電子契約サービスにかかる費用の見かた｜月額のほかに増える分

電子契約サービスの費用を調べはじめると、まず目に入るのは月額の金額です。ところが、実際に導入した現場の話を聞いていくと、「月額は思ったとおりだったのに、年間で見たら想定より膨らんだ」という声が繰り返し出てきます。まず、安心してください。膨らむ理由はだいたい決まっていて、事前に洗い出せる種類のものです。

この記事では、電子契約サービスにかかる費用を「月額のほかに、どこで、どういう順番で増えるのか」という切り口で整理します。導入時に一度だけかかるもの、毎月固定でかかるもの、契約の件数に応じて増えるもの、保管し続ける限りかかり続けるもの、そして相手方の側に発生しうる負担。この5つに分けて見ていくと、比較表のどの列を自分たちが見るべきなのかがはっきりします。あわせて、業種によって外せない条件が変わる点と、見積もりを取る前に社内で決めておくべきことも並べます。

月額の金額だけでは費用を比べられない理由

電子契約サービスの料金表は、一見すると比べやすい形をしています。プラン名があり、月額があり、含まれる機能が並んでいる。ところが、この表だけを横に並べても実際の支出は見えてきません。理由は、料金の構造がサービスごとに違うところにあります。

数え方の単位がサービスごとに違う

同じ「月額」という言葉を使っていても、その月額に何が含まれているかは統一されていません。あるサービスは利用者の人数で数え、別のサービスは送信する契約書の件数で数え、さらに別のサービスは会社単位の定額として提示します。人数で数える方式は、契約を送る担当者が少ない会社なら安く収まりますが、部署ごとに担当者を置く会社では人数が増えるほど積み上がります。件数で数える方式は、契約が少ない時期は安く済む一方、繁忙期に一気に跳ねます。

つまり、月額の数字そのものを比べることには意味が薄いということです。比べるべきは、自社の1年間の契約の動き方をその料金の数え方に当てはめたときに、合計いくらになるかという結果のほうです。ここを飛ばして表の数字だけを見比べると、導入後に「思っていたのと違う」となります。

見積書に出てくる費用と、出てこない費用がある

見積書に載るのは、多くの場合、初期費用と月額と一部のオプションだけです。ところが実際には、見積書に載らない支出が並行して発生します。社内の運用ルールを作り直す時間、取引先に案内を出す手間、押印のワークフローを作り替える工数、既存の紙の契約書をどう扱うかの整理。これらは請求されない代わりに、人の時間として確実に消えていきます。

長く運営してきた立場から見ると、導入の失敗はほとんどが金額の見誤りではなく、この「請求されない負担」を勘定に入れていなかったことから起きています。金額の比較に時間をかける前に、誰が何時間動くのかを一度書き出しておくほうが、結果として選択を誤りません。

契約の重さによって必要な機能が変わる

電子契約と一口に言っても、扱う契約の重さは会社ごとに違います。毎月大量に発生する定型の発注書と、数年に一度しか結ばない重要な業務提携契約とでは、求められる確からしさの水準がまったく違います。前者は速さと安さが効き、後者は本人確認の厳密さと証拠としての強さが効きます。

この見極めをしないまま上位プランを選ぶと、使わない機能に払い続けることになります。逆に、重い契約まで最も軽いプランで処理しようとすると、後から証拠力の議論になったときに困ります。費用の話は、実は機能の話とつながっています。

発生する順番に費用を並べ直す

費用を正しく見積もるには、料金表の並びではなく、時間の流れに沿って並べ直すのが確実です。導入を決めてから運用が落ち着くまでの間に、どの順番で何が発生するのかを見ていきます。

導入時に一度だけかかるもの

まず発生するのが初期費用です。初期費用とは、導入するときに一度だけ発生する費用のことで、利用を始めるためのアカウントの開設、契約書のひな型や承認の流れといった初期設定、既存データの取り込み、担当者向けの操作説明などが含まれます。金額を公開していないサービスも多く、この部分は見積もりを取って初めて分かることが少なくありません。

