検収書とは｜意味と書き方と受領書との違い

検収書とは何かを調べている人の多くは、取引先から「検収書を出してください」と言われたり、初めて発注の担当になったりして、納品書や受領書と何が違うのか、何を書けばよいのかが分からずにいます。結論から言うと、検収書は、納品された物や成果物を、注文どおりかどうか確かめたうえで受け入れたことを、発注した側が受注した側に知らせる書類です。「受け取った」ことだけを示す受領書とは違い、「中身を確かめて合格とした」ことを示す点に意味があります。この記事では、検収書の意味と役割、ほかの書類との違い、記載する項目と書き方の例、発行の流れ、検収の期限と支払いの関係、保存の期間までを順に説明します。納品から検収、請求までの進み具合を、担当と期限をつけてチームで共有したいときに使える、プロジェクト管理ツールのPinatecaのような道具の使いどころにも後半で触れます。

検収書とは何か

検収とは、納品された物や成果物が、注文した内容と合っているかを確かめ、受け入れることです。数量が合っているか、壊れていないか、決められた仕様のとおりに作られているか、などを確かめます。検収書とは、この検収を終えたことを示す書類のことで、検収通知書、検収完了通知書などと呼ばれることもあります。

電子契約のサービスを提供している会社の解説では、検収書を次のように説明しています。

検収書とは、契約に基づいて納品された納入物や工事の品質、数量等を確認し、受け入れたことを証明する書類です。主に建設業や製造業、システム開発、Webサイト制作、コンサルティングといった、成果物が無形であったり、完成までに複数回のチェックが必要だったりする取引でで利用されることが多く、契約の完了や支払いなどに関わる重要な文書として位置付けられます。 出典: cloudsign.jp

この説明にあるように、検収書は、どんな取引でも必ず使われるものではありません。文房具や消耗品のように、届いた物の数を数えれば足りる取引では、検収書を出さずに、納品書の控えに受け取りの印を押すだけで済ませることも多くあります。一方で、システムの開発やWebサイトの制作、建物の工事のように、成果物が注文どおりかどうかを確かめるのに時間がかかる取引では、検収書で「確かめて合格とした」ことを形に残すことが大切になります。

検収書を出すことは、法律で一律に義務づけられているわけではありません。出すかどうか、どの様式で出すかは、取引の当事者どうしの契約や、会社の決まりによって決まります。契約書に「検収をもって納品の完了とする」「検収書の発行の後に請求する」といった条文がある場合は、その契約に沿って検収書を出します。

検収書の役割

検収書には、主に次の3つの役割があります。

取引の完了を示す

検収書は、受注した側から見れば、自分の仕事が注文どおりに終わったと認められた証になります。とくに、システムの開発やデザインの制作のように、完成の基準が人によって受け取り方の違うものでは、「どこで完成とするか」で後からもめることがあります。検収書があれば、発注した側がその時点で内容を確かめ、受け入れたことがはっきりします。

請求と支払いのきっかけになる

多くの会社では、検収書を出した後に、受注した側が請求書を出し、その請求書に基づいて支払う、という流れになっています。検収が終わらないと請求ができない契約もあるので、検収書は、お金の流れのきっかけになる書類です。会計の面では、検収が終わった日を、売上や仕入れを記録する日とする会社も多くあります。

後から確かめる記録になる

検収書には、いつ、何を、どのように確かめて受け入れたのかが残ります。納品の後に不具合が見つかったとき、検収の時点でどこまで確かめていたのかを振り返る材料になります。

納品書・受領書・請求書との違い

検収書と混同されやすい書類に、納品書、受領書、請求書があります。それぞれ、誰が出すのか、何を示すのかが違います。

書類	出す人	示すこと	出す時期
納品書	受注した側	何を、いくつ納めたか	物や成果物を納めるとき
受領書	発注した側	物や成果物を受け取ったこと	受け取ったとき
検収書	発注した側	中身を確かめ、受け入れたこと	検査を終えたとき
請求書	受注した側	代金を支払ってほしいこと	納品または検収の後

一番違いが分かりにくいのが、受領書と検収書です。どちらも発注した側が出す書類ですが、受領書は「届いた」ことだけを示し、中身を確かめたかどうかは示しません。たとえば、段ボール箱が10箱届いたときに受領書を出しても、箱の中の品物が注文どおりかどうかはまだ分かりません。中を開けて、数と品質を確かめ、問題がなかったときに出すのが検収書です。

