ネットショップ運営の在庫の管理をどう選ぶか｜現場で回る条件から決める

2026年6月22日

前田壮一

この記事のポイント

✓ネットショップ運営の在庫管理システムは
✓機能表ではなく在庫のずれをどう防ぐかで選びます
✓現場で回る条件を実務の順番で整理した選び方の手順です

ネットショップの在庫管理を何とかしたいと考えて調べ始めた皆さんは、たぶんいま、候補が多すぎて決められない状態にいると思います。

まず、安心してください。候補が絞れないのは、比べる順番が逆になっているからです。製品の機能を先に見ると、どれも同じように見えます。自分の店の現場で回る条件を先に決めて、そこから落としていけば、候補は数社まで自然に減ります。

先に結論をお伝えします。ネットショップの在庫管理で本当に困るのは、在庫の数が分からないことではありません。売っている場所ごとに数がずれることです。このずれをどう防ぐかという一点で選べば、判断は驚くほど単純になります。

この記事では、注文が入ってから商品を発送するまでの順番に沿って、確認すべき条件を並べていきます。リスクになる部分も正直に書きます。

つまずくのは在庫の数ではなく在庫のずれ

在庫管理の相談を受けていて共通しているのが、困っている中身の誤解です。

商品が何個あるかを数えるだけなら、表計算のソフトで足ります。実際、始めたばかりの店の多くはそれで回っています。問題が起きるのは、売る場所が増えたときです。

自分のサイトで売り、複数の販売サイトにも出し、さらに実店舗でも売る。この状態になると、どこかで1個売れたときに、他の場所の在庫も同時に減らさなければなりません。人の手でやっている限り、必ず遅れが出ます。その遅れのあいだに注文が入ると、在庫がないのに売れてしまいます。

これが売り越しです。ネットショップの運営で、もっとも謝罪の手間がかかる事故です。評価にも直接響きます。

つまり、在庫管理のシステムを入れる目的は、数を数えることではなく、複数の場所の数を同じに保つことです。この目的で候補を見ると、何を確認すべきかがはっきりします。

在庫管理と受注管理と倉庫管理の違い

もうひとつ、整理しておきたい言葉があります。似た名前の製品が並んでいて、混同しやすい部分です。

在庫を管理するものは、どこに何個あるかを持ちます。受注を管理するものは、注文を集めて、出荷の指示を出し、送り状を作るところまでを持ちます。倉庫を管理するものは、倉庫のなかのどの棚に何があるかという細かい位置まで持ちます。

3つが1つになった製品もあれば、それぞれが別の製品になっているものもあります。自分の店に必要なのがどれなのかを先に決めてください。注文の件数が少ないうちは在庫の管理だけで足りますし、件数が増えて出荷の作業が重くなってきたら受注の管理が必要になります。自社で倉庫を持って複数の棚に分けて保管しているなら、倉庫の管理まで必要です。

必要のない範囲まで含んだ製品を選ぶと、覚える負担と料金が増えるだけです。

料金がかかることを前提に考える

無料で使えるものを探している方もいると思います。正直に書きます。

在庫管理システムやツールは基本的に料金が発生します。出典: shop-pro.jp

無料の範囲で使えるものもありますが、扱える商品の数や連携できる場所の数に制限があるのが普通です。制限の範囲で足りるなら使えばよいのですが、成長を見込んでいるなら、途中で乗り換えることになります。

乗り換えは費用よりも移行の手間が重くのしかかります。商品のデータ、在庫の数、過去の履歴。これらを移す作業と、その間の運用をどうするかを考えると、最初から必要な条件を満たす製品を選んだほうが結果的に楽です。