初期費用が無料と書かれていても、実際には設定作業が丸ごと自社の負担になっているだけ、という場合があります。逆に初期費用がかかるサービスでも、そのなかに設定代行やテンプレートの作成支援が含まれていれば、社内の工数を買っていることになります。金額の有無ではなく、その金額で誰の何時間が減るのかで判断するのが実務的です。

導入時にはもうひとつ、社内の文書を整える作業が発生します。契約書のひな型を電子化に合わせて直す、承認の順番を決める、押印規程を改める。この作業は外注できる部分もありますが、自社の決裁ルールを知っている人が関わらないと進みません。ここに何日かかるかを最初に見ておくと、切替の時期を現実的に引けます。

毎月固定でかかるもの

次に発生するのが月額の基本料金です。ここは料金表に明記されているので見落としにくい部分ですが、注意点が2つあります。

ひとつは、契約期間の縛りです。年間契約を前提とした金額が表示されていて、月ごとの契約にすると割高になる設計は珍しくありません。試験的に始めたいのに年間契約しか選べないと、合わなかったときの逃げ道がなくなります。

もうひとつは、最低利用人数や最低利用期間です。実際に使うのは2人でも、最低5人分から契約する必要がある、という条件が付いていることがあります。小規模な事業者ほど、この条件で実質単価が跳ね上がります。

使った量に応じて増えるもの

月額のほかに増える分として、最も見落とされやすいのがここです。契約書を1件送るごとに発生する送信料、本人確認のためのショートメッセージ送信料、電話による認証の費用など、使うほど増える種類の費用があります。

厄介なのは、この「1件」の数え方がサービスごとに違うところです。1つの契約書を2社に送ったら2件と数えるのか1件なのか。差し戻して送り直したら再度カウントされるのか。修正版を送るたびに費用が発生するなら、社内の確認体制が甘い会社ほど費用がかさみます。契約書を送る前のチェックを誰がするか、という運用の話が、そのまま費用に跳ね返ってきます。

繁忙期の見積もりも忘れずに行ってください。年度末や期初に契約が集中する業種では、平常月の3倍近い件数が1か月に集中することがあります。平常月の件数で選んだプランでは上限を超え、超過分の単価が高く設定されている場合、その月だけで年間の想定を食い潰します。

保管し続ける限りかかるもの

締結が終わった契約書は、保存しておく必要があります。ここで発生するのが保管に関する費用です。保存できる件数や容量に上限があるプランでは、年数が経つほど上限に近づき、上位プランへの移行が必要になります。

契約書は捨てられない書類です。法令で保存期間が決まっているものもあり、取引が終わったからといってすぐに消せるわけではありません。つまり、蓄積する一方の費用だということです。導入初年度の費用だけを見て判断すると、5年目の姿を見誤ります。少なくとも数年分の累積で試算しておくのが安全です。

もうひとつ、退会したあとの契約書の扱いも確認が必要です。サービスを解約したときに、それまで締結した契約書がどうなるのか。一括で書き出せるのか、書き出した形式で証拠として通用するのか。ここが弱いサービスを選ぶと、乗り換えたくなったときに動けなくなります。

相手方に発生しうる負担

自社の費用だけを見ていると抜け落ちるのが、契約の相手方の負担です。これは金額の問題であると同時に、導入がうまくいくかどうかを分ける条件でもあります。

利用する電子契約サービスが「事業者署名型（立会人型）」と「当事者署名型」のどちらに該当するかで相手方の費用負担の有無が異なります。 出典: cloudsign.jp

相手方に費用や手間が生じる方式を選ぶと、取引先から断られることがあります。特に、取引先の数が多く、そのなかに小規模な事業者が含まれている場合は影響が大きくなります。相手が対応できずに紙に戻ることになれば、電子と紙の二重運用になり、削減したかったはずの手間が増えます。

