ホームページ制作の最初の打ち合わせで聞くこと｜後戻りを防ぐ

ホームページ制作で後戻りが起きる原因は、技術的な難しさではありません。初回の打ち合わせで聞き漏らした項目が、制作の後半になって表に出てくることがほとんどです。結論から言うと、初回で確定させるべきなのはデザインの方向性ではなく、目的、範囲、素材の分担、更新の体制、そして決める人です。

デザインは試作を挟めば擦り合わせられます。しかし、範囲や分担は後から動かすと作業が丸ごとやり直しになります。この記事では、初回の打ち合わせで聞くべき項目を順に並べ、それぞれをどう記録に残すかまで整理します。

初回の打ち合わせで決まるもの、決まらないもの

最初に整理しておきます。初回で決まるのは、サイトの目的、対象とする相手、必要なページと機能の範囲、素材を誰が用意するか、更新をどう回すか、期日、決裁の経路、取引の条件です。決まらないのは、配色、細かいレイアウト、文章の一言一句です。

この2つを混ぜると打ち合わせが空回りします。決まらないものを無理に決めようとすると、その場では合意したように見えて、制作の後半で「思っていたのと違う」に戻ります。逆に、決まるものを曖昧にしたまま進めると、途中で前提が変わって作業が消えます。

制作を依頼する側も、作って終わりではなく、その後の運用まで含めて相談したいというケースが増えています。

といった、サイトを作ったその先の活用まで含めてご相談いただくケースも多くなっています。はじめてのホームページ制作やリニューアルで不安を感じている場合や、「よいサイトを作るためには具体的にどうすればいいか分からない」という場合でも、気軽にご相談いただけます。 出典: wwg.co.jp

作った先の活用まで含むということは、初回の打ち合わせで確認すべき範囲も広がるということです。公開したら終わりという前提で聞いていると、公開後の話が出た段階で条件が合わなくなります。

目的と成果の定義を、最初に言葉にする

聞く順番の先頭は目的です。ここが曖昧なまま進んだ案件は、確認のたびに判断の基準がぶれます。

何のために作るのか

「新しくしたい」「古いので作り直したい」という依頼は、目的ではなく手段です。その先に何を期待しているのかを聞きます。問い合わせを増やしたいのか、採用の応募を集めたいのか、既存の取引先に会社の信頼性を示したいのか、商品の説明の手間を減らしたいのか。

目的が違えば、作るものが変わります。問い合わせを増やすなら導線の設計が中心になります。採用が目的なら、掲載する情報の種類がまったく変わります。信頼性を示すのが目的なら、実績や沿革の見せ方が主役になります。同じ「ホームページ」という言葉でも、中身は別物です。

何をもって成果とするか

目的を聞いたら、それをどう測るかを確認します。測り方が決まっていないと、公開後に評価ができず、次の相談にもつながりません。

測る対象は、問い合わせの件数、資料請求、電話の着信、応募の数、特定のページの閲覧といったものです。相手が測り方を持っていない場合は、こちらから提案します。ただし、測るための仕組みを入れる作業が範囲に含まれるかどうかは、その場で線を引きます。

誰に向けたサイトか

対象を聞くときは、業種や属性だけでなく、その相手がどういう状況でこのサイトを見るのかまで踏み込みます。取引先が会社概要を確認するために見るのか、初めての人が検索から来るのか、既存の顧客が使い方を調べに来るのか。

来訪の状況が違えば、最初に見せるべき情報が変わります。ここを聞かずにトップページの構成を決めると、後で全部やり直しになります。

現状を確認する

新規かリニューアルかを問わず、現状の確認は必ず行います。ここを飛ばすと、公開の直前に動けなくなる事態が起きます。

ドメインとサーバーの管理権限

最初に確認すべきなのが、ドメインとサーバーを誰が管理しているかです。過去に別の会社に依頼していた場合、管理の権限がその会社に残っていることがあります。連絡が取れない、契約が続いているか分からない、という状態は珍しくありません。

確認するのは、ドメインの登録者、更新の時期、管理画面に入れるかどうか、サーバーの契約内容と支払い元です。この4つが分からない場合、調査そのものが作業として発生します。無償で引き受けると、想定外の時間を取られます。

計測と解析の状況

既存のサイトがある場合、解析の仕組みが入っているかを確認します。入っていれば、どのページが見られているか、どこから来ているかが分かり、新しいサイトの設計に使えます。

ここで気をつけたいのは、入っていないと断定しないことです。ページの中身だけを見て判断すると、実際には別の仕組みを通して入っているものを見落とします。管理画面を見せてもらうか、実際の通信を確認するのが確実です。事実を外すと、その後の信頼が一気に落ちます。

