引き継ぎメールの書き方｜後任の紹介と取引先へのあいさつ例文

異動や退職が決まり、取引先に担当が変わることを知らせるメールを書かなければならない。後任をどう紹介すればよいのか、いつ送ればよいのか、失礼のない書き方が分からない。引き継ぎメールを書く場面は、何度も経験するものではないため、多くの人が迷います。

引き継ぎメールで大切なのは、相手が「いつから、誰に連絡すればよいのか」を迷わないようにすることです。感謝の言葉も大切ですが、それ以上に、担当が変わる日、後任の名前と連絡先、進行中の案件の扱いがはっきり書かれていることが、相手の安心につながります。この記事では、引き継ぎメールを送る時期、件名と本文の構成、後任を紹介するときのポイントを整理したうえで、場面別の例文、後任が送るあいさつ、複数の取引先に送るときの注意までを順に説明します。引き継ぐ作業を担当と期限つきで共有する道具として、プロジェクト管理のPinatecaにも後半で触れます。

引き継ぎメールとは何か

引き継ぎメールとは、異動、退職、長期の休み、担当の変更などで自分が業務から外れるときに、取引先や社内の関係者に、担当が変わることと後任の担当者を知らせるメールのことです。

異動や退職、長期休暇などにより担当業務から外れる場合、取引先や顧客に混乱を招かないよう、担当変更の旨を伝える「引き継ぎメール」を送っておく必要があります。 出典: maildealer.jp

引き継ぎメールには、大きく分けて2つの種類があります。1つは、前任者（自分）から相手に送るメールで、担当が変わることと後任を紹介します。もう1つは、後任から相手に送るメールで、新しく担当になったことをあいさつします。前任者と後任の両方から連絡が届くと、相手は担当の変更を確実に受け止められます。

社内に向けた引き継ぎの連絡もあります。こちらは、後任に業務の中身を伝えるための連絡で、取引先に送るメールとは書く中身が大きく違います。社内向けの連絡については、あとの節で説明します。

引き継ぎメールを送る時期

引き継ぎメールは、担当が変わる日の1週間から2週間前を目安に送ると、相手が余裕を持って受け止められます。直前に送ると、相手が進めている社内の手続きや、こちらに頼もうとしていた仕事の段取りに影響が出ることがあります。

ただし、異動や退職の情報を社外に出してよい時期は、会社によって決まりがあります。人事の発表の前に社外へ知らせると、問題になることもあります。送る前に、上司に社外へ知らせてよい日を確かめてください。

送る前に済ませておくこと

引き継ぎメールを送る前に、次の3つを済ませておきます。

1. 後任の担当者が決まっていること。後任が決まらないまま送ると、相手はいつまでも誰に連絡すればよいか分からない。
2. 後任に、取引先ごとの案件の状況を伝え終えていること。メールを受け取った相手が後任に連絡したとき、後任が状況を知らないと、相手を不安にさせる。
3. 社外に知らせてよい内容と日付を、上司と確かめていること。

件名の付け方

引き継ぎメールの件名は、開かなくても何のメールか分かるように書きます。取引先には毎日多くのメールが届くため、件名で中身が伝わらないと、読まれるのが後回しになります。

件名の例を紹介します。

• 担当者変更のお知らせ（株式会社〇〇　山田）
• 【担当変更のご連絡】11月2日より弊社担当が鈴木に代わります
• 異動のごあいさつと後任のご紹介（株式会社〇〇　山田）
• 退職のごあいさつと後任のご紹介

件名には、自分の会社名と名前を入れておくと、相手が誰からのメールかをすぐに判断できます。担当が変わる日を件名に入れておくのも、相手にとって分かりやすい書き方です。

本文の基本の構成

引き継ぎメールの本文は、次の順番で書くと、相手が必要な情報を順に読み取れます。

順番	書くこと	書き方のポイント
1	宛名と書き出しのあいさつ	会社名、部署、名前を正確に書く
2	担当が変わることと、その理由	異動、退職、休みなど、伝えてよい範囲で書く
3	担当が変わる日	「11月2日（月）から」のように曜日まで書く
4	後任の紹介	名前、部署、連絡先、どんな人かを短く
5	進行中の案件の扱い	後任が引き継ぐこと、いつまで自分が対応するか
6	これまでのお礼	具体的な出来事に触れると気持ちが伝わる
7	結びのあいさつと署名	今後も変わらない関係をお願いする