会計ソフトの会社の解説でも、検収書を納品書や請求書と使い分ける大切さが書かれています。

検収書は商取引で発注した商品が正しく納品されたことを証明するための重要な書類です。検収書は納品書や請求書とどう使い分ければよいか、 また、検収書を発行する際に気を付けるべきポイントや作成手順について具体的に解説します。 出典: yayoi-kk.co.jp

取引によっては、受領書と検収書を一つにまとめた「受領・検収書」を使うこともあります。届いたその場で中身を確かめられる取引なら、一枚で済ませたほうが手間が少なくなります。

検収書に記載する項目

検収書の様式は、法律で決められていません。会社ごとの様式があればそれを使い、なければ次の項目を入れると、多くの取引で必要な情報がそろいます。

1. 書類の名前（検収書、検収完了通知書など）
2. 発行日
3. 宛先（受注した側の会社名、担当者名）
4. 発行者（発注した側の会社名、部署、担当者名、連絡先、社印）
5. 検収番号（社内で管理するための番号）
6. 注文の番号や契約の名前（どの注文に対する検収かが分かるように）
7. 納品日と検収日
8. 検収した品物や成果物の名前、数量、単価、金額
9. 合計の金額（税抜と消費税の額、税込）
10. 検収の結果（合格など）
11. 備考（特記事項、一部の不足や後日の対応など）

このうち、とくに大切なのは6と7です。6の注文の番号があれば、受注した側は、どの注文の分の検収なのかを請求書と結びつけられます。7の納品日と検収日は、請求や支払いの時期、会計の記録の日を決める根拠になるので、必ず両方を書きます。

10の検収の結果は、「上記の通り検収いたしました」のように、受け入れたことをはっきり書きます。一部に不足や不具合があって、それ以外を受け入れる場合は、受け入れた範囲と、残りをどうするかを備考に書きます。

検収書の書き方の例

物品を納めてもらった場合の、検収書の例です。

検収書

令和8年10月23日

株式会社〇〇 御中 営業部 〇〇様

株式会社△△ 総務部 □□ 電話 00-0000-0000

検収番号 K-2026-1023

下記の通り検収いたしましたので、ご通知申し上げます。

注文番号 PO-2026-0987 納品日 令和8年10月20日 検収日 令和8年10月23日

品名 事務用の椅子（型番〇〇） 数量 20脚 単価 18,000円 金額 360,000円 品名 組み立ての作業 数量 1式 金額 40,000円 小計 400,000円 消費税（10%） 40,000円 合計 440,000円

検収結果 合格

備考 納品いただいた20脚すべてについて、数量、型番、外観に問題がないことを確かめました。

成果物が形のない仕事、たとえばWebサイトの制作の場合は、次のように書きます。

検収書

令和8年10月23日

〇〇デザイン事務所 〇〇〇〇様

株式会社△△ 広報部 □□

下記の業務の成果物について、検収いたしましたのでご通知します。

契約名 当社採用サイトの制作業務 契約日 令和8年8月1日 納品日 令和8年10月16日 検収日 令和8年10月23日

検収の対象 採用サイト一式（トップページ、仕事の紹介のページ5ページ、応募のフォーム） 検収の方法 仕様書の確認項目32項目について、パソコンとスマートフォンでの表示と動作を確かめた 金額 600,000円（税抜） 消費税 60,000円 合計 660,000円

検収結果 合格

備考 10月18日にお伝えした文字の修正2か所は、10月21日に直っていることを確かめました。

形のない成果物の検収では、何を基準に確かめたのかを書いておくことが大切です。仕様書の項目に沿って確かめたことを書いておけば、後で不具合が見つかったときに、検収の時点で何を確かめていたのかを振り返れます。

検収の方法の種類

検収でどこまで確かめるかは、品物や成果物の種類によって変わります。主な方法は次のとおりです。

方法	内容	向いている取引
数量の確認	届いた数が注文と合っているかを数える	消耗品、文房具など
全数の検査	届いた物を一つずつ確かめる	高額な機器、数の少ない品物
抜き取りの検査	届いた物の一部を選んで確かめる	部品や材料など、数の多い品物
動作の確認	実際に動かして、仕様どおりに動くかを確かめる	機械、システム、Webサイト
書類との照合	報告書や図面が、契約で決めた内容を満たしているかを確かめる	調査、設計、コンサルティング