使える素材が何かを確認する

写真、文章、ロゴ、図版、動画。既にあるものと、新しく用意するものを分けます。ここが最も見積もりを狂わせる部分です。

写真については、撮影が必要かどうかを聞きます。手元にある写真の解像度が足りない、権利の確認が取れていない、人物が写っていて掲載の同意がない、といった問題は後から出てきます。ロゴについても、印刷用のデータがあるかどうかで作業量が変わります。

中身を誰が用意するのかを決める

制作が止まる原因の第1位は、文章と写真が揃わないことです。技術的な問題で止まる案件より、素材待ちで止まる案件のほうが圧倒的に多いという傾向が見られます。

だからこそ、初回で分担を決めます。決めるのは、ページごとに文章を誰が書くか、写真を誰が用意するか、いつまでに渡すか、そして遅れた場合に期日をどう扱うかです。

相手が書く場合は、書き方の指針を渡します。何を、どの順で、どのくらいの分量で書けばよいかを示すだけで、返ってくる原稿の質が変わります。指針がないまま「文章をください」と言うと、ほぼ確実に遅れます。書く作業は、慣れていない人にとって想像以上に重いものです。

こちらが書く場合は、その作業を範囲に含めることを明記します。文章を書く仕事は、それ自体が独立した専門領域です。著述家，記者，編集者の年収・単価相場で扱われている通り、文章の制作は成果物として評価される作業であり、制作の付随作業として無償で引き受けるものではありません。

遅れた場合の扱いも決めます。素材が届いた日から起算して期日を計算する、という取り決めにしておけば、待たされた分だけ公開が遅れることを双方が理解できます。この一文がないと、遅れの責任がこちらに来ます。

ページ構成と機能の線引き

必要なページを聞くとき、一覧で聞くだけでは足りません。それぞれのページに何を載せるかまで確認します。

特に確認が必要なのは、内容が増減するページです。実績、事例、お知らせ、商品の一覧。こうしたページは、掲載する数によって作業量が変わります。開始時点の数と、今後増える見込みの両方を聞きます。

機能については、実装の有無を1つずつ確認します。問い合わせのフォーム、検索、地図、予約、会員機能、多言語対応。それぞれに実装の手間があり、公開後の保守も発生します。「あったらいいですね」で終わらせず、今回入れるか入れないかをその場で決めます。

決めるときの基準は、目的に直結するかどうかです。目的が問い合わせの獲得なら、フォームは必須で、会員機能は不要です。目的から外れる機能は、次の段階として切り分けます。切り分けたものは、記録に残します。残しておかないと、後から「話には出ていた」という認識のずれが生まれます。

外部のシステムと連携する場合は、連携先の仕様を確認します。既に使っている顧客管理の仕組みや、予約の仕組みがある場合、そこに合わせる作業が必要になります。連携の要否は、技術的な難易度が大きく変わる分岐点です。開発の工程がどう切り分けられるかはアプリケーション開発のお仕事で扱われている進め方が参考になります。

デザインの方向性は、言葉ではなく比較で聞く

デザインの希望を言葉で聞くと、必ずずれます。「かっこいい」「洗練された」「あたたかい」といった言葉は、人によって指すものが違います。

有効なのは、実例を並べて選んでもらう方法です。同業他社のサイトを数点用意し、どれが近いかを聞きます。良いと思う点と、そうでない点を分けて言ってもらうと、輪郭が出ます。

さらに、避けたい方向も聞きます。良い例より、悪い例のほうが境界がはっきりします。「これは違う」と言える材料を先に集めておくと、試作の段階で大きく外すことがなくなります。

また、社内に既に決まっている決まりがないかを確認します。ロゴの使い方、指定の色、使用できる書体。企業によっては規定が存在し、後から出てくると作り直しになります。「そういうものはありますか」と聞くだけで済みます。

更新の体制と、公開後の保守

公開した後、誰がどう更新するのかを初回で決めます。ここを決めないまま作ると、公開後に「更新できない」という不満が生まれます。

聞くのは3つです。更新する人がいるかどうか、その人がどのくらいの操作に慣れているか、更新の頻度はどのくらいか。この答えによって、作る仕組みが変わります。頻繁に更新する人がいるなら、管理画面から編集できる形にします。年に数回しか更新しないなら、更新のたびに依頼してもらう形のほうが安く済みます。