判断の基準はこうです。いまの規模ではなく、2年後の規模で考える。売る場所を増やす予定があるなら、その形に対応した製品を最初から選んでください。

最初に確定させる6つの前提

候補を見る前に、自分の店の条件を書き出します。この6つで、選ぶべき方向がほぼ決まります。

前提1: 売っている場所の数

自分のサイト、販売サイト、実店舗、催事。実際に商品を売っている場所を全部書き出してください。

場所が1つなら、そもそも在庫管理のシステムは不要かもしれません。場所が2つ以上あるなら、その組み合わせに対応しているかが最初のふるいになります。ここで候補の半分以上は落ちます。使っている場所の名前を出して、対応しているかを確認してください。

前提2: 商品の数とバリエーションの持ち方

商品の種類がいくつあるか。そして、色やサイズといった枝分かれをいくつ持っているか。

見落とされやすいのがこの枝分かれです。商品として100種類でも、色が5つ、サイズが4つあれば、在庫として管理する単位は2000になります。料金が管理する単位の数で決まる製品では、この計算を間違えると想定外の額になります。

複数の商品を組み合わせたセット商品を扱っているなら、条件がさらに増えます。セットが1つ売れたときに、構成する商品の在庫がそれぞれ減る形になっているか。ここができない製品だと、セット商品を扱うたびに手で調整することになります。

前提3: 在庫を置く場所の数

自宅、自社の倉庫、外部に預けた倉庫、実店舗のバックヤード。在庫が物理的に置かれている場所を書き出します。

場所が複数あるなら、場所ごとの在庫を分けて管理できるかが条件になります。さらに、どの場所から出荷するかを注文ごとに決められるかも見ておきます。外部の倉庫に預けているなら、その倉庫の側とデータをやり取りできるかを確認してください。

前提4: 1日の注文件数

件数によって、必要な範囲が変わります。

1日に数件なら、在庫の連動さえできていれば足ります。件数が増えて出荷の作業に時間を取られるようになったら、注文をまとめて処理する仕組みが必要になります。1件あたり2分の作業でも、50件では100分です。ここが毎日続くと、他の仕事ができなくなります。

前提5: 商品の性質

食品なら賞味期限、化粧品なら使用期限、機械なら製造番号。商品によっては、同じ品でも個体を区別して管理する必要があります。

期限が近いものから先に出す運用が必要なら、その管理ができる製品を選ばなければなりません。製造番号やロットの単位で追跡する必要がある業種もあります。ここは後から追加できない条件なので、最初に確定させてください。

前提6: 作業する人の数と権限

一人で全部やっているのか、複数人で分担しているのか。

複数人なら、誰がどこまで操作できるかを分けられるかが条件になります。在庫の数を直接書き換えられる権限は、限られた人だけが持つべきです。全員が自由に変更できる形だと、原因の分からないずれが発生したときに追えなくなります。

注文から発送までの順番で条件を確認する

前提が固まったら、注文が入ってから商品が客に届くまでの流れを頭のなかで再生します。各段階で候補が耐えるかを見ていきます。

注文が入った瞬間

在庫を引き当てる処理がどう動くかを確認します。注文が入った時点で在庫を確保するのか、出荷の準備をする時点で確保するのか。

前者なら、支払いが完了していない注文でも在庫が押さえられます。確実に売れるとは限らない分を押さえるので、機会を逃す可能性があります。後者なら、支払いを待つあいだに他の場所で売れてしまう可能性があります。どちらが自分の店に合うかを考えて、その動きを選べる製品かどうかを見てください。

各場所への反映の速さ

これが最重要の確認項目です。1か所で売れたときに、他の場所の在庫が何分で更新されるか。

即座に反映される製品と、数分ごとにまとめて更新する製品と、決められた時刻に1日数回だけ更新する製品があります。回転が速い商品を扱っている店では、この間隔がそのまま売り越しの確率になります。

正直に書きますが、即座の反映をうたっていても、販売サイト側の制限で遅れることがあります。連携の速さは、システム側だけでなく、つなぐ相手の側の条件でも決まります。契約前に、使っている販売サイトの名前を出して、実際の反映の間隔を確認してください。

