電子契約サービスを乗り換える｜移す前に決めておくこと

「電子契約のサービスを変えたいのですが、締結済みの契約書はどうなるのでしょうか」。こういうご相談を受けることが増えました。

大丈夫ですよ。乗り換え自体は、多くの会社が実際に行っています。

ただ、請求書のシステムを変えるのとは少し性質が違います。電子契約は「証拠を残す仕組み」ですから、移すときにその証拠の扱いを決めておかないと、あとで説明できない状態になります。ここだけは、丁寧に進めてください。

この記事では、電子契約サービスを乗り換えるときに、着手する前に決めておくべきことを順番に整理します。焦らなくて大丈夫です。ひとつずつ見ていきましょう。

乗り換えを考えはじめるきっかけ

まず、いまどの状態にいるのかを確かめてください。きっかけによって、乗り換え先に求めるものが変わります。

相手方が使ってくれない

いちばん多いのがこれです。導入したのに、取引先から「紙で送ってほしい」と言われる。相手にアカウント登録を求める仕組みだったり、操作が分かりにくかったりすると、こうなります。

この場合、乗り換え先は「相手方の負担が小さいこと」を最優先の条件にしてください。自社の使いやすさより、相手の受け取りやすさです。

必要な機能が足りなかった

契約書の検索ができない、更新期限の管理ができない、承認の設定が思ったより粗い。使い始めてから気づく不足は、どうしても出てきます。

など、電子署名に関するご要望や使い勝手などに影響する機能で不足している場合、他の電子契約サービス乗り換えをするきっかけ・大きな要因となりますね。 出典: gmosign.com

機能の不足が理由の場合、乗り換え先を選ぶときに「足りなかった機能」だけを見てしまいがちです。ですが、いま満たせているものが次でも満たせるかも確認してください。片方を得て、片方を失う。これがいちばん残念な結果です。

費用の条件が変わった

契約更新のときに条件が変わった、あるいは締結の件数が増えて負担が想定を超えた。こうした理由もよく聞きます。

多くの電子契約サービスは送信料がかりますが、近年では「送信料0円」の電子契約サービスへの乗り換え・新規導入が多くなっています。 出典: biz.moneyforward.com

費用の構造が変わってきているのは事実です。ただ、費用だけで判断すると、証拠として残る記録の扱いを見落とします。急がずに、次の項目まで読んでから決めてください。

担当者が変わって引き継げなかった

設定した人が異動や退職でいなくなり、誰も中身が分からない。この状態からの乗り換えは、現状を読み解くところから始まります。時間がかかることを前提にしてください。

移す前に決めておく六つのこと

ここからが本題です。この六つを決めないまま始めると、途中で必ず止まります。

締結済みの契約書をどうするか

いちばん大事なのがこれです。すでに締結した契約書を、新しいサービスに持っていくのか、書き出したファイルとして保管するのか、旧サービスに置いたままにするのか。

先に結論を書きます。締結済みの契約書は、新しいサービスに「移す」ものではありません。旧サービスから書き出して保管する、というのが基本の考え方です。

理由は次の項目で説明しますが、この前提を最初に共有しておかないと、「全部持っていけるはず」という期待のまま進んでしまいます。

署名の方式を変えるかどうか

いま使っている方式と、次に使う方式が同じとは限りません。当事者それぞれが自分名義の電子証明書で署名する方式から、サービス提供者の名義で署名して合意の記録を残す方式へ。あるいはその逆へ。