保守についても、範囲を決めます。中身の更新、システムの更新、障害への対応、バックアップ。それぞれ誰が担うのかを分けます。特にシステムの更新は、放置すると安全上の問題につながるため、担当が決まっていない状態は危険です。

保守を引き受ける場合は、対応する時間帯と、対応しない範囲を明記します。24時間の対応を前提にされると、生活が成り立ちません。障害の連絡先と、返答までの目安を決めておけば、双方が無理のない形になります。

引き受けない場合も、その旨をはっきり伝えます。曖昧にしておくと、何かあったときに連絡が来ます。断ることは冷たい対応ではなく、範囲を明確にする行為です。

決裁者と、確認の流れを確認する

打ち合わせに出ている人が、決める人とは限りません。ここを確認しないと、試作を出した後で別の人の意見が入り、最初からやり直しになります。

聞くのは3つです。最終的に承認するのは誰か、途中の確認は誰が行うか、意見が割れたときにどちらを優先するか。組織の場合、担当者の上に決裁する人がいることがほとんどです。

あわせて、確認の回数と期日も決めます。構成の確認、デザインの確認、実装後の確認という3つの区切りを置き、それぞれに相手が返答する期日を入れます。返答が遅れた分だけ公開日が動くという前提も、この時点で共有します。

窓口が複数いる場合は、こちらへの連絡を1人にまとめてもらいます。複数の人から別々の指示が来る状態は、修正が終わらない最大の原因です。まとめる役を決めてもらうこと自体が、相手の社内の整理にもつながります。

期日と取引の条件を、その場で言葉にする

公開日を決めるときは、そこから逆算して各工程の区切りを置きます。特に、素材が揃う日と、確認の返答期日は必ず入れます。

公開日に固定の理由がある場合は、その理由を聞きます。展示会に合わせる、事業の開始に合わせる、といった事情があれば、優先順位の付け方が変わります。全部を間に合わせられない場合、何を先に出すかを決められます。

取引の条件については、金額の話より先に、支払いの時期と方法を確定させます。フリーランス保護新法では、業務委託をした事業者に対して、給付の内容や報酬の額、支払期日などを書面または電磁的方法で明示することが求められています。条件を聞くのは受ける側の要望ではなく、取引として当然の手続きです。

条件を記録に残すことも、あわせて依頼します。メールで箇条書きにして送り、相手に確認の返信をもらうだけでも記録として機能します。必要な項目を漏らさず並べる書き方は、ビジネス文書検定で扱われる文書の型が参考になります。

打ち合わせの後、当日中に議事メモを送る

初回の打ち合わせで最も効果があるのに、最も抜けやすいのがこの作業です。話した内容を、こちらから文字にして送ります。

書く項目は、目的と成果の測り方、対象とする相手、ページと機能の範囲、素材の分担と期日、更新と保守の担当、確認の流れと決裁者、公開日と各工程の区切り、支払いの時期。この8つを箇条書きにして、最後に「相違があればご指摘ください」と添えます。

このメモには2つの意味があります。1つは、認識のずれをその場で洗い出せること。話しているときは合意したつもりでも、文字にすると解釈が違っていたと分かる項目が必ず出ます。もう1つは、記録が残ることです。

見積もりを出すのは、このメモに相手が同意した後にします。順番を逆にすると、範囲が確定していない状態の金額が一人歩きします。範囲を先に固めてから金額を出す流れにすると、後から「聞いていた話と違う」という展開を避けられます。

制作を依頼する側にとっても、打ち合わせ当日のイメージを持てることには価値があります。

これからホームページ制作の打ち合わせを控えている方にとって、この記事が当日のイメージづくりや準備のヒントになればうれしいです。「自社の状況も一度相談してみたい」と感じていただけたときには、ぜひお気軽にお問い合わせください。 出典: wwg.co.jp

準備の材料を先に渡しておくと、打ち合わせの密度が上がります。確認したい項目を事前に箇条書きで送っておくだけで、相手は社内で確認してから臨めます。

打ち合わせの前に、確認シートを送っておく

聞くべき項目が多いと感じたなら、その場で全部を口頭で聞こうとしないことです。打ち合わせの前に、確認したい項目を並べた文面を送っておきます。

送る内容は、作る目的、対象とする相手、必要なページ、欲しい機能、既にある素材、ドメインとサーバーの管理状況、希望する公開日、更新する人の有無、決裁の流れ。この9項目を箇条書きにして、分かる範囲で埋めてもらいます。埋まらない項目があっても構いません。むしろ、埋まらなかった項目が当日の議題になります。