担当が変わる理由はどこまで書くか

担当が変わる理由は、相手に伝えてよい範囲で書きます。異動なら「社内の異動により」、退職なら「一身上の都合により」と書くのが一般的です。退職の理由や転職の先を詳しく書く必要はありません。産休や育休、病気の療養などで休む場合も、「しばらくの間、業務を離れることになりました」のように、詳しい事情を書かずに伝えられます。

後任の紹介で書くこと

後任の紹介では、名前、所属、メールアドレス、電話番号を必ず書きます。そのうえで、「これまでも〇〇の案件を担当しており、御社の業務の内容も把握しております」のように、後任が信頼できる人であることを一言添えると、相手の不安が小さくなります。後任をCCに入れて送ると、相手がそのまま後任に返信できるので便利です。

進行中の案件の扱いを書く

相手にとって最も気になるのは、今進めている案件がどうなるかです。「現在ご依頼いただいている〇〇の件は、10月末までに私が対応し、それ以降は鈴木が引き継ぎます」のように、どこまで自分が対応し、どこから後任が引き継ぐのかをはっきり書きます。

場面別の例文

ここからは、場面ごとの例文を紹介します。会社名、名前、日付は、自分の状況に合わせて書き換えてください。

異動で担当が変わるとき

件名：担当者変更のお知らせ（株式会社〇〇　山田）

株式会社△△ 営業部　佐藤様

いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇の山田です。

このたび、社内の異動により、11月2日（月）付けで企画部へ移ることになりました。これにともない、御社の担当は、同じ営業部の鈴木に代わります。

鈴木はこれまで、私とともに御社の定期の納品を担当しており、業務の内容も把握しております。今後のご連絡は、下記の鈴木までお願いいたします。

後任：営業部　鈴木一郎 メール：（鈴木のメールアドレス） 電話：（直通の電話番号）

現在進めている来年の発注の件は、10月中に私がご提案をまとめ、その後は鈴木が引き継いでご対応いたします。近いうちに、鈴木とともにごあいさつに伺えればと考えております。

佐藤様には、3年にわたり大変お世話になりました。納期が急に早まった際にも柔軟にご対応いただいたこと、心より感謝しております。

異動後も、変わらぬお付き合いをいただけますと幸いです。今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

（署名）

退職するとき

件名：退職のごあいさつと後任のご紹介

株式会社△△ 総務部　田中様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の山田です。

私事で恐縮ですが、一身上の都合により、10月30日（金）をもちまして退職することになりました。在職中は大変お世話になり、ありがとうございました。

御社の担当は、11月2日（月）から、同じ部署の高橋が引き継ぎます。高橋には、これまでのやり取りと現在の案件の状況をすべて伝えております。

後任：営業部　高橋花子 メール：（高橋のメールアドレス） 電話：（直通の電話番号）

本来であれば直接ごあいさつに伺うべきところ、メールでのご連絡となりますことをお許しください。

田中様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。

（署名）

退職のメールでは、転職先や今後の連絡先を書かないのが一般的です。会社の取引先との関係は会社に属するものなので、個人の連絡先を書くと、後任との引き継ぎが混乱することがあります。

産休や育休、長期の休みに入るとき

件名：休業に伴う担当者変更のご連絡

株式会社△△ 制作部　伊藤様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の山田です。

私事で恐縮ですが、12月1日（火）から来年の秋ごろまで、休業に入ることになりました。休業の間、御社の担当は中村が務めます。

後任：制作部　中村健太 メール：（中村のメールアドレス）

中村には、来月から始まる新しいパンフレットの制作の件も含め、進行中の内容を伝えております。11月中は私と中村の2人で対応いたしますので、ご連絡の際はCCで両名にお送りいただけますと幸いです。

復帰の時期が決まりましたら、改めてご連絡いたします。今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

（署名）

休業のあとに同じ担当に戻る予定がある場合は、その旨を伝えておくと、相手も先の見通しを持てます。戻るかどうかが決まっていない場合は、無理に書かなくてかまいません。

社内の担当の組み替えで変わるとき

件名：担当者変更のご連絡（11月2日より）

株式会社△△ 経理部　小林様

いつもお世話になっております。株式会社〇〇の山田です。

弊社内の担当の見直しにより、11月2日（月）から、御社の請求に関するご連絡の窓口が、経理部の松本に代わります。私は引き続き営業の窓口を担当いたしますので、ご発注に関するご連絡はこれまでどおり私までお願いいたします。

