電子契約サービスの選び方｜入れたあとに困らない見きわめ

結論から書きます。電子契約サービスの選び方で最初に決めるべきなのは、機能でも料金でもなく「署名の方式」です。ここを決めないまま製品を並べると、比較の土台が揃いません。方式が違えば、相手に求める準備も、法的な位置づけも、運用の重さもまったく変わるからです。

そのうえで見るべきは、相手方に負担をかけないか、社内の承認と権限を設計できるか、締結したあとの契約書を管理できるか、既存のシステムとつながるか、やめるときにデータを持ち出せるか。この五点です。この記事では、この順番で選び方を整理します。製品名と金額には踏み込みません。そこは各社の資料を見れば分かる話で、判断が必要なのは「自社にとって何が要件になるか」の部分だからです。

まず署名の方式を決める

電子契約の署名には、大きく二つの方式があります。この違いを理解していないと、営業担当者の説明を評価できません。

当事者が自分の証明書で署名する方式

契約する当事者それぞれが、自分名義の電子証明書を使って署名する方式です。本人が署名したことを、第三者の認証機関が発行した証明書によって示します。

法的な確からしさは高い一方で、運用の負担があります。署名する人ごとに証明書を用意する必要があり、その発行には本人確認の手続きが伴います。相手方にも同じ準備を求めることになるため、取引先が多い場合や、初めて取引する相手が多い場合には現実的でない場面が出てきます。

証明書の有効期限の管理も必要です。期限が切れたことに気づかずに締結しようとして、当日になって手続きが止まるという事態は実際に起きます。誰の証明書がいつまで有効かを一覧で管理する運用まで含めて設計してください。

サービス提供者が立ち会って署名する方式

契約の当事者ではなく、サービスを提供する事業者の名義で署名を行い、誰がどのメールアドレスからいつ合意したかという記録を証拠として残す方式です。

こちらは相手に証明書の準備を求めません。メールを受け取って画面上で同意すれば締結できるため、相手方の負担が小さく、導入の障壁が低くなります。国内で普及している電子契約の多くはこの方式です。

250万社以上の導入実績を持つWeb完結型の電子契約サービス。累計送信件数は累計4,000万件以上。... 出典: aspicjapan.org

このように広く使われている背景には、相手方の準備が不要という点が大きく効いています。ただし、法的な位置づけは当事者が自分の証明書で署名する方式とは異なります。両方の方式を使い分けられる製品もあるため、まずは自社がどちらを必要とするかを決めてください。

どちらを選ぶかは書類と相手で決まる

判断の基準はシンプルです。締結する書類の重要度と、相手方に準備を求められるかどうか。この二つで決まります。

金額の大きい取引や、争いになったときの影響が大きい契約では、当事者が自分の証明書で署名する方式が選ばれます。一方、業務委託の契約や、注文書と請書のように件数が多く定型的なやりとりでは、相手の負担が小さい方式が現実的です。

多くの会社では、書類の種類によって使い分けるのが実務的な解になります。したがって、選定の初期に「どの書類を電子化するか」を一覧にしてください。この一覧がないまま製品を見ると、判断の基準が定まりません。一覧には、書類の名称、年間の件数、相手方の属性、金額の規模を並べます。この四項目が揃えば、どの書類にどちらの方式を当てるかは自然に決まります。

制度の前提を押さえる

選び方の話に入る前に、押さえておくべき制度が四つあります。ここを曖昧にしたまま導入すると、いざというときに使えない契約書の山ができます。

電子署名の法的な位置づけ

電子署名については、一定の要件を満たす場合に、本人による意思表示があったものと推定される旨が法律で定められています。何が要件になるかは方式によって異なり、この点が製品の説明で最も分かりにくい部分です。

営業担当者の説明を鵜呑みにせず、自社の法務担当者や顧問弁護士に確認してください。法律の条文と関連する解釈は法務省の公表資料で確認できます。正直なところ、この確認を省いて導入している会社は少なくありません。ですが、確認にかかる時間は数時間です。後戻りの手間とは比べものになりません。

