社内の勤怠管理システムを外注する際の検討順序｜既製サービスとの比較を先にする 2026

2026年2月11日

長谷川奈津

この記事のポイント

✓勤怠管理システムの外注を検討する前に
✓既製サービスとの比較をどう進めるべきかを解説します
✓失敗しない選び方まで発注者目線で整理しました

先日、ある製造業の総務担当者さんから相談を受けました。「エクセルの勤怠管理が限界にきていて、システムを外注で作ろうと思っているんですが、その前に何を確認すればいいですか」と。結論から言うと、勤怠管理システムをゼロから外注する前に、必ず既製のクラウドサービスとの比較を済ませておくべきです。つまり、外注検討はスクラッチ開発が本当に必要かどうかを見極める作業から始まるということです。この記事では、勤怠管理システムを外注する際に押さえておくべき検討順序、費用相場、依頼先の選び方を、発注者の立場で具体的に解説します。

勤怠管理システムの外注を検討する前にまず整理すべきこと

「勤怠管理システム外注検討」と検索している方の多くは、次のどちらかの状況にいるはずです。ひとつは、既存の勤怠管理の仕組み（紙のタイムカード、エクセル、あるいは古い自社システム）が現場の実態に合わなくなり、刷新を考え始めた段階。もうひとつは、すでに既製のクラウド勤怠管理サービスを検討したものの、自社特有の勤務体系やシフトルールに合わず、カスタム開発やアウトソーシングを視野に入れ始めた段階です。

こういうケース、実は本当に多いんです。特に多いのが「既製サービスを試したが、変則シフトや複数拠点の管理に対応しきれず断念した」というパターン。逆に言えば、この段階を飛ばしていきなり外注の相見積もりを取り始めると、後で「実は市販サービスのカスタマイズだけで十分だった」と気づき、時間とコストを無駄にすることがあります。

まず整理すべきは次の3点です。

第一に、勤怠管理で本当に困っている業務は何かを言語化すること。打刻の正確性なのか、残業時間の自動集計なのか、給与計算ソフトとの連携なのか、法改正対応（36協定の上限管理など）なのか。困りごとが曖昧なまま外注先に相談すると、要件定義の段階で迷走します。

第二に、既製のクラウド勤怠管理サービス（月額数百円から数千円/人程度が相場）で解決できないかを先に検証すること。既製サービスの多くはAPI連携や項目カスタマイズの余地があり、想像以上に柔軟です。

第三に、外注する場合の予算感を先に持つこと。勤怠管理システムのスクラッチ開発は、小規模なものでも100万円前後から、複数拠点・複雑な勤務体系に対応するものでは500万円を超えることも珍しくありません。この相場感を持たずに発注すると、見積もりの高低を正しく判断できません。

マクロ視点で見る勤怠管理システム外注の市場動向

勤怠管理システムの外注・開発委託の市場は、働き方改革関連法の施行やフリーランス保護新法の施行を背景に、需要が拡大しています。特に中小企業においては、残業時間の上限規制や有給休暇の取得義務化への対応として、勤怠データを正確かつ自動的に管理する仕組みへのニーズが高まっています。

厚生労働省が公表している働き方改革関連の施策でも、労働時間の適正な把握が企業の義務として明確化されており、エクセルや紙での管理には限界があるという認識が広がっています。

人材不足や業務の煩雑化、働き方改革や法改正への対応に追われ、勤怠管理業務に課題を感じている総務・人事担当者は少なくありません。そこで注目されているのが、「勤怠管理業務の外注（アウトソーシングサービス）」です。出典: persol-bd.co.jp

ここで注意したいのは、「勤怠管理の外注」には2つの異なる意味があるという点です。ひとつは勤怠管理の運用業務そのものをBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）として委託すること。もうひとつは、勤怠管理システム自体の開発やカスタマイズをシステム開発会社やフリーランスエンジニアに依頼することです。この記事では主に後者、つまりシステム開発の外注について詳しく解説しますが、両者を混同すると発注先選びを誤るため、まずどちらを検討しているのかを明確にしてください。

市場全体としては、クラウド型の既製勤怠管理サービスが主流になりつつあり、スクラッチ開発の需要は「既製サービスでは対応しきれない特殊要件を持つ企業」に絞られてきています。具体的には、変則的なシフト勤務、複数の給与体系が混在する企業、海外拠点との連携が必要な企業などです。逆に言えば、そうした特殊要件がないのであれば、外注前にまず既製サービスの導入を真剣に検討すべきというのが、現在の市場の実態に即した判断です。