署名の方式によって費用の構造が変わる

費用の話を突き詰めていくと、署名の方式という技術的な選択にたどり着きます。ここは専門的な用語が並ぶところですが、費用を左右するので押さえておく価値があります。

立会人型は相手の負担が軽い

事業者署名型、いわゆる立会人型は、契約の当事者ではないサービス提供者が、当事者の指示に基づいて署名を付ける方式です。相手方は届いたメールから内容を確認して同意すればよく、専用の証明書を用意する必要がありません。相手に何かを買ってもらう必要がないので、導入の壁が低いという特徴があります。

日常的に発生する発注書や注文請書、業務委託の基本契約など、件数の多い契約はこの方式で回すのが現実的です。相手の準備が要らないということは、断られにくいということでもあります。

当事者型は確からしさが高い代わりに準備が要る

当事者署名型は、契約する本人が電子証明書を使って署名する方式です。誰が署名したのかという結び付きが強く、証拠としての強さを重視する契約に向いています。ただし、署名する人がそれぞれ証明書を用意する必要があり、その取得と更新に費用と手間がかかります。

相手方にも同じ準備を求めることになるため、すべての取引をこの方式にするのは現実的ではありません。金額が大きい契約、期間が長い契約、争いになったときの影響が大きい契約に限って使う、という切り分けが一般的です。

方式を混ぜて使うという発想

実務では、契約の重さによって方式を使い分けるのが合理的です。定型で件数の多いものは軽い方式、重要度の高い少数のものは厳密な方式。この使い分けができるかどうかは、サービスによって差があります。1つの契約で両方をまかなおうとすると、どちらかで無理が出ます。

選定の段階で、自社の契約を重さの順に並べ、それぞれ何件あるかを数えておいてください。この数字がないまま方式の議論をしても、結論は出ません。

業種によって外せない条件が変わる

同じ電子契約サービスでも、業種によって効いてくる条件は違います。ここを外すと、費用が安くても現場で回りません。

取引先の数が多く、規模の差が大きい業種

卸売や製造のように取引先が多い場合、相手の対応力に幅があります。専任の担当者がいる大企業もあれば、代表者が1人で全部を回している事業者もいる。相手に準備を求める方式は、後者で必ず止まります。

この場合に見るべきは、相手方の操作がどれだけ簡単か、そして相手が対応できないときに紙へ戻す運用が用意できるかです。全件を電子に統一しようとせず、一定割合は紙のまま残る前提で計画したほうが、結果として早く進みます。

契約の件数が多い業種

人材や広告のように、案件ごとに契約を結ぶ業種では、件数がそのまま費用に直結します。ここでは送信あたりの費用と、送信の上限、超過したときの単価が最重要の比較軸になります。

同時に、テンプレートの機能が効いてきます。毎回ゼロから作るのではなく、決まった書式に相手の情報を差し込むだけで送れる形にできれば、送信ミスによる再送も減ります。再送が費用になる料金体系では、この機能が費用の削減に直結します。

法令で書面の要件が細かい業種

建設や不動産のように、契約書の記載事項や交付の方法が法令で細かく定められている業種では、そもそもその要件を満たせるサービスかどうかが最初の関門になります。ここは費用より前に確認すべき条件です。

要件を満たしていないサービスを安さで選んでしまうと、使えないものに払い続けることになります。業界向けの機能を持つサービスは金額が上がる傾向がありますが、その差額は要件を満たすための費用だと考えるのが妥当です。

少数の重い契約を扱う場合

士業やコンサルティングのように、件数は多くないが1件の重みが大きい場合、件数課金の負担は小さく、代わりに証拠としての強さと保管の確実さが効きます。安いプランで足りることも多い一方、本人確認の水準は妥協しないほうが安全です。

拠点や関連会社が複数ある場合

支店や関連会社をまたいで契約を扱う場合、どの単位で契約するかによって金額が変わります。会社ごとに別契約とするのか、グループでまとめて1契約とするのか。まとめられるなら単価は下がりますが、その代わりに他社の契約書が見えてしまわないよう権限を分ける設定が必要になります。