数の多い部品を一つずつ確かめるのは現実的ではないので、抜き取りの検査がよく使われます。その場合は、何個のうち何個を選んで確かめるのか、何個まで不良があれば全体を不合格にするのかを、前もって取り決めておきます。

システムやWebサイトのように、動かしてみないと分からない成果物では、確かめる項目の一覧を作っておくと検収が進めやすくなります。「パソコンとスマートフォンの両方で表示が崩れないこと」「フォームから送信した内容がメールで届くこと」のように、合格の基準を具体的な項目にしておけば、担当者が変わっても同じ基準で確かめられます。項目の一覧は、発注の段階で受注した側と共有しておくと、受注した側も納品の前に自分で確かめられ、検収の段階での手戻りが減ります。

業種ごとの検収の進め方

検収の進め方は、業種によっても特徴があります。

建設の工事では、工事が終わった後に、発注した側の担当者が現地で出来上がりを確かめる検査が行われます。図面や仕様書のとおりに作られているか、傷や汚れがないかを確かめ、指摘があれば直してもらってから引き渡しを受けます。工事の途中で、段階ごとに確かめる中間の検査を行うこともあります。

システムの開発では、受け入れのテストと呼ばれる確認を行うのが一般的です。受け入れのテストとは、発注した側が、実際の業務で使う場面を想定して、システムが求めたとおりに動くかを確かめる作業のことです。テストの項目と期間を契約で決め、その結果を踏まえて検収書を出します。

物品の取引では、倉庫や受付で受け取った後、注文した部署の担当者が中身を確かめ、問題がなければ検収の処理をします。受け取る部署と確かめる部署が別なので、受け取った物が確かめられないまま置き去りにならないよう、受け取ったら注文した部署にすぐ知らせる決まりを作っておきます。

デザインや文章の制作では、検収の前に、何度か修正のやり取りが入ることがほとんどです。修正の回数や範囲を契約で決めておかないと、検収がいつまでも終わらないことがあります。最終の確認の日を決め、その日に問題がなければ検収とする、と取り決めておくと区切りがつけやすくなります。

検収と会計の記録の関係

検収の日は、会計の記録にも関わります。会社によっては、品物を受け取った日ではなく、検収が終わった日に、仕入れや費用を記録する決まりにしています。受注した側でも、検収が終わった日に売上を記録する会社があります。

売上を記録する時期の考え方には、品物を出した日に記録する方法、相手に届いた日に記録する方法、相手の検収が終わった日に記録する方法などがあり、取引の内容に合わせて会社ごとに決めています。どの方法を使うかは、会計の基準や税金の扱いにも関わるので、一度決めたら、正当な理由がない限り毎年同じ方法を続けるのが基本です。

検収書の日付は、こうした記録の根拠になるので、実際に検収が終わった日を正しく書くことが大切です。決算の時期に合わせて検収の日付をずらすようなことはしてはいけません。会計の扱いに迷う場合は、経理の担当者や顧問の税理士に確かめます。

検収を知らせるメールの例文

検収書をメールで送るときや、検収書を出さずにメールで検収の完了を知らせるときの例文です。

件名：検収完了のご連絡（注文番号 PO-2026-0987）

株式会社〇〇 営業部 〇〇様

いつもお世話になっております。株式会社△△ 総務部の□□です。

10月20日に納品いただきました事務用の椅子20脚につきまして、本日検収を完了いたしましたので、ご連絡いたします。検収書を添付いたしますので、ご確認ください。

つきましては、請求書のご送付をお願いいたします。今後ともよろしくお願いいたします。

株式会社△△ 総務部 □□

メールで知らせる場合も、注文の番号、納品の日、検収した物、検収した日を必ず書きます。件名に注文の番号を入れておくと、受け取った側が請求書と結びつけやすくなります。