新しい窓口：経理部　松本さくら メール：（松本のメールアドレス）

ご不便をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

（署名）

担当の一部だけが変わる場合は、何が変わり、何が変わらないのかを分けて書くことが大切です。相手がどの用件を誰に連絡すればよいのかを迷わないようにします。

後任から送るあいさつのメール

前任者のメールに続けて、後任からもあいさつのメールを送ります。前任者のメールから数日以内に、担当が変わる日の前に送るのが目安です。

件名：担当就任のごあいさつ（株式会社〇〇　鈴木）

株式会社△△ 営業部　佐藤様

はじめてご連絡いたします。株式会社〇〇営業部の鈴木です。

先日、山田からご案内いたしましたとおり、11月2日より御社の担当を務めることになりました。

これまで山田とともに御社の定期の納品に関わってまいりましたが、これからは窓口として、より一層お役に立てるよう努めてまいります。来年の発注の件につきましても、山田から内容を引き継いでおりますので、ご安心ください。

近いうちに、改めてごあいさつに伺えればと考えております。ご都合のよい日時を教えていただけますと幸いです。

今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。

（署名）

後任のあいさつのメールは、前任者のメールへの返信の形にせず、新しいメールとして送るのが一般的です。件名に「担当就任のごあいさつ」と入れておくと、相手が前任者のメールと見分けやすくなります。自分の顔写真や経歴を長く書く必要はなく、何を担当するのかと連絡先が伝われば十分です。後任のあいさつでは、前任者から何を引き継いだのかを具体的に書くと、相手は「話が通じている」と安心できます。引き継いだ内容に自信がない部分がある場合は、「詳しい経緯を確かめるため、一度お時間をいただけますと幸いです」と正直に書くほうが、あとで行き違いが起きるより誠実です。

そのまま使える言い回し

引き継ぎメールで迷いやすい部分の言い回しを、目的ごとに整理します。相手との関係に合わせて選んでください。

担当が変わることを伝える

• このたび、社内の異動により、11月2日付けで〇〇部へ移ることになりました。
• 私事で恐縮ですが、10月30日をもちまして退職することになりました。
• 12月1日から、しばらくの間業務を離れることになりました。
• 弊社内の担当の見直しにより、11月2日から〇〇の窓口が代わります。

後任を紹介する

• 後任は、同じ部署の鈴木が務めます。これまでも御社の案件に関わっており、内容を把握しております。
• 後任の高橋には、これまでの経緯をすべて伝えております。どうぞご安心ください。
• 鈴木は〇〇の経験が長く、御社のご要望にも丁寧にお応えできるものと考えております。

進行中の案件について伝える

• 現在進めている〇〇の件は、10月中に私が対応し、その後は鈴木が引き継ぎます。
• 11月中は私と鈴木の2人で対応いたしますので、ご連絡の際はCCで両名にお送りください。
• 〇〇の件で詳しい経緯が必要な場合は、引き続き私までお知らせください。10月30日までは対応いたします。

お礼と結び

• 〇〇の際には、急なお願いにもかかわらず快くご対応いただき、心より感謝しております。
• 異動後も、変わらぬお付き合いをいただけますと幸いです。
• 本来であれば直接ごあいさつに伺うべきところ、メールでのご連絡となりますことをお許しください。
• 〇〇様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。

言い回しを組み合わせるときは、同じ言葉が何度も続かないように気をつけます。たとえば「お世話になりました」「お世話になっております」が1通の中に何度も出てくると、文章がくどくなります。書き終えたら、声に出して読み返してみると、言葉の重なりに気づけます。

引き継ぎメールを書くときのポイント

引き継ぎメールを書くときに、特に気をつけたい点を整理します。

いかがだったでしょうか？実際に引き継ぎメールを送る際は、大切なポイントは抑えつつ、お客さまや関係者との関係値を踏まえて、今までの感謝がより伝わるような文章にするとよいでしょう。 出典: yaritori.jp

日付と曜日を正確に書く

担当が変わる日は、日付と曜日をあわせて書きます。曜日を書いておくと、日付の書き間違いに気づきやすくなり、相手もカレンダーで確かめやすくなります。

お礼は具体的な出来事に触れる

「大変お世話になりました」だけでは、どの相手にも同じ文面を送っているように見えます。「急な仕様の変更にも快く応じていただいたこと」のように、その相手との具体的な出来事に1文触れると、感謝の気持ちが伝わります。