売り越しが起きたときの動き

どんな仕組みを入れても、売り越しをゼロにはできません。だからこそ、起きたときにどうなるかが重要です。

在庫がマイナスになったことを知らせてくれるか。該当する注文を止められるか。そして、販売の停止を自動でかけられるか。この3つがあれば、被害を最小に抑えられます。

実務では、在庫が残り少なくなった時点で販売を止める設定が効きます。残り3個になったら販売を止める、といった設定ができるかを確認してください。反映の遅れを、余裕の数で吸収する考え方です。

出荷の指示が出るとき

注文をまとめて処理できるか。出荷の指示を印刷できるか。送り状の作成につながるか。

ここでよくあるのが、複数の販売サイトから来た注文を1つの画面で扱えるかという問題です。扱えないなら、サイトごとに画面を開いて作業することになります。件数が増えるほど、この差が大きくなります。

同じ客から複数の注文が来たときに、1つにまとめて送れるかも見ておきます。送料の負担を減らせますし、客にとっても受け取りが楽になります。

入荷と検品のとき

仕入れた商品を在庫に加える作業です。

発注の記録と入荷の記録が結びつくか。届いた数が発注した数と違ったときに、差を記録できるか。この2つができると、仕入れ先ごとの精度が見えるようになります。

読み取り機を使って登録できるかも確認してください。手で数を入れる形だと、件数が増えたときに間違いが混ざります。

返品と交換が発生したとき

在庫のずれが生まれやすい場面です。

返品された商品を在庫に戻す処理ができるか。戻せない状態の商品を、通常の在庫と分けて記録できるか。ここが曖昧だと、帳簿の上の数と実際の数がずれていきます。

不良の在庫を分けて記録できると、決算のときにも役立ちます。売れない在庫を抱えているかどうかが、数字として見えるようになるからです。

棚卸しをするとき

実際の数と記録の数を突き合わせる作業です。

読み取り機や携帯の端末を使って数えられるか。差が出たときに、その理由を記録できるか。そして、一部の商品だけを対象にした部分的な棚卸しができるか。

全商品を一度に数える方式しかない製品だと、営業を止めて作業することになります。棚を区切って少しずつ数えられる形なら、営業を続けたまま精度を保てます。

発注のタイミングを決めるとき

在庫が一定の数を下回ったときに知らせてくれるか。過去の売れ行きから、必要な数を提案してくれるか。

後者は便利ですが、頼りすぎない方がよい部分です。季節の変動や、販売の企画による急な増加は、過去のデータからは読めません。提案は参考にとどめて、最終的な数は人が決めるという運用にしてください。

事業の形ごとに優先順位はこう変わる

同じネットショップでも、形が違えば条件の重みが入れ替わります。

自分のサイト1つだけで売っている店

必要な条件はぐっと少なくなります。サイトの側に在庫の機能が付いていることが多いので、別のシステムを入れる必要がない場合もあります。

検討すべきなのは、商品の数が多い場合や、セット商品を扱っている場合です。サイト側の機能で足りるかどうかを、実際の運用に当てはめて確かめてください。足りているなら、無理に入れる必要はありません。

複数の販売サイトに出している店

最優先は連動です。使っているすべての場所に対応しているか、そして反映の間隔が実用に耐えるか。

ここが満たされていない製品を選ぶと、システムを入れたのに売り越しが減らないという結果になります。実際、これがもっとも多い失敗です。

実店舗も持っている店

条件がひとつ増えます。店頭で売れた分が、ネット側の在庫にも反映されるかどうかです。

店頭のレジと在庫のシステムがつながっていないと、店で売れた分を手で反映することになります。人気の商品ほど、この遅れが売り越しにつながります。レジ側の対応状況も含めて確認してください。

予約や受注の生産をしている店

手元にない商品を売る形なので、通常の在庫管理とは考え方が変わります。

引き当ての仕組みが、まだ入荷していない在庫にも対応しているかを確認します。入荷の予定日を持てるか、予定日ごとに販売できる数を設定できるか。ここができないと、予約の受付を手で管理することになります。