検収書を発行するまでの流れ

検収書を発行するまでの一般的な流れは、次のとおりです。

1. 発注する：注文書や契約書で、品物や成果物の内容、数量、納期、金額を決める
2. 納品を受ける：受注した側から物や成果物と納品書を受け取る。必要に応じて受領書を出す
3. 検査をする：注文の内容と照らし合わせて、数量、品質、仕様を確かめる
4. 問題があれば伝える：不足や不具合があれば、受注した側に伝えて直してもらう
5. 検収書を出す：問題がないことを確かめたら、検収書を出す
6. 請求と支払い：受注した側が請求書を出し、発注した側が支払う

このうち、トラブルが起きやすいのは3と4です。検査の基準があいまいだと、発注した側は「思っていたものと違う」と感じ、受注した側は「注文どおりに作った」と考えて、話がかみ合わなくなります。こうした行き違いを防ぐには、1の発注の段階で、何を基準に検査するのか、検査にどのくらいの日数をかけるのかを決めておくことが大切です。

検収の期限と、支払いの時期の関係

検収で気をつけたいのが、検収にかける日数と、支払いの時期の関係です。発注した側の都合で検収を先延ばしにすると、受注した側への支払いが遅れ、受注した側の資金繰りを苦しくさせることがあります。

フリーランスに仕事を頼む場合には、法律の決まりにも気をつける必要があります。2024年11月に施行されたフリーランス・事業者間取引適正化等法、いわゆるフリーランス法では、会社がフリーランスに仕事を頼んだ場合の報酬の支払期日について決まりがあります。条文の第4条では、報酬の支払期日は、給付の内容について検査をするかどうかを問わず、フリーランスから給付を受け取った日から数えて60日以内で、できるだけ短い期間で定めることとされています。

ここで大切なのは、「検査をするかどうかを問わず」という部分です。検収が終わった日ではなく、納品物を受け取った日から60日を数えるので、検収を先延ばしにしても、支払いの期限は延びません。条文はフリーランス・事業者間取引適正化等法（e-Gov法令検索）で確かめられます。法律の対象になる取引の範囲や、守るべきことは、厚生労働省のフリーランスの取引に関するページにも案内があります。

会社どうしの取引でも、取引の内容や会社の規模によっては、別の法律で支払いの期限についての決まりが設けられていることがあります。自社の取引がどの決まりの対象になるかは、契約の内容によって変わるので、社内の法務の担当者や専門家に確かめます。

法律の対象にならない取引でも、検収の期限は契約で決めておくのが望ましいとされています。たとえば「納品を受けた日から10営業日以内に検収を行い、その期間内に連絡がない場合は検収が終わったものとみなす」といった条文です。こうしておけば、発注した側の担当者が忙しくて検収が止まっても、受注した側はいつ請求できるかが分かります。

不具合が見つかったときの対応

検査の中で不具合や不足が見つかった場合は、検収書を出さずに、受注した側にその内容を伝えます。伝えるときは、次のことを具体的に書きます。

• どの品物、どの部分に、どんな問題があったか
• 注文の内容や仕様書の、どの項目と合っていないか
• いつまでに、どう直してほしいか

たとえば「椅子20脚のうち2脚で、背もたれの部品に傷があった。注文の仕様では新品であること。交換の品を11月5日までに納めてほしい」のように伝えます。問題の場所が分かる写真を添えると、受注した側も状況をつかみやすくなります。

一部に問題があり、残りは問題がない場合は、問題のない分だけを先に検収し、残りを直した後で改めて検収する方法もあります。この場合は、検収書の備考に、受け入れた範囲と、残りの扱いを書いておきます。

検収が終わった後に不具合が見つかることもあります。その場合の扱いは、契約書で決めている保証の期間や、民法の契約不適合の責任の決まりによって変わります。契約不適合とは、引き渡された物が、種類や品質、数量について契約の内容に合っていないことです。どこまで直してもらえるか、いつまでに伝える必要があるかは、契約の内容や取引の事情によって変わるので、契約書を確かめ、必要に応じて専門家に相談します。

受注した側から見た検収書

ここまで発注した側の立場で説明してきましたが、受注した側にとっても、検収書は大切な書類です。とくに、フリーランスや小さな会社で、システムの開発やデザインの制作を受けている人にとっては、検収書が仕事の区切りになります。