このとき効いてくるのが管理する側の手間です。拠点ごとに管理者を置くのか、本社で一括して管理するのか。前者は現場が速く動ける代わりに運用のばらつきが出ます。後者はそろえやすい代わりに本社に負荷が集中します。どちらを選ぶかで、必要な機能も、その機能を含むプランの高さも変わります。金額の比較に入る前に、管理の形を先に決めておいてください。

個人事業主やひとり法人の場合

利用者が1人であれば、人数課金のサービスとは相性がよくなります。ここで注意したいのは、無料で使える範囲の上限です。月あたりに送れる件数に上限があり、それを超えると有料プランに移る設計が一般的です。自分の契約件数が上限の内側に収まるかどうかを、年間の実績で確認しておいてください。

保存の要件が費用を左右する

電子契約は締結して終わりではありません。締結した記録を、後から取り出せる状態で保存し続ける必要があります。この保存の要件を満たすためにどこまでの機能が要るのかが、選ぶプランの高さに直結します。

検索できる状態で残せるかどうか

契約書を電子的に保存する場合、必要なときに取り出せることが前提になります。取引の年月日、取引先の名称、金額といった条件で探せる状態になっているかどうかは、後から人手で補うのが最も面倒な部分です。ファイル名を手作業で整えて対応することもできますが、件数が増えると必ず崩れます。

保存の要件に関する制度は改正が続いている領域でもあります。自社が満たすべき水準を確認するときは、国税庁が公開している案内で最新の内容を確かめてください。要件を満たすためのオプションが別料金になっているサービスもあるため、基本料金だけを見て「対応済み」と判断しないことが大切です。

改ざんされていないことを示せるかどうか

保存した契約書が、後から書き換えられていないと示せるかどうかも要件のひとつです。この仕組みはサービス側が用意しているのが通常ですが、有効期間の考え方はサービスによって差があります。長期にわたって効力を保つ必要がある契約を扱う場合は、その期間をまたいでも証拠として通用する仕組みが用意されているかを確認してください。

ここを軽く見て安いプランを選ぶと、数年後に「保存はしてあるが、証拠としては弱い」という状態に気づくことになります。契約書は、必要になるのがトラブルのときだけという性質の書類です。平常時には差が見えないぶん、選定の段階で確認しておく必要があります。

誰が見られるかを制御できるかどうか

保存した契約書には、取引条件や金額といった社外に出せない情報が含まれます。誰がどの契約書を見られるのかを制御できないと、部署をまたいだ閲覧が野放しになります。この権限の設定が細かくできるかどうかは、上位プランでのみ提供されている場合があり、そこが費用の分かれ目になります。

人数が少ないうちは全員が見えても支障がありませんが、組織が大きくなると必ず問題になります。今の人数ではなく、数年後の体制を想定して判断してください。

費用対効果を数えるときの順番

導入するかどうかを判断するには、増える費用だけでなく、減る費用も数える必要があります。ここは順番を守ると計算が楽になります。

今かかっている分を先に数える

まず、現状の契約1件あたりにかかっている費用を出します。印刷の費用、郵送の費用、封入の手間、返送を待つ日数、保管する場所の費用、探すときにかかる時間。これらを1件あたりに割り戻すと、比較の基準ができます。

この作業を飛ばして「電子化すれば安くなるはず」と進めると、根拠のないまま契約することになります。現状の数字がないと、導入後に効果が出たかどうかも判定できません。

減る費用と減らない費用を分ける

紙の費用や郵送の費用は確実に減ります。一方で、契約内容を確認する時間や、法務の確認を待つ時間は電子化しても減りません。ここを混ぜて期待すると、導入後に「思ったほど楽になっていない」という不満が出ます。

減るのは主に「運ぶ」「探す」「しまう」に関わる部分です。「決める」「確かめる」に関わる部分は、電子化とは別の話です。

印紙税の扱いを確認する

紙の契約書に必要だった収入印紙が、電子的に締結した契約書では不要になる場合があります。契約の種類と金額によって影響の大きさは変わりますが、金額の大きい契約を扱う会社ほど、この差は無視できません。自社が扱う契約のうち、どの種類がこれに該当するのかを事前に整理しておくと、費用対効果の計算が現実的になります。判断に迷う場合は、国税庁の案内で契約書の種類と課税の扱いを確認し、必要なら顧問の税理士に確認してください。