方式が変わると、相手方に求める準備も変わります。契約書の種類ごとに、どちらの方式を使うかをあらためて決めてください。

いつ切り替えるか

締結の件数が集中する時期は避けてください。年度末や期末は、契約の締結が重なります。その時期に切り替えると、担当者の負担が二重になります。

比較的落ち着いた月を選び、その月の初めに切り替えるのが安全です。

旧サービスをいつまで残すか

これは、必ず決めておいてください。新しいサービスに移ったあとも、旧サービスをすぐには解約できません。

締結済みの契約書の書き出しが完全に終わり、その内容を確認し、保存の要件を満たす形で保管できたと確認できるまで。この確認が終わるまでは解約しないでください。

期間の目安と、その間の費用をどの予算で持つかを、切り替えを決める段階で決めておきます。

取引先にいつ何を伝えるか

締結の依頼が届くメールの差出人が変わります。相手方の受信設定や、社内での取り扱いに影響します。

連絡は切り替えの一か月前を目安に出し、新しい差出人のアドレスを明記してください。迷惑メールに振り分けられて気づかれない、という事態を防ぐためです。

この案内は社外向けの正式な文書になります。ビジネス文書検定で扱われている社外文書の構成を型として使うと、いつから何が変わるのか、相手に何をしてほしいのかを漏れなく伝えられます。

誰が判断するか

移行の途中では、必ず想定外のことが起きます。そのとき誰が判断するのかを先に決めておいてください。

書き出したデータの一部が欠けていると分かったとき、切り替えを延期するのか、その部分だけ別の方法で保管するのか。この判断を、担当者一人に背負わせないでください。決めておくだけで、担当者の気持ちはずいぶん楽になります。

締結済み契約書の扱いが最大の論点

ここは丁寧に説明します。乗り換えでいちばん誤解が多い部分だからです。

証拠としての記録は移せない

電子契約の証拠力は、契約書のファイル本体だけで成り立っているわけではありません。誰がいつどのメールアドレスから合意したかという記録、署名に使われた証明書の情報、いつ作成されたかを示す情報。これらが揃って初めて、証拠としての意味を持ちます。

そして、この記録は旧サービスの仕組みの中に存在しています。新しいサービスに契約書のファイルだけを入れても、それは単なるファイルであって、電子契約として締結したものだと説明する力を持ちません。

だから、締結済みの契約書は「新しいサービスに移す」のではなく、「証拠となる記録ごと書き出して保管する」と考えてください。

書き出しに何が含まれるかを確認する

旧サービスから書き出すとき、契約書のファイルだけが出てくるのか、それとも合意の記録も一緒に出てくるのかを確認してください。

多くのサービスでは、署名の情報が埋め込まれた形式で書き出せます。加えて、誰がいつ何をしたかの記録を別の書類として出せる場合もあります。両方を書き出して、対で保管するのが安全です。

書き出したファイルは、必ず中身を開いて確認してください。件数が多い場合は、全部は難しいかもしれません。それでも、金額の大きい契約と、争いになったときの影響が大きい契約だけは、一件ずつ確認してください。

保存の義務との関係を整理する

契約書は保存が義務づけられている書類です。電子でやりとりしたものは電子のまま保存するのが原則で、保存にあたって満たすべき要件があります。

旧サービスを解約したあと、書き出したファイルだけで要件を満たせるのか。検索できる状態を別に用意する必要があるのか。ここは制度の話ですから、営業担当者の説明だけを根拠にせず、国税庁が公表している資料で確認するか、顧問の税理士に相談してください。

判断に迷ったときは、迷ったまま進めないでください。あとから直すほうが、はるかに大変になります。

書き出したあとの置き場所を決める

書き出したファイルをどこに置くかを、書き出す前に決めておきます。担当者の手元や、部署ごとの共有フォルダにばらばらに置くと、数年後に探せません。

決めるのは四つです。置き場所、フォルダの分け方、ファイル名の付け方、そして誰がアクセスできるか。フォルダは契約の相手ごとに分けるか、締結した年ごとに分けるかを先に決めます。締結日、相手の名称、契約の種類。この三つをファイル名に並べておけば、どちらの分け方をしても探せます。

アクセスできる範囲は、狭めに設定してください。締結済みの契約書には、取引の条件がそのまま書かれています。閲覧できる人を限り、誰がいつ開いたかの記録が残る場所に置くのが安全です。

そして、この保管の方法を文書に残してください。書き出した本人しか置き場所を知らない状態は、旧サービスの中に閉じ込められていたのと変わりません。

乗り換えの手順を組み立てる

決めることが決まったら、手順です。

現状を書き出す

いまのサービスで、実際に何をしているかを書き出します。締結している契約書の種類、年間の件数、使っている署名の方式、社内の承認の流れ、そして誰が締結の権限を持っているか。