保存の要件

電子で締結した契約書は、電子データのまま保存するのが原則です。保存にあたっては、いつ作成されたかを示す仕組みや、必要なときに検索して取り出せる状態にしておくことなど、満たすべき要件があります。

確認すべきは、契約したサービスの中で保存要件を満たせるのか、それとも別の仕組みが必要なのかという点です。契約が続いている間しかデータを保持しない仕様であれば、保存期間との整合を別に考える必要があります。要件の詳細は国税庁の資料に整理されています。

印紙税の扱い

紙の契約書に貼っていた収入印紙が、電子契約では不要になるという説明をよく見ます。この点は、課税文書の作成にあたるかどうかという論点に基づいており、実務上は電子的に締結した契約書について印紙税がかからないという扱いが広く行われています。

ただし、印刷して相手に交付した場合の扱いなど、細かい論点があります。自社の運用が該当するかどうかは、税務の専門家に確認してください。判断を誤ると、あとから納付を求められる可能性があります。

電子化できない契約がある

すべての契約を電子化できるわけではありません。法律で書面の交付が求められている契約類型があり、要件が緩和されたものもあれば、依然として書面が必要なものもあります。

自社が扱う契約の中に該当するものがあるかを、導入前に確認してください。ここを確認せずに全面的に電子化を進めると、あとで一部を紙に戻すことになります。そして一部だけ紙が残る運用は、全部が紙の運用より管理が難しくなります。どこに何があるか分からなくなるからです。

見きわめの軸1 相手方の負担が小さいか

ここから、実際に製品を見るときの軸です。一つ目は、契約の相手方から見た使いやすさです。

電子契約は、自社だけが便利になっても意味がありません。相手が使いにくいと感じたら、紙で送ってほしいと言われて終わります。正直なところ、ここを軽視した導入は驚くほど多いです。

確認すべきは三点です。相手にアカウント登録を求めるか、専用のアプリが必要か、そして署名までの操作が何回で終わるか。この三つが少ないほど、相手方の抵抗は小さくなります。

もう一点、相手方の社内で複数の人が確認してから署名するケースへの対応です。実務では、担当者が内容を確認し、上長が承認し、代表者が署名するという流れが普通にあります。この流れを相手側で回せる仕組みがあるかどうかで、締結までの日数が変わります。相手方が大企業である場合ほど、この点が効いてきます。

見きわめの軸2 社内の承認と権限を設計できるか

二つ目は、自社側の統制です。

電子契約は、ボタン一つで契約が成立します。この手軽さは利点であると同時にリスクでもあります。権限のない人が締結できてしまう状態は、絶対に避けなければなりません。

確認するのは、締結できる権限を役職や金額で分けられるか、締結前に社内の承認を必須にできるか、そして誰がいつ何をしたかの記録が残るかです。

社内の承認フローが複雑な会社では、電子契約サービスの中で承認まで回すのか、既存の承認の仕組みで承認を取ってから電子契約サービスに載せるのかを決める必要があります。前者は一箇所で完結する利点がありますが、承認の設定を二重に持つことになります。後者は既存の仕組みを活かせますが、二つのシステムをまたぐ運用になります。どちらが良いかは、既存の承認の仕組みがどれだけ社内に定着しているかで決まります。

見きわめの軸3 締結したあとを管理できるか

三つ目は、契約書を締結したあとの話です。ここが選定で最も抜けやすい部分です。

契約書は、締結して終わりではありません。更新の期限が来る、条件を変更する、解約の通知期限が来る。この管理ができないと、自動更新に気づかず不要な契約が続いたり、逆に更新を忘れて取引が途切れたりします。

確認するのは四点です。契約書を条件で検索できるか、更新期限が近づいたときに通知が出るか、契約書に紐づく情報を項目として持てるか、そして過去の版と現在の版を区別して管理できるか。

紙の契約書と電子の契約書が混在する期間が長く続く会社では、紙の契約書の情報も同じ場所で管理できるかを確認してください。管理場所が二つに分かれると、結局どちらも見なくなります。紙の契約書については、原本の保管場所を項目として記録しておき、電子の側から探せる状態にしておくのが現実的です。