既製サービスとの比較を先にすべき理由

なぜ比較が必要なのか

勤怠管理システムの外注を検討する際、多くの発注担当者が見落としがちなのが「そもそも外注が必要か」という原点の確認です。

本稿では、勤怠管理システムのスクラッチ・カスタム開発を外注する際の検討ポイントを整理しました。要点を3つにまとめます。出典: lassic.co.jp

既製のクラウド勤怠管理サービスは、月額数百円から数千円/人程度というリーズナブルな価格帯で提供されており、シフト管理、有給休暇管理、残業時間の自動計算、給与計算ソフトとの連携などの機能が標準で揃っています。これに対し、スクラッチ開発は初期費用だけで100万円以上かかることが多く、さらに保守運用費用が継続的に発生します。

比較を先にすべき理由は明確です。既製サービスで解決できる課題を、わざわざ高額な外注費用をかけて開発する必要はないからです。実際、既製サービスの多くは項目のカスタマイズやAPI連携の余地を持っており、「うちの会社は特殊だから既製品では無理」という思い込みが、比較検討の前に外注に踏み切ってしまう典型的な失敗パターンです。

既製サービスで足りないケースの見極め方

一方で、既製サービスでは本当に対応できないケースも存在します。判断基準として以下を確認してください。

第一に、勤務体系が極めて複雑で、既製サービスの設定項目では表現しきれない場合。例えば、複数の事業所で異なる36協定を運用しており、それぞれ異なる集計ロジックが必要なケースです。

第二に、既存の基幹システム（人事システムや会計システム）との連携が必須で、既製サービスのAPI連携機能では対応できない場合。

第三に、勤怠データを独自の分析基盤に流し込みたいなど、データの活用方法自体が特殊な場合です。

これらに該当しない場合は、外注によるスクラッチ開発よりも、既製サービスのカスタマイズプランや、既製サービスに詳しいフリーランスエンジニアへの部分的な外注（API連携部分だけを依頼するなど）のほうが、コストパフォーマンスに優れます。

勤怠管理システムの外注で依頼できる業務内容

勤怠管理システムの外注では、開発の全工程を一括で依頼するケースと、一部の工程だけを切り出して依頼するケースがあります。依頼できる業務内容を整理すると次の通りです。

要件定義。現状の勤怠管理の課題をヒアリングし、必要な機能を洗い出す工程です。ここを疎かにすると、後工程の手戻りが大きくなります。

システム設計。要件定義をもとに、データベース設計や画面設計、外部システム連携の仕様を決める工程です。

開発（実装）。実際にプログラムを組む工程です。フロントエンド（打刻画面や管理画面）とバックエンド（データ処理、集計ロジック）に分かれます。

テスト。開発したシステムが要件通りに動作するかを検証する工程です。特に勤怠管理は残業時間や有給日数の計算ミスが労務トラブルに直結するため、テストの精度が重要です。

導入支援・定着支援。システムをリリースした後、現場の従業員が実際に使いこなせるようにマニュアル作成や操作説明を行う工程です。

保守運用。リリース後の不具合対応や、法改正（残業上限の見直しなど）に応じた機能改修を継続的に行う工程です。

これらすべてを一社に依頼する方法もあれば、要件定義とシステム設計だけをコンサルタントに依頼し、実装はフリーランスエンジニアに直接依頼するという分割発注の方法もあります。分割発注は、中間マージンを抑えられる分、コストを圧縮しやすいという利点がありますが、その分発注者側でプロジェクト全体の進行管理を担う必要があります。

勤怠管理システムを外注する費用相場

開発規模別の費用感

勤怠管理システムの開発費用は、規模と要件の複雑さによって大きく変動します。目安として以下のように整理できます。

小規模（既製サービスのカスタマイズ、または簡易な自社開発）では50万円から150万円程度。打刻機能と基本的な集計機能のみのシンプルな構成です。

中規模（複数拠点対応、給与計算ソフトとの連携を含む）では150万円から400万円程度。

大規模（複数の勤務体系、海外拠点連携、独自の分析基盤との統合など）では400万円から1000万円以上になることもあります。

これらはあくまで市場の相場感であり、依頼先や要件の詳細によって上下します。重要なのは、見積もりを取る前にこの相場観を持っておくことです。相場を知らないまま見積もりを受け取ると、高いのか安いのか判断できず、結果的に不利な条件で契約してしまうリスクがあります。