このやり方の効果は2つあります。1つは、相手が事前に社内で確認する必要が生じることです。その過程で、本人が把握していなかった情報が出てくることが少なくありません。ドメインの管理者が誰かなどは、その場で答えられない典型です。もう1つは、確認シートを送ること自体が、進め方を知っている相手だという印象を与えることです。

制作を依頼する側は、何を伝えればよいのか分からないまま打ち合わせに臨むことが多くあります。項目を提示されると、その不安が消えます。これは受注前の段階でも効いていて、問い合わせへの返信に確認項目を並べておくだけで、返ってくる情報の量が変わります。

形式は凝る必要がありません。メールの本文に箇条書きで並べるだけで十分です。専用のフォームや表計算のファイルを用意すると、相手によっては開くのを面倒がります。開かれない資料は存在しないのと同じです。

専門用語を使わずに聞く

依頼する側の多くは、制作の用語を持っていません。用語を並べて確認すると、相手は分からないまま頷きます。頷いた内容は合意ではありません。

避けるべきなのは、レスポンシブ、CMS、SSL、リダイレクトといった言葉をそのまま使うことです。使う場合は、必ず言い換えを添えます。「スマートフォンでも崩れずに見える形にします」「ご自身で文章を書き換えられる仕組みを入れます」「通信を暗号化して、警告が出ない状態にします」といった形です。

言い換えるときの基準は、相手にとって何が変わるかで説明することです。技術の名前ではなく、その技術によって相手が得るものを述べます。この置き換えができると、機能の要否についても相手が自分で判断できるようになります。

もう1つ、相手が使う曖昧な言葉も翻訳します。「おしゃれにしたい」「今風に」「見やすく」といった言葉が出たら、具体的な要素に置き換えて確認します。文字を大きくするのか、余白を増やすのか、色数を減らすのか、写真を大きく使うのか。選択肢を2つか3つ出して選んでもらう形にすると、認識が揃います。

翻訳した内容は、その場でメモに残します。「見やすく＝文字を大きく、色数を減らす方向」と書いておけば、次の確認のときに同じ議論を繰り返さずに済みます。

受けるべきでない相談の見分け方

初回の打ち合わせは、条件を聞く場であると同時に、受けるかどうかを判断する場でもあります。判断の基準を先に決めておくと、その場で迷わずに済みます。

外すべき相談の1つ目は、目的が説明できないものです。「とりあえず新しくしたい」から先に進まない場合、確認のたびに判断の基準がなく、修正が終わりません。何度聞いても目的が出てこない場合は、目的を整理する作業自体を別の工程として切り出す提案をします。

2つ目は、決裁の経路が分からないものです。担当者が「上に確認します」と言うだけで、誰が決めるのかを明かさない場合、承認の段階で方向ごと差し戻される可能性が高くなります。

3つ目は、公開日が動かせないのに素材の準備が始まっていないものです。この組み合わせは、必ず終盤に無理が来ます。受ける場合は、素材が届かないときに公開範囲を絞るという取り決めを先に入れます。

4つ目は、取引の条件を書面に残すことを渋られるものです。条件を明示することは発注する側に求められている手続きであり、これを避けようとする相手とは、後の段階で必ず揉めます。

断る場合も、理由を1行で伝えます。「今回の条件では品質を保てないため」という説明で十分です。曖昧に濁すより、範囲の問題として伝えるほうが、次の機会につながります。長く続ける働き方を考えるうえで、断る基準を持つことは技術と同じくらい重要です。働き方を長い期間で設計する視点は、定年後のフリーランス独立｜退職金を活かした起業プランと注意点でも扱われていて、受ける仕事を選ぶ基準を持つことが継続の条件になるという点は共通しています。

よくある失敗と、その避け方

制作の現場で繰り返し起きる失敗には、型があります。

1つ目は、範囲を決めずに進めることです。「だいたいこんな感じで」と始めた案件は、途中で必ず膨らみます。膨らんだ分をどう扱うかを決めていないため、無償の作業として吸収することになります。

2つ目は、素材の遅れを自分の責任として抱えることです。相手が文章を出さないために公開が遅れているのに、こちらが謝る構図になっている案件は少なくありません。期日を起算日で管理する取り決めがあれば、この構図は生まれません。

3つ目は、公開後の話を詰めていないことです。更新の方法、保守の担当、障害時の連絡。公開した瞬間に相談が来る項目を、公開前に決めておきます。

4つ目は、口頭の合意で進めることです。記録がないと、認識のずれが表面化したときに、双方が自分の記憶を主張することになります。当日中のメモという習慣が、これを防ぎます。