見きわめの軸4 既存のシステムとつながるか

四つ目は連携です。契約の情報は、営業の情報や請求の情報とつながって初めて価値が出ます。

たとえば、商談が受注になったときに契約の締結手続きが始まり、締結が完了したら請求の準備が始まる。この流れが分断されていると、同じ情報を何度も入力することになります。入力が重なるほど、転記の誤りが生まれます。

顧客と案件の情報を一箇所に集める仕組みを併せて検討している場合は、Salesforce おすすめ活用術！2026年最新のエディション比較と選び方で整理されているエディション選定の考え方が、どこまでを一つの仕組みでまかない、どこから専用のツールに任せるかを判断する材料になります。

連携の方式も確認してください。標準の機能でつながるのか、APIを使った開発が必要なのか。開発が必要な場合は、その工数と担当者を確保できるかが導入の可否を左右します。社内に開発ができる人がいない場合は外部に委託することになり、その相場感はソフトウェア作成者の年収・単価相場にまとめられている職種別のデータが目安になります。

見きわめの軸5 やめるときにデータを持ち出せるか

五つ目は、解約時の話です。検討段階で解約の話をするのは気が引けますが、契約書という保存義務のある書類を預ける以上、ここは必須の確認項目です。

確認するのは三点です。締結済みの契約書をどの形式で書き出せるか、書き出しに費用がかかるか、解約後どれだけの期間データが残るか。

契約書のファイル本体だけでなく、誰がいつ署名したかという記録も一緒に書き出せるかが重要です。この記録がないと、書き出したファイルは単なるPDFになり、電子契約としての証拠力を説明できなくなります。

この点を質問すると、明確に答えられる会社と、そうでない会社に分かれます。答えを濁す相手は、その時点で候補から外して構いません。契約書という重要な資産を預ける相手として信頼できるかどうかは、こういう質問への答え方に表れます。

提供元の体制も選定の対象にする

機能に目が行きがちですが、契約書を預ける相手の体制も見きわめの対象です。

確認するのは四点です。障害が起きたときの連絡先と受付の時間帯、過去の稼働状況を公開しているか、データを保管している場所、そこにアクセスできる範囲をどう制限しているか。契約の締結は相手のある業務ですから、締結できない時間が続けば取引先を待たせることになります。稼働状況の記録を公開しているかどうかは、その提供元が運用にどれだけ自信を持っているかの目安になります。

外部の認証を取得しているかも見ておきます。ただし、認証があることは体制が整っている目安であって、自社の要件を満たす保証ではありません。認証の有無で終わらせず、自社が守るべき条件を先に書き出し、その一つずつについて対応できるかを聞いてください。

サポートの窓口も確認項目です。問い合わせの手段は何か、返答までの目安はどれくらいか、そして自社の担当者だけでなく取引先からの問い合わせにも答えてもらえるか。最後の一点は見落とされやすいのですが、相手方が操作で迷ったときに提供元が直接答えてくれるかどうかで、自社に届く問い合わせの量がまるで変わります。

業種によって効いてくる条件

同じ電子契約サービスでも、業種によって重視すべき点が変わります。

不動産や建設の事業者

法律で書面の交付が求められていた契約類型が多く、電子化の可否が条文の要件に直結します。要件が緩和された契約もあるため、自社が扱う契約ごとに確認が必要です。

また、工事の契約では変更が頻繁に発生します。当初の契約と変更契約を紐づけて管理できるかが、実務上の要点になります。紐づけができないと、最終的にどの条件が有効なのかが分からなくなります。

人材や派遣の事業者

契約の相手方が個人であることが多く、相手の準備を求めない方式が事実上の必須条件になります。スマートフォンだけで完結できるかを必ず確認してください。パソコンを持っていない相手も一定数います。