この棚卸しは、次のサービスの設定にそのまま使えます。手間に見えますが、ここを飛ばすと設定の段階で何度も手が止まります。

書き出しを試す

本番の移行の前に、少数の契約書で書き出しを試してください。どの形式で出てくるか、記録は含まれるか、ファイル名はどうなるか。

ここで想定と違うことが分かれば、まだ計画を変えられます。移行の当日に気づくと、動けなくなります。

一部の取引先で試す

いきなり全部を切り替えるのではなく、取引の量が多くない相手と、関係が良好な相手を選んで、新しいサービスで締結してみてください。

不備があっても事情を説明して直せる相手であること。これが条件です。ここで問題が出なければ、残りを移します。

社内の承認の流れが複雑な会社ほど、この段階的な進め方が効きます。承認の設計そのものを見直す機会にもなるため、ワークフローシステム比較2026｜承認業務のDX化で年間200時間を削減で整理されている承認フローの考え方を併せて見ておくと、契約だけでなく社内の手続き全体を軽くする糸口が見つかります。

最初の一件は二重に確認する

新しいサービスで最初に締結する契約書は、締結後にすぐ書き出して、記録が正しく残っているかを確認してください。

設定の誤りは、ここでほぼ見つかります。逆にここを省くと、誤りに気づくのは何か月も先、必要になったときです。

契約の面で確認しておくこと

乗り換えを決める前に、いまの契約書を読み直してください。

確認するのは五点です。契約の残り期間、中途解約したときの扱い、自動更新の有無と更新を止める期限、解約後にデータが残る期間、そして書き出しに費用がかかるかどうか。

とくに自動更新の期限は重要です。意思表示に期限がある契約では、その期限を過ぎると次の期間の契約が成立します。検討を始めた時点で、この期限を手帳に書いておいてください。

そして、これは次のサービスを選ぶときの基準にもなります。今回の乗り換えで苦労した点は、次の契約で必ず確認する項目にしてください。同じ苦労を二度しないための、いちばん確実な方法です。

移行のときに起きやすいこと

実際の作業でよく起きることを挙げておきます。知っておくと、慌てずに済みます。

一つ目は、書き出したファイルの名前が意味を持たない文字列になっていることです。契約の相手や締結日が分からないと、あとから探せません。書き出したあとに、一覧表を作って対応づけてください。

二つ目は、締結の途中だった契約が宙に浮くことです。相手に送ったけれどまだ署名されていない契約書は、旧サービスの中に残っています。切り替えの前に、送信済みで未締結のものを一覧で確認し、締結を待つか、取り消して新しいサービスで送り直すかを決めてください。

三つ目は、契約書のテンプレートを作り直す手間です。旧サービスで作っていた雛形は、そのままでは新しいサービスに移せないことがほとんどです。よく使う雛形から順に作り直す計画を立ててください。

四つ目は、権限の設定漏れです。移行の慌ただしさの中で、締結できる権限を広めに設定してしまい、そのまま運用が始まる。これは危険です。切り替えから一か月後に、権限の一覧をあらためて確認する日をカレンダーに入れておいてください。

移行のスケジュールを引く

決めることが決まったら、日付を入れていきます。

目安として、検討を始めてから完全に切り替わるまでは、三か月から半年を見ておくと無理がありません。急いで一か月で切り替えようとすると、確認の工程が削られます。削られるのはたいてい、締結済み契約書の書き出しと中身の確認という、いちばん大事な作業です。

スケジュールに入れる項目は、現状の棚卸し、候補の絞り込み、試用、書き出しの試行、雛形の作り直し、権限の設定、一部の取引先での試行、取引先への案内、完全切り替え、書き出しの完了確認、旧サービスの解約です。

このうち自社の手を動かす必要があるのは、棚卸しと書き出しの確認と雛形の作り直しの三つで、ここに最も時間がかかります。とくに雛形は、種類が多いほど時間を取られます。よく使うものから順に、と決めておいてください。