長くしすぎない

伝えたい気持ちが強いと、文章が長くなりがちです。相手が知りたいのは、担当が変わる日、後任の連絡先、進行中の案件の扱いの3つです。お礼の言葉は数文に収め、必要な情報が埋もれないようにします。

後任をCCに入れる

前任者のメールには、後任をCCに入れて送ります。相手がそのまま後任にも返信でき、後任も相手とのやり取りを最初から把握できます。

同じ文面を複数の取引先に送るときの注意

取引先が多い場合、同じ文面のメールを一度に送りたくなることがあります。けれども、引き継ぎメールは、できるだけ1社ずつ、宛名と進行中の案件の内容を書き分けて送るのが基本です。宛名のない一斉のメールは、相手に「大勢の中の1社」として扱われている印象を与えます。取引先が数十社ある場合でも、取引の深い相手から順に個別のメールを送り、それ以外の相手には宛名を差し込んだ形で送るなど、相手との関係に合わせて送り方を分けると、手間を抑えながら失礼のない連絡ができます。

どうしても一斉に送る場合は、宛先の入れ方に注意が必要です。複数の取引先のメールアドレスをTOやCCの欄に並べて送ると、受け取った全員に、ほかの取引先のアドレスが見えてしまいます。個人情報保護委員会の漏えい等報告についてのページでは、1,000人を超える会員にメールを送る際に、BCCの欄に入れるべきアドレスをCCの欄に入れて一括で送った場合が、漏えい等の報告が必要になる例として挙げられています。人数が少なくても、取引先のアドレスを互いに見える形で送るのは避け、BCCを使うか、1社ずつ送ります。

送る前には、宛名と本文の会社名が一致しているかを必ず確かめます。前の取引先あての文面を使い回して、会社名や担当者名を直し忘れるのは、引き継ぎメールで特に多い失敗です。

社内に向けた引き継ぎの連絡

取引先への引き継ぎメールとは別に、後任には、業務の中身を伝える社内向けの連絡が必要です。社内向けの連絡では、あいさつよりも、業務を続けるための情報を正確に伝えることを優先します。

社内向けの引き継ぎの連絡には、次の内容を入れます。

• 担当している取引先と、それぞれの担当者の名前と連絡先
• 取引先ごとに進行中の案件と、次にすべき作業と期限
• 定期的に発生する作業（毎月の請求、毎週の報告など）と、その手順
• 使っている資料やファイルの保存場所
• 過去にあったトラブルと、そのときの対応
• 取引先ごとの注意点（連絡はメールより電話を好む、締め日が月末ではない、など）

これらをメールの本文だけで伝えようとすると、長くなり、後任が必要なときに探しにくくなります。引き継ぎの資料は別のファイルにまとめ、メールではその保存場所と、口頭で説明する日時を伝える形にすると、後任が何度も見返せます。

社内向けの引き継ぎの連絡の例文

件名：【引き継ぎ】株式会社△△様の担当業務について

鈴木さん

お疲れさまです。山田です。

11月2日（月）からお願いする株式会社△△様の担当業務について、引き継ぎの内容をお送りします。詳しい資料は、共有フォルダの「営業部　引き継ぎ」に保存しました。

先方の窓口は営業部の佐藤様です。連絡はメールが中心ですが、急ぎの用件は電話を好まれます。

現在進行中の案件は2件です。来年の発注の提案は、10月29日に私が提案書を送る予定で、その後の返事への対応からお願いします。11月分の定期の納品は、11月10日が納期です。

毎月の作業として、月末の5営業日前までに翌月の納品の数量を先方に確かめています。手順は資料の2ページ目にまとめました。

10月27日（火）の15時から30分ほど、資料を見ながら説明させてください。ご都合が悪ければ、別の日時を教えてください。

社内向けの連絡では、敬語を整えることより、日付、数量、保存場所といった事実を正確に書くことを優先します。口頭で説明する日時を決めておくと、資料だけでは伝わらない部分を補えます。

引き継ぐ作業を担当と期限つきで共有する

引き継ぎで抜けが出やすいのは、「次にすべき作業」の部分です。メールや資料に書いただけでは、後任がいつまでに何をすればよいのかが、日々の仕事の中で埋もれてしまいます。引き継ぐ作業は、1つずつ担当と期限を付けて、前任者と後任とその上司が同じ画面で確かめられる場所で管理すると、抜けを防ぎやすくなります。