件数も多いため、同じ内容の契約を多数の相手に一斉に送る機能が効きます。一件ずつ手作業で送る運用では、件数が増えたときに担当者が持ちません。

受託開発やIT関連の事業者

契約の種類が多いのが特徴です。基本契約、個別契約、秘密保持契約、変更の覚書。これらを紐づけて管理できるかが要点になります。

NDAのように、商談の初期に大量に締結する書類があるため、テンプレートから素早く作成して送れるかも実務では効きます。営業活動の速度に契約の手続きが追いつくかどうかは、案件の獲得率にも影響します。マーケティングや情報管理の周辺業務まで含めて体制を考える場合は、AI・マーケティング・セキュリティのお仕事で扱われている業務の広がりが、どこまでを社内で持ちどこから外に出すかの参考になります。

個人の消費者を相手にする事業者

相手方が電子的な手続きに不慣れである前提で設計する必要があります。操作の手順が少ないこと、画面の文字が読みやすいこと、電話での問い合わせに答えられる体制があること。

また、消費者を相手にする契約には、契約の内容を明確に示す義務や、一定期間内の解除を認める制度が関係する場合があります。この点は所管の官庁の資料で確認し、法務の確認を挟んでください。

試用期間で確かめること

多くの製品には試用期間があります。ここで何を確かめるかを決めておかないと、画面を眺めて終わります。

確かめるのは三つです。一つ目は、自社で実際に使っている契約書を、実際の相手方の立場で受け取ってみること。社内の別の人に相手役をお願いし、その人が迷わず署名できるかを見ます。

二つ目は、社内の承認を通してから締結する流れが再現できるか。三つ目は、締結した契約書を検索して見つけられるか、そして書き出せるかです。

この三つを、実際に契約実務を担当する人にやってもらってください。選定を担当する人が触って問題なくても、日々の担当者が使いにくいと感じれば定着しません。

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導入を進めるときの順番

製品が決まってからの進め方も書いておきます。

まず、電子化する書類を絞ります。全部を一度に電子化しようとすると、法務の確認と社内の調整で止まります。件数が多く定型的な書類から始めるのが定石です。

次に、社内のルールを作ります。誰が締結できるか、どの書類にどの方式を使うか、紙で締結した契約書をどう扱うか。このルールを文書にしてください。ルールがないまま運用を始めると、担当者ごとに判断が分かれます。

そして、取引先への案内です。締結方法が変わることを事前に伝える必要があります。この案内文は社外向けの正式な文書になりますから、ビジネス文書検定で扱われている社外文書の構成を型として使うと、いつから何が変わり、相手に何をしてほしいのかを漏れなく伝えられます。

最後に、運用開始後の見直しです。三か月ほど運用したところで、締結までの日数が短くなったか、差し戻しがどこで起きているかを確認してください。この確認をしないと、効果があったのかどうかを誰も説明できず、次の判断もできなくなります。

締結の依頼を送る前に整えること

製品が決まったら、送信の運用を先に整えます。ここを詰めておくと、締結までの日数が短くなります。

まず、よく使う契約書を雛形として登録し、毎回変わる項目だけを差し込む形にします。本文を都度書き起こしていると、条項の抜けや古い版の混入が起きます。雛形は法務の確認を受けたものだけを登録し、誰でも追加できる状態にはしないでください。誰が雛形を追加・改訂できるかも、権限として設計する対象です。

次に、送信の前に確認する項目を決めます。相手の宛先、署名する人の氏名と役職、契約の期間、金額、添付する書類。この一覧を作り、送信の直前に一つずつ確認する手順にしておくと、送り直しが減ります。送り直しは相手の手間になり、こちらの信用にも関わります。

そして、締結が滞ったときの催促の手順も決めておきます。何日待って、誰が、どの手段で連絡するか。ここを決めていないと、送ったまま誰も追いかけず、契約が成立していないことに気づかないまま業務が始まります。締結前に作業を始めてよいかどうかの社内の扱いも、併せて決めておいてください。