逆に増える費用も数える

電子化によって増える費用もあります。システムの利用料そのもの、社内の教育にかかる時間、取引先への案内にかかる手間、紙と電子が併存する期間の二重管理。導入初年度は、この増える分が減る分を上回ることが珍しくありません。

判断は単年ではなく、少なくとも3年で見てください。初年度で赤字になるのは想定内であり、そこで止めてしまうのがいちばんもったいない結果になります。

見積もりを取る前に決めておくこと

複数のサービスから見積もりを取る前に、社内で決めておくべきことがあります。ここが決まっていないと、出てきた見積もりを比べられません。

決めることの1つ目は、対象にする契約の範囲です。すべての契約を電子化するのか、特定の種類から始めるのか。範囲が決まらないと件数が出ず、件数が出ないと金額が出ません。

2つ目は、契約を送る人の数です。1人が集約して送るのか、部署ごとに担当を置くのか。人数課金のサービスでは、この判断が金額を大きく変えます。

3つ目は、承認の流れです。誰が確認し、誰が最終的に判断するのか。既存の押印規程をそのまま電子に移すのか、この機会に簡素化するのか。ここを先に決めておくと、必要な機能が絞り込めます。

4つ目は、既存の紙の契約書をどうするかです。すべて取り込むのか、新規分だけ電子にするのか。取り込む場合は、その作業自体が大きな工数になります。

5つ目は、保存期間と保存方法です。何年分を、どういう形で残す必要があるのか。これが決まれば、必要な保管容量の目安が出ます。

この5つを紙1枚に書いてから見積もりを依頼すると、各社から返ってくる金額が同じ土俵に乗ります。金額非公開のサービスも多いため、相見積もりを取る際にはこの前提の共有が特に効きます。

見落としやすい条件を先につぶす

最後に、契約前に確認しておきたい細かい条件を並べます。どれも、後から気づくと動きにくくなる項目です。

無料で使える範囲は、必ず上限まで確認してください。件数の上限、保存期間の上限、使える機能の範囲。試用のつもりが本番運用に移り、上限に達してから慌てるという流れはよくあります。

送信件数の数え方も、契約前に文書で確認しておくことをおすすめします。相手が複数いる契約、差し戻し、再送。この3つの扱いが料金にどう影響するかは、営業担当に口頭で聞くだけでなく、書面で残してください。

アカウントの数え方も同様です。使わなくなったアカウントを削除すれば翌月から減るのか、契約単位で年間固定なのか。人の入れ替わりが多い会社ほど、この条件が効きます。

解約したあとの扱いは、契約する前に確認する項目です。締結済みの契約書を一括で取り出せるか、取り出した形式で証拠として使えるか。ここが不明確なサービスは、乗り換えの自由を失うという意味で、金額以上の負担になります。

値上げの条件も見ておいてください。契約期間中の金額は固定でも、更新時に改定される可能性があります。長期で使う前提のシステムだからこそ、改定の通知がどのくらい前に来るのかを知っておくと、予算を立てやすくなります。

社内で抱えるか、外に頼むかという判断

ここまで整理してきた作業のうち、社内の判断が必要なものと、外に出せるものは分かれます。契約の範囲を決める、承認の流れを決めるといった部分は社内でしか決められません。一方で、既存契約書の整理、テンプレートの作成、社内向け手順書の作成、システム間の連携の設定といった作業は、期間が区切られていて成果物がはっきりしているため、外部に委託しやすい領域です。

在宅ワークの市場を20年運営してきた立場から見ると、導入の期間が延びる会社には共通点があります。通常業務を抱えた担当者が、片手間でこの作業を進めようとしていることです。結果として着手が遅れ、比較の段階で数か月が過ぎていく。切り出せる工程を早めに外へ出したほうが、全体としては早く、安く終わります。