受注した側が気をつけたいのは、次のような点です。

1. 契約の段階で、検収の方法と期限を決めておく
2. 納品のときに、検収の期限を改めて伝える
3. 期限を過ぎても連絡がなければ、確認の連絡を入れる
4. 検収書を受け取ったら、請求書と一緒に保管する

1の契約の段階での取り決めが、何より大切です。「検収の基準は仕様書の項目とする」「検収の期間は納品から10営業日とする」「修正の依頼は2回までとし、それを超える分は別の費用とする」のように決めておけば、際限のない修正の依頼を防げます。

納品のときに、検収をお願いするメールを送っておくと、発注した側の担当者も期限を意識しやすくなります。たとえば「本日、成果物一式を納品いたしました。お手数ですが、10月30日までにご確認いただき、修正のご希望があればお知らせください。期限までにご連絡がない場合は、検収が完了したものとして請求書をお送りいたします」のように、確認の期限と、その後の流れを書いておきます。この書き方は、契約で同じ取り決めをしている場合に使います。

取引先が検収書を出す習慣のない会社の場合は、受注した側から「納品物をご確認いただき、問題がなければその旨をメールでご返信ください」とお願いし、そのメールを検収の記録として残しておく方法もあります。

検収書の保存の期間

検収書は、取引に関する書類として、一定の期間保存しておく必要があります。国税庁の案内では、法人は、帳簿と、取引に関して作ったり受け取ったりした書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければならないとされています。欠損金が生じた事業年度などでは、10年間になる場合もあります。詳しくは、国税庁のタックスアンサー「帳簿書類等の保存期間」で確かめられます。

検収書は、注文書や契約書と同じく、取引の内容を示す書類なので、この保存の対象になると考えられます。個人で事業をしている人の場合は、保存の期間の決まりが法人と違うので、国税庁の案内で確かめます。

保存するときは、注文書、納品書、検収書、請求書を、注文の番号ごとにまとめておくと、後から一つの取引の流れをたどりやすくなります。

検収書を電子で受け渡しするとき

最近は、検収書を紙ではなく、PDFのファイルでメールに付けて送ったり、電子契約のサービスで受け渡したりする会社が増えています。電子で受け渡すと、印刷と郵送の手間が省け、受け取った側もすぐに請求の準備に入れます。

電子で受け渡した検収書は、電子帳簿保存法の決まりに沿って保存する必要があります。この法律では、取引の情報を電子でやり取りした場合、そのデータを電子のまま、決められた方法で保存することが求められています。紙に印刷して保存するだけでは足りない場合があるので、注意が必要です。保存の方法について詳しくは、国税庁の電子帳簿保存法の特設のページで確かめられます。

保存の方法は、会社の規模や、使っている会計のソフトによっても変わります。自社でどう保存するかは、経理の担当者や顧問の税理士に確かめて決めます。

検収の業務でよくある失敗

検収の業務でよくある失敗を整理しておきます。

1つ目は、受け取っただけで検収したことにしてしまうことです。忙しいと、届いた箱を開けずに検収書を出してしまうことがあります。後で中身に問題が見つかっても、検収書を出した後では、受注した側から「検収済みのはず」と言われかねません。検収書は、中身を確かめてから出します。

2つ目は、検収の担当が決まっていないことです。注文した部署と、物を受け取る部署と、支払いをする部署が違う会社では、誰が検収をするのかが曖昧になり、検収が止まってしまうことがあります。注文のときに、検収の担当者を決めておきます。

3つ目は、検収の基準があいまいなことです。とくに、デザインやシステムのように、良し悪しの感じ方が人によって違う成果物では、「イメージと違う」という理由で検収を止めてしまうことがあります。発注の段階で、何をもって合格とするのかを、できるだけ具体的に決めておきます。

4つ目は、書類どうしの番号がつながっていないことです。注文書と納品書と検収書と請求書の番号がばらばらだと、どの請求がどの検収の分なのかが分からず、二重に支払ったり、支払いを忘れたりする原因になります。注文の番号を、すべての書類に書く決まりにしておきます。

納品から検収、請求までの進み具合を共有する方法

取引の件数が少ないうちは、表計算ソフトの一覧で、注文ごとに納品日、検収日、請求書の受け取り日、支払日を記録しておけば十分に管理できます。紙の注文書の控えに、検収の日付と担当者の名前を書き込んでおく方法もあります。