費用を比べるときに条件を揃える

金額そのものはここでは扱いませんが、比較の条件を揃える方法は書いておきます。条件が揃っていない比較は、どれだけ丁寧に表を作っても判断材料になりません。

揃えるべきは四つです。一つ目は利用する人数です。締結する人だけを数えるのか、承認する人や閲覧する人も数えるのか。製品によって課金の対象が違います。二つ目は締結の件数です。件数に応じて費用が変わる方式では、年間の件数で計算しないと実際の負担を見誤ります。

三つ目は署名の方式です。当事者が自分の証明書で署名する方式は、証明書の発行に別の費用がかかります。この費用を含めずに比べると、方式の違う製品同士の比較が成り立ちません。四つ目は保存の期間と容量です。契約書は保存義務のある書類ですから、必要な年数を保持できる条件で揃えてください。

この四条件を揃えたうえで、三年程度の総額で比べるのが実務的です。月々の費用だけを見ると初期の設定費用や連携の追加費用が視界から消え、初期費用だけを見ると使い続ける限り発生する負担が見えません。

社内に定着させるために必要なこと

導入したのに使われないという結末は、電子契約でもよく起きます。原因は、たいてい二つに絞られます。

一つは、締結の権限を持つ人が使い方を知らないことです。実際に署名するのは役職者であることが多く、その人たちは日常的にシステムを触りません。だから、締結の依頼が届いても操作が分からず放置される。この状態を避けるには、権限を持つ人に対して個別に説明する時間を取る必要があります。全社の説明会だけでは足りません。

もう一つは、紙で締結してもよいという抜け道が残っていることです。急ぎのときは紙で、という運用が認められていると、忙しい人ほど紙に戻ります。そして紙と電子の両方に契約書が散らばり、管理ができなくなります。

対策は、例外を認める条件を明文化することです。どういう場合に紙を使ってよいのか、その場合に誰の承認が必要か。この条件を決めておけば、例外は例外のまま収まります。決めないと、例外が原則になります。

紙と電子が混在する期間をどう乗り切るか

導入したあとしばらくは、紙と電子の両方で契約が走ります。この期間の扱いを先に決めておきます。

決めるのは三つです。どちらの方法で締結したかを記録する場所、紙の原本の保管場所を電子側に記録するかどうか、そして混在の期間をいつまでと区切るか。期限を切らないと、紙のまま何年も残ります。

一覧は一つにしてください。紙の契約書の一覧と電子の契約書の一覧を別々に持つと、更新期限の確認を二度やることになり、やがて片方が更新されなくなります。電子の側に紙の契約も項目として登録し、原本がどこにあるかを書いておく形が現実的です。

既存の紙の契約書をさかのぼって登録するかどうかも決めておきます。全部を入力するのは負担が大きいので、まだ有効な契約と、更新期限が先にあるものだけを対象にするのが現実的です。すでに終了した契約は、原本の保管場所さえ分かれば足ります。対象を絞ってから着手してください。

小規模な事業者や個人が導入する場合

ここまでは組織での導入を前提に書いてきましたが、取引先が数社という規模の場合は判断の基準が変わります。

まず、自社から契約を送る件数が少ないなら、相手方が使っている仕組みに乗るという選択が現実的です。相手が電子契約を導入していれば、こちらは受け取って署名するだけで済み、自社で契約する必要はありません。

自社で導入を検討すべきなのは、自分から契約を送る場面が増えたときです。業務委託の契約を毎月何件も交わす、秘密保持契約を商談のたびに締結する。こうした状況になったら、手作業では追いつかなくなります。

個人で仕事を受けている場合、契約の手続きにかかる時間は、受けられる仕事の量を直接左右します。書類のやりとりに時間を取られるほど、本来の作業に使える時間が減るからです。手続きを軽くすることは、単なる効率化ではなく、受けられる仕事の幅を広げる投資だと考えてください。

選定でよく見る失敗

最後に、避けたい失敗を三つ挙げます。

一つ目は、機能の多さで選んでしまうことです。比較表を作ると、機能が多い製品ほど印を付けられる欄が増えるため優れて見えます。ですが使わない機能は費用と設定の手間を増やすだけです。