依頼先による費用差の構造

同じ要件であっても、依頼先によって費用は大きく異なります。これは主に「間に何社挟まっているか」という構造によるものです。

大手システム開発会社に依頼する場合、営業担当者、プロジェクトマネージャー、複数のエンジニアが関わる体制となり、その分人件費が費用に上乗せされます。

制作会社やIT企業から実務を再委託されているケースでは、仲介する会社の利益分がさらに上乗せされます。

一方、フリーランスエンジニアに直接依頼する場合、仲介会社を挟まない分、中間マージンが発生しません。同じ開発内容であっても、直接依頼のほうが総額を抑えられる傾向にあります。ただし、フリーランスへの直接依頼は、プロジェクト管理や品質保証を発注者側で一定程度担う必要がある点には注意が必要です。

私自身、初めて外注を依頼したときに見積もりの比較で失敗した経験があります。3社から見積もりを取ったのですが、含まれる工程の範囲がバラバラで、単純な総額比較しかしていませんでした。後になって、ある会社の見積もりには保守運用費用が含まれておらず、別の会社には含まれていたことに気づき、実質的な費用差を正しく把握できていなかったのです。見積もりを比較する際は、総額だけでなく「どこまでの工程が含まれているか」を必ず項目ごとに確認する必要があります。

勤怠管理システムを外注する際の失敗しない選び方

選定ポイント1：勤怠管理・労務分野の実績があるか

勤怠管理システムは、単なる業務システムではなく、労働基準法や36協定など法律の知識が求められる領域です。実装経験が豊富であっても、労務の知識がない開発会社やエンジニアに依頼すると、法改正への対応漏れや、残業時間の計算ロジックの誤りといった重大なトラブルにつながる可能性があります。依頼先を選ぶ際は、勤怠管理システムや労務管理システムの開発実績を必ず確認してください。

選定ポイント2：保守運用の体制が明確か

勤怠管理システムは、リリースして終わりではありません。法改正のたびに集計ロジックを見直す必要があり、継続的な保守運用が不可欠です。契約時に、保守運用の範囲、対応時間、追加費用の有無を明確にしておくことが重要です。「保守運用は別途相談」といった曖昧な契約は、後々のトラブルの元になります。

選定ポイント3：コミュニケーションの取りやすさ

勤怠管理システムの開発は、要件定義の段階で発注者と開発者の間に認識のズレがあると、大きな手戻りにつながります。特にフリーランスエンジニアに直接依頼する場合、担当者が一人であることが多く、コミュニケーションの相性がプロジェクトの成否を左右します。初回の打ち合わせで、こちらの要望を的確に汲み取ってくれるか、専門用語を噛み砕いて説明してくれるかを確認しておくとよいでしょう。

選定ポイント4：見積もりの内訳が明確か

前述の通り、見積もりの総額だけでなく、要件定義、設計、実装、テスト、導入支援、保守運用のどこまでが含まれているかを項目ごとに確認してください。内訳が不明瞭な見積もりを提示する依頼先は、後から追加費用を請求してくるリスクが高い傾向にあります。

選定ポイント5：契約書の内容を確認する

外注契約では、成果物の権利帰属、検収の基準、支払い条件（特に受領日から60日以内の支払いはフリーランス保護新法で義務化されています）を必ず契約書に明記してもらってください。つまり、口頭での約束だけで進めるのは絶対に避けるべきということです。契約書がない、あるいは内容が曖昧な場合は、発注前に必ず修正を求めてください。

※このケースでは、契約内容に不明点がある場合は弁護士や行政書士などの専門家に相談することをおすすめします。

勤怠管理システムの外注で注意すべきポイント

注意点1：要件定義を丸投げしない

「うちの勤怠管理をいい感じにしてください」といった曖昧な依頼は、開発会社やエンジニアを困らせるだけでなく、完成後に「思っていたものと違う」というトラブルの原因になります。現状の勤怠管理フロー、困っている業務、必要な機能を発注者側でできる限り具体的に整理してから相談することが重要です。

注意点2：安さだけで選ばない

私が以前、安さだけを基準にフリーランスエンジニアを選んだ際、品質面で苦労した経験があります。相場より大幅に安い見積もりを提示された案件で、いざ開発が始まると、こちらの意図が正確に伝わらず、何度も手戻りが発生しました。結果的に、修正対応に追加の時間がかかり、当初想定していたスケジュールを大幅に超過してしまったのです。この経験から、見積もり額だけでなく、過去の実績やコミュニケーションの質を含めて総合的に判断すべきだと痛感しました。

注意点3：法改正への対応を確認する

勤怠管理システムは、労働基準法の改正（残業時間の上限規制、有給休暇の取得義務化など）に応じて、継続的なアップデートが必要です。開発時点では問題なくても、法改正後に対応が漏れていると、労務コンプライアンス上のリスクを抱えることになります。契約時に、法改正対応がどのように行われるのか（追加費用の有無を含めて）を確認しておくことをおすすめします。

