。

フォローの連絡は、月に1回程度、短い近況の案内を送る形で十分です。入社前の研修や集まりの予定、配属予定の部署の様子、入社までに読んでおくとよい資料など、相手の準備に役立つ内容を選びます。

件名：入社前のご案内（株式会社〇〇）

〇〇 〇〇様

株式会社〇〇　人事部の〇〇です。 寒さが増してまいりましたが、いかがお過ごしでしょうか。

〇月〇日の入社に向けて、今後の予定をご案内いたします。

1. 〇月〇日（〇）14時から、オンラインで内定者の顔合わせを行います。参加は任意です
2. 入社の手続きの書類は、〇月〇日（〇）までにご提出ください
3. 配属予定の部署の社員が、仕事の内容を紹介する短い文章を添付いたしました

入社までの間に、気になることや確かめておきたいことがございましたら、いつでもご連絡ください。 〇〇様にお会いできる日を楽しみにしております。

株式会社〇〇　人事部　〇〇〇〇 電話：03-0000-0000

フォローの連絡では、内定者に負担をかけないことが大切です。参加を強く求める集まりや、入社前の課題を次々に出すと、かえって内定を辞退するきっかけになることがあります。任意の予定は「参加は任意です」とはっきり書いておきます。

内定通知メールで起こりやすい失敗

内定通知メールで実際に起こりやすい失敗を、あらかじめ知っておくと防ぎやすくなります。

不採用の人に内定の通知を送ってしまう

複数の候補者に同時に連絡するときに、送る相手を取り違える失敗です。内定の連絡と不採用の連絡を、同じ時間帯にまとめて送らないようにします。送る前に、宛先と本文の氏名と添付書類の名前の3つが同じ人になっているかを確かめます。

一斉送信で他の内定者のアドレスが見えてしまう

内定者の全員に同じ案内を送るときに、宛先の欄に全員のアドレスを並べてしまう失敗です。メールアドレスも個人を特定できる情報になります。複数の人に同じ連絡を送るときは、1人ずつ送るか、送信の仕組みを使って個別に届くようにします。

条件の数字が面接の説明と違う

面接で伝えた給与の額と、労働条件通知書に書いた額が違うと、相手の信頼を大きく損ないます。労働基準法では、明示された労働条件が事実と違う場合、労働者はすぐに契約を解除できると定められています。通知書を作ったら、面接の記録と突き合わせてから送ります。

応募と内定の返信を担当と状況で管理する

採用の人数が少ないうちは、受信箱とExcelの表で応募者の状況を管理できます。表の列は「氏名」「応募の職種」「選考の段階」「内定の連絡日」「承諾の期限」「返事の状況」「担当者」の7つ程度で足ります。承諾の期限の列に「=期限のセル-TODAY()」で残りの日数を出しておけば、期限が近い人を見落としにくくなります。

ただ、採用の担当者が複数いて、応募者からの返信がそれぞれの受信箱に届くようになると、誰がどの人に返信したかが分からなくなりがちです。承諾の返事を受け取ったのに、別の担当者が確認のメールを送ってしまう、といった行き違いも起こります。

社外から届く応募や返事を、担当と状況を付けて返信まで回したい場面では、受付から対応までを1か所で扱えるフォームサービスを使う方法があります。その1つがHalictです。公式サイトによると、フォームで受け付けた一件ごとに担当と状況が残り、返信も同じ画面から送れて、開封まで記録されます。フリープランはメンバー1人までで、フォームの数と回答の数は無制限、状況の管理（ステージ管理）、自動返信、CSVの書き出しが使えます。メンバー3人までのスタータープランは月額2,980円、10人までのチームプランは月額7,800円（いずれも税抜）です。

採用で使うなら、たとえば次のような形が考えられます。

• 応募の受付をフォームにし、届いた応募ごとに担当者を決める
• 「書類選考」「面接」「内定の連絡済み」「承諾」「辞退」のように状況を分けて追う
• 内定の承諾の返事をフォームで受け付け、届いたら同じ画面から受け取りの返信を送る

一方で、Halictは採用管理の専用の仕組みではありません。面接の日程調整や、内定通知書の作成といった機能はないため、書類は社内の様式で作り、応募と返事の受付と返信の管理に使う、という分け方が向いています。

Halictは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

内定通知メールを送る前の点検と、採用の外部の力の使い方

内定通知メールを送る前に、次の点を確かめます。

• 件名に内定の連絡であることと社名が入っているか
• 宛名の氏名の漢字が、応募書類と同じか
• 承諾の期限が、曜日まで正しく書かれているか
• 返事の方法（メールの返信か、書類の郵送か）がはっきりしているか
• 添付の書類がすべて付いていて、相手の名前の書類になっているか
• 労働条件通知書の「変更の範囲」の欄が埋まっているか
• 署名に、問い合わせ先の電話番号と受付の時間が入っているか

特に、別の人の書類を誤って添付する失敗は、個人の情報を漏らすことにもつながります。添付ファイルの名前に候補者の名前を入れ、送る前にファイルを開いて確かめる習慣を付けておきます。

採用の人数が増えてくると、求人の原稿作りや応募者への連絡を、社外の人に手伝ってもらう会社もあります。業務の流れの見直しやAIの活用の支援を受ける方法はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。採用の仕組みを含めた経営の課題を相談できる国家資格には中小企業診断士があり、資格の内容は中小企業診断士で確かめられます。

在宅ワークとフリーランスの仲介を2004年から続けてきた運営者として見てきた限りでは、働く人が仕事を選ぶときに最後の決め手になるのは、条件の数字だけではありません。最初の連絡が早く、条件の説明がはっきりしていて、質問にすぐ答えてくれる相手には、人が集まります。内定通知メールは、入社前に会社がどう人と向き合うかを示す最初の1通です。期限と条件を分かりやすく書き、相手の不安に先回りして答える文面を用意しておいてください。

よくある質問

Q. 内定通知はメールだけで送っても問題ありませんか？

内定の連絡そのものはメールでも行えます。ただし、労働条件のうち、賃金や働く場所、労働時間などの項目は書面で渡すことが求められています。本人が希望した場合は、印刷できる形の電子メールで明示することも認められています。内定通知書と労働条件通知書は、PDFで添付するか、郵送で渡すのが一般的です。

Q. 承諾の期限はどのくらいに設定すればよいですか？

1週間前後に設定する会社が多く見られます。新卒の場合はほかの会社の選考の予定もあるため、短すぎると相手を追い詰めてしまいます。採用の人数や次の候補者の選考の予定を見て決め、延ばしてほしいと相談されたときにどう対応するかも、あらかじめ社内で決めておくと迷いません。

Q. 内定通知メールの件名はどう書けばよいですか？

「採用内定のご連絡（株式会社〇〇）」のように、内定の連絡であることと社名を入れます。「選考結果のご連絡」だけでは、開くまで合否が分からず、相手を緊張させてしまいます。受信箱の一覧で用件と送り主がすぐ分かる件名にするのが、受け取る人への配慮になります。

Q. 内定通知メールに返信がないときはどうすればよいですか？

承諾の期限の翌日に、確認のメールを送ります。メールが迷惑メールのフォルダに入っていて、相手が気づいていないこともあります。「行き違いでしたら申し訳ございません」と添えて、責める言い方を避けます。それでも返事がない場合は、電話で一度連絡してみると確実です。