二つ目は、法務の確認を後回しにすることです。導入を決めてから法務に相談し、「この契約類型は電子化できません」と言われて計画が崩れる。この順番の失敗は本当によく起きます。書類の一覧を作った時点で法務に見せてください。

三つ目は、相手方の意見を聞かずに決めることです。取引の多い相手数社に、電子契約への切り替えについて事前に打診してみてください。相手側にすでに導入済みの仕組みがある場合、そちらに合わせるほうが早いという結論になることもあります。

市場を長く見てきた立場からの観察

在宅ワークと業務委託の市場を20年運営してきた立場から、契約まわりについて観察を書いておきます。

運営者として見てきた限りでは、契約手続きが重い取引ほど、小さな仕事が回らなくなります。金額の小さい依頼に対して、書面を印刷して押印して郵送する手間が釣り合わないからです。その結果、本来なら成立したはずの取引が見送られます。電子契約が効くのは、大きな契約を速くすることよりも、これまで手続きの重さで諦めていた小さな取引を成立させる点にあります。

もう一つ。取引の間に何層も業者が入ると、契約書も承認もその層の数だけ増えます。依頼する側は同じ予算でより少ない作業しか頼めず、受ける側の手取りは薄くなる。手数料0%で直接つながる形が意味を持つのは、金額の大小以上に、この手続きの層が減るという点です。契約から支払いまでの経路が短いほど、双方の実務は軽くなります。

電子契約サービスの選び方に戻ります。最初に署名の方式を決め、そのうえで相手方の負担、社内の権限、締結後の管理、既存システムとの連携、解約時のデータの五点を確かめる。この順番を守れば、機能一覧を眺めるより早く自社に合う答えにたどり着けます。そして確認は、実際に契約実務を担当する人の手でやってください。この二点が、入れたあとに困らないための条件です。

よくある質問

Q. 電子契約サービスを選ぶとき、最初に決めるべきことは何ですか？

署名の方式です。当事者それぞれが自分名義の電子証明書で署名する方式と、サービス提供者の名義で署名して合意の記録を証拠として残す方式があります。前者は法的な確からしさが高い一方で相手にも証明書の準備を求めます。後者は相手の負担が小さく普及していますが位置づけが異なります。どの書類を電子化するかを一覧にし、書類の重要度と相手に準備を求められるかで決めてください。

Q. すべての契約を電子化できますか？

できません。法律で書面の交付が求められている契約類型があり、要件が緩和されたものもあれば依然として書面が必要なものもあります。自社が扱う契約の中に該当するものがあるかを導入前に確認してください。確認せずに全面的な電子化を進めると、あとから一部を紙に戻すことになります。書類の一覧を作った時点で法務担当者や顧問弁護士に見せ、条文の要件を根拠に判断してください。

Q. 電子契約にすると収入印紙は不要になりますか？

課税文書の作成にあたるかどうかという論点に基づき、電子的に締結した契約書について印紙税がかからないという扱いが実務上広く行われています。ただし印刷して相手に交付した場合の扱いなど細かい論点があり、自社の運用が該当するかは個別の判断になります。導入前に税務の専門家に確認してください。判断を誤ると、あとから納付を求められる可能性があります。

Q. 締結したあとの管理で確認すべきことは何ですか？

四点です。契約書を条件で検索できるか、更新期限が近づいたときに通知が出るか、契約書に紐づく情報を項目として持てるか、過去の版と現在の版を区別できるか。契約書は締結して終わりではなく、更新や解約の通知期限の管理が続きます。ここができないと自動更新に気づかず不要な契約が続いたり、更新を忘れて取引が途切れたりします。紙と電子が混在する場合は同じ場所で管理できるかも確認してください。

Q. 試用期間では何を確かめればよいですか？

三つです。自社で実際に使っている契約書を相手方の立場で受け取って署名まで進めてみること。社内の承認を通してから締結する流れが再現できること。締結した契約書を検索して見つけ、書き出せること。相手役は社内の別の人にお願いし、迷わず署名できるかを観察してください。そしてこの確認は、選定担当者ではなく日々契約実務を担当する人にやってもらうことが重要です。