注意点4：データ移行の計画を立てる

既存の勤怠管理システムやエクセルからのデータ移行は、想定以上に手間がかかる工程です。過去何年分のデータを移行するのか、移行にかかる期間と費用はどの程度かを、外注先と事前にすり合わせておく必要があります。データ移行の計画が甘いと、リリース直前に想定外の作業が発生し、スケジュールが遅延する原因になります。

依頼の流れ

勤怠管理システムを外注する際の一般的な流れは次の通りです。

まず、社内で現状の課題と必要な機能を整理します。次に、複数の依頼先候補（システム開発会社、制作会社、フリーランスエンジニアなど）に相談し、見積もりを取得します。この段階で、既製サービスとの比較検討も並行して行うことをおすすめします。

見積もりを比較する際は、総額だけでなく工程ごとの内訳を確認し、契約書の内容（権利帰属、検収基準、支払い条件）を精査します。契約後は、要件定義、設計、実装、テストという工程を経てリリースに至ります。リリース後も、保守運用契約に基づいて継続的なサポートを受けることになります。

この一連の流れの中で、要件定義とプロジェクト管理を専門のコンサルタントやプロジェクトマネージャーに依頼し、実装をフリーランスエンジニアに直接依頼するという分割発注のスタイルを取る企業も増えています。この方法は、仲介会社を挟まない分、開発費用を抑えられる一方、発注者側で全体のプロジェクト管理の役割を一部担う必要があります。

システム開発全般の外注先選びについては、アプリケーション開発のお仕事で、開発を依頼する際に確認すべきポイントを詳しく解説していますので、あわせて参考にしてください。また、勤怠管理システムの開発にはAPI連携やデータ集計の設計スキルが求められることが多く、ソフトウェア作成者の年収・単価相場では、そうした開発を担うエンジニアの単価相場を確認できます。

@SOHOデータの考察：システム開発の外注における直接依頼のメリット

勤怠管理システムのようなシステム開発案件は、要件定義から実装、保守運用まで、複数の専門スキルが求められる複雑なプロジェクトです。こうした案件では、システム開発会社を通す方法と、フリーランスエンジニアに直接依頼する方法の両方が選択肢に入ります。

システム開発会社を通す場合、営業担当者やプロジェクトマネージャーが間に入ることで、進行管理の負担は軽減されますが、その分のコストが費用に上乗せされます。一方、フリーランスエンジニアへの直接依頼では、仲介コストがかからない分、同じ予算でより手厚い開発体制を組める可能性があります。

20年この市場を見てきた立場から言えば、勤怠管理システムのような専門性の高い開発案件ほど、発注者と開発者の直接的な関係構築が成果に直結する傾向があります。長く続く取引関係を築いているケースほど、単発の発注ではなく「この人に任せると要件の意図を汲んでくれる」という信頼関係に時間を投資しています。勤怠管理システムは法改正への継続対応が必須の分野であるため、単発の開発で終わらせず、保守運用まで見据えた長期的なパートナーシップを組める依頼先を選ぶことが、結果的にコストパフォーマンスを高めます。

また、中間マージンが発生しない直接取引の構造は、発注者と受注者の双方にメリットをもたらします。同じ予算であれば発注者はより手厚い開発工数を依頼でき、受注者側は仲介手数料を引かれない分、手取りの単価が高くなります。手数料0%で仲介する仕組みは、単に安く発注できるという金額面のメリットだけでなく、受注者が適正な報酬を得られることで、長期的に質の高いエンジニアとの関係を維持しやすくなるという構造的な利点があります。運営者として見てきた限りでは、この"双方が得をする"関係性こそが、勤怠管理システムのような継続的な保守が必要な開発案件において、最も重要な選定基準になります。

勤怠管理システムの開発に限らず、社内の業務システムを外注する際の一般的な進め方については小規模事業者のDX外注｜業務効率化を外注で実現する方法と費用で詳しく解説しています。限られた予算で成果を出すための外注活用の考え方はスタートアップの外注活用ガイド｜限られた予算で最大の成果を出す方法【2026年版】も参考になります。さらに、勤怠管理の運用業務そのものをアウトソーシングする選択肢を検討する場合は、セキュリティ体制の観点からSOC運用外注費用】24時間365日の監視体制！SOCアウトソーシングの相場と選び方で解説している監視体制の考え方も参考になるはずです。

法律はあなたの味方です。勤怠管理システムの外注は、契約内容や支払い条件を正しく理解していれば、決して怖いものではありません。既製サービスとの比較を丁寧に行い、費用相場を把握したうえで、信頼できる依頼先を選んでください。