つなぎ方はデータの書き出しか自動連携か

システム同士をつなぐ方法には、大きく2つあります。

1つは、データを書き出して取り込む方法です。決まった形式の表を書き出して、相手側に読み込ませます。手軽ですが、作業する人が毎回操作する必要があり、その間隔が反映の遅れになります。

もう1つは、自動でつながる方法です。設定さえすれば、人が操作しなくてもデータが行き来します。反映が速く、間違いも減ります。ただし、つなぐ相手が対応している必要があります。

判断の基準は件数です。1日の注文が数件なら、書き出す方法でも回ります。件数が増えるほど、自動でつながる形の価値が上がります。

既製の連携が用意されていない組み合わせをつなぎたい場合は、外部の技術者に依頼することになります。どういう業務を委託することになるのかは、アプリケーション開発のお仕事に整理されています。要件を言葉にする作業が全体の半分を占めると分かると、依頼の準備の仕方が変わります。見積もりが妥当かどうかを判断する材料としては、ソフトウェア作成者の年収・単価相場が使えます。

商品を識別する番号の付け方を先に決める

システムを選ぶ前に、店の側で片付けておくべき作業があります。商品を識別する番号の付け方です。

この番号は、システムのなかで商品を一意に特定するための鍵になります。ここがばらばらだと、どんな製品を入れても在庫が合いません。実際、導入がうまくいかない店の多くは、製品の性能ではなくこの番号の整理でつまずいています。

守るべき決まりは3つです。

1つ目は、一度付けた番号を変えないことです。商品名や価格が変わっても、番号は変えません。番号を変えると、過去の売れ行きのデータとのつながりが切れます。

2つ目は、意味を詰め込みすぎないことです。仕入れ先、色、サイズ、年度。全部を番号に入れたくなりますが、増やすほど例外が出て、途中で規則が破綻します。区別に必要な最小限にとどめて、詳しい情報は別の項目として持たせてください。

3つ目は、枝分かれの単位で番号を持つことです。同じ商品の赤とサイズMは、青とサイズLとは別の番号にします。ここをまとめてしまうと、色ごとの在庫が分からなくなります。

既に販売サイトごとに違う番号を使っている場合は、それぞれの番号と自店の番号を対応させる表が必要になります。この対応をシステム側で持てるかどうかも、選定の確認項目に入れてください。

外部の倉庫に預けている場合の確認点

商品の保管と発送を外部の会社に任せている店は、確認すべきことが増えます。

まず、その会社とデータをやり取りできるかです。注文の情報を渡し、出荷が完了した情報を受け取る。この往復が自動でできるか、それとも書き出したデータを人が送るのかで、作業の負担がまったく違います。

次に、在庫の数をどちらが正とするかです。外部の倉庫の側にも在庫の記録があり、自店のシステムにも記録があります。この2つがずれたときに、どちらを信じるかを決めておかないと、原因を追う作業に時間を取られます。定期的に突き合わせる仕組みがあるかを確認してください。

そして、複数の場所に在庫を分けている場合の出荷の判断です。外部の倉庫と自店の在庫の両方がある状態で、注文が来たときにどちらから出すか。この判断を自動でできる製品と、人が指定する製品があります。件数が増えるほど、自動でできる形の価値が上がります。

障害が起きたときの備えを決めておく

正直に書きますが、どのシステムでも止まる日は来ます。相手側のサイトの障害、通信の不調、システム自体の不具合。

そのときに何ができなくなるかを、契約前に確認してください。在庫の連動が止まるだけなのか、注文の情報も取れなくなるのか。前者なら、しばらくは販売を続けられます。後者なら、その間の注文を後から取り込む作業が必要になります。

備えとしては、販売を一時的に止める手順を決めておくことです。連動が止まった状態で売り続けると、売り越しが積み上がります。数時間で復旧する見込みがないなら、在庫の少ない商品から販売を止めるという判断ができるように、手順を紙にしておいてください。