5つ目は、確認の依頼を漠然と投げることです。「ご確認ください」とだけ送ると、相手はどこを見ればよいか分からず、返答が遅れます。確認してほしい箇所と、判断してほしい選択肢を明示して送ると、返答が早くなります。「トップページの上部について、写真を大きく使う案と、文章を先に置く案の2つを作りました。どちらの方向で進めるかをお決めください」という形です。判断の対象を絞ることが、進行の速度を決めます。

6つ目は、追加の依頼をその場で受けてしまうことです。制作の途中で出てくる小さな追加は、1つずつは軽く見えます。ただ、積み上がると相当な作業量になります。追加が出たときは、その場で受けるかどうかを答えず、「範囲外なので、扱いを整理してご連絡します」と一度持ち帰ります。持ち帰る習慣があるだけで、無償の作業が積み上がる構図を防げます。

海外の依頼者と取引する場合も、記録の考え方は同じです。言語が違うぶん解釈のずれが起きやすくなります。海外案件での進め方はUpworkの使い方ガイド｜日本人フリーランスが海外案件を取る方法で整理されていて、条件の明文化がそのまま自衛になるという点は国内と共通しています。

市場の側から見た「聞ける人」の価値

制作を依頼する側は、専門的な判断を自分では下せません。だから、聞いて整理してくれる相手を求めています。技術の水準より、この整理の力が評価に直結する構造になっています。

近年は、業務の効率化や自動化の相談が制作の依頼と一緒に来ることも増えています。相談の入口が広がっている分、範囲を切り分ける力の重要性が上がっています。関連する相談の広がり方はAIコンサル・業務活用支援のお仕事で扱われている領域とも重なり、依頼の入口で何を引き受け、何を切り出すかを決める判断が求められます。

20年この市場を見てきた立場から言えば、依頼が続いている人は、技術が突出しているというより、聞き漏らしがない人です。発注する側は、毎回の説明に時間を使いたくありません。最初にまとめて聞いてくれて、その後の確認の往復が少ない相手に、次の相談が集まります。聞くことは遠慮の対象ではなく、提供している価値の一部です。

運営者として見てきた限りでは、仲介の手数料が乗らない直接のやり取りが続いている組み合わせほど、初回の打ち合わせで条件を細かく詰めています。手数料0%の関係では、依頼側は同じ予算でより多くを頼めて、受ける側の手取りが厚くなります。ただ、その関係が成立するのは、間に立つ人がいなくても条件が明確に共有できている場合だけです。最初に聞き切ることが、その土台を作っています。

よくある質問

Q. 初回の打ち合わせで必ず確認すべき項目は何ですか？

目的と成果の測り方、対象とする相手、ページと機能の範囲、素材の分担と期日、更新と保守の担当、確認の流れと決裁者、公開日と各工程の区切り、支払いの時期の8項目です。配色や細かいレイアウトは初回では決まらないため、無理に詰めません。決まる項目を曖昧にしたまま進めると、後半で作業が丸ごとやり直しになります。

Q. 見積もりはいつ出すのがよいですか？

打ち合わせの内容をまとめた議事メモに相手が同意した後です。順番を逆にすると、範囲が確定していない状態の金額が一人歩きし、後から「聞いていた話と違う」という展開になります。範囲を先に固めてから条件を出す流れにすると、追加の作業が発生したときも、範囲外であることを事実として説明できます。

Q. 文章や写真は誰が用意するのですか？

初回で分担を決めます。ページごとに文章を誰が書くか、写真を誰が用意するか、いつまでに渡すか、遅れた場合に期日をどう扱うかまで決めておきます。制作が止まる原因の多くは素材待ちです。素材が届いた日から起算して期日を計算する取り決めにしておくと、遅れの責任が一方的にこちらへ来ることを防げます。

Q. 公開後の保守はどこまで引き受けるべきですか？

中身の更新、システムの更新、障害への対応、バックアップの4つに分け、それぞれ誰が担うかを決めます。引き受ける場合は、対応する時間帯と対応しない範囲を明記します。24時間の対応を前提にされると生活が成り立ちません。引き受けない場合も、その旨をはっきり伝えておかないと、何かあったときに連絡が来ます。

Q. デザインの希望はどう聞き出せばよいですか？

言葉で聞くとずれるため、実例を並べて選んでもらいます。同業他社のサイトを数点用意し、どれが近いか、良いと思う点とそうでない点を分けて言ってもらいます。あわせて避けたい方向も聞くと境界がはっきりします。ロゴの使い方や指定の色など、社内に既に決まっている規定がないかも確認しておきます。