外に頼むときに効いてくるのが取引の形です。仲介の手数料が何段階も乗る形だと、同じ予算でも実際に手を動かす人へ届く額が薄くなり、受け手は数をこなす方向に動かざるを得なくなります。手数料0%の直接取引であれば、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、受ける側は1件あたりの手取りが厚くなるため、腰を据えて品質に向き合えます。運営者として見てきた限りでは、この差は成果物の丁寧さにそのまま出ます。

どんな人に頼めるのかを具体的に知りたい場合は、職種ごとの業務範囲から逆算するのが早道です。既存システムとの連携や社内向けの仕組みづくりは、アプリケーション開発のお仕事で扱う範囲に含まれます。契約業務そのものの流れを見直すところから相談したい場合は、業務プロセスの整理を扱うAIコンサル・業務活用支援のお仕事の内容が参考になります。

費用の見当を付けたいときは、職種ごとの単価水準を先に確認しておくと、見積もりの妥当性を判断できます。システム側の作業を頼む場合はソフトウェア作成者の年収・単価相場が目安になります。社内向けの手順書や取引先への案内文を自分たちで整えるなら、文書の型を体系的に押さえられるビジネス文書検定の出題範囲が、書き方の基準として使えます。

なお、契約に関わるシステムを見直すときは、周辺の仕組みも同時に検討対象に上がりがちです。基幹システムまで含めて費用の構造を考えたい場合は、SAP, Oracle, NetSuite比較｜中堅企業が選ぶべきERPのコストと工数で扱っているコストと工数の見方が、判断の材料になります。

もう一度整理します。電子契約サービスの費用は、月額という1つの数字では表せません。導入時に一度かかるもの、毎月固定でかかるもの、件数で増えるもの、保管し続ける限りかかるもの、相手方に生じる負担。この5つを自社の契約の動き方に当てはめて、数年分の累積で見る。その計算ができていれば、料金表のどこを見るべきかは自然に決まります。逆にここが曖昧なうちは、どれだけサービスを並べても比べられません。

よくある質問

Q. 電子契約サービスの費用は、月額のほかにどんな種類がありますか？

大きく5つに分かれます。導入時に一度だけかかる初期費用、毎月固定でかかる基本料金、送信の件数や本人確認のたびに増える従量の費用、締結済みの契約書を保管し続けることでかかる費用、そして署名の方式によっては相手方に生じる負担です。月額だけを比べても実際の支出は見えないため、この5つを自社の契約件数に当てはめて年単位で試算してください。

Q. 無料プランだけで運用を続けることはできますか？

契約の件数が少なく、保存する量も限られているなら現実的な選択肢になります。ただし無料の範囲には送信できる件数や保存の上限があり、繁忙期に上限を超えると有料プランへの移行が必要になります。年間の契約件数を月ごとに並べて、最も多い月でも上限の内側に収まるかを確認してから判断すると安全です。

Q. 取引先にも費用の負担が発生しますか？

選ぶ署名の方式によって変わります。事業者が当事者の指示で署名を付ける立会人型であれば、相手方は届いた案内から同意するだけで済み、費用の負担は生じないのが一般的です。一方、当事者本人が電子証明書で署名する方式では、相手方にも証明書の準備が必要になります。取引先に小規模な事業者が多い場合は、この違いが導入の可否を分けます。

Q. 導入すればすぐに費用は下がりますか？

初年度から下がるとは限りません。紙や郵送の費用は減りますが、利用料、社内教育の時間、取引先への案内、紙と電子が併存する期間の二重管理といった増える分があります。判断は単年ではなく3年程度の累計で行い、導入前の1件あたりの費用を先に数えておくと、効果が出たかどうかを後から検証できます。

Q. 見積もりを取る前に社内で決めておくことは何ですか？

対象にする契約の範囲、契約を送る人の数、承認の流れ、既存の紙の契約書をどう扱うか、保存期間と保存方法の5つです。これらが決まっていないと件数も人数も出ず、各社から返ってきた金額を同じ条件で比べられません。金額を公開していないサービスも多いため、この前提を紙1枚にまとめてから相見積もりを依頼するのが確実です。