サポートの条件も確認しておきます。何時まで人が対応するか、土日と祝日に対応があるか。ネットショップは24時間注文が入るため、平日の日中しか対応がない体制だと、週末の障害で丸2日を失うことがあります。

費用は金額ではなく構造で押さえる

料金は店の規模と条件で大きく変わります。ここでは、見積もりを比べるときに何を並べるべきかという構造だけを整理します。

かかる費用は4つの層に分かれます。導入時に一度だけかかるもの、毎月かかるもの、使う量に応じてかかるもの、そして終わるときにかかるものです。

導入時にかかるのは、初期の設定と、商品のデータを登録する作業、そして既存のシステムとつなぐ作業です。商品の数が多い店では、データを整える作業に想定より時間がかかります。

毎月かかるのは、利用料です。ここで注意したいのが、料金が何で決まるかです。管理する単位の数で決まる形、注文の件数で決まる形、つなぐ場所の数で決まる形があります。自分の店がどの軸で伸びるかを考えて、その軸で計算し直してください。枝分かれの多い商品を扱う店が、管理する単位の数で決まる料金を選ぶと、想定より高くなります。

使う量に応じてかかるのは、注文の件数が上限を超えた場合の追加分です。繁忙期に上限を超える店では、その月の負担が跳ね上がります。年間の変動を見込んで計算してください。

終わるときにかかるのは、契約期間の途中でやめる場合の費用です。それ以上に確認すべきなのが、データを持ち出せるかどうかです。商品のデータと在庫の履歴を書き出せない契約だと、乗り換えのときに過去が消えます。

売れ残りと過剰な在庫をどう見えるようにするか

在庫の管理を入れる目的は、売り越しを防ぐことだけではありません。もうひとつ、資金の効率という側面があります。

売れない商品を抱えていると、その分の資金が動かせなくなります。倉庫の場所も取ります。ところが、日々の運営に追われていると、どの商品がどれだけ滞留しているかは意外に見えません。

確認したいのは、商品ごとに最後に売れた日が分かるか、そして入荷してから何日経ったかが分かるかの2点です。この2つが出せると、動いていない在庫を機械的に洗い出せます。90日動いていない商品を一覧にする、といった使い方ができます。

回転の速さを商品ごとに出せる製品もあります。仕入れた分が何日で売り切れるかという指標で、これが分かると発注の判断が変わります。速いものは多めに、遅いものは絞る。感覚でやっていた判断を、数字で裏づけられるようになります。

ただし、数字だけで決めないでください。季節性のある商品や、他の商品と一緒に買われることで役立っている商品があります。数字は判断の材料であって、判断そのものではありません。

複数人で運用するときの決めごと

一人で回している段階では意識しなくてよかったことが、人が増えると問題になります。

まず、在庫を動かす操作を誰がするかを決めます。入荷を登録する人、出荷を確定する人、数を直接書き換える人。この3つは分けて考えてください。とくに3つ目は、限られた人だけが持つ権限にします。

次に、記録する場所を1つに決めます。システムに入れる前にメモを取る、伝票に書く、といった中間の記録が増えると、どこが正しいのか分からなくなります。動かしたらその場でシステムに入れる。この形にできる運用を設計してください。

そして、引き継ぎの手順です。担当者が休んだ日に、他の人が同じ作業をできるか。特定の人しか知らない手順があると、その人が不在の日に在庫が止まります。よく使う操作を書いた紙を1枚だけ用意して、誰でも見られる場所に置いておくのが現実的です。

導入の手順と失敗しやすい場所

条件が固まって候補が絞れたら、実際に入れる段取りです。

まず、候補を3社程度に絞って、試用の期間を使います。このとき、実際の商品データの一部を入れて動かしてください。用意された見本のデータでは、自分の店の商品の複雑さが再現されません。

次に、商品のデータを整える作業です。ここが一番時間を取ります。商品を識別する番号の付け方が店ごとにばらばらだと、そろえる作業から始めることになります。この作業は避けて通れないので、日数を確保してください。