ところが、取引の件数が増え、注文する部署と検収する部署と支払う部署が分かれてくると、どの注文がどこまで進んでいるのかが見えにくくなります。検収が止まっている注文に気づかず、支払いの期限が近づいてから慌てる、ということも起きます。こうした場面では、担当と期限と進み具合をチームで共有できるプロジェクト管理ツールを使う方法があります。

その候補の1つがPinatecaです。公式サイトによると、カンバン、ガント、カレンダー、リストなど8種類のボードとチャットが無料プランから使え、カードにはカスタムフィールドで項目を追加できます。たとえば「納品待ち」「検査中」「検収済み」「請求書の受け取り済み」「支払い済み」の列を作り、注文ごとのカードに検収の担当者と期限を付け、カスタムフィールドに注文の番号と金額を加えておけば、どの注文の検収が止まっているかを関係する部署で同じ画面で確かめられます。

料金は、公式の料金ページによると、5人までのチームなら期限なしで無料で、ボードは10個まで作れます。6人目、または11個目のボードからはスタンダードプランで、1人あたりの月額500円（年払いなら1人あたりの月額400円、税抜）です。Pinatecaは作業の分担と進み具合を共有するための道具で、検収書や請求書を作ったり、電子帳簿保存法に沿って書類を保存したりする機能は案内されていません。書類の作成と保存は、会計のソフトや社内の決まりに沿って行います。Pinatecaは、@SOHOを運営する株式会社ライフスケープが開発・提供しています。

仲介の現場から見た、検収の取り決め

2004年から在宅ワークとフリーランスの仲介を続けてきた運営者の立場から見ると、依頼する側と受ける側のもめごとの多くは、仕事の中身そのものより、「どこで完成とするか」の取り決めがなかったことから始まっています。デザインや文章、システムの仕事では、納品の後に修正の依頼が何度も続き、いつ請求してよいのか分からなくなる、という相談が目立ちます。反対に、最初の打ち合わせで検収の基準と期限を決めていた案件は、納品から支払いまでが滞りなく進む傾向があります。

長く取引が続いている依頼者と受け手ほど、検収の方法を毎回同じ形で決め、受け取ったらすぐに確かめて返事をしています。仲介の手数料を差し引かずに直接やり取りできる場なら、手数料0%で浮いた予算を報酬に回せることに加え、検収の基準や期限についても当事者どうしで直接話して決められます。

発注や検収、請求の流れを見直し、業務の効率を上げる支援の仕事の内容は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事で紹介しています。会社の取引や管理の仕組みを経営の観点から整える専門家の資格としては、中小企業診断士の学習で、仕入れや財務の管理の考え方を体系的に学べます。

よくある質問

Q. 検収書と受領書の違いは何ですか？

どちらも発注した側が出す書類ですが、受領書は物や成果物が届いたことだけを示し、中身を確かめたかどうかは示しません。検収書は、注文の内容と照らし合わせて数量や品質、仕様を確かめ、問題がないとして受け入れたことを示します。届いたその場で中身を確かめられる取引では、二つを一枚にまとめた受領・検収書を使うこともあります。

Q. 検収書は必ず発行しなければいけませんか？

法律で一律に義務づけられているわけではなく、出すかどうかや様式は、取引の契約や会社の決まりで決まります。消耗品のように数を数えれば足りる取引では、納品書の控えに受け取りの印を押すだけで済ませることも多くあります。契約書に検収書の発行の後に請求するといった決まりがある場合は、その契約に沿って出します。

Q. 検収書はどのくらいの期間保存すればよいですか？

国税庁の案内では、法人は帳簿と取引に関する書類を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければならないとされ、欠損金が生じた事業年度などでは10年間になる場合があります。検収書もこの対象になると考えられます。電子で受け渡した検収書は、電子帳簿保存法に沿って電子のまま保存する必要があります。

Q. フリーランスに仕事を頼んだ場合、検収が終わるまで支払いを待てますか？

フリーランス法では、報酬の支払期日は、検査をするかどうかを問わず、給付を受け取った日から数えて60日以内で、できるだけ短い期間で定めることとされています。検収が終わった日から数えるのではないので、検収を先延ばしにしても支払いの期限は延びません。対象になる取引の範囲は、厚生労働省や公正取引委員会の案内で確かめます。