切り替える日の進め方

当日は、作業の順番を紙に書いてから始めます。頭の中だけで進めると、どこまで終わったのかが分からなくなります。

順番はこうです。旧サービスでの新規の送信を止める。送信済みで未締結のものを一覧にして、締結を待つか取り消すかを確定させる。締結済みの契約書と記録を書き出す。書き出したファイルの件数を、旧サービスの一覧の件数と照らす。決めておいた場所に保管する。新しいサービスで一件だけ締結し、記録が正しく残ることを確かめる。ここまで終えて、社内に開放します。

件数を照らす作業を省かないでください。一件だけ書き出しに失敗していても、数を数えれば差が出ます。この確認をしないと、欠けていたことに気づくのは、その契約書が必要になったときです。

想定と違うことが起きたら、その場で無理に進めないでください。先に決めておいた判断する人に連絡し、続けるか止めるかを決めます。止める判断ができるように、旧サービスで送信を再開できる状態を、その日いっぱいは残しておきます。

終わったあとは、その日のうちに気づいたことを書き残してください。設定を直した箇所、書き出しで手を入れた箇所、うまくいかなかった手順。この記録が、次に担当者が変わったときの引き継ぎ資料になります。

業種によって、つまずく場所が違う

同じ乗り換えでも、業種によって注意すべき点が変わります。自分の会社に近いところを見てください。

不動産や建設の会社では、法律で書面が求められる契約類型が含まれていることがあります。乗り換えの機会に、どの契約が電子でよく、どれが書面を要するかをあらためて整理してください。整理せずに移すと、電子化してはいけない契約が電子で締結されるという事態が起きます。

人材や派遣の会社では、契約の相手方が個人であることが多く、締結の件数も多くなります。移行の期間中は、旧サービスと新サービスの両方で締結が走ることになりますから、どちらで送ったかを記録する仕組みを一時的にでも用意してください。

受託で開発や制作をしている会社では、基本契約と個別契約が紐づいています。この紐づけの情報は、書き出したファイルの中には入っていないことがほとんどです。契約書の一覧表に、どの個別契約がどの基本契約に紐づくかを記録しておいてください。

継続的な取引が多い会社では、更新期限の管理をどこで引き継ぐかが要点になります。旧サービスで通知を受け取っていた場合、その設定は新しいサービスに自動では移りません。期限の一覧を作り直す作業が必要です。

社内の規程と押印の運用を見直す

乗り換えは、社内の規程を見直す機会でもあります。押印に関する規程や、契約の締結権限を定めた規程に、旧サービスの名称や画面の操作が具体的に書かれていることがあります。そのままにしておくと、規程と実際の運用が食い違い、記録があっても社内の根拠として使えません。

見直すのは三点です。どの契約を電子で締結してよいか、誰がどの金額までの契約を締結できるか、締結した記録をどこに保管するか。ここをサービスの名称で書かず、満たすべき条件の形で書いておくと、次に乗り換えるときに直す必要がなくなります。

紙の押印と併用している場合は、その線引きも書いておいてください。相手方の事情で紙になる契約は必ず残ります。どちらで締結したかを一覧で管理する仕組みを決めておかないと、契約書が二か所に分かれたまま誰も全体を把握できなくなります。

規程の改定には社内の手続きが要ります。切り替えの日程とは別に、早めに動き出してください。切り替えが終わってから直そうとすると、後回しのまま残ります。

社内の合意をどう作るか

乗り換えには社内の承認が要ります。この場面で、費用の話だけを持っていくと通りにくいです。

伝えるべきは三つです。いま何に困っているか、そのまま続けるとどうなるか、変えると何が変わるか。この順番で話すと、聞く側は判断しやすくなります。

いま何に困っているかは、できるだけ具体的に書いてください。取引先から紙で送ってほしいと言われた件数、契約書を探すのにかかっている時間、更新期限に気づかず自動更新になった契約。数字がなくても、起きている場面を具体的に書けば伝わります。

そのまま続けるとどうなるか。取引先との手続きが滞る、契約書の所在が分からなくなる、担当者一人に知識が集中していて休めない。これは脅しではなく、事実として起きうることを共有するという姿勢で書きます。

変えると何が変わるか。ここで大事なのは、良いことだけを並べないことです。移行の期間は現場の負担が一時的に増えますし、締結済み契約書の書き出しという手間もかかります。それを先に伝えておくほうが、あとの信頼につながります。