そして、切り替えの日を決めます。避けるべきは、繁忙期の直前です。年末や、大きな販売の企画の前は外してください。注文が少ない時期に、旧来の方法と並行して動かす期間を設けるのが安全です。

失敗しやすい場所を3つ挙げます。

1つ目は、使っている販売サイトへの対応を確認せずに契約することです。名前を出して、対応の可否と反映の間隔を確認してください。ここが甘いと、入れた意味がなくなります。

2つ目は、料金が決まる軸を見誤ることです。枝分かれの多い商品を扱う店と、注文の件数が多い店では、有利な料金の形が違います。

3つ目は、商品データを整える作業を軽く見ることです。ここを飛ばすと、システムを入れたあとに数が合わない状態が続きます。

導入後に現場へ定着させる段取り

入れたあとの段取りも、あらかじめ決めておいてください。

在庫の数を直接書き換える操作は、限られた人だけができる形にします。誰でも書き換えられる状態だと、ずれが起きたときに原因を追えません。書き換えるときには理由を記録する運用にすると、あとで見返せます。

そして、切り替えから1か月後に、実際の数と記録の数を突き合わせてください。ここでずれが出るなら、運用のどこかに抜けがあります。早い段階で見つければ、原因を特定するのは難しくありません。時間が経つほど、追いにくくなります。

市場を長く見てきた立場からの観察

20年この市場を見てきた立場から言えば、在庫の管理で成果が出る店と出ない店の差は、製品の性能ではなく、運用のルールをどれだけ絞ったかにあります。

決めるルールが多い店ほど、守られなくなります。逆に、在庫を動かすときに必ず記録する場所を1つに決めた店は、半年後に数が合っています。機能の数ではなく、決めたルールの少なさが結果を分けています。

外部に作業を頼むときの構造にも触れておきます。連携の開発やデータの整理を頼むとき、間に何社も入ると、同じ予算でも実際に手を動かす人に届く額が薄くなります。依頼する側と作る側が直接つながる形なら、依頼する側は同じ予算でより多くを頼め、作る側は手数料0%で手取りが厚くなります。金額の差以上に効くのは、やり取りの速さです。間に人が入るほど、質問の返事が1日ずつ遅れます。ネットショップの現場は日々動いているので、この遅れは売上に直結します。

蓄積したデータをどう使うか

導入して数か月経つと、商品ごとの売れ行きや、季節による変動といったデータが積み上がります。

ここから先の活用を外部の支援を受けて進めたい場合は、AIコンサル・業務活用支援のお仕事に、どういう支援があるかがまとまっています。データはあるが使い道が分からないという状態は、ネットショップに限らずよく起きます。

業務の流れを先に固めてから道具を選ぶという手順そのものについては、別の分野を扱ったワークフローシステム比較2026｜承認業務のDX化で年間200時間を削減にも具体的な整理があります。分野は違いますが、選定の失敗の形はよく似ています。

最後にもう一度お伝えします。ネットショップの在庫管理は、数を数える道具ではなく、複数の場所の数を同じに保つ道具です。使っているすべての場所に対応しているか。反映の間隔が自分の店の回転に耐えるか。この2点で判断すれば、比較表に迷わされることはありません。

よくある質問

Q. 表計算のソフトでの在庫管理はいつまで通用しますか？

売っている場所が1つで、注文が1日に数件までなら当面通用します。限界が来るのは、売る場所が2つ以上になったときです。1か所で売れたときに他の場所の数を手で直す必要が生まれ、その遅れのあいだに売り越しが起きます。判断の基準は商品の数ではなく、売っている場所の数です。2か所目を出す前に検討を始めてください。

Q. 売り越しを完全になくすことはできますか？

できません。どの仕組みを入れても、反映までにわずかな時間差が残るためです。現実的な対策は、残りが少なくなった時点で販売を止める設定を使うことです。残り3個で販売を止めるといった余裕を持たせれば、時間差を吸収できます。あわせて、売り越しが起きたときに知らせが届き、該当の注文を止められる仕組みがあるかを確認してください。