その場所として使える道具の1つが、国産のプロジェクト管理ツールのPinateca（ピナテカ）です。公式サイトによると、カンバン、ガントチャート、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが、無料プランから使えます。引き継ぐ作業を1件ずつカードにして、担当と締め切りを付ければ、カンバンで「未着手」「引き継ぎ中」「後任で対応中」「完了」のように進み具合を動かせます。カードごとのコメントに、取引先ごとの注意点や過去の経緯を残しておけば、後任が作業のたびにその場で確かめられます。自分宛てのメンション、担当の割り当て、締め切りは受信箱に集まると案内されています。料金は、5人までのチームならボード10個まで無料で、6人目、または11個目のボードからはスタンダードプラン（1人あたり月額500円・税抜、年払いなら1人あたり月額400円）になります。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

なお、Pinatecaはメールを送る道具ではありません。取引先への引き継ぎメールはふだん使っているメールソフトから送り、社内で引き継ぐ作業の管理に使う、という分け方が合っています。

業務委託の契約が終わるときの引き継ぎメール

フリーランスや業務委託で仕事を請け負っている場合も、契約が終わるときや、別の人に作業を引き継ぐときには、引き継ぎの連絡が必要です。会社員の引き継ぎと違うのは、後任を自分で決めるのではなく、発注者が決めることが多い点です。

発注者に送る連絡では、契約が終わる日、それまでに自分が仕上げる作業、引き継ぎの資料の内容と渡し方を書きます。後任が決まっている場合は、後任との引き継ぎの打ち合わせを申し出ます。

件名：契約終了に伴う作業の引き継ぎについて

株式会社△△ マーケティング部　木村様

いつもお世話になっております。Webサイトの更新を担当しております山田です。

11月30日（月）の契約の終了に向けて、作業の引き継ぎについてご相談させてください。

11月中は、お知らせページの更新と、12月のキャンペーンのページの制作までを担当いたします。引き継ぎの資料として、更新の手順、ページごとの注意点、使っている画像の保存場所をまとめたファイルを、11月20日までにお送りします。

後任の方が決まりましたら、30分ほどオンラインで説明の時間をいただけますと幸いです。

これまでお仕事をご一緒させていただき、ありがとうございました。残りの期間も、どうぞよろしくお願いいたします。

（署名）

業務委託の引き継ぎでは、発注者から預かったアカウントやパスワード、データの扱いにも注意が必要です。契約が終わったあとは、預かったデータを契約で決められた方法で返すか削除し、アカウントの権限を外してもらうよう、発注者に依頼します。何をどう返すのかは、契約書の内容を確かめてから進めてください。

電話や訪問のあいさつとの組み合わせ方

引き継ぎメールは、メールだけで済ませてよい場合と、電話や訪問のあいさつと組み合わせたほうがよい場合があります。

長く取引のある相手や、取引の金額が大きい相手には、メールを送ったうえで、前任者と後任がそろって訪問したり、オンラインで顔を合わせたりする機会を作ると、関係を丁寧に引き継げます。メールの中で「近いうちに、鈴木とともにごあいさつに伺えればと考えております」と書いておき、相手の都合を聞く流れにすると自然です。

反対に、やり取りの少ない相手や、問い合わせの窓口として連絡を受けているだけの相手には、メールでのお知らせで十分なことが多くあります。すべての相手に訪問しようとすると、引き継ぎの期間の中で時間が足りなくなります。相手との関係の深さで、あいさつの方法を分けて考えます。

返信が届いたときの対応

引き継ぎメールを送ると、相手から返信が届くことがあります。お礼やねぎらいの返信には、短くてもよいので、必ず返事をします。前任者として最後のやり取りになることもあるため、丁寧に返します。

返信の中に、進行中の案件についての質問や依頼が含まれている場合は、担当が変わる日の前なら自分が対応し、後任をCCに入れて共有します。担当が変わる日のあとに届いた場合は、後任に対応を任せ、「今後は鈴木が対応いたします」と一言添えて後任につなぎます。前任者が対応を続けてしまうと、相手はいつまでも前任者に連絡し続け、引き継ぎが終わらなくなります。

送る前の確認の一覧

引き継ぎメールは、一度送ると取り消せません。送信のボタンを押す前に、次の項目を1つずつ確かめます。

• 宛名の会社名、部署、名前が正しいか。前の文面の使い回しで、別の会社の名前が残っていないか。
• 担当が変わる日の日付と曜日が合っているか。
• 後任の名前、部署、メールアドレス、電話番号が正しいか。後任に一度確認してもらったか。
• 進行中の案件ごとに、どこまで自分が対応し、どこから後任が引き継ぐのかを書いたか。
• 後任をCCに入れたか。複数の取引先に送る場合、アドレスが互いに見えない形になっているか。
• 社外に知らせてよい内容と日付を、上司と確かめたか。

特に、後任の連絡先は、後任本人に見てもらうのが確実です。メールアドレスの1文字の誤りで、相手からの連絡が届かなくなることがあります。署名の内容も、異動や退職の後に使えなくなる電話番号が残っていないかを確かめておきます。

引き継ぎメールでよくある失敗

最後に、引き継ぎメールでよくある失敗を確かめておきます。

後任の連絡先を書き忘れる

後任の名前だけを書いて、メールアドレスや電話番号を書き忘れると、相手は前任者に問い合わせるしかありません。後任の連絡先は、本文の中で目立つ場所に、まとめて書きます。

送るのが遅すぎる

担当が変わる前日や当日に送ると、相手の社内で担当者の情報を更新する時間がありません。目安として1週間から2週間前に送り、遅くとも担当が変わる数日前には届くようにします。

進行中の案件に触れない

あいさつだけで、進行中の案件の扱いに触れていないメールは、相手に「あの件はどうなるのか」という不安を残します。案件ごとに、どこまで自分が対応し、どこから後任が引き継ぐのかを書きます。

後任に引き継ぎが終わっていない

メールを受け取った相手が後任に連絡したのに、後任が状況を知らなかった、という事態は、相手の信頼を大きく損ねます。メールを送るのは、後任への引き継ぎが終わってからにします。

引き継ぎの上手な人が信頼される理由

引き継ぎは、自分が業務を離れるときの最後の仕事です。最後の仕事が丁寧な人は、職場を離れたあとも「あの人の仕事は安心できた」と記憶されます。取引先や社外とのやり取りを専門に担う仕事の内容は、カスタマーサポート・事務全般のお仕事で紹介しています。

フリーランスと発注者を20年以上つないできた運営者として見てきた限りでは、業務委託で長く仕事を続けている人ほど、契約が終わるときの引き継ぎを丁寧に行っています。作業の記録と取引先ごとの注意点を短くまとめて渡し、後任の人が困らないようにしておく。そうした人には、別の案件で改めて声がかかることが多くあります。仲介の手数料が乗らない直接の取引では、こうした信頼が次の依頼にそのままつながり、受ける側の手取りも厚いまま関係が続きます。

在宅で働く人が増え、引き継ぎをメールやオンラインの打ち合わせだけで行う場面も増えています。在宅勤務の環境を整える会社向けの国の制度は、テレワーク 助成金 2026の記事で紹介しています。引き継ぎメールは、相手が迷わずに次の担当者に連絡できるようにするための案内状です。この記事の構成と例文を土台に、相手との関係に合わせた言葉で書いてみてください。

よくある質問

Q. 引き継ぎメールはいつ送ればよいですか？

担当が変わる日の1週間から2週間前を目安に送ると、相手が余裕を持って受け止められます。ただし、異動や退職の情報を社外に出してよい時期は会社ごとに決まりがあるため、送る前に上司に確かめてください。後任が決まっていること、後任への引き継ぎが終わっていることも、送る前に済ませておきます。

Q. 引き継ぎメールの件名はどう書けばよいですか？

開かなくても何のメールか分かるように、「担当者変更のお知らせ（株式会社〇〇　山田）」「異動のごあいさつと後任のご紹介」のように書きます。自分の会社名と名前を入れておくと、相手が誰からのメールかをすぐに判断できます。担当が変わる日を件名に入れるのも分かりやすい書き方です。

Q. 退職するときの引き継ぎメールに転職先を書いてもよいですか？

退職のメールでは、転職先や個人の連絡先を書かないのが一般的です。取引先との関係は会社に属するものなので、個人の連絡先を書くと後任との引き継ぎが混乱することがあります。退職の理由も「一身上の都合により」と書けば十分で、詳しい事情を書く必要はありません。

Q. 複数の取引先に同じ引き継ぎメールを送ってもよいですか？

できるだけ1社ずつ、宛名と進行中の案件の内容を書き分けて送るのが基本です。どうしても一斉に送る場合は、取引先のアドレスをTOやCCに並べず、BCCを使います。アドレスが互いに見える形で送ると、個人情報の漏えいにつながるおそれがあります。送る前に、宛名と本文の会社名が一致しているかも確かめます。