取引先への配慮を忘れない

電子契約は、相手があって初めて成立します。乗り換えは、相手にも手間をかける行為です。

案内を出すときは、変更の理由を一言添えてください。「社内の管理体制を整えるため」といった簡単な説明で構いません。理由が分かると、相手は納得しやすくなります。

そして、最初の一回は少し丁寧に。締結の依頼を送ったあとに、届いているかを確認する連絡を入れるだけで、相手の不安はかなり減ります。

相手方が電子契約に不慣れな場合は、操作の手順を簡単にまとめた案内を添えるのも有効です。手間に思えますが、問い合わせに個別に答えるより、結局は早く済みます。

乗り換え先を選ぶときに見るところ

一度うまくいかなかった経験があるからこそ、次は慎重に選びたい。そう思われるのは自然なことです。

いちばん大事なのは、前回できなかったことを最優先の条件にすることです。相手が使ってくれなかったのなら、相手役を立てて実際に受け取ってもらい、迷わず署名できるかを確かめる。検索ができなかったのなら、自社の契約書を実際に入れて探せるかを試す。

あわせて、いま満たせていることが次でも満たせるかを確認してください。方式、承認の設定、既存システムとの連携。ここを見落とすと、別の困りごとが生まれます。

そして、次にやめるときのことも聞いておいてください。書き出せる形式、書き出しの費用、解約後にデータが残る期間。今回それで苦労したのなら、なおさらです。まっとうな提供元なら、普通に答えてくれます。

移行の作業そのものを外部に頼るという選択もあります。データの書き出しと確認、既存システムとの連携の設定といった部分は、経験のある人に任せたほうが早いことが多いです。この種の仕事はアプリケーション開発のお仕事のような形で依頼されており、社内の担当者は判断と社内調整に集中する、という分担にすると全体が進みます。

試用の期間に何を確かめるか

試用を申し込んでも、画面を眺めるだけで期間が終わってしまうことがあります。使える日数は限られていますから、試すことを先に決めておきます。

最低限、四つは実際に手を動かしてください。ひとつ、自社でよく使う雛形を一つ作り、差し込む項目が思ったとおりに動くかを見る。ふたつ、社内の別の人を相手役にして締結まで通し、相手側の画面で何を求められるかを確かめる。みっつ、締結した契約書を書き出して、合意の記録が一緒に出てくるかを見る。よっつ、承認の順番を自社の実態どおりに組めるかを設定してみる。

三つめがとくに大事です。書き出しの中身は、契約するときに聞いても口頭の説明で終わりがちですが、試用で実際に出してみれば一目で分かります。次にやめるときの条件を、契約する前に自分の目で確かめておくということです。

相手役の画面も、必ず自分で見ておいてください。取引先が離れる理由の多くは、その画面で迷うことにあります。どこで手が止まるかを見つけたら、その点を提供元に伝えて、解決できるかを聞いてから契約を決めます。

乗り換えないという選択もある

ここまで乗り換えを前提に書いてきましたが、乗り換えないという判断も立派な選択です。

いまのサービスで困っていることを三つ書き出してみてください。そのうち、設定を変えるだけで解決するものはありませんか。使っていない機能の中に、その困りごとを解決するものが眠っていることは、実はよくあります。

提供元のサポートに聞いてみる、管理画面を一度じっくり触ってみる。これだけで解決するなら、移行にかかる時間と負担を丸ごと節約できます。

とくに電子契約は、締結済みの契約書の扱いという重い論点があります。移らずに済むなら、そのほうが安全です。それでも解決しないなら、そのときに進めればよいのです。

現場の気持ちを置き去りにしない

システムの乗り換えは、道具の話に見えて、人の話でもあります。

契約の締結に関わるのは、法務の担当者だけではありません。営業の担当者、承認する管理職、そして署名する役職者。それぞれが新しいやり方を覚え直すことになります。

だから、切り替えを決めたら、理由を先に伝えてください。理由が分かれば、多くの人は納得します。そして、最初の一か月はうまくいかないことを前提に伝えておいてください。先に言っておくだけで、つまずいたときの受け止め方がまったく違ってきます。

誰がどの役割を担うかを整理しておくことも助けになります。人の配置や得意分野を可視化する考え方はタレントマネジメントシステム比較2026｜カオナビ vs HRBrain vs タレントパレットにまとまっており、移行の担当を誰に割り振るかを考えるときの参考になります。

業務の流れを見直して改善点を洗い出す作業を、外部の支援を受けながら進めるという方法もあります。こうした相談はAIコンサル・業務活用支援のお仕事のような形で依頼されることが増えています。社内だけで抱え込まなくて大丈夫です。

市場を長く見てきた立場からの観察

在宅ワークと業務委託の市場を20年運営してきた立場から、ひとつ気づいたことを書いておきます。

運営者として見てきた限りでは、契約の手続きが重い取引ほど、小さな仕事が回らなくなります。金額の小さい依頼に対して、書面をやりとりする手間が釣り合わないからです。電子契約が効くのは、大きな契約を速くすることよりも、手続きの重さで諦めていた小さな取引を成立させる点にあります。

もうひとつ。取引の間に何層も業者が入ると、契約書も承認もその層の数だけ増えます。依頼する側は同じ予算でより少ない作業しか頼めず、受ける側の手取りは薄くなる。手数料0%で直接つながる形が効いてくるのは、金額そのものよりも、この手続きの層が減るという点です。契約から支払いまでの経路が短いほど、双方の手元に残るものが増えます。

乗り換えの話に戻ります。決めておくのは、締結済みの契約書をどうするか、署名の方式を変えるか、いつ切り替えるか、旧サービスをいつまで残すか、取引先にいつ何を伝えるか、そして誰が判断するか。この六つです。とくに一つ目、締結済みの契約書は移すものではなく、記録ごと書き出して保管するもの。ここだけは、最初に社内で共有しておいてください。

ひとつずつで大丈夫です。焦らずに進めてください。

よくある質問

Q. 電子契約サービスを乗り換えると、締結済みの契約書はどうなりますか？

新しいサービスに移すものではなく、旧サービスから書き出して保管するのが基本の考え方です。電子契約の証拠力は、契約書のファイル本体だけでなく、誰がいつどこから合意したかという記録や署名の情報が揃って初めて意味を持ちます。この記録は旧サービスの仕組みの中にあるため、ファイルだけを新しいサービスに入れても電子契約として締結したことを説明する力を持ちません。

Q. 旧サービスはいつ解約すればよいですか？

締結済みの契約書の書き出しが完全に終わり、内容を確認し、保存の要件を満たす形で保管できたと確認できるまでは解約しないでください。書き出しに漏れがあったと後から気づいても、解約後では取り戻せません。残す期間の目安と、その間の費用をどの予算で持つかを、切り替えを決める段階で先に決めておくと、解約の判断で迷わずに済みます。

Q. 切り替えのタイミングはいつがよいですか？

締結の件数が集中する時期を避けてください。年度末や期末は契約の締結が重なるため、その時期に切り替えると担当者の負担が二重になります。比較的落ち着いた月を選び、その月の初めに切り替えるのが安全です。あわせて、送信済みでまだ署名されていない契約書を一覧で確認し、締結を待つか取り消して送り直すかを事前に決めておいてください。

Q. 取引先にはいつ何を伝えればよいですか？

切り替えの一か月前を目安に、新しい差出人のメールアドレスを明記して案内してください。締結の依頼が届くメールの差出人が変わるため、相手方の受信設定や社内の取り扱いに影響します。迷惑メールに振り分けられて気づかれない事態を防ぐためにも、事前の連絡は必須です。変更の理由を一言添えると相手は納得しやすく、最初の一回は届いたかを確認する連絡を入れると安心です。

Q. 乗り換えずに今のサービスを使い続けるほうがよい場合もありますか？

あります。まず、いまのサービスで困っていることを三つ書き出し、そのうち設定変更だけで解決するものがないかを確認してください。使っていない機能の中に解決策が眠っていることは実際によくあります。電子契約は締結済み契約書の扱いという重い論点があるため、移らずに済むならそのほうが安全です。提供元のサポートに相談してから判断